О смотре на лучшую постановку формирования и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу в архивных учреждениях и организациях области, посвященном 80-летию архивной службы Мангистау Қолданыста

Маңғыстау мұрағат қызметiнiң 80 жылдығына арналған, облыстық мұрағат мекемелерi мен ұйымдарындағы Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарды қалыптастыру мен сақталуын қамтамасыз етудiң үздiк жолға қойылуына байқау өткiзу туралы Облыстың 30 жылдығын және Ақтау қаласының 40 жылдығын мерекелеу аясында, Қазақстан Республикасының " Ұлттық мұрағат қоры мен мұрағаттар туралы" 1998 жылғы 22 желтоқсандағы N 326 және " Қазақстан Республикасындағы жергiлiктi мемлекеттiк басқару туралы" 2001 жылғы 23 қаңтардағы N 148 заңдарына сәйкес, сондай-ақ Қазақстан халықтарының тарихи мәдени мұрасының ажырамас бөлiгi болып табылатын, ұлттық мұрағат қорының Маңғыстау облысы бойынша құжаттарын толығырақ анықтау және сақталуын қамтамасыз ету мақсатында, облыс әкiмияты ҚАУЛЫ ЕТЕДI:

1. Маңғыстау мұрағат қызметiнiң 80 жылдығына арналған, облыстық мұрағат мекемелерi мен ұйымдарындағы Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарды қалыптастыру мен сақталуын қамтамасыз етудiң үздiк жолға қойылуына 2003 жылдың 1 сәуiрiнен бастап 1 қарашасына дейiн облыстық байқау өткiзiлсiн.

2. 1 қосымшаға сәйкес Маңғыстау мұрағат қызметiнiң 80 жылдығына арналған, облыстық мұрағат мекемелерi мен ұйымдарындағы Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша қалыптастыру мен сақталуын қамтамасыз етудiң үздiк жолға қойылуына байқау ережесi бекiтiлсiн.

3. 2 қосымшаға сәйкес Маңғыстау мұрағат қызметiнiң 80 жылдығына арналған, облыстық мұрағат мекемелерi мен ұйымдарындағы ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарды қалыптастыру мен сақталуын қамтамасыз етудiң үздiк жолға қойылуына байқау өткiзу жөнiнде облыстық комиссия (бұдан әрi - Облыстық комиссия) құрылсын және бекiтiлсiн.

4. Маңғыстау облыстық мұрағаттар мен құжаттама бөлiмi, қалалар мен аудандардың әкiмдерi байқауды ұйымдастыру және өткiзу жөнiнде тиiстi шаралар алсын.

5. Шығыстар облыстың мұрағат қызметiнiң»2003 жылға арналған қаржыландыру жоспарымен көзделген қаражат шегiнде 261-30-30 бағдарлама бойынша жүргiзiлсiн.

6. Маңғыстау облыстық мұрағаттар мен құжаттама бөлiмi (М.М.Өтебаева) байқау барысында кәсiпорындарына, мекемелерi мен ұйымдарына құжаттамалауды ұйымдастыру, құжаттардың сақталуы мен олардың мемлекеттiк сақтауға уақытында тапсырылуын қамтамасыз ету жөнiнде қажеттi әдiстемелiк және кеңестiк көмек көрсетудi, сондай-ақ облыс мұрағат мекемелерiнiң құжаттарының сақталу жағдайын жақсарту жөнiнде шаралар алуын қамтамасыз етсiн.

7. Осы қаулының орындалуын бақылау облыс әкiмi аппаратының басшысы С.А.Макежановқа жүктелсiн.

1 Қосымша Маңғыстау облысы әкiмиятының »2003 жылғы 27 наурызда N 68 қаулысымен бекiтiлген Маңғыстау мұрағат қызметiнiң 80 жылдығына арналған, облыстық мұрағат мекемелерi мен ұйымдарындағы ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарды қалыптастыру мен сақталуын қамтамасыз етудiң үздiк жолға қойылуына байқау өткiзудi ЕРЕЖЕСI

1. Байқаудың мақсаты мен негiзгi мiндеттерi

1. Байқау олардың құжаттары ұлттық мұрағат қорының құрамына енгiзуге жататын мемлекеттiк органдары мен өзге де ұйымдарда, сондай-ақ Маңғыстау облыстық мемлекеттiк мұрағаттың филиалдарында өткiзiледi.

2. Байқауды өткiзудiң мақсаты - Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарды толығырақ анықтау мен сақталуын қамтамасыз етудiң ахуалын зерделеу, құжаттамалау мен құжаттарды басқару үрдiсiн жетiлдiру, басқару еңбегiнiң сапасын арттыру, құжаттармен жұмыстың бiрыңғай жүйесiн қалыптастыру, азаматтардың құқы мен заңды сауалдарын орындауды қамтамасыз ету.

3. Байқаудың негiзгi мiндеттерi:

1) мемлекеттiк және ведомстволық (жеке) сақтауда тұрған ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарды кешендi зерделеу;

2) қолданыстағы заңдар мен нормативтiк және құқықтық кесiмдерге сәйкес құжаттарды құжаттамалау мен сақтау үрдiстерiн жүргiзу;

3) құжаттардың құрамдары мен нысандарын бiр жолға келтiру және олардың сапасын арттыру;

4) құжаттардың сақталуын қаттамасыз етудегi кемшiлiктердi анықтау және оларды түзету жөнiнде практикалық iс-шараларын жүзеге асыру;

5) құжаттамалаудың ұйымдастыруы жақсарту мен құжаттарды» сақталуын қамтамасыз ету жөнiнде ұсыныстар әзiрлеп жасау;

6) құжаттандыру үрдiсiне мемлекеттiк тiлдi енгiзу;

7) еңбектi ұтымды ұйымдастыру мен жаңа техникалық құралдарды енгiзу негiзiнде құжаттаманы басқару қызметiнiң жұмысын жеделдендiру;

4. Байқауды ұйымдастыру және оны өткiзу үшiн қалалар мен аудандардың әкiмдерi ұйымдарының, мұрағат мекемелерiнiң басшы қызметкерлерi қатарынан қалалық және аудандық комиссиялар құрылады.

5. Облыстық байқауды»жеңiмаздарына мынадай үш номинация бойынша облыс әкiмiнiң дипломы қоса тапсырылатын сыйлықтар берiледi:

1) кәсiпорындардың, мекемелер мен ұйымдардың арасында құжаттамалауды ұйымдастыру мен құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету жөнiнде Үздiк;

2) Маңғыстау облыстық мемлекеттiк мұрағаты филиалдарының арасында құжаттардың сақталу жағдайын қамтамасыз ету мен iшкi ведомстволық бақылауды ұйымдастыру жөнiнде үздiк;

3) мемлекеттiк органдарының арасында құжаттаумен жұмысты ұйымдастыру мен мұрағатты iс жүргiзу жөнiнде үздiк.

2. Байқаудың»бағалау өлшемдерi

6. Құжаттамалау:

1) iс жүргiзу жөнiндегi бекiтiлген нұсқаулықтардың қолда бары, iс жүргiзудi нұсқаулықтарға сәйкес жүргiзуi;

2) құрамы бiр iзге келтiрiлуi және стандартталуы;

3) iстер номенклатурасының қолда бары және iстердi жедел сақтауы;

4) құжаттаманы басқару қызметiнiң жұмыс қызметi, сараптама комиссиясының жұмысы;

5) құрылымдық бөлiмшелерде, ведомствоға қарасты ұйымдарда iс жүргiзудiң жолға қойылуын бақылауы;

6) электронды құжаттардың құрылуы мен қалыптастырылуы;

7) iс жүргiзу бойынша қызметкерлердiң бiлiктiлiгiн арттыру жөнiндегi iс-шаралары;

7. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету:

1) "Облыстық әкiмиятының "Ұлттық мұрағат қоры мен мұрағаттар туралы" Қазақстан Республикасы заңын орындаудың барысы және құжаттарды сақтауды жақсарту жөнiндегi шаралар туралы"»2002 жылғы 29 мамырдағы N 123 қаулысын орындалуы;

2) Маңғыстау облыстық мемлекеттiк мұрағаттың филиалдары мен ведомстволық (жеке) мұрағаттың жұмысы;

3) кадрмен қамтамасыз етуi (штат саны, қызметкерлердi» бiлiктiлiгi, оларды» жалпы бiлiмiнiң деңгейi);

4) құжаттарға ғылыми-техникалық өңдеу жүргiзудiң жүйелiлiгi мен сапасы, оларды мемлекеттiк сақтауға тапсыру мерзiмiн сақтауы;

5) мемлекеттiк және ведомстволық сақталу сатысында есепке алуды жүргiзу;

6) мұрағаттың материалдық-техникалық жарақтануы (құжаттарды сақтауға арналған арнайы жабдықталған немесе ыңғайластырылған орын-жайларының қолда бары);

7) құжаттарының ғылыми және практикалық пайдаланылуы.

3. Көтермелеу шаралары

8. Үш номинация бойынша мынадай мөлшерiнде сыйлық белгiленедi:

1) "құжаттамалауды ұйымдастыру мен құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету жөнiнде Үздiк", номинациясы бойынша төрт сыйлық белгiленедi, оның iшiнде: 1 орын - 30000 теңге; 2 орын - 25000 теңге; 3 орын (2 сыйлық) - 20000 теңге.

2) "құжаттардың»сақталу жағдайын қамтамасыз ету мен iшкi ведомстволық бақылауды ұйымдастыру жөнiнде¶Үздiк" номинациясы бойынша екi сыйлық белгiленедi, оны» iшiнде: 1 орын - 30000 теңге; 2 орын - 25000 теңге.

3) "құжаттаумен жұмысты ұйымдастыру мен мұрағатты iс жүргiзу жөнiнде Үздiк" номинациясы бойынша екi сыйлық белгiленедi, оның» iшiнде: 1 орын - 30000 теңге; 2 орын - 25000 теңге. 9. Жүлде қоры мұрағат мекемелерi мен кәсiпорындардың, мекемелер мен ұйымдардың iс жүргiзу қызметтерi қызметкерлерiн көтермелеуге (сыйлық беру, бағалы сыйлықтар және т.б.) жұмсалады.

4. Қорытындысын шығару

10. Маңғыстау облыстық мұрағаттар мен құжаттама бөлiмi, аудандар мен қалалардың әкiмдерi облыс әкiмiнiң сыйлықтары мен дипломдарын беруге үмiткерлерiн 2003 жылдың 10 қарашасына дейiн Облыстық комиссияға табыс етедi.

11. Облыстық комиссияның мәжiлiсiнде ұсынылған материалдар қаралады және комиссия құрамының кемiнде 2/3 болған жағдайда көпшiлiк дауыспен облыс әкiмiнiң сыйлықтары мен дипломдарын беру туралы шешiм қабылданады, оған хаттама жасалады. Дауыстарды» теңдей болған жағдайда, оған Облыстық комиссияның төрағасы дауыс берген шешiм қабылдаған деп саналады.

12. Облыстық комиссиясының ұсынған материалдары бойынша облыстық байқауды» жеңiмпаздарына сыйлықтар мен дипломдар облыс әкiмiнiң шешiмiмен берiледi.

13. Байқаудың»қорытындысын бұқаралық ақпарат құралдарында жазып көрсету және мекемелер мен ұйымдардағы кеңейтiлген кеңестерде талқылау, қол жеткiзген нәтижелерiн бекемдеу және құжаттамалау мен құжаттаманы басқару және құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үдерiстерiн жетiлдiрудегi кемшiлiктердi түзету жөнiнде практикалық iс шаралар белгiлеу ұсынылады.

2 Қосымша Маңғыстау облысы әкiмиятының 2003 жылғы 27 наурызда N 68 қаулысымен бекiтiлген Маңғыстау мұрағат қызметiнiң 80 жылдығына арналған, облыстық мұрағат мекемелерi мен ұйымдарындағы Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарды қалыптастыру мен сақталуын қамтамасыз етудiң үздiк жолға қойылуына байқау өткiзу жөнiндегi облыстық комиссияны ҚҰРАМЫ Төлегенов Әмiрбек Бекбасарұлы Өтебаева Мақташ Мұқанқызы Плющай Надежда Эдуардовна облыс әкiмi аппараты басшысының орынбасары, комиссия төрағасы облыстық мұрағаттар мен құжаттама бөлiмiнiң бастығы, комиссия төрағасының орынбасары облыстық мұрағаттар мен құжаттама бөлiмiнiң бас маманы, комиссияның» хатшысы Комиссия мүшелерi: Аманов Аяған Рамазанұлы Атағазиева Бақтыгүл Сапарқызы Долматов Петр Алексеевич Қосымбай Маңдайлы Нұржанова Фатима Қалабайқызы Рзаханов Асқар Киiкбайұлы облыстық мемлекеттiк мұрағатының директоры облыстық әдiлет басқармасы бастығының орынбасары (келiсiм бойынша) "Огни Мангистау" газетiнiң»бас редакторы "Маңғыстау" газетiнiң бас редакторы облыс әкiмi аппараты ақпараттық қамтамасыз ету бөлiмiнiң бас маманы облыстық iшкi саясат департаментiнiң директоры