О внесении изменения в приказ исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения» от 15.04.2020 г. № 93 («Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесін бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің міндетін атқарушының 2017 жылғы 29 қыркүйектегі № 263 бұйрығына өзгеріс енгізу туралы)

О внесении изменения
в приказ исполняющего обязанности
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 29 сентября 2017 года № 263
«Об утверждении Перечня типовых
документов, образующихся
в деятельности государственных
и негосударственных организаций,
с указанием срока хранения»
В соответствии с подпунктом 2-3) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» и подпунктом 4) пункта 1 Указа Президента Республики Казахстан от 16 марта 2020 года № 286 «О мерах по обеспечению социально-экономической стабильности» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в приказ исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения» (зарегистрированного в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 15997, опубликованного в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан 21 ноября 2017 года) следующее изменение:
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций с указанием срока хранения, утвержденный указанным приказом, изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

3) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом приказом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие со дня первого официального опубликования.

Утвержден приказом
Министр культуры и спорта
Республики Казахстан
от 15 апреля 2020 года
№ 93
Утвержден приказом
исполняющего обязанности
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 29 сентября 2017 года № 263
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения
Номер пункта
Вид документа (в том числе электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью )
Срок хранения документа
Примечание
1
2
3
4
1. Организация системы управления
1.1. Нормотворческая и распорядительная деятельность
1
Законодательные акты (законы, вносящие изменения и дополнения в Конституцию Республики Казахстан, конституционные законы, кодексы, консолидированные законы, законы, постановления Парламента Республики Казахстан, постановления Сената и Мажилиса Парламента Республики Казахстан)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2
Подзаконные нормативные правовые акты (нормативные правовые указы Президента Республики Казахстан, нормативные правовые постановления Правительства Республики Казахстан, нормативные постановления Конституционного Совета Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, нормативные правовые постановления Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан и иных центральных государственных органов, нормативные правовые приказы министров Республики Казахстан и иных руководителей центральных государственных органов, нормативные правовые приказы руководителей ведомств центральных государственных органов, нормативные правовые решения маслихатов, нормативные правовые постановления акиматов, нормативные правовые решения акимов и нормативные правовые постановления ревизионных комиссий):
1) по месту принятия;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) по месту государственной регистрации
5 лет
Электронные документы*
3
Проекты законодательных и подзаконных нормативных правовых актов (пояснительные записки, справки-обоснования, листы согласования и другие документы):
1) по месту разработки;
Постоянно
Электронные документы*
2) по месту согласования;
3 года
Электронные документы*
3) по месту принятия
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
4
Планы подготовки проектов нормативных правовых актов (перспективные и текущие):
1) по месту утверждения;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) по месту разработки и согласования
3 года
Электронные документы*
5
Распоряжения Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
6
Поручения Президента Республики Казахстан, Председателей палат Парламента Республики Казахстан и их заместителей, Государственного секретаря Республики Казахстан, Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан и документы по их исполнению (письма, справки, заключения и другие документы):
1) в государственном органе (организации), ответственном за исполнение поручения;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
В случаях, когда ответственными исполнителями являются все государственные органы (организации), указанные в поручении, то в Администрацию Президента Республики Казахстан документы об исполнении поручения предоставляются ими на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) в государственных органах (организациях) – соисполнителях
Постоянно
Электронные документы*
7
Поручения Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителей Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителей Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра и его заместителей и документы по их исполнению (письма, справки, заключения и другие документы)
Постоянно
Электронные документы*
8
Поручения руководителей государственных органов и документы по их исполнению (письма, записки, заключения и другие документы)
Постоянно
Электронные документы*
9
Поручения руководства организации структурным подразделениям и документы по их исполнению (письма, записки, заключения и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
10
Инициативные предложения, внесенные в государственные органы, документы по их разработке (записки, заключения, справки и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
11
Документы о создании специальных экономических зон (заявки, согласования, обоснования, переписка и другие документы)
Постоянно
Электронные документы*
12
Ненормативные правовые акты (приказы и распоряжения) руководителя организации:
1) по основной (производственной) деятельности;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) по личному составу (о приеме (назначении, зачислении на учебу), увольнении (отчислении), перемещении, аттестации, получении образования, повышении квалификации, присвоении званий (чинов), отпусках, командировках, изменении фамилий (отчеств), поощрении, награждении, оплате труда, премировании, выплатах, пособиях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий)
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
13
Проекты ненормативных правовых актов (приказов и распоряжений) руководителя организации
1 год
Электронные документы*
14
Основания к ненормативным правовым актам (приказам и распоряжениям) руководителя организации и документы к ним (справки, заявления, записки и другие документы)
1 год
Электронные документы*.
Заявления к ненормативным правовым актам по личному составу – на бумажном носителе
15
Документы о выполнении ненормативных правовых актов (приказов и распоряжений) руководителя организации (справки, отчеты, записки и другие документы)
3 года
Электронные документы*
16
Протоколы, решения, рекомендации, заключения, стенограммы (аудиовизуальные записи) и документы к ним (справки, заключения, доклады и другие документы):
1) заседаний, созываемых Президентом Республики Казахстан, руководством Администрации Президента Республики Казахстан, заседаний консультативно-совещательных органов при Президенте Республики Казахстан, Конституционного Совета Республики Казахстан, Совета Безопасности Республики Казахстан, Высшего Судебного Совета Республики Казахстан, Совета по управлению Национальным фондом Республики Казахстан, Ассамблеи народа Казахстана;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) заседаний Парламента Республики Казахстан и его палат, постоянных комитетов и комиссий палат Парламента Республики Казахстан, консультативно-совещательных органов при Парламенте Республики Казахстан и его палатах;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
3) заседаний Правительства Республики Казахстан, консультативно-совещательных органов при Правительстве Республики Казахстан, совещаний Премьер-Министра Республики Казахстан и его заместителей, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан;
Постоянно
Электронные документы*
4) заседаний Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, территориальных, окружных и участковых избирательных комиссий;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
5) заседаний общественных советов, постоянных комиссий, коллегий, иных консультативно-совещательных органов центральных государственных органов и местных исполнительных органов;
Постоянно
Электронные документы*
6) заседаний сессий маслихата и его органов, постоянных и временных комиссий маслихата;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
7) заседаний Республиканской бюджетной комиссии, бюджетных комиссий области, городов республиканского значения, столицы, района (города областного значения);
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
8) общих собраний акционеров, совета директоров акционерных обществ, учредителей (участников) хозяйственных товариществ;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
9) комиссий, советов, коллегиальных, исполнительных и консультативно-совещательных органов организации;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
10) рабочих групп, временных комиссий организации;
5 лет
Электронные документы*
11) общих собраний (конференций) работников организации;
Постоянно
Электронные документы*
12) публичных слушаний;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
13) собраний (сходов) граждан;
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
14) аппаратных (оперативных) совещаний у руководителя организации;
5 лет
Электронные документы*
15) совещаний работников структурных подразделений организации
3 года
Электронные документы*
17
Документы по проведению международных, республиканских, отраслевых съездов, симпозиумов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров, конкурсов, юбилейных, торжественных и других мероприятий (постановления, решения, протоколы и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
18
Нормативные документы по стандартизации и техническому регулированию (стандарты, правила, рекомендации и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
19
Рекомендации (в том числе методические), указания, памятки
5 лет
Электронные документы*
20
Проекты рекомендаций (в том числе методических) правил, инструкций, указаний, памяток и документы по их разработке (заключения, предложения, справки и другие документы)
1 год
Электронные документы*
21
Переписка с Президентом Республики Казахстан, Председателями палат Парламента Республики Казахстан и их заместителями, Государственным секретарем Республики Казахстан, Руководителем Администрации Президента Республики Казахстан
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
22
Переписка с Премьер-Министром Республики Казахстан, заместителями Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителями Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан, Руководителем Канцелярии Премьер-Министра и его заместителями
Постоянно
Электронный документ*
23
Переписка с вышестоящими государственными органами, вышестоящими организациями по основным направлениям деятельности
5 лет ЭПК
Электронный документ*
24
Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями, территориальными органами и другими организациями по основным направлениям деятельности
5 лет ЭПК
Электронный документ*
25
Документы по основной деятельности организации (справки, сводки, сведения, записки и другие документы)
Постоянно
Электронные документы*
26
Документы по организационным вопросам деятельности организации (справки, сведения и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
1.2. Контроль
27
Графики проведения проверок
3 года
Электронные документы*.
Полугодовые сводные графики проведения проверок – постоянно
28
Документы о проведении и результатах государственного контроля и надзора, мерах по устранению выявленных нарушений (акты, возражения, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
29
Журналы, книги учета (регистрации) посещений и проверок, ревизий, обследований, их решений, определений, предписаний, актов, заключений
5 лет
Электронные документы*
30
Запросы депутатов Сената Парламента Республики Казахстан, Мажилиса Парламента Республики Казахстан, местных представительных органов и документы по их рассмотрению (справки, заключения, переписка и другие документы)
Постоянно
Электронные документы*
31
Обращения и запросы физических и юридических лиц, документы по их рассмотрению (справки, сведения, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
32
Документы о состоянии работы по рассмотрению обращений физических и юридических лиц (отчеты, справки, переписка и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
33
Книги, журналы, карточки (базы данных) учета приема физических лиц, представителей юридических лиц, регистрации и контроля исполнения обращений физических и юридических лиц
5 лет
Электронные документы*
34
Графики приема физических лиц и представителей юридических лиц
До замены новыми
Электронные документы*
35
Документы уполномоченного по этике (записки, справки, рекомендации и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
1.3. Аудит и финансовый контроль
36
Документы о проведении, результатах проведения государственного аудита органами государственного аудита и финансового контроля и мерах по устранению выявленных нарушений (планы, программы, аудиторский отчет или аудиторский отчет по финансовой отчетности (аудиторские заключения), представления, уведомления, возражения, переписка и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Для внутренних проверок организации – 5 лет ЭПК
37
Критерии (система показателей) деятельности организаций, по которым их финансовая, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному аудиту
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
38
Стандарты, методики проведения аудита
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
39
Договоры оказания аудиторских услуг
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
1.4. Организационные основы управления
40
Перечни (базы данных, реестры, своды, каталоги, кадастры и другие) по основным направлениям деятельности организации
Постоянно
Электронные документы*.
Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения перечня
41
Документы о государственной (учетной) регистрации (перерегистрации), государственной регистрации внесенных изменений и дополнений в учредительные документы юридических лиц (решение о создании организации, заявление (уведомление) о государственной (учетной) регистрации, учредительные и правоустанавливающие документы, квитанция или иной документ, подтверждающий уплату в бюджет сбора за государственную (учетную) регистрацию юридических лиц, их филиалов (представительств), протоколы и другие документы)
15 лет ЭПК
Электронные документы*.
После прекращения деятельности.
В регистрирующем органе – постоянно
42
Документы о снятии с регистрационного учета юридических лиц (заявление о снятии с регистрационного учета, решение, документ, подтверждающий публикацию в официальных печатных изданиях Министерства юстиции информации о ликвидации юридических лиц, порядке и сроках заявления претензий кредиторами, квитанция или иной документ, подтверждающие уплату в бюджет регистрационного сбора за государственную регистрацию прекращения деятельности юридического лица, за исключением юридических лиц, являющихся субъектами малого и среднего предпринимательства и другие документы)
15 лет ЭПК
Электронные документы*.
После снятия с регистрационного учета.
В регистрирующем органе – постоянно
43
Документы о постановке на регистрационный учет в налоговом органе, регистрации и снятии с учета в налоговом органе (заявления, уведомления, сведения и другие документы)
5 лет
Электронные документы*.
После снятия с регистрационного учета
44
Свидетельства (акты) на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации (перерегистрации) фирменных наименований, товарных знаков (знаков обслуживания, эмблемы, логотипа)
Постоянно
Электронные документы*
45
Переписка по вопросам установления прав собственности, владения, пользования имуществом юридических и физических лиц
5 лет ЭПК
Электронные документы*
46
Документы на выдачу свидетельства (акта) на право собственности, владения, пользования имуществом (заявки, заключения, решения и другие документы)
Постоянно
Электронные документы*
47
Документы по закреплению границ административно-территориальных единиц (описания границ, схемы, справки, переписка и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
48
Перечень населенных пунктов
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
49
Документы об адресах, присваиваемых вновь построенным объектам (решения, справки, сведения и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
50
Уставы, учредительные договоры, положения о юридических лицах (филиалах, представительствах)
15 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Хранятся в организации до ликвидации.
В регистрирующем органе – постоянно
51
Положения, инструкции, правила (в том числе правила трудового распорядка) организации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
52
Положения о коллегиальных, консультативно-совещательных (экспертных, научных, методических и иных) органах организации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
53
Проекты уставов, положений, учредительных договоров и документы по их разработке (заключения, предложения, справки и другие документы)
3 года
Электронные документы*
54
Доверенности, выданные руководителем организации, на представление интересов организации
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия
55
Базовая структура местного государственного управления
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
56
Перечни государственных учреждений, территориальных органов и подведомственных организаций
Постоянно
Электронные документы*
57
Документы о совершенствовании системы управления (планы, обоснования, расчеты и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
58
Штатные расписания организации и изменения к ним
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
59
Проекты штатных расписаний, документы по их разработке и изменениям к ним (предложения, заключения, расчеты и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
60
Штатная расстановка (штатно-списочный состав работников)
75 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
61
Документы о командировании работников организации (программы, задания, отчеты и другие документы)
3 года
Электронные документы*
62
Номенклатура должностей работников
5 лет
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ.
После замены новыми
63
Расчеты лимита должностей
5 лет ЭПК
Электронные документы*
64
Договоры с членами коллегиальных, исполнительных и других органов юридических лиц
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
65
Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене руководителя юридического лица и должностных, ответственных и материально ответственных лиц
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После смены должностного, ответственного материально ответственного лица
66
Документы, представляемые структурными подразделениями руководству юридического лица (доклады, сводки, записки и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
67
Документы об административно-организационной деятельности организации (справки, записки, проспекты и другие документы)
3 года
Электронные документы*
68
Документы по истории организации и ее подразделений (справки, обзоры и другие документы)
Постоянно
Электронные документы*
69
Документы по лицензированию (заявления, уведомления, решения и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
Виды документов по отдельным сферам деятельности определяются законодательством Республики Казахстан.
После прекращения действия лицензии
70
Лицензии по видам деятельности и их дубликаты
5 лет
Электронные документы*.
После прекращения действия лицензии
71
Базы данных, перечни, реестры, журналы регистрации лицензий, разрешений и уведомлений
Постоянно
Электронные документы*.
Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения базы данных, перечней, реестров
72
Правила оказания государственных услуг
Постоянно
Электронные документы*
73
Документы по мониторингу оказания государственных услуг (справки, заключения, обзоры и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
74
Документы о прохождении аккредитации (заявления, протоколы, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
После прекращения аккредитации. Протоколы, решения – постоянно
75
Положения об аккредитации юридического лица, осуществляющего аттестацию организаций
Постоянно
Электронные документы*
76
Журналы, книги регистрации выдачи документов о прохождении аккредитации
5 лет
Электронные документы*
77
Журналы, книги регистрации выдачи документов о прохождении аттестации
5 лет
Электронные документы*
78
Документы по сертификации (декларации о соответствии, уведомления, заключения, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия сертификата
79
Сертификаты соответствия
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия сертификата
80
Договоры добровольного подтверждения соответствия
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
81
Реестр выданных сертификатов соответствия
5 лет
Электронный документ*.
82
Реестр держателей акций обществ, выписки из реестра
Постоянно
Электронные документы*
83
Перечни владельцев ценных бумаг
Постоянно
Электронные документы*
84
Перечни аффилированных лиц
Постоянно
Электронные документы*
85
Списки лиц, имеющих право на дивиденды, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
86
Доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После участия
87
Документы о приеме-передаче акций (пакетов акций) (сертификаты, акты, справки и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
88
Обязательное предложение о приобретении акций акционерного общества, а также иных эмиссионных ценных бумаг, конвертируемых в акции акционерного общества с прилагаемыми документами
5 лет ЭПК
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ.
По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества
89
Конкурирующее предложение в отношении ценных бумаг с прилагаемыми документами
5 лет ЭПК
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ.
По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества
90
Документы о праве требования выкупа ценных бумаг (заявления, уведомления, обоснования и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества
91
Документы по операциям с акциями и другими ценными бумагами (расчеты, обоснования, сводки и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Находящиеся в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества
92
Договоры о продаже-покупке акций и других ценных бумаг
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
93
Передаточные распоряжения, подтверждающие передачу пакета акций и других ценных бумаг
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
94
Журналы, книги учета операций с акциями и другими ценными бумагами, выдачи выписок из перечня акционеров
5 лет
Электронные документы*
95
Положения о долевой собственности
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
96
Отчеты эмитента:
1) за 1 квартал финансового (отчетного) года;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) за 2-4 кварталы финансового (отчетного) года
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При отсутствии отчетов за 1 квартал – постоянно
97
Документы по акционированию (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
98
Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и/или дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
99
Сообщения, содержащие информацию, подлежащую раскрытию на рынке ценных бумаг
3 года
Электронные документы*.
В случае возникновения споров, разногласий, уголовных и судебных разбирательств – сохраняются до вынесения окончательного решения
100
Отчеты профессиональных участников рынка ценных бумаг о внесении изменений в сведения об организации и об участии в судебных процессах, ответчиком в которых выступила организация:
1) по месту составления;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) по месту представления
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
101
Документы по делам о банкротстве (заявления, обоснования, заключения и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Полный состав видов документов определяется законодательством Республики Казахстан.
По завершении работы документы передаются ликвидационной комиссией в архивный фонд ликвидированной организации в соответствующий государственный архив
102
Документы по делам реабилитации (заявления, обоснования, заключения и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Полный состав видов документов определяется законодательством Республики Казахстан.
103
Документы о продаже имущества, активов организации-должника (распоряжения, договоры купли-продажи, отчеты независимых оценщиков и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Движимого имущества (мебель, автотранспорт, оргтехника и другое имущество) – 5 лет ЭПК
104
Документы по вопросам государственно-частного партнерства (переписка, договоры и другие документы
Постоянно
Электронные документы*
1.5. Правовое обеспечение деятельности организации и производство по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях
105
Документы о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера (постановления, определения, акты, решения, протоколы, заключения, запросы, заявления, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
106
Документы, представляемые в правоохранительные органы, суды (заявления, исковые заявления, доверенности, акты, ходатайства, протоколы и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
После вынесения окончательного решения
107
Судебные акты по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях
Постоянно
Электронные документы*
108
Акты правоохранительных органов (процессуальные решения, протесты, ходатайства, санкции и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
109
Переписка с правоохранительными органами, судами по вопросам правового обеспечения
5 лет
Электронные документы*
110
Договоры, соглашения об оказании юридической помощи
5 лет ЭПК
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ.
После истечения срока действия договора, соглашения
111
Документы по проведению правовой экспертизы проектов правовых актов (заключения, справки, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
112
Документы по административным правонарушениям (протоколы, акты, предписания и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
113
Документы по проведению правового обучения в организации (программы, записки и другие документы)
3 года
Электронные документы*
114
Документы об организации и состоянии правовой работы (обзоры, справки, записки и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
115
Переписка по правовым вопросам и разъяснению норм законодательства
3 года
Электронные документы*
116
Документы по судебным делам (заявления, доверенности, акты и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
После вынесения окончательного решения
117
Документы по претензионно-исковой работе (претензионные письма, исковые заявления, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
После вынесения окончательного решения
1.6. Документационное обеспечение и организация хранения документов
118
Отрослевой перечень документов с указанием сроков хранения
Постоянно
Электронные документы*
119
Типовые (примерные) номенклатуры дел
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
120
Номенклатура дел организации
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ.
Номенклатуры дел структурных подразделений – до замены новыми, но не ранее 3 лет после передачи дел в ведомственный (частный) архив организации или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
121
Документы о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения (записки, справки, отчеты и другие документы)
1 год
Электронные документы*.
После снятия с контроля
122
Списки адресов постоянных корреспондентов
До минования надобности
Электронные документы*
123
Переписка о нарушении правил пересылки документов
1 год
Электронный документ*
124
Акты о выделении к уничтожению:
1) испорченных, неиспользованных экземпляров печатно-бланочной продукции с изображением Государственного Герба Республики Казахстан;
3 года
Электронные документы*
2) печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан;
3 года
Электронные документы*
3) средств защиты документов
3 года
Электронные документы*
125
Планы мероприятий по защите сведений ограниченного доступа (государственных секретов, коммерческой и иной охраняемой законом тайны) в организации
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
126
Документы по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации (списки, заявки, заключения и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После снятия с учета
127
Документы лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (государственных секретов, коммерческой и иной охраняемой законом тайны) (списки, обязательства, расписки и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После увольнения работника
128
Документы о совершенствовании документационного обеспечения управления, проектировании, разработке, внедрении, эксплуатации, сопровождении, совершенствовании автоматизированных систем и программных продуктов (акты, справки, сводки, сведения и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
129
Переписка по вопросам документационного обеспечения управления документацией и архивного хранения документов
5 лет
Электронный документ*
130
Реестры (списки) рассылки документов
1 год
Электронные документы*
131
Книги, карточки, журналы регистрации (электронные регистрационно-контрольные формы в автоматизированной информационной системе):
1) законодательных актов и подзаконных нормативных правовых актов;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Хранятся в организации.
Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
2) ненормативных правовых актов (приказов и распоряжений) руководителя организации по основной (производственной) деятельности;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Хранятся в организации.
Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
3) ненормативных правовых актов (приказов и распоряжений) руководителя организации по личному составу (о приеме (назначении, зачислении на учебу), увольнении (отчислении), перемещении, аттестации, получении образования, повышении квалификации, присвоении званий (чинов), отпусках, командировках, изменении фамилий (отчеств), поощрении, награждении, оплате труда, премировании, выплатах, пособиях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий);
75 лет ЭПК
Электронные документы*
Хранятся в организации.
Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
4) входящих, исходящих и внутренних документов;
5 лет
Электронные документы*
5) исполнения документов;
3 года
Электронные документы*
6) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры;
3 года
Электронные документы*
7) аудиовизуальных документов;
3 года
Электронные документы*
Хранятся в организации.
Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
8) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов
1 год
Электронные документы*
132
Заявки на изготовление печатно-бланочной продукции, печатей и штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан
3 года
Электронные документы*
133
Журналы, книги учета и выдачи:
1) печатно-бланочной продукции с изображением Государственного Герба Республики Казахстан;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
3) перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами и других товаров;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
4) отдельных листов, чертежей, специальных блокнотов, фотонегативов, фотоотпечатков, магнитных лент, кино- и видеопленок, аудиокассет
До минования надобности
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
134
Документы о состоянии, установке, проведении ремонтных работ технических средств и программ (акты, справки, заявки и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
135
Документы по оформлению и представлению допуска и доступа к сведениям особой важности, совершенно секретным и секретным (анкеты, карточки, требования, направления, обязательства и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После увольнения работника
136
Документы по отнесению информации к категориям доступа, условия хранения и использования информации, составляющей коммерческую тайну (правила, перечни, подписки и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После снятия ограничения доступа к сведениям
137
Нормативная (распорядительная) и эксплуатационно-техническая документация по защите информации (инструкции, правила и другая документация)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
138
Перечни режимных помещений
До минования надобности
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
139
Переписка по вопросам размещения режимных помещений и их оборудования
5 лет
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
140
Переписка по учету, хранению и обращению с документами, содержащими сведения, составляющие государственные секреты и вопросам обеспечения режима секретности
5 лет
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
141
Документы по сопровождению, развитию баз данных информационных систем (проекты, протоколы, справки, акты, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
142
Документы о состоянии защиты информации в организации (акты, заключения, справки и другие документы)
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
143
Схемы организации криптографической защиты конфиденциальной информации
До минования надобности
Электронные документы*
144
Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию
До замены новыми
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
145
Акты об уничтожении средств криптографической защиты информации и машинных носителей с ключевой информацией
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
146
Перечни работ по резервному копированию информации
10 лет ЭПК
Электронные документы*
147
Журналы, книги учета:
1) электронных носителей информации, программно-технических средств защиты информации от несанкционированных действий, накопителей на жестких дисках, предназначенных для работы с конфиденциальной информацией;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
3) выдачи дел во временное пользование;
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
4) регистрации показании приборов измерения температуры и влажности;
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
5) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После замены ключа
6) копирования баз данных
До минования надобности
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
148
Сертификаты ключей электронных цифровых подписей
Постоянно
Электронные документы*
149
Документы о создании и аннулировании электронной цифровой подписи (заявления, сертификаты, уведомления и другие документы)
Постоянно
Электронные документы*
150
Журналы (перечни, реестры) учета выданных регистрационных свидетельств, подтверждающих соответствие электронной цифровой подписи
Постоянно
Электронные документы*
151
Документы архивного учета (списки архивных фондов, листы архивных фондов, паспорта ведомственных (частных) архивов организаций акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты приема-передачи на государственное хранение и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
На постоянное государственное хранение передаются при ликвидации организации без правопреемников
152
Описи дел:
1) постоянного хранения (утвержденные);
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) по личному составу;
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После уничтожения дел
3) временного хранения (до 10 лет);
3 года
Электронные документы*.
После уничтожения дел
4) временного хранения (свыше 10 лет)
3 года
Электронные документы*.
После уничтожения дел
153
Топографические указатели
До минования надобности
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
154
Документы о допуске к ознакомлению с документами (заявления, разрешения, переписка и другие документы)
3 года
Электронные документы*
155
Документы учета выдачи документов и дел (изъятия документов и дел), описей во временное пользование (постановления, акты, требования и другие документы)
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После возвращения документов.
Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям – 5 лет ЭПК
156
Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов
5 лет
Электронные документы*
157
Архивные справки, копии архивных документов, выписки из архивных документов, выданные по запросам физических и юридических лиц, документы к ним (заявления, запросы, справки и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
158
Книги, журналы учета:
1) экземпляров (копий) документов, содержащих сведения конфиденциального характера;
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После снятия грифа (пометки) ограничения доступа
2) электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера
До минования надобности
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2. Прогнозирование и планирование
2.1. Прогнозирование
159
Документы Системы государственного планирования в Республике Казахстан (Стратегия развития Казахстана до 2050 года, Стратегический план развития Республики Казахстан на 10 лет, Прогнозная схема территориально-пространственного развития страны, Стратегия национальной безопасности Республики Казахстан, Прогноз социально-экономического развития, государственные программы, правительственные программы, стратегические планы государственных органов, программы развития территорий, стратегии развития национальных управляющих холдингов, национальных холдингов и национальных компаний с участием государства в уставном капитале)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
160
Послания Президента Республики Казахстан, государственные, отраслевые (секторальные), региональные программы, стратегии, концепции социально-экономического и научно-технического развития
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
161
Проекты посланий Президента Республики Казахстан
5 лет
Электронные документы*
162
Проекты государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития
5 лет
Электронные документы*
163
Переписка о разработке посланий Президента Республики Казахстан, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития
5 лет ЭПК
Электронный документ*
164
Планы мероприятий по реализации посланий Президента Республики Казахстан (Общенационального плана нации), государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
165
Проекты планов мероприятий по реализации посланий Президента Республики Казахстан, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ социально-экономического и научно-технического развития
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
166
Документы по разработке, корректировке и выполнению государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития (отчеты, расчеты, записки и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
167
Планы социально-экономического развития Республики Казахстан, областей, городов республиканского значения, столицы, планы развития национальных компаний и республиканских государственных предприятий и акционерных обществ с участием государства
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
168
Проекты планов социально-экономического развития Республики Казахстан, областей, городов республиканского значения, столицы, проекты планов развития национальных компаний, республиканских государственных предприятий и акционерных обществ с участием государства:
1) по месту разработки;
Постоянно
Электронные документы*
2) по месту согласования
5 лет
Электронные документы*
169
Документы по корректировке и выполнению стратегических, операционных планов социально-экономического развития Республики Казахстан, областей, городов республиканского значения, столицы, планов развития национальных компаний, республиканских государственных предприятий и акционерных обществ с участием государства (доклады, отчеты, справки и другие документы)
Постоянно
Электронные документы*
170
Прогнозы (перспективные планы, программы) деятельности и развития организаций
Постоянно
Электронные документы*
171
Концепции, доктрины развития отрасли, организаций:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) по месту согласования
5 лет
Электронные документы*
172
Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации, документы к ним (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы и другие документы)
10 лет ЭПК
Электронные документы*
173
Меморандум центрального государственного органа на очередной финансовый год
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
174
Лимиты расходов администраторов бюджетных программ, лимиты на новые инициативы
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
175
Переписка об организации и методике прогнозирования и планирования
5 лет
Электронные документы*
2.2. Текущее планирование
176
Планы экономического и социального развития организации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
177
Бизнес-планы, документы к ним (технико-экономические обоснования, заключения, расчеты и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
178
Годовые планы организаций, документы к ним (записки, обоснования, технико-экономические показатели и другие документы):
1) по основным для данной организации направлениям деятельности;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности
5 лет
Электронные документы*
179
Проекты годовых планов и документы по их разработке (обоснования, переписка, графики и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
180
Государственные заказы
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Полный комплект документов определяется законодательством Республики Казахстан
181
Планы, программы мероприятий по ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, проведение срочных видов работ и другим направлениям
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
182
Документы по налоговому планированию (отчеты, таблицы, справки и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
183
Планы структурных подразделений организации:
1) годовые;
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии сводных годовых – постоянно
2) полугодовые;
1 год
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
3) квартальные;
1 год
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
4) месячные
1 год
Электронные документы*.
При отсутствии годовых и полугодовых – постоянно
184
Оперативные планы по всем направлениям деятельности организации
До минования надобности
Электронные документы*
185
Документы об изменении годовых планов организации (записки, справки, расчеты и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
2.3. Ценообразование
186
Прейскуранты, ценники, тарифы на товары, работы и услуги
Постоянно
Электронные документы*
187
Документы по прогнозированию цен и тарифов на товары, работы и услуги (анализы, справки, расчеты и другие документы)
Постоянно
Электронные документы*
188
Документы о разработке, корректировке и применении цен, тарифов на товары, работы и услуги (справки, обоснования, заключения и другие документы)
Постоянно
Электронные документы*
189
Сводные расчетные данные о результатах проверок обоснованности цен, тарифов на товары, работы и услуги, на которые применяются регулируемые государством цены и тарифы
Постоянно
Электронные документы*
190
Документы по согласованию цен, тарифов на имущество, товары, работы и услуги (протоколы, заключения, обоснования и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
191
Ценовые соглашения между производителями и поставщиками
5 лет
Электронные документы*.
После истечения срока действия соглашения
192
Протоколы заседаний тарифно-калькуляционной комиссии
5 лет ЭПК
Электронные документы*
193
Переписка с иностранными организациями о тарифах
15 лет ЭПК
Электронный документ*
194
Заявки на утверждение тарифов субъектов естественных монополий
3 года
Электронные документы*
195
Уведомления субъектов естественных монополий по проведенным тендерам и закупу стратегических товаров
1 год
Электронные документы*
196
Инвестиционные программы субъектов естественных монополий
3 года ЭПК
Электронные документы*
3. Финансирование, кредитование
197
Единая бюджетная классификация Республики Казахстан
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
198
Сводный план финансирования по обязательствам, сводный план поступлений и финансирования по платежам
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
199
Бюджетная заявка
Постоянно
Электронные документы*
При наличии соответствующей электронной системы
200
Бюджетные программы (подпрограммы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
201
Лимиты бюджетных обязательств
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
202
Индивидуальные планы финансирования по обязательствам и платежам государственных учреждений
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
203
Планы поступлений и расходов денег от реализации государственными учреждениями товаров (работ, услуг)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
204
Отчеты о результатах мониторинга реализации бюджетных программ
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
205
Справки о внесении изменений в сводные планы поступлений, сводный план финансирования по платежам, сводный план финансирования по обязательствам
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
206
Перспективные финансовые планы
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
207
Планы (бюджеты) организации: финансовый (баланс доходов и расходов), финансирования и кредитования, валютный, материальных балансов, капитальных вложений, по труду и заработной плате, использования фондов организации, прибыли, образования, распределении и использования фондов организации, накопления и расходования оборотных средств и другие:
1) сводные годовые, годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) квартальные;
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
3) месячные
1 год
Электронные документы*.
При отсутствии квартальных, годовых – постоянно
208
Проекты планов (бюджетов) организации
5 лет
Электронные документы*
209
Выписки из соответствующих лицевых счетов, приложения к выпискам из лицевых счетов, отчеты о состоянии лицевых счетов с приложением платежных документов
5 лет
Электронные документы*
210
Документы по поступлениям в республиканский или местные бюджеты (уведомления, справки, реестры, заявки, извещения и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
211
Документы по мониторингу качества финансового менеджмента (данные, сведения, отчеты и другие документы):
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) квартальные
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
212
Документы о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов) (уведомления, расчеты, обоснования и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
213
Документы о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности (ходатайства, расчеты, заключения и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
214
Планы (сметы) бюджетных инвестиционных проектов организации:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) квартальные;
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
3) месячные
3 года
Электронные документы*.
При отсутствии годовых, квартальных – постоянно
215
Отчеты о выполнении планов бюджетных инвестиционных проектов организации:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) квартальные;
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
3) месячные
3 года
Электронные документы*.
При отсутствии годовых, квартальных – постоянно
216
Документы о выделении дополнительных бюджетных инвестиционных проектов и их перераспределении (заключения, справки, отчеты и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
217
Переписка о бюджетных инвестиционных проектах
5 лет ЭПК
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
218
Отчеты и анализы отчетов о финансировании бюджетных инвестиционных проектов:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) квартальные
5 лет
Электронные документы*
При отсутствии годовых – постоянно
219
Сметы на реконструкцию и ремонт зданий и сооружений
10 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Сметы на реконструкцию и ремонт зданий и сооружений-памятников архитектуры, находящихся под охраной государства – постоянно
220
Казначейские уведомления, расходные расписания, реестры расходных расписаний
5 лет
Электронные документы*
221
Казначейские разрешения, разрешения министерств, агентств Республики Казахстан, нижестоящего распорядителя бюджетных программ, межминистерские (межведомственные)
5 лет
Электронные документы*
222
Переписка об экономических нормативах
5 лет
Электронный документ*
223
Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
224
Годовые сметы (доходов и расходов) организации, бюджетного учреждения по приносящей доход деятельности, сведения о сметных назначениях
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Административно-хозяйственных расходов – 5 лет
225
Планы доходов и финансирования расходов по получаемым от реализации платных услуг
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
226
Документы о финансовом обеспечении всех направлений деятельности (справки, расчеты, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
227
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов (исполнения бюджетов) организации: финансового, финансирования и кредитования, валютного, материальных балансов, капитальных вложений, по труду и заработной плате, прибыли, образования, распределения и использования фондов организации, накопления и расходования оборотных средств и другие:
1) сводные годовые, годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) квартальные;
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
3) месячные
1 год
Электронные документы*.
При отсутствии годовых, квартальных – постоянно
228
Оперативные отчеты по освоению средств республиканского (местного) бюджета
5 лет
Электронные документы*
229
Документы по согласованию совершения крупных сделок национальными компаниями, акционерными обществами с участием государства (проекты договоров, справки, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
230
Отчеты по распределению государственных заказов (контрактов):
1) по месту проведения аукциона или конкурса;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) в представляющей организации
5 лет
Электронные документы*
231
Сведения о заключенных государственных контрактах (их изменении), об исполнении (прекращении действия) государственных, контрактов
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
232
Документы о соблюдении финансовой дисциплины (акты, записки, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
233
Документы о финансировании и совершенствовании финансирования аппарата управления организации (отчеты, справки, записки и другие документы)
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
234
Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды
5 лет ЭПК
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
235
Документы о финансировании отраслей, организаций, субъектов малого и среднего предпринимательства (планы, справки, записки и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
236
Документы о формировании фондов организации и их расходовании (положения, расчеты, заключения и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
237
Переписка об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих, расчетных, бюджетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций
5 лет
Электронный документ*
238
Документы об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов (положения, карточки и другие документы)
3 года
Электронные документы*
239
Переписка с банками по неоплаченным счетам и по отказам банков в оплате счетов
5 лет
Электронный документ*
240
Договоры банковского счета
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
241
Срочные финансовые донесения, оперативные отчеты и сведения
1 год
Электронные документы*
242
Документы по вопросам кредитования (извещения, справки, отчеты и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
243
Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства, документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После полного исполнения обязательств, списания задолженностей по обязательству или иным основаниям
244
Отчеты по планируемым поступлениям по кредитам:
1) годовые;
5 лет
Электронные документы*
2) квартальные;
3 года
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
3) месячные
1 год
Электронные документы*.
При отсутствии годовых, квартальных – постоянно
245
Инвестиционные предложения:
1) принятые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) не принятые
До минования надобности
Электронные документы*
246
Документы по разработке проектов государственно-частного партнерства, в том числе концессии (концессионные предложения, концепции проектов государственно-частного партнерства, конкурсные документации, проекты договоров и другие документы)
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
247
Документы по разработке бюджетных инвестиционных проектов (инвестиционные предложения, экспертные заключения, технико-экономические обоснования и другие документы)
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
248
Документы по разработке бюджетных инвестиций посредством формирования и (или) увеличения уставного капитала юридического лица (инвестиционные предложения, экспертные заключения, финансово-экономические обоснования и другие документы)
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
249
Документы по мониторингу реализации бюджетных инвестиционных проектов (акты, заключения, отчеты и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
250
Документы по мониторингу реализации бюджетных инвестиций посредством формирования и (или) увеличения уставного капитала юридического лица (акты, заключения, справки, отчеты и другие документы)
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
251
Документы по оценке реализации бюджетных инвестиционных проектов (акты, заключения, справки, отчеты и другие документы)
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
252
Документы по оценке реализации бюджетных инвестиций посредством формирования и (или) увеличения уставного капитала юридического лица (акты, заключения, справки, отчеты и другие документы)
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
253
Документы по мониторингу реализации проектов государственно-частного партнерства, в том числе концессии (акты, заключения, справки, отчеты и другие документы)
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
254
Документы по оценке реализации проектов государственно-частного партнерства, в том числе концессии (акты, заключения, справки, отчеты и другие документы)
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
255
Документы о кредитовании и инвестиционной деятельности (ходатайства, расчеты, заключения и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
256
Отчеты о реализации республиканских бюджетных программ на соответствующий год:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) квартальные;
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
3) месячные
1 год
Электронные документы*.
При отсутствии годовых, квартальных – постоянно
257
Переписка по вопросам бюджетного кредитования, состояния и использования кредитных ресурсов
5 лет
Электронный документ*
258
Переписка о кредитовании инвестиционных программ
5 лет
Электронный документ*
259
Переписка о размещении акций, вкладов
5 лет
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
260
Переписка о начислении дивидендов
5 лет
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
261
Заявки на получение кредитов:
1) одобренные;
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
После погашения кредитов
2) отклоненные
1 год
Электронные документы*
262
Переписка о нормах обязательных резервов
5 лет
Электронный документ*
263
Переписка по вопросам разъяснения порядка финансового обеспечения бюджетных инвестиций
5 лет
Электронный документ*
264
Переписка по освоению действующих бюджетных кредитов
5 лет
Электронный документ*
265
Отчеты по погашению бюджетных кредитов:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) квартальные;
3 года
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
3) месячные
1 год
Электронные документы*.
При отсутствии годовых, квартальных – постоянно
4. Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
266
Годовые отчеты об исполнении республиканского бюджета, местных бюджетов (бюджетов областей, городов республиканского значения и столицы, местных бюджетных программ развития)
Постоянно
Электронные документы*
267
Формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
268
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств и другие документы):
1) сводная годовая (консолидированная), годовая;
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
2) полугодовая, квартальная;
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
3) месячная
1 год
Электронный документ*.
При отсутствии годового, квартального – постоянно
269
Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки):
1) годовая;
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
2) квартальная;
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
3) месячная
1 год
Электронный документ*.
При отсутствии годового, квартального – постоянно
270
Отчеты об исполнении планов поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ, услуг), поступлении и расходовании денег от спонсорской и благотворительной помощи республиканского бюджета, исполнении планов поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ, услуг), поступлении и расходовании денег от спонсорской и благотворительной помощи местных бюджетов, кредиторской и дебиторской задолженностях государственного, республиканского и местных бюджетов, достижении прямых и конечных показателей бюджетных программ, целевых индикаторов стратегических планов государственных органов:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) квартальные, полугодовые
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
271
Бюджетная отчетность организаций (об исполнении планов поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ, услуг), поступлении и расходовании денег от спонсорской и благотворительной помощи, дебиторской и кредиторской задолженности):
1) годовая;
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
2) квартальная, полугодовая
5 лет
Электронный документ*.
При отсутствии годового – постоянно
272
Классификатор нарушений, выявляемых на объектах государственного финансового контроля
До замены новыми
Электронный документ*
273
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки, приложения к ним
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
274
Аналитические документы к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности (таблицы, записки, доклады и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
275
Документы о рассмотрении и утверждении годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности (протоколы, акты, заключения и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
276
Отчеты об исполнении смет:
1) сводные годовые, годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) квартальные
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
277
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) полугодовые, квартальные
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
278
Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
279
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности
5 лет
Электронный документ*
280
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
281
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (книга "Журнал-главная", журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки) и другие регистры)
5 лет
Электронные документы*.
При условии проведения проверки (ревизии)
282
Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета
5 лет
Электронные документы*
283
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, книги учета покупок-продаж, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты, переписка и другие документы)
5 лет
Электронные документы*.
При условии проведения проверки (ревизии)
284
Утвержденные лимиты, фонды заработной платы
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
285
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, выплате отпускных и выходных пособий
5 лет
Электронные документы*
286
Документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями (акты, сведения, справки и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После проведения взаиморасчетов
287
Переписка о приобретении хозяйственного инвентаря, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах
1 год
Электронный документ*
288
Документы по финансовым вопросам благотворительной деятельности (счета, справки, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
289
Документы о валютных операциях (покупка, продажа) (заявления, поручения, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
290
Документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
291
Отчеты о платежах и поступлениях валюты:
1) сводные годовые, годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) квартальные;
3 года
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
3) месячные
1 год
Электронные документы*.
При отсутствии годовых, квартальных – постоянно
292
Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей
10 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После закрытия счета
293
Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на заграничные командировки
5 лет
Электронные документы*
294
Отчеты по драгоценным металлам
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии)
295
Гарантийные письма
5 лет
Электронные документы*. После окончания срока действия гарантии
296
Переписка о выдаче и возврате ссуд
5 лет
Электронный документ*.
После погашения ссуды
297
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты, обязательства и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
298
Перечень лиц, имеющих право подписи на первичных учетных документах
5 лет
Электронный документ*.
После замены новым
299
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
300
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в республиканский (местный) бюджет, внебюджетные фонды, задолженности по ним (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
301
Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
302
Документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам (заявления, решения, ведомости и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
303
Отчеты в налоговые органы:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) квартальные
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых четвертый квартал – постоянно
304
Документы об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами (акты, справки и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После погашения налогов
305
Документы об оплате, размене, приеме-передаче векселей (заявления, распоряжения, акты и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
306
Документы по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства (таблицы, акты, расчеты и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
307
Реестры расчета земельного налога
5 лет
Электронные документы*
308
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального медицинского страхования:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) квартальные
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно.
С нарастающим итогом за четвертый квартал – постоянно
309
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
310
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
В составе годовых бухгалтерских отчетов – постоянно
311
Декларации государственных служащих о годовом совокупном доходе, активах и имуществе
5 лет
Электронные документы*
312
Справки о сдаче государственными служащими деклараций о годовом совокупном доходе, активах и имуществе
5 лет
Электронные документы*
313
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов, наложенных на организацию взысканиях, штрафах
5 лет ЭПК
Электронный документ*
314
Документы о реструктуризации задолженности по страховым взносам (решения, справки и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
315
Документы по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период (списки, сведения, расчеты и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
316
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
317
Документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, аудиторских проверок, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и других проверок (планы, отчеты, протоколы, акты и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
318
Документы о выявленных фактах недостачи, растратах, хищениях (справки, акты, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
319
Положения об оплате труда и премировании работников
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
320
Документы о получении заработной платы и других выплат (сводные расчетные (расчетно-платежные), ведомости (табуляграммы) (расчетные листы на выдачу заработной платы, специальных государственных и иных пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе, аннулированные доверенности и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии)
321
Ведомости начисления заработной платы (лицевые карточки, счета работников)
75 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
322
Переписка о выплате заработной платы
5 лет
Электронный документ*
323
Документы о выплате специальных государственных и иных пособий, оплате листков нетрудоспособности и материальной помощи
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После прекращения выплат
324
Исполнительные листы работников (исполнительные документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
325
Документы об оплате учебных отпусков (заявления, решения, справки и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
326
Лицевые счета акционеров
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После перехода права собственности на акции.
При условии проведения проверки (ревизии)
327
Ведомости на выдачу дивидендов
75 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
328
Документы по ведению перечня государственного имущества (карты учета, правоустанавливающие документы, решения, акты и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
329
Документы по передаче имущества из республиканской собственности в коммунальную собственность, из коммунальной собственности в республиканскую собственность (постановления, распоряжения, перечни, акты и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
330
Документы об инвентаризации активов, обязательств (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, акты и другие документы)
5 лет.
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии)
331
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
332
Документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, заключения и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
333
Документы по продаже движимого имущества (договоры, заявки, акты оценки, переписка и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После продажи
334
Документы по продаже недвижимого имущества (договоры, заявки, акты оценки, переписка и другие документы)
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После продажи.
Правоустанавливающие документы – постоянно
335
Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
336
Документы о передаче прав на движимое и недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс), сдаче, списании материальных ценностей (акты, расчеты, переписка и другие документы)
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После передачи.
Документы о передаче недвижимого имущества – постоянно
337
Документы о сдаче, списании материальных ценностей (акты, расчеты, переписка и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии)
338
Документы о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда (заявки, справки, расчеты и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии)
339
Договоры, соглашения
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Не указанные в пунктах настоящего Перечня.
После истечения срока действия договора, соглашения
340
Протоколы разногласий по контрактам, договорам, соглашениям, договорам-намерениям
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
341
Договоры подряда с юридическими лицами
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
342
Договоры аренды
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
343
Договоры проката
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
344
Договоры ренты
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
345
Договоры возмездного оказания услуг
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
346
Договоры-поручения
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
347
Договоры найма, договоры купли-продажи
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
348
Договоры страхования имущественной и гражданско-правовой ответственности и документы к ним (заявления, заключения страховщика, переписка и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
349
Договоры по лизингу имущества организации и документы к ним (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
350
Договоры по залогу имущества организации и документы к ним (расчеты стоимости имущества, акты, переписка и другие документы)
10 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора Документы по залогу недвижимого имущества – постоянно
351
Паспорта сделок
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
352
Переписка по вопросам оказания платных услуг
5 лет
Электронный документ*
353
Документы о приеме выполненных работ по договорам, контрактам, соглашениям (акты, справки, счета и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора, контракта, соглашения
354
Договоры о полной материальной ответственности материально ответственного лица
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После увольнения материально-ответственного лица
355
Образцы подписей материально ответственных лиц
До минования надобности
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
356
Книги, журналы, карточки учета:
1) ценных бумаг;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) поступления валюты;
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии)
3) регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества, в том числе акций;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
4) договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами;
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора, контракта, соглашения
5) основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств;
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После ликвидации основных средств
6) договоров, актов о приеме-передаче имущества;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
7) расчетов с организациями;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии)
8) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений);
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии)
9) погашенных векселей на уплату налогов;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После погашения налога. При условии проведения проверки (ревизии)
10) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии)
11) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и другие);
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии)
12) материально ответственных лиц;
5 лет
Электронные документы*
13) исполнительных листов;
5 лет
Электронные документы*
14) депонированной заработной платы;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии)
15) депонентов по депозитным суммам;
5 лет
Электронные документы*
16) доверенностей
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии)
357
Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности
Постоянно
Электронный документ*
358
Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности
5 лет
Электронный документ*
359
Заказы на бланки документов учета и отчетности
1 год
Электронные документы*
4.2. Отчетность, статистический учет и статистическая отчетность
360
Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных) и текущих программ, планов, годовых планов, анализы отчетов:
1) сводные годовые, годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) полугодовые;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При отсутствии годовых – постоянно
3) квартальные;
3 года
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
4) месячные
1 год
Электронные документы*.
При отсутствии годовых и полугодовых – постоянно
361
Отчеты по оценке реализации государственных, отраслевых программ и стратегических планов развития отрасли:
1) сводные годовые, годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) полугодовые;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При отсутствии годовых – постоянно
3) квартальные;
3 года
Электронные документы*.
При отсутствии годовых и полугодовых – постоянно
4) месячные
1 год
Электронные документы*.
При отсутствии годовых и полугодовых – постоянно
362
Отчеты, сведения и таблицы по статистике государственного финансирования:
1) сводные годовые, годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) полугодовые;
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
3) квартальные;
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
4) месячные
1 год
Электронные документы*.
При отсутствии годовых и полугодовых – постоянно
363
Документы об итогах деятельности (доклады, справки, обзоры и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
364
Статистические отчеты и таблицы по всем направлениям и видам деятельности (для данной организации) и документы к ним (сведения, доклады, записки и другие документы):
1) сводные годовые, годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) полугодовые;
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
3) квартальные;
3 года
Электронные документы*.
При отсутствии годовых и полугодовых – постоянно
4) месячные
1 год
Электронные документы*.
При отсутствии годовых и полугодовых – постоянно
365
Индивидуальные количественные и (или) качественные данные по физическому или юридическому лицу и данные похозяйственного учета, формируемые административными источниками, за исключением первичных статистических данных:
1) годовые;
Постоянно
Электронные документы*
2) полугодовые;
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
3) квартальные;
3 года
Электронные документы*.
При отсутствии годовых и полугодовых – постоянно
4) месячные
1 год
Электронные документы*.
При отсутствии годовых и полугодовых – постоянно
366
Оперативные статистические отчеты
До минования надобности
Электронные документы*
367
Отчеты по выполнению Системы государственного планирования в Республике Казахстан
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
368
Отчеты о работе структурных подразделений организации:
1) годовые;
5 лет
Электронные документы*
2) квартальные;
1 год
Электронные документы*
3) месячные
1 год
Электронные документы*
369
Индивидуальные отчеты работников организации
1 год
Электронные документы*
370
Журналы учета передаваемых статистических данных
3 года
Электронные документы*
371
Вспомогательные книги по оперативному и статистическому учету и отчетности
1 год
Электронные документы*
372
Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности
5 лет
Электронный документ*
373
Бланки форм статистической отчетности (систематизированный комплект)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
5. Имущественные отношения
374
Кадастры недвижимого имущества, природных ресурсов, карты балльности почвы и документы, свидетельствующие о степени ценности недвижимого имущества (таблицы, перечни и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
375
Свидетельства о государственной регистрации прав на недвижимое имущество
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
376
Переписка о государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним
Постоянно
Электронный документ*
377
Генеральные доверенности на право управления имуществом
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия доверенности
378
Документы по подтверждению имущественного правопреемства юридических лиц (акты, справки, заключения и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
379
Переписка о подтверждении имущественного правопреемства юридических лиц
5 лет
Электронный документ*
380
Документы о передаче имущества в доверительное управление доверительному управляющему (акты, решения, договоры и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия доверенности
381
Документы о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации (акты, решения, договоры и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия доверенности
382
Документы о продаже имущественных комплексов (предприятий, зданий, сооружений) физическим и юридическим лицам (акты инвентаризации имущества, бухгалтерские балансы, перечни долгов организации и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
383
Документы по государственному мониторингу земель (программы, переписка, справки и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
384
Документы о переводе земельных участков из одной категории в другую (ходатайства, выписки из земельного кадастра, копии решений акимов и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
385
Заключения о возможности выкупа земельных участков
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
386
Договоры, акты по оформлению земельных участков в собственность и/или в землепользование и документы к ним (решения, схемы, планы и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
387
Похозяйственные книги и алфавитные книги хозяйств
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
388
Документы о принудительном отчуждении имущества для государственных нужд (постановления, перечни имущества, акты и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
389
Документы по опротестованию собственником решений по отчуждению его имущества (обращения, судебные иски и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После вынесения окончательного решения
390
Документы о приватизации (решения, протоколы, договоры и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Полный комплект документов определяется законодательством Республики Казахстан
391
Программы, планы приватизации республиканского и коммунального имущества
Постоянно
Электронные документы*
392
Перечни, акты инвентаризации подлежащего приватизации предприятия как имущественного комплекса
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
393
Перечень объектов, не подлежащих приватизации в составе предприятия как имущественного комплекса
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
394
Предложения республиканских и коммунальных организаций (предприятий) о приватизации имущества (обоснования, расчеты, заключения и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
395
Журналы учета и регистрации приватизации имущества
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
396
Акты (свидетельства) на владение имуществом
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
397
Завещания
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
398
Договоры дарения движимого имущества
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
399
Договоры дарения недвижимого имущества
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
400
Договоры мены
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
401
Отчеты об оценке имущества организации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
402
Отчеты о мониторинге деятельности организации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
403
Паспорта зданий и сооружений – памятников архитектуры
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Не относящиеся к памятникам архитектуры – 5 лет ЭПК.
После ликвидации здания (сооружения)
404
Документы о купле-продаже недвижимого имущества, передаче в республиканскую, коммунальную собственность (перечни, договоры, справки и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
405
Документы о купле-продаже, передаче, приобретении недвижимого имущества в собственность организации (перечни, договоры, справки и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
406
Документы о переводе помещений в категорию жилых и нежилых (акты, технические паспорта, кадастровые планы жилья и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
407
Документы о прекращении права постоянного и временного пользования наследуемого владения земельными участками (планы, копии учредительных документов заявителя и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
408
Договоры, соглашения о приеме и сдаче недвижимого имущества в аренду (субаренду) и документы к ним (акты, технические паспорта, планы и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора (соглашения)
409
Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации договоров об аренде зданий, помещений, земельных участков
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
410
Документы, представляемые на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий и сооружений, другого недвижимого имущества (заявки, анкеты, предложения, платежные документы и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
411
Опись имущества, земельных участков, зданий, сооружений и иных объектов, выставленных на торги (аукционы, конкурсы)
5 лет
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ.
После проведения торгов (аукциона, конкурса)
412
Документы об организации торгов (аукционов, конкурсов) по продаже республиканского, коммунального имущества (заявки, предложения, уведомления о намерениях, платежные документы и другие документы)
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
413
Протоколы торгов (аукционов, конкурсов) по купле-продаже земельных участков, зданий, сооружений, иных объектов республиканской и коммунальной собственности
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
414
Переписка об учете и управлении республиканской и коммунальной собственностью
5 лет ЭПК
Электронный документ*
415
Документы о приватизации жилья (заявления, акты, решения и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
416
Паспорта оборудований
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После списания оборудования
6. Трудовые отношения
6.1. Организация труда и служебной деятельности
417
Документы о совершенствовании процессов труда (справки, планы, расчеты и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
418
Документы о совершенствовании системы управления персоналом (нормативы численности, справки, расчеты и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
419
Документы о профессиональной пригодности работников (рекомендации, психофизиологические нормы, справки и другие документы
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
420
Документы об организации труда при совмещении профессий (акты, протоколы, справки и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
421
Журналы учета работников, совмещающих должности
До минования надобности
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
422
Документы о прогнозировании повышения производительности труда (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
423
Коллективные договоры, соглашения, заключаемые между сторонами социального партнерства
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
424
Переписка о ходе заключения коллективных договоров
3 года
Электронный документ*
425
Документы о проверке выполнения условий коллективных договоров, соглашений, заключаемых между сторонами социального партнерства (протоколы, анализы, справки и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
426
Документы о разрешении трудовых споров согласительными комиссиями (заявления, протоколы, решения и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
427
Документы по забастовочному движению (решения, перечень разногласий, предложения и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
428
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю (отчеты, справки, служебные записки и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
429
Документы о нарушениях трудовой дисциплины (акты, записки, справки, переписка и другие документы)
3 года
Электронные документы*
430
Документы об учете продолжительности рабочего времени (сводки, сведения, балансы рабочего времени и другие документы)
3 года
Электронные документы*
431
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
5 лет
Электронные документы*.
Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет
432
Анализ эффективности труда сотрудников и структурных подразделений:
1) сводные годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) квартальные
3 года
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно
433
Оценочные листы сотрудников по эффективности труда и качества работы
1 год
Электронные документы*
6.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
434
Нормы труда (нормы времени, выработки, обслуживания, численности, расценок, нормированные задания, единые и типовые нормы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
435
Нормы выработки и расценок
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Временные нормы выработки и расценок 3 года – после замены новыми
436
Документы о разработке норм выработки и расценок (справки, расчеты, предложения и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
437
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, Квалификационный справочник должностей служащих
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
438
Реестр должностей политических государственных служащих, категории и реестр должностей административных государственных служащих
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
439
Реестр гражданских служащих
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
440
Тарификационные ведомости (списки)
15 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
441
Документы о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, форм денежного содержания (расчеты, анализы, справки и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
442
Документы по соблюдению правил нормирования труда, по расходованию фонда заработной платы (справки, акты, отчеты, протоколы и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
443
Документы об оплате труда, выплате денежного содержания и исчислении стажа работы работникам (протоколы, акты, справки, сведения и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
444
Документы о премировании работников (расчеты, справки, списки и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
445
Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения
5 лет
Электронный документ*
6.3. Охрана труда
446
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (решения, предложения, заключения и другие документы)
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет
447
Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении (справки, записки, отчеты и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
448
Комплексные планы улучшения условий, охраны труда, техники безопасности и санитарно-эпидемиологических мероприятий и документы по их исполнению (справки, предложения, обоснования, рекомендации и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
449
Документы о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда (акты, справки, записки и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
450
Документы о состоянии условий и применении труда женщин и подростков (записки, отчеты, акты и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
451
Список работ, на которых запрещается применение труда женщин и работников, не достигших восемнадцатилетнего возраста
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
452
Перечень профессий с вредными и (или) опасными условиями труда, тяжелых работ
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
453
Списки работников, работающих на производстве с вредными и (или) опасными условиями труда, тяжелых работах
45 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
454
Документы о причинах заболеваемости работников организаций (отчеты, справки, сведения и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
455
Акты расследования профессиональных заболеваний (отравлений)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
456
Договоры страхования работников от несчастных случаев при исполнении ими трудовых (служебных) обязанностей
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
457
Документы об обучении работников технике безопасности (программы, списки, переписка и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
458
Протоколы аттестации по технике безопасности
5 лет
Электронные документы*
459
Журналы, книги учета (электронные базы данных):
1) профилактических работ по технике безопасности;
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих базы данных
2) инструктажа по технике безопасности;
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих базы данных
3) проведения аттестации по технике безопасности
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих базы данных
460
Сведения об авариях и несчастных случаях
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами – постоянно
461
Журналы регистрации несчастных случаев, связанных с трудовой деятельностью, и иных повреждений здоровья на производстве
45 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
462
Документы о несчастных случаях, связанных с трудовой деятельностью (сообщения, акты, заключения, протоколы и другие документы)
45 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно
463
Документы о травматизме, профессиональных заболеваниях (отравлениях) и мерах по их устранению (доклады, анализы, заключения и другие документы)
10 лет ЭПК
Электронные документы*
464
Документы об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой и другими средствами индивидуальной защиты, лечебно-профилактическим питанием (записки, акты, заключения, переписка и другие документы)
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
465
Нормы обеспечения специальной одеждой и другими средствами индивидуальной защиты, лечебно-профилактическим питанием
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
466
Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и других средств индивидуальной защиты, лечебно-профилактического питания
1 год
Электронные документы*
467
Журналы учета исполнения постановлений о штрафах
3 года
Электронные документы*.
После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале
468
Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарно-гигиенических норм и правил
3 года
Электронные документы*
469
Переписка о проведении профилактических и санитарно-гигиенических мероприятий, медицинских осмотров работников
3 года
Электронный документ*
470
Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
471
Анкеты обследования условий труда работников
5 лет ЭПК
Электронные документы*
7. Кадровое обеспечение
7.1. Трудоустройство
472
Документы о наличии, движении, комплектовании, использовании работников (справки, сведения, ведомости, отчеты и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
473
Документы о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников (заявки, справки, сведения, списки, переписка и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
474
Документы о представлении квоты вакантных рабочих мест для слабозащищенных категорий граждан (справки, записки и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
475
Направления, уведомления на трудоустройство
1 год
Электронные документы*
476
Предложения организаций о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Республике Казахстан
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
477
Переписка по вопросам трудоустройства
5 лет
Электронный документ*
7.2. Прием, перемещение и увольнение работников
478
Документы о состоянии и проверке работы с кадрами (доклады, сводки, справки, сведения и другие документы )
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
479
Переписка о приеме, проверке, распределении, перемещении, учете кадров
5 лет ЭПК
Электронный документ*
480
Документы по формированию резерва работников (списки, ходатайства, анкеты и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
481
Сведения о составе работников, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
482
Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
483
Правовые акты (положения, инструкции) о персональных данных работников
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
484
Трудовые договоры, контракты
75 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
485
Личные дела (заявления, автобиографии, копии и выписки из указов, постановлений, приказов, распоряжений, копии личных документов, копии договоров о пенсионном обеспечении, характеристики, резюме, листки по учету кадров, трудовые договоры, анкеты, послужные списки, аттестационные листы и другие документы):
1) политических государственных служащих;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) руководителей организаций областей, городов республиканского значения, столицы;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
3) работников, имеющих высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
4) работников, в том числе административных государственных и гражданских служащих
75 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
486
Личные карточки работников, в том числе временных работников
75 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
487
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, резюме и другие документы)
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После изъятия личных документов
488
Подлинные личные документы (трудовые книжки, аттестаты, удостоверения, свидетельства, трудовые договоры и другие документы)
До востребования
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Невостребованные – не менее 50 лет (невостребованные трудовые книжки – 10 лет после достижения работником общеустановленного пенсионного возраста)
489
Документы, не вошедшие в состав личных дел (справки, записки, выписки из приказов, заявления и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
490
Заявления работников о согласии на обработку персональных данных
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
491
Акты приема-передачи личных дел государственных и гражданских служащих при переходе на другую работу
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
492
Документы о командировании работников (программы, задания, отчеты и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 лет ЭПК
493
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность и документы к ним (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты, отзывы и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
494
Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности
3 года
Электронный документ*
495
Переписка о прохождении государственной и гражданской службы
5 лет
Электронный документ*
496
Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников
5 лет
Электронный документ*
497
Приходно-расходные книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
5 лет
Электронные документы*
498
Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа работников
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
499
Протоколы заседаний дисциплинарных комиссий (советов) и документы к ним (решения, объяснения, рекомендации и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
500
Документы по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов (заявления, протоколы, записки и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
После урегулирования конфликта
501
Документы о фактах обращения в целях склонения государственных и гражданских служащих к совершению коррупционных правонарушений, об осуществлении государственными и гражданскими служащими иной оплачиваемой деятельности (уведомления, протоколы, заявления и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
502
Документы о служебных проверках государственных и гражданских служащих (заявления, заключения, переписка и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
503
Списки (электронные базы данных):
1) инженерно-технических работников с высшим и средним специальным образованием;
75 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
2) молодых специалистов с высшим и средним специальным образованием;
5 лет
Электронные документы*
3) лиц, защитивших диссертации и получивших ученые степени;
5 лет ЭПК
Электронные документы*
4) кандидатов на выдвижение по должности;
5 лет
Электронные документы*
5) лиц, прошедших аттестацию;
3 года
Электронные документы*
6) участников, инвалидов Великой Отечественной войны и лиц, приравненных к ним;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
7) военнообязанных;
3 года
Электронные документы*
8) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
9) работников;
75 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
10) обучающихся без отрыва от производства
5 лет
Электронные документы*
504
Заявки по оформлению и получению иностранных виз
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
505
Переписка об учете призыва и отсрочек от призыва военнообязанных, по вопросам военного учета с органами военного управления
3 года
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
506
Документы по бронированию граждан, пребывающих в запасе (планы, отчеты и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
507
Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
508
Графики предоставления отпусков
1 год
Электронные документы*
509
Документы о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину (характеристики, записки, справки, переписка и другие документы)
3 года
Электронные документы*
510
Книги, журналы, карточки учета (электронные базы данных):
1) приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
75 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
2) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений;
75 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
3) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним;
75 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
4) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
5 лет
Электронные документы*
5) лиц, подлежащих воинскому учету;
3 года
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
6) отпусков;
3 года
Электронные документы*
7) работников, направленных в командировки;
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
8) работников, прибывших в командировку;
3 года
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
9) регистрации прибытия и выезда работников и членов их семей, направленных в заграничные представительства и учреждения Республики Казахстан, международные организации;
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
10) выдачи командировочных удостоверений
5 лет
Электронные документы*
7.3. Установление квалификации работников
511
Протоколы заседаний, постановления (решения) аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий и документы к ним (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования, аттестационные заключения, предложения, рекомендации, заявления о несогласии с решениями аттестационных, квалификационных комиссий и другие документы)
15 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 лет ЭПК
512
Квалификационные требования
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
513
Документы по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников (тесты, анкеты, вопросники и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
514
Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах
5 лет
Электронный документ*
515
Списки членов аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий
5 лет
Электронные документы*
516
Документы по тарификации персонала (справки, анкеты, списки и другие документы)
75 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
517
Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов
5 лет
Электронные документы*
518
Журналы регистрации выдачи дипломов, удостоверений, свидетельств о присвоении квалификационной категории
5 лет
Электронные документы*
519
Графики проведения аттестации, установления квалификации
1 год
Электронные документы*
7.4. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников
520
Документы о подготовке, переподготовке, обучении вторым профессиям, повышении квалификации работников организации (доклады, справки, расчеты, записки, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
521
Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
522
Учебные планы, программы, задания
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
523
Учебно-методические пособия
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
524
Списки рекомендованных учебников, методических и учебных пособий, учебных фильмов
1 год
Электронные документы*.
После замены новыми
525
Курсовые и контрольные работы слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
1 год
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
526
Переписка об организации работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
3 года
Электронные документы*.
527
Документы об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературой и учебными фильмами (акты, записки, ведомости, переписка и другие документы)
3 года
Электронные документы*
528
Планы повышения квалификации работников
5 лет
Электронные документы*
529
Отчеты о выполнении планов повышении квалификации работников
5 лет ЭПК
Электронные документы*
530
Договоры о повышении квалификации работников
5 лет
Электронные документы*.
531
Графики работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
3 года
Электронные документы*
532
Книги учета контрольных работ слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
533
Книги, журналы (электронные базы данных) учета посещения занятий слушателями учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
1 год
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
534
Ведомости учета часов работы преподавателей
5 лет
Электронные документы*
535
Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов
3 года
Электронные документы*.
После замены новыми
536
Документы о проведении занятий, консультаций, зачетов (расписания, планы, графики и другие документы)
1 год
Электронные документы*
537
Документы о начислении стипендий обучающимся работникам (представления, списки, характеристики, переписка и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
538
Документы об организации и проведении практики и стажировки слушателей (заявки, программы, планы и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
539
Документы об организации и проведении учебно-производственных экскурсий (планы, сведения, переписка и другие документы)
1 год
Электронные документы*
540
Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
5 лет
Электронные документы*.
После окончания обучения
541
Списки лиц, окончивших учебные заведения (организации), осуществляющих повышение квалификации работников
5 лет
Электронные документы*
542
Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
5 лет
Электронные документы*
7.5. Награждение
543
Документы о представлении к награждению государственными наградами Республики Казахстан, ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий (представления, ходатайства, наградные листы, выписки из указов, постановлений и другие документы):
1) в награждающих организациях;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) в представляющих организациях
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
544
Журналы (электронные базы данных) учета выдачи государственных и ведомственных наград
Постоянно
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
545
Документы, подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации и другие документы)
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
546
Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных и документы к ним (заявления, справки, решения и другие документы):
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
547
Журналы (электронные базы данных) учета выдачи дубликатов документов к утраченным государственным и ведомственным наградам
Постоянно
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
548
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий
5 лет ЭПК
Электронный документ*
549
Протоколы вручения государственных и ведомственных наград
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
550
Документы об оформлении представления работников к награждению (рекомендации, перечни наград и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
551
Документы о лишении государственных наград (представления, ходатайства, переписка и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
8. Экономические, научные, культурные связи
8.1. Организация экономических, научных и культурных связей
552
Уставы, положения международных организаций (объединений), членом которых является организация
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
553
Нормативные (распорядительные) документы международных организаций, членом которых является организация (циркуляры, рекомендации и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
554
Планы, программы, проекты соглашений, протоколы, решения, записи бесед, аналитическая информация, биографические справки, ноты, письма по подготовке, проведению и итогам саммитов, форумов, съездов, конференций, межгосударственных визитов официальных лиц и делегаций, выборов в органы международных организаций
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
555
Документы о сотрудничестве Республики Казахстан с иностранными государствами, международными организациями в области внешней политики, различных областях экономики, сельского хозяйства, права, военном сотрудничестве, социальной сфере, гуманитарном взаимодействии (договоры, соглашения, справки, письма, ноты и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
556
Указания (задания) специалистам, принимающим участие в работе международных организаций (объединений)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
557
Документы о вступлении в международные организации (объединения) (справки, заявления, записки, переписка и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
558
Документы по организации протокола взаимодействия Республики Казахстан с иностранными государствами (верительные грамоты, меморандумы, договоры, договоренности, тексты официальных сообщений и заявлений и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
559
Документы об организации приема и пребывания представителей международных и казахстанских организаций (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
560
Инструкции (указания, задания, рекомендации) представителям организации по ведению встреч (переговоров)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
561
Документы о проведении встреч (переговоров) с представителями международных и казахстанских организаций (протоколы встреч (переговоров), записи бесед, доклады и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
562
Документы по вопросам усыновления (удочерения) иностранными гражданами детей-граждан Республики Казахстан и постановке их на консульский учет (заявления, справки, копии личных документов, биографические справки, отчеты, письма и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
563
Документы по оформлению, перерегистрации и уничтожению дипломатических и служебных паспортов (заявления, справки, письма и другие документы)
10 лет
Электронные документы*
564
Документы по оформлению, выдаче и продлению виз, выдаче справок по легализации, истребованию документов (визовые анкеты, визовые поддержки и другие документы)
3 года
Электронные документы*
565
Журналы (электронные базы данных) регистрации выдачи виз
3 года
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
566
Справки, записки, переписка по проведению консультаций, подписанию конвенций и соглашений по консульским вопросам, назначению генеральных Консулов (Консулов), по работе с дипломатическими представительствами, аккредитованными в Республике Казахстан
10 лет
Электронные документы*
567
Аналитическая информация, обзоры средств массовой информации, графики визитов, списки личного состава дипломатических представительств, аккредитация, отчеты об имиджевой деятельности Республики Казахстан в странах аккредитации
5 лет ЭПК
Электронные документы*
568
Документы по разрешению на использование воздушного пространства
5 лет
Электронные документы*
569
Документы по вопросам подтверждения гражданства, личности, судебно-следственных дел, взаимодействия с казахскими диаспорами и выдаче справок, свидетельств, консульского учета (копии личных документов, заявления, прошения, решения, протоколы, ноты, письма и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
570
Образцы подписей должностных лиц
До замены новыми
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
571
Журналы (электронные базы данных) учета выдачи дипломатических и служебных паспортов
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
572
Журналы (электронные базы данных), карточки учета посещений организации представителями международных организаций
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
8.2. Осуществление экономических, научных и культурных связей
573
Контракты, договоры, соглашения, договоры-намерения об экономических, научных, культурных и иных связях и документы к ним (особые условия, протоколы разногласий, обоснования, правовые заключения и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
574
Документы о проведении научных и культурных конференций, семинаров и встреч (списки приглашенных, протоколы, доклады и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
575
Аудиовизуальные документы об организации и проведении научных, экономических, культурных и иных мероприятий
5 лет ЭПК
Электронные документы*
576
Документы о подготовке контрактов, договоров, соглашений (проекты, заключения, справки, сведения, расчеты, переписка и другие документы)
10 лет ЭПК
Электронные документы*
577
Документы о целесообразности сотрудничества (акты, заключения, справки и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
578
Книги регистрации соглашений, договоров, контрактов о научно-техническом, экономическом, культурном и иных видах сотрудничества
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
579
Программы (прогнозы, планы) об экономическом, научно-техническом, культурном, иных видах сотрудничества и документы по их выполнению (информационные письма, сообщения, предложения, рекомендации, расчеты и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
580
Отчеты специалистов об участии в работе международных организаций (конгрессов, сессий, пленумов, форумов)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
581
Переписка по вопросам внешнеэкономической деятельности
5 лет ЭПК
Электронный документ*
582
Конъюнктурные обзоры по экспортно-импортным поставкам
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
583
Переписка о целесообразности экспортных и импортных поставок
5 лет ЭПК
Электронный документ*
584
Договоры с организациями об обслуживании делегаций, выезжающих в зарубежные командировки
3 года
Электронные документы*.
После истечения срока действия договора
585
Документы об обучении, стажировке иностранных специалистов в Республике Казахстан и казахстанских специалистов за рубежом (программы, контракты, акты, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
9. Информационное обслуживание
9.1. Сбор (получение), распространение информации, маркетинг, реклама
586
Документы об информационной деятельности, маркетинге (справки, докладные записки, отчеты, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
587
Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинге
5 лет
Электронный документ*
588
Информационные (аналитические) обзоры по основным направлениям деятельности организации
Постоянно
Электронные документы*
589
Переписка со средствами массовой информации по освещению основных направлений деятельности организации
5 лет
Электронный документ*
590
Критические отзывы, опровержения недостоверных сведений о деятельности организации
5 лет ЭПК
Электронные документы*
591
Программы маркетинговых исследований организации и документы по их выполнению (справки, доклады, сведения и другие документы)
Постоянно
Электронный документ*
592
Переписка об аккредитации представителей средств массовой информации
3 года
Электронный документ*
593
Документы о потребности в научно-информационных материалах (запросы, заявки, переписка и другие документы)
3 года
Электронные документы*
594
Переписка о переводе иностранной литературы
1 год
Электронный документ*
595
Документы о комплектовании и работе справочно-информационных служб организации (заявки, планы, акты, справки, перечни, переписка и другие документы)
3 года
Электронные документы*
596
Классификаторы технико-экономической и социальной информации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
597
Переписка об оформлении годовой подписки на литературу
1 год
Электронный документ*
598
Акты проверки справочно-информационных служб организации
1 год
Электронные документы*.
После следующей проверки
599
Акты списания книг и периодических изданий
3 года
Электронные документы*.
После проведения проверки
600
Книги, картотеки, каталоги учета материалов справочно-информационных служб организации
До минования надобности
Электронные документы*
601
Договоры, соглашения об информационном обслуживании, обмене
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора (соглашения)
602
Документы об учете использования научно-технической информации (справки, сводки, сведения, отчеты и другие документы)
3 года
Электронные документы*
603
Информационные издания (бюллетени, информационные листки, сообщения, письма, каталоги, списки, справочники, сборники и другие издания)
До минования надобности
Электронные документы*
604
Статьи, тексты телерадиопередач, брошюры, диаграммы, фотофонодокументы, видеодокументы, освещающие деятельность организации
5 лет ЭПК
Электронные документы*
605
Документы об участии организации в выставках, ярмарках, презентациях, встречах (тематико-экспозиционные планы, планы-проспекты, макеты, сценарии, награды и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронный документ*
606
Журналы (электронные базы данных) учета проведения экскурсий по выставкам
3 года
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
607
Документы о размещении и выпуске рекламы (заявки, коммерческие предложения, прайс-листы, образцы (модули) текста рекламы, переписка, договоры и другие документы)
3 года
Электронные документы*
608
Переписка с издательствами и типографиями о производстве печатной продукции и тираже издания
3 года
Электронный документ*
609
Рукописи известных общественно-политических деятелей, деятелей литературы, искусства, культуры, науки, техники, производства, а также получившие общественное признание и удостоенные премий
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
9.2. Информатизация
610
Документы по разработке и поддержке Веб-сайтов (web-site), Веб-порталов (web-portal), прочих интернет-ресурсов (технические задания, заявки, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
611
Переписка по вопросам развития информационных систем
5 лет ЭПК
Электронный документ*
612
Целевые программы, концепции информатизации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
613
Документы к целевым программам, концепциям информатизации (предложения, заключения, обоснования и другие документы)
Постоянно
Электронный документ*
614
Паспорта информатизации организации
Постоянно
Электронный документ*
615
Договоры о проектировании, разработке, внедрении, эксплуатации, сопровождении, совершенствованию автоматизированных систем и программных продуктов
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
После истечения срока действия договора
616
Переписка о регистрационных свидетельствах, подтверждающих соответствие электронной цифровой подписи
5 лет
Электронный документ*
617
Документы о регистрационных свидетельствах, подтверждающих соответствие электронной цифровой подписи (заявки, заявления, уведомления, табели и другие документы)
15 лет
Электронные документы*
618
Акты сдачи в эксплуатацию автоматизированных рабочих мест со средствами электронной цифровой подписи
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
619
Акты о выполнении работы по установке и настройке комплектов средств электронной цифровой подписи
15 лет ЭПК
Электронные документы*
620
Договоры, соглашения об информационном обмене
5 лет
Электронные документы*.
После истечения срока действия договора, соглашения
621
Документы об учете использования научно-технической информации (справки, сводки, сведения, отчеты и другие документы)
3 года
Электронные документы*
622
Документы по вопросам в сфере информатизации (проекты, протоколы, справки, акты, переписка и другие документы)
10 лет ЭПК
Электронные документы*
623
Документы по вопросам сопровождения сервисной модели информатизации (справки, сводки, сведения, переписка и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
624
Документы по вопросам соответствия требованиям информационной безопасности информационных систем (справки, технико-рабочая документация, акты, заключения, переписка и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
625
Списки лиц, имеющих допуск к компьютерному оборудованию, к сети
3 года
Электронные документы*.
После замены новыми
10. Закупка товаров, работ и услуг,
материально-техническое обеспечение деятельности
10.1. Закупка товаров, работ и услуг
626
Годовые планы закупок товаров, работ и услуг, изменения и дополнения к ним
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
В организациях, осуществляющих закупку товаров, работ и услуг с применением особого порядка – 5 лет ЭПК
627
Предварительные годовые планы закупок товаров, работ и услуг
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
628
Годовые отчеты о выполнении планов закупок товаров, работ и услуг
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
629
Типовая конкурсная (тендерная аукционная) документация (технические спецификации, сведения о квалификации, заявки, типовые договоры и другие) для подготовки заявок и участия в конкурсах (тендерах, аукционах) по закупкам товаров, работ и услуг
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ.
В организациях, осуществляющих закупку товаров, работ и услуг с применением особого порядка – 5 лет ЭПК
630
Конкурсная (тендерная, аукционная) документация, предоставляемая организатором конкурса (тендера, аукциона) потенциальным поставщикам для участия в конкурсе (тендере, аукционе) по закупкам товаров, работ и услуг (техническая спецификация или проектно-сметная документация):
1) в организации – организаторе конкурса (тендера, аукциона);
5 лет ЭПК
Электронный документ*
2) в организации – победителе конкурса (тендера, аукциона);
5 лет ЭПК
Электронный документ*
3) в других организациях – участниках конкурса (тендера, аукциона)
3 года
Электронный документ*
631
Предписания, постановления об устранении выявленных нарушений законодательства Республики Казахстан о закупках товаров, работ и услуг и принятии мер ответственности к должностным лицам, допустившим нарушения
3 года
Электронные документы*
632
Уведомления о фактах предоставления потенциальным поставщиком недостоверной информации по квалификационным требованиям
3 года
Электронные документы*
633
Уведомления об установлении факта нарушения потенциальным поставщиком требований законодательства Республики Казахстан о закупках товаров, работ и услуг
3 года
Электронные документы*
634
Замечания к проекту конкурсной документации
3 года
Электронные документы*
635
Запросы о разъяснении положений конкурсной документации и документы по их рассмотрению
3 года
Электронные документы*
636
Протоколы предварительного обсуждения проекта конкурсной (тендерной, аукционной) документации и документы к ним (экспертные заключения, перечни рекомендаций, особые мнения членов конкурсной комиссии, экспертов и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
637
Протоколы предварительного допуска к участию в конкурсе товаров, работ и услуг и документы к ним (экспертные заключения, перечни рекомендаций, особые мнения членов конкурсной комиссии, экспертов и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
638
Протоколы об итогах закупок товаров, работ и услуг способом конкурса и документы к ним (экспертные заключения, перечни рекомендаций, особые мнения членов конкурсной комиссии, экспертов и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
639
Экспертные заключения о соответствии товаров, работ и услуг технической спецификации
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
640
Документы по осуществлению закупок, проведению квалификационного отбора потенциальных поставщиков товаров, работ и услуг (объявления, извещения, уведомления и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
641
Журналы (электронные базы данных) регистрации:
1) лиц, получивших конкурсную документацию;
5 лет
Электронные документы*
2) заявок на участие в конкурсе;
5 лет
Электронные документы*
3) конкурсных ценовых предложений;
5 лет
Электронные документы*
4) поступления ценовых предложений;
5 лет
Электронные документы*
5) временной передачи заявок потенциальных поставщиков товаров, работ и услуг конкурсной комиссии, экспертной комиссии (эксперту)
5 лет
Электронные документы*
642
Протоколы заседаний конкурсной комиссии по проведению квалификационного отбора потенциальных поставщиков товаров, работ и услуг
5 лет
Электронные документы*
643
Заявки, заявления потенциальных поставщиков на участие в конкурсе (тендере) закупок товаров, работ и услуг:
1) организации-победителя конкурса;
5 лет ЭПК
Электронные документы*
2) организаций, принявших участие в конкурсе;
3 года
Электронные документы*
3) отклоненные конкурсной (тендерной) комиссией
3 года
Электронные документы*
644
Заявления потенциальных поставщиков о внесении изменений и дополнений в заявку на участие в конкурсе (тендере) закупок товаров, работ и услуг:
1) организации-победителя конкурса;
5 лет ЭПК
Электронные документы*
2) организаций, принявших участие в конкурсе;
5 лет
Электронные документы*
3) отклоненные конкурсной (тендерной) комиссией
5 лет
Электронные документы*
645
Ценовые предложения потенциальных поставщиков закупок товаров, работ и услуг:
1) организации-победителя закупок;
5 лет
Электронные документы*
2) организаций, принявших участие в закупках или сопоставлении ценовых предложений;
3 года
Электронные документы*
3) отклоненные конкурсной (тендерной) комиссией, организатором закупок товаров, работ и услуг;
3 года
Электронные документы*
4) предоставленные по истечении времени, установленного в протоколе о допуске к участию в закупках
3 года
Электронные документы*
646
Заявления, уведомления потенциальных поставщиков об отзыве заявки на участие в конкурсе (тендере) закупок товаров, работ и услуг
3 года
Электронные документы*
647
Извещения об отказе в осуществлении закупок товаров, работ и услуг
3 года
Электронные документы*
648
Уведомления об отсутствии членов конкурсной (тендерной) комиссии, секретаря комиссии и решения о внесении изменений в состав конкурсной (тендерной) комиссии, смене секретаря комиссии
3 года
Электронные документы*
649
Банковские гарантии обеспечения исполнения договоров о закупках
5 лет
Электронные документы*.
После истечения срока договора
650
Уведомления (объявления) об организации-победителе конкурса
3 года
Электронные документы*
651
Информации об итогах закупок товаров, работ и услуг способом из одного источника (прямых закупок)
3 года
Электронные документы*
652
Исковые заявления о признании потенциального поставщика недобросовестным участником закупок товаров, работ и услуг
3 года
Электронные документы*
653
Заявки потенциальных поставщиков на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг способом из одного источника
3 года
Электронные документы*
654
Протоколы об итогах закупок товаров, работ и услуг способом из одного источника (прямых закупок)
5 лет
Электронные документы*
655
Договоры о закупках товаров, работ и услуг:
1) способом конкурса;
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
После истечения срока действия договора
2) способом запроса ценовых предложений;
5 лет
Электронные документы*.
После истечения срока действия договора
3) способом из одного источника (прямых закупок)
5 лет
Электронные документы*.
После истечения срока действия договора
656
Перечни квалифицированных потенциальных поставщиков товаров, работ и услуг, реестр отечественных товаропроизводителей
До минования надобности
Электронные документы*
657
Заявления заказчиков, организаторов электронных закупок на регистрацию в системе электронных закупок
3 года
Электронные документы*
658
Регистрационные карточки-заявления потенциальных поставщиков на регистрацию в системе электронных закупок
3 года
Электронные документы*
659
Договоры о регистрации потенциальных поставщиков в информационной системе электронных закупок
5 лет
Электронные документы*.
После истечения срока действия договора
660
Переписка по закупкам товаров, работ и услуг
5 лет
Электронный документ*
10.2. Снабжение деятельности
661
Особые условия поставки продукции и материалов (сырья)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
662
Документы о потребности (поставке) в материалах (сырье), оборудовании, продукции по вопросам материально-технического обеспечения деятельности (сводные ведомости, таблицы, расчеты, переписка и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
663
Договоры контрактации
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
664
Комплектовочные ведомости
1 год
Электронные документы*
665
Спецификации на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования
5 лет
Электронные документы*.
Импортного оборудования – до окончания эксплуатации
666
Таможенные декларации (экземпляр участника внешнеэкономической деятельности)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии)
667
Журналы (электронные базы данных) учета материалов (сырья), продукции и оборудования, отправляемых потребителям
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
668
Документы о качестве поступающих (отправляемых) материалов (сырья), продукции, оборудования (акты, рекламации, заключения и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
669
Гарантийные талоны на продукцию, технику, оборудование
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока гарантии
670
Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов (сырья), продукции, оборудования
5 лет
Электронные документы*
671
Документы об отпуске товаров и отгрузке продукции со складов (распоряжения, наряды, требования, накладные и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии)
10.3. Организация хранения материально-имущественных ценностей
672
Нормативы складских запасов
3 года
Электронные документы*.
После замены новыми
673
Договоры хранения
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
674
Документы об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах (книги учета, требования, наряды, переписка и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После списания материально-имущественных ценностей (движимого имущества).
При условии проведения проверки (ревизии)
675
Документы о складском хранении материально-имущественных ценностей (движимого имущества) (справки, отчеты, сведения и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии)
676
Книги (электронные базы данных) учета распоряжений на отпуск товаров и продукции со складов
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
677
Книги (электронные базы данных) учета и списания тары
1 год
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
678
Нормы естественной убыли, отходов продуктов
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
679
Переписка об организации хранения материально-имущественных ценностей (движимого имущества)
3 года
Электронный документ*
680
Пропуска на вывоз (ввоз) товаров и материалов (сырья)
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
11. Административно-хозяйственные вопросы
11.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка
681
Документы о нарушении правил внутреннего распорядка (акты, записки, переписка и другие документы)
1 год
Электронные документы*
682
Документы о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт (акты, записки, заявки и другие документы)
1 год
Электронные документы*
683
Книги (электронные базы данных) регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт
3 года
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
684
Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
685
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
686
Документы о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни (заявки, переписка и другие документы)
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
687
Списки, книги (электронные базы данных) адресов и телефонов
1 год
Электронные документы*.
После замены новыми
при наличии соответствующих информационных систем
11.2. Эксплуатация зданий, помещений
688
Документы по вопросам охраны объектов культурного наследия (акты, заключения и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
689
Документы об инвентаризации зданий и строений (протоколы, описи, акты и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
690
Переписка с государственными архитектурно-строительными инспекциями о паспортизации зданий и сооружений
5 лет ЭПК
Электронный документ*
691
Договоры о страховании зданий, сооружений и документы к ним (полисы, соглашения, переписка и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
692
Планы размещения организации
3 года
Электронные документы*.
После замены новыми
693
Переписка о предоставлении помещений организации (вселении, выселении, продлении сроков пользования)
5 лет
Электронный документ*
694
Документы о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта (акты, справки, заключения и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
695
Документы о выборе управляющих компаний (заявления, протоколы собраний, решения и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После перевыборов управляющей компании
696
Документы о загрязнении окружающей среды организациями (акты, заключения, протоколы и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
697
Договоры энергоснабжения
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
698
Документы о топливно-энергетических ресурсах и водоснабжении (заявки, отчеты, переписка и другие документы)
3 года
Электронные документы*
699
Договоры коммунального обслуживания организации и документы к ним
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
700
Документы о подготовке зданий, сооружений к отопительному сезону и предупредительных мерах от стихийных бедствий (справки, сводки, переписка и другие документы)
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
701
Журналы (электронные базы данных) учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий, сооружений
3 года
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
11.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
702
Договоры обязательного страхования гражданско-правовой ответственности владельцев транспортных средств
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
703
Документы об организации, развитии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта (справки, записки, сведения, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
704
Договоры по автострахованию
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
705
Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами
3 года
Электронный документ*
706
Договоры о передаче автотранспорта материально ответственному лицу и организации
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
707
Документы об определении потребности организации в транспортных средствах (заявки, расчеты, переписка и другие документы)
3 года
Электронные документы*
708
Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
709
Переписка о перевозке грузов
3 года
Электронный документ*
710
Заявки на перевозку грузов
1 год
Электронные документы*
711
Условия по перевозке грузов
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
712
Документы по безопасности движения различных видов транспорта (акты аварийных комиссий, заключения, протоколы и другие документы)
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
713
Журналы (электронные базы данных) учета дорожно-транспортных происшествий
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
714
Технические характеристики транспортных средств
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После списания транспортных средств
715
Технические паспорта транспортных средств
До списания транспортных средств
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
716
Документы о техническом состоянии и списании транспортных средств (ведомости, акты, переписка и другие документы)
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После списания транспортных средств
717
Документы о ремонте транспортных средств (заявки, акты, графики обслуживания и другие документы)
3 года
Электронные документы*
718
Журналы (электронные базы данных) учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств
1 год
Электронные документы*
719
Документы о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты, переписка и другие документы)
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После проведения проверки (ревизии)
720
Документы о выходе автомобилей на линию (графики, сводки, сведения и другие документы)
1 год
Электронные документы*.
После проведения проверки (ревизии)
721
Путевые листы
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии)
722
Журналы (электронные базы данных) диспетчерские
3 года
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
723
Книги, журналы (электронные базы данных) учета путевых листов
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
724
Документы о развитии средств связи и их эксплуатации (справки, записки, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
725
Документы по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи (доклады, справки, сведения и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*
726
Переписка о состоянии внутренней связи
5 лет
Электронный документ*
727
Разрешения на установку и использование средств связи
1 год
Электронные документы*.
728
Переписка с операторами сотовой связи об организации связи
5 лет
Электронный документ*
729
Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
730
Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации
3 года
Электронный документ*
731
Схемы линий внутренней связи организации
До замены новыми
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
732
Акты ввода в эксплуатацию линий связи
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После снятия линий связи
733
Документы об учете повреждений, технического осмотра и ремонта средств связи (акты, контрольные листы, сводки и другие документы)
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После устранения неполадок
734
Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего и капитального ремонта
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После проведения ремонта
735
Журналы (электронные базы данных) учета заявлений о повреждении средств связи
3 года
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
736
Картотеки, книги (электронные базы данных) учета средств связи
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
737
Книги (электронные базы данных) учета записей дежурных на телефонных станциях
1 год
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
738
Книги (электронные базы данных) регистрации междугородних телефонных разговоров
1 год
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
11.4. Обеспечение безопасности организации
739
Документы об организации общей и противопожарной охраны режимных организаций (планы, отчеты, акты и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
740
Документы об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям (планы, отчеты, акты, справки, списки и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
741
Приказы начальника гражданской обороны объекта
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
742
Планы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации
До замены новыми
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
743
Документы об обследовании охраны и противопожарного состояния организации (акты, справки, заключения и другие документы)
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
744
Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в помещениях
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После переаттестации или окончания эксплуатации
745
Перечень опасных веществ, отходов производства и потребления, отдельных видов продукции
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
746
Журналы регистрации инструктажа по пожарной безопасности
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
747
Акты о пожарах
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
С человеческими жертвами – постоянно
748
Переписка о выявлении причин пожаров
5 лет ЭПК
Электронный документ*
749
Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций
5 лет
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
750
План-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций
До замены новыми
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
751
Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
752
Документы о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, возникновении пожаров, перевозке ценностей (протоколы, акты, заключения и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
753
Документы постоянно действующих пожарно-технических комиссий (планы, отчеты, акты и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
754
Журналы (электронные базы данных) учета, списки формирований гражданской обороны
1 год
Электронные документы*.
755
Книги (электронные базы данных) учета имущества подразделений гражданской обороны
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
756
Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря
3 года
Электронный документ*
757
Списки противопожарного оборудования и инвентаря
3 года
Электронные документы*.
После замены новыми
758
Списки, графики дежурных по организациям
1 год
Электронные документы*
759
Списки эвакуируемых работников и членов их семей
1 год
Электронные документы*.
После замены новыми
760
Документы об улучшении технической и противопожарной укрепленности организации, об устройстве и эксплуатации технических средств (планы, отчеты, акты и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
761
Книги, журналы (электронные базы данных) приема (сдачи) под охрану режимных помещений, специальных хранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
762
Договоры об охранной деятельности
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
763
Схемы дислокации постов охраны
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После замены новыми
764
Книги, карточки, акты учета наличия, движения и качественного состояния оружия, боеприпасов и спецсредств
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
765
Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
766
Документы по вопросам пропускного и внутриобъектового режима организации (акты, справки, заключения, переписка и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
767
Документы по оперативным вопросам охраны организации (акты, справки, записки и другие документы)
1 год
Электронные документы*
12. Социально-жилищные вопросы
12.1. Социальные вопросы
768
Комплексные программы социальной защиты населения
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
769
Переписка по вопросам государственного социального страхования
5 лет
Электронные документы*
770
Договоры страхования работников от несчастных случаев
5 лет
Электронные документы*.
После истечения срока действия договора
771
Списки физических лиц (работников) и платежные поручения (счета к оплате) по перечислению обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
772
Списки физических лиц (работников) и платежные поручения (счета к оплате) по перечислению обязательных социальных отчислений
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
773
Списки физических лиц (работников) и платежные поручения (счета к оплате) по перечислению взносов по обязательному медицинскому страхованию
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
774
Карточки учета, ведомости (базы данных) по учету обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды, единый накопительный пенсионный фонд
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
775
Карточки учета, ведомости (базы данных) по учету обязательных социальных отчислений
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
776
Карточки учета, ведомости (базы данных) по учету взносов по обязательному социальному медицинскому страхованию
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
777
Документы по вопросам социальной защиты работников (справки, заявления, решения, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
778
Договоры страхования (перестрахования) по обязательному медицинскому обслуживанию работников и документы, влияющие на изменения данных договоров (заключения, справки, обоснования и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
779
Листки нетрудоспособности
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
780
Книги, журналы (электронные базы данных) регистрации листков нетрудоспособности
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
781
Правила по подготовке документов и назначению пенсий работникам
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
782
Списки (электронные базы данных) работников, уходящих на льготную пенсию
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
После выхода на пенсию
783
Списки лиц, имеющих право на дополнительные выплаты (адресную социальную помощь)
До замены новыми
Электронные документы*
784
Журналы, книги (электронные базы данных) учета выданных полисов медицинского страхования, удостоверений реабилитированным гражданам
3 года
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
785
Договоры с медицинскими страховыми организациями
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
786
Переписка со страховыми организациями по обязательному медицинскому страхованию
5 лет
Электронный документ*
787
Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
788
Документы о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников (списки, справки, заявления, переписка и другие документы)
3 года
Электронные документы*
789
Документы о получении санаторно-курортных путевок (заявки, требования, накладные, ведомости и другие документы)
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
790
Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря
1 год
Электронные документы*.
791
Списки несовершеннолетних детей работников организации
До замены новыми
Электронные документы*
792
Документы о благотворительной деятельности (акты приема-передачи ценных вещей, переписка, обязательства, отчеты и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
793
Списки физических лиц, организаций-объектов благотворительности
5 лет ЭПК
Электронные документы*
12.2. Жилищно-бытовые вопросы
794
Журналы (электронные базы данных) регистрации жилого фонда
Постоянно
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
795
Протоколы заседаний жилищных комиссий и документы к ним (заявления, записки, справки, переписка, списки и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
796
Книги (электронные базы данных) учета работников организаций, нуждающихся в жилой площади
10 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
После предоставления жилой площади
797
Книги, журналы (электронные базы данных) учета выданных справок с места работы о занимаемой должности и размере заработной платы
5 лет
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
798
Документы об обследовании жилищно-бытовых условий работников (акты, сведения, заключения и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После предоставления жилой площади
799
Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, аренде и обмене жилых помещений
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
800
Книги (электронные базы данных) регистрации документов по передаче жилых помещений в собственность граждан и учета приватизированной жилой площади
Постоянно
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
801
Книги, журналы (электронные базы данных) (базы данных) регистрации:
1) заявлений на приватизацию жилья;
Постоянно
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
2) договоров на приватизацию жилья;
Постоянно
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
3) выдачи договоров на приватизацию жилья
Постоянно
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
802
Переписка о вселении, выселении и продлении сроков пользования жилой площадью
5 лет ЭПК
Электронный документ*
803
Документы о бронировании жилой площади (охранные свидетельства, заявления, переписка и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После окончания бронирования
804
Документы на приватизацию жилья (заявления, справки, договоры, акты и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
805
Документы по отчуждению жилой площади несовершеннолетних (продажа, обмен жилой площади) (заявления, копии свидетельств о рождении, постановления и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
806
Карточки учета закрепления жилой площади за несовершеннолетними детьми
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После достижения совершеннолетия
807
Договоры купли-продажи, дарения жилых помещений работникам организации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
808
Договоры о сохранении права пользования за временно отсутствующим нанимателем жилой площади
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После снятия брони
809
Документы по сохранению права пользования за временно отсутствующим нанимателем жилой площади (заявления, характеристики жилой площади, справки и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После возвращения нанимателя
810
Договоры пожизненного содержания с иждивением
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
811
Документы об аренде, дарении, завещании, купле-продаже жилых помещений работникам организации (сведения, справки, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
812
Переписка о выселении граждан из служебных, самовольно занятых помещений и помещений, признанных аварийными
5 лет
Электронный документ*.
После освобождения жилой площади
813
База данных регистрации граждан
Постоянно
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
814
Протоколы правлений кооперативов собственников квартир
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
815
Лицевые счета квартиросъемщиков
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После замены новыми
816
Договоры на обслуживание жилых помещений, находящихся в собственности организации
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия договора
817
Документы по вопросам содержания зданий, прилегающих территорий, помещений в надлежащем техническом и санитарно-гигиеническом состоянии (предписания, постановления, акты, заявки, доклады, переписка и другие документы)
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
818
Переписка о коммунальном обслуживании жилой площади, находящейся в собственности организации
3 года
Электронный документ*
819
Документы о квартирной плате (копии извещений, сведения, расчеты, ведомости, справки и другие документы)
5 лет
Электронные документы*
820
Документы о коллективном садоводстве и огородничестве (записки, справки, переписка и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
821
Протоколы заседаний правлений садоводческих товариществ, документы к ним (заявления, решения, представления и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
13. Деятельность первичных профсоюзных и иных общественных объединений
822
Документы о проведении общих, отчетно-выборных конференций, собраний (протоколы, доклады, решения и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
823
Документы об организации и проведении отчетно-выборных кампаний, общественных мероприятий (записки, отчеты, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
824
Документы о выборах руководящих органов первичной профсоюзной организации (общественного объединения) (бюллетени голосования, списки кандидатов и другие документы)
В течение срока полномочия
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
825
Планы реализации критических замечаний и предложений, высказанных в адрес первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
826
Документы о приеме в члены первичной профсоюзной организации (общественного объединения), перечисления членских взносов, оказании материальной помощи, получении, аннулировании членских билетов (заявления, акты, справки, переписка и другие документы)
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
827
Ведомости учета членских взносов и пожертвований
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
828
Документы о получении и расходовании государственных субсидий профсоюзных (общественных) организаций (акты, справки, отчеты, переписка и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
829
Документы о финансировании деятельности первичной профсоюзной организации (общественного объединения) сторонними организациями и частными лицами (договоры, соглашения, переписка и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
830
Переписка о задолженности, порядке уплаты членских взносов и расходовании средств первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
3 года
Электронный документ*
831
Учетные карточки членов первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
До снятия с учета
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
832
Перечень освобожденных должностей по первичной профсоюзной организации (общественному объединению)
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
833
Списки и карточки учета освобожденных работников первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
75 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
834
Книги, журналы (электронные базы данных) учета выдачи членских билетов и учетных карточек
3 года
Электронные документы*.
при наличии соответствующих информационных систем
835
Образцы членских билетов
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
836
Эскизы символики и атрибутики
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
837
Отчеты о количестве полученных и израсходованных бланков билетов
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
838
Документы об осуществлении основных направлений деятельности первичной профсоюзной организации (общественного объединения) (программы, регламенты, протоколы и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
839
Планы совместных действий первичных профсоюзных организаций (общественных объединений) по реализации общественных начинаний
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
840
Документы по участию работников организации в добровольных формированиях (постах экологического контроля, добровольной службы спасения, группах по реставрации памятников культуры) общереспубликанского и местного уровня (планы мероприятий, отчеты, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
841
Документы о проведении митингов, демонстраций, забастовок и других общественных мероприятий (заявки, протоколы, списки и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
842
Совместные решения первичной профсоюзной организации и работодателя о регулировании социально-трудовых отношений в организации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
843
Документы об участии первичной профсоюзной организации (общественного объединения) в проведении республиканских и местных выборов, референдумов, опросов (списки, переписка, протоколы и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
844
Документы по социологическим опросам населения (анкеты, отчеты, справки и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
845
Документы об осуществлении контроля за исполнением условий заключенных соглашений, коллективных договоров, соблюдением работодателями, должностными лицами законодательства о труде, использованием средств фондов, формируемых за счет страховых взносов (акты, записки, справки и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
846
Документы руководящих органов первичной профсоюзной организации (общественного объединения) – комитетов, советов, бюро, правлений, секций, групп (протоколы, резолюции, постановления и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
847
Документы о делегировании членов первичной профсоюзной организации (общественного объединения) на республиканские, международные форумы (мандаты, переписка и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
848
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
5 лет
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ
849
Графики дежурств членов добровольных обществ
1 год
Электронные документы*
Примечания:
*При отсутствии системы электронного документооборота оформляется документ на бумажном носителе.
Документы, направленные для сведения и руководства в работе, хранятся до минования надобности.
Отметка «До минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» – экспертно-проверочная комиссия означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и может передаваться в государственные архивы или храниться в организациях, не являющихся источниками комплектования. В последнем случае в номенклатурах дел вместо отметки «ЭПК» применяется отметка «ЭК» – экспертная комиссия, «ЦЭК» – центральная экспертная комиссия.
В организациях, не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан, документы со сроком хранения «Постоянно» хранятся до ликвидации организации. В случае передачи на государственное хранение, хранятся не менее одного года.
Документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты, и конфиденциальные, хранятся в соответствии с Законами Республики Казахстан от 24 ноября 2015 года «Об информатизации» и от 15 марта 1999 года «О государственных секретах».