О внесении изменений и дополнений в совместный приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 «Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах»
ПРИКАЗЫВАЕМ:

1. Внести в совместный приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 «Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 15644) следующие изменения и дополнения:
заголовок изложить в новой редакции:
«Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов»;
пункт 1 изложить в следующей редакции:
«1. Утвердить прилагаемые:
1) критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 1 к настоящему совместному приказу;
2) критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 2 к настоящему совместному приказу;
3) проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах согласно приложению 3 к настоящему совместному приказу;
4) проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 4 к настоящему совместному приказу;
5) перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах согласно приложению 5 к настоящему совместному приказу;
6) перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 6 к настоящему совместному приказу.»;
в Критериях оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, утвержденных настоящим приказом:
заголовок изложить в следующей редакции:
«Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов»;
пункты 1 и 2 изложить в следующей редакции:
«1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов (далее – Критерии), разработаны в соответствии с пунктами 5 и 6 статьи 141, пунктом 1 статьи 143 Предпринимательского кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс), Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», утвержденным приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 3 «Об утверждении формы проверочного листа» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 17371) и Правилами формирования, регулирующими государственными органами системы оценки и управления рисками, утвержденных приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 22 июня 2022 года № 48 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 28577), предназначены для отнесения субъектов контроля к степеням риска и отбора субъектов контроля при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля (далее – профилактический контроль).
2. В настоящих Критериях используются следующие понятия:
1) балл – количественная мера исчисления риска;
2) незначительное нарушение – нарушение требований, в части порядка оформления документов и контроля их исполнения, соблюдения сроков передачи документов на хранение, оформления дел для передачи на хранение, порядка использования архивных документов;
3) нормализация данных – статистическая процедура, предусматривающая приведение значений, измеренных в различных шкалах, к условно общей шкале;
4) значительное нарушение – нарушение требований, а именно:
по организации документооборота, по учету, хранению печатей, штампов, бланков, по приему, хранению, учету и использованию документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов;
5) грубое нарушение – нарушение требований, которое повлекло или может повлечь:
незаконное уничтожение (утерю), порчу, подделку документов НАФ и других архивных документов;
отказ в представлении собранных в установленном порядке архивных документов, затрагивающих права, свободы и законные интересы физического или юридического лица, либо предоставление физическому или юридическому лицу неполной или заведомо ложной информации;
6) риск – вероятность причинения вреда в результате деятельности субъекта контроля законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства с учетом степени тяжести его последствий;
7) критерии оценки степени риска – совокупность количественных и качественных показателей, связанных с непосредственной деятельностью субъекта контроля, особенностями отраслевого развития и факторами, влияющими на это развитие, позволяющих отнести субъекты (объекты) контроля к различным степеням риска;
8) объективные критерии оценки степени риска (далее – объективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от степени риска в определенной сфере деятельности и не зависящие непосредственно от отдельного субъекта (объекта) контроля;
9) субъективные критерии оценки степени риска (далее – субъективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от результатов деятельности конкретного субъекта (объекта) контроля;
10) система оценки и управления рисками – процесс принятия управленческих решений, направленных на снижение вероятности наступления неблагоприятных факторов путем распределения субъектов (объектов) контроля по степеням риска для последующего осуществления профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля с целью минимально возможной степени ограничения свободы предпринимательства, обеспечивая при этом допустимый уровень риска в соответствующих сферах деятельности, а также направленных на изменение уровня риска для конкретного субъекта (объекта) контроля и (или) освобождения такого субъекта (объекта) контроля от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля;
11) проверочный лист – перечень требований, предъявляемых к деятельности субъектов (объектов) контроля, несоблюдение которых влечет за собой вред законным интересам физических и юридических лиц, государства;
12) выборочная совокупность (выборка) – перечень оцениваемых субъектов (объектов), относимых к однородной группе субъектов (объектов) контроля в конкретной сфере государственного контроля, в соответствии с пунктом 2 статьи 143 Кодекса.»;
дополнить пунктом 5-1 в следующей редакции:
«5-1. Критерии оценки степени риска и проверочные листы, применяемые для проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, утверждаются совместным актом регулирующих государственных органов, уполномоченного органа по предпринимательству и размещаются на интернет-ресурсах регулирующих государственных органов в соответствии с пунктом 5 статьи 141 Кодекса.»;
пункт 10 изложить в следующей редакции:
«10. По объективным критериям относятся:
к высокой степени риска:
1) юридические лица, не являющиеся государственными органами, организации в зависимости от организационно-правовой формы, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;
2) источники комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;
к средней степени риска:
1) подведомственные юридические лица государственных органов и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;
к низкой степени риска:
1) негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ.»;
пункт 17 изложить в следующей редакции:
«17. Субъективные критерии разработаны на основании требований законодательства Республики Казахстан в сфере соблюдения законодательства о НАФ и архивах (далее – требования), перечисленных в проверочных листах, которые подразделены на три степени: грубая, значительная, незначительная и приведены в приложении к настоящим Критериям.
К грубой степени относится риск уничтожения или порча документов НАФ, а к уничтожению документов НАФ статья 509 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях.»;
пункт 19 изложить в следующей редакции:
«19. Для оценки степени риска по субъективным критериям используются следующие источники информации:
1) результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля;
2) результаты предыдущих проверок и профилактического контроля с посещением субъектов (объектов) контроля;
3) результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями.»;
дополнить пунктами 22 и 23 в следующей редакции:
«22. Расчет показателя степени риска по субъективным критериям, производится по шкале от 0 до 100 баллов и осуществляется по следующей формуле:
xi – показатель субъективного критерия,
wi – удельный вес показателя субъективного критерия xi,
n – количество показателей.
Полученное значение показателя степени риска по субъективным критериям, включается в расчет показателя степени риска по субъективным критериям.
23. Рассчитанные по субъектам (объектам) значения по показателю R нормализуются в диапазон от 0 до 100 баллов. Нормализация данных осуществляется по каждой выборочной совокупности (выборке) с использованием следующей формулы:
R – показатель степени риска (итоговый) по субъективным критериям отдельного субъекта (объекта) контроля,
Rmax – максимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (верхняя граница шкалы),
Rmin – минимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (нижняя граница шкалы),
Rпром – промежуточный показатель степени риска по субъективным критериям (Rпром = SP + SC, где SР – показатель степени риска по нарушениям; SC – показатель степени риска по субъективным критериям).»;
приложение к Критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах к указанному совместному приказу изложить в новой редакции согласно приложению 1 к настоящему совместному приказу;
в Критериях оценки степени риска в сфере соблюдения законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, утвержденных настоящим приказом;
заголовок изложить в следующей редакции:
«Критерии оценки степени риска в сфере соблюдения законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов»;
пункты 1 и 2 изложить в следующей редакции:
«1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов (далее – Критерии) разработаны в соответствии с пунктами 5 и 6 статьи 141, пунктом 1 статьи 143 Предпринимательского кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс), Законами Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703, приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 3 «Об утверждении формы проверочного листа» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 17371) и Правилами формирования, регулирующими государственными органами системы оценки и управления рисками, утвержденных приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 19 декабря 2022 года № 126 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 31148), предназначены для отнесения субъектов контроля к степеням риска и отбора субъектов контроля при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля (далее – профилактический контроль).
2. В настоящих Критериях используются следующие понятия:
1) балл – количественная мера исчисления риска;
2) незначительное нарушение – нарушение требований к порядку использования единой нормативно-справочной информации, соотношения электронных и бумажных документов в системах электронного документооборота организации;
3) нормализация данных – статистическая процедура, предусматривающая приведение значений, измеренных в различных шкалах, к условно общей шкале;
4) значительное нарушение – нарушение требований к функционалу систем электронного документооборота, к реквизитной части электронного документа, срокам хранения электронных документов и электронной регистрационной контрольной карточки к ним, к порядку использования электронного документооборота;
5) грубое нарушение – нарушение требований, установленных нормативными правовыми актами в области электронного документа и электронных архивов (далее – требования), которое повлекло или может повлечь незаконное уничтожение (утерю), порчу, подделку электронных документов;
6) риск – вероятность причинения вреда в результате деятельности субъекта контроля законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства с учетом степени тяжести его последствий;
7) критерии оценки степени риска – совокупность количественных и качественных показателей, связанных с непосредственной деятельностью субъекта контроля, особенностями отраслевого развития и факторами, влияющими на это развитие, позволяющих отнести субъекты (объекты) контроля к различным степеням риска;
8) объективные критерии оценки степени риска (далее – объективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от степени риска в определенной сфере деятельности и не зависящие непосредственно от отдельного субъекта (объекта) контроля;
9) субъективные критерии оценки степени риска (далее – субъективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от результатов деятельности конкретного субъекта (объекта) контроля;
10) система оценки и управления рисками – процесс принятия управленческих решений, направленных на снижение вероятности наступления неблагоприятных факторов путем распределения субъектов (объектов) контроля по степеням риска для последующего осуществления профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля с целью минимально возможной степени ограничения свободы предпринимательства, обеспечивая при этом допустимый уровень риска в соответствующих сферах деятельности, а также направленных на изменение уровня риска для конкретного субъекта (объекта) контроля и (или) освобождения такого субъекта (объекта) контроля от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля;
11) проверочный лист – перечень требований, предъявляемых к деятельности субъектов (объектов) контроля, несоблюдение которых влечет за собой угрозу законным интересам физических и юридических лиц, государства;
12) выборочная совокупность (выборка) – перечень оцениваемых субъектов (объектов), относимых к однородной группе субъектов (объектов) контроля в конкретной сфере государственного контроля, в соответствии с пунктом 2 статьи 143 Кодекса.»;
дополнить пунктом 5-1 в следующей редакции:
«5-1. Критерии оценки степени риска и проверочные листы, применяемые для проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, утверждаются совместным актом регулирующих государственных органов, уполномоченного органа по предпринимательству и размещаются на интернет-ресурсах регулирующих государственных органов в соответствии с пунктом 5 статьи 141 Кодекса.»;
пункты 9 и 10 изложить в следующей редакции:
«9. Отнесение субъектов контроля к степени риска осуществляется в зависимости от вероятности причинения вреда законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства в результате деятельности субъектов контроля, связанное с обеспечением сохранности электронных документов Национального архивного фонда (далее – НАФ), которое может привести к уничтожению (утере), порче, подделке документов НАФ и других архивных документов.
10. По объективным критериям относятся:
к высокой степени риска:
1) источники комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие для организации электронного документооборота систему электронного документооборота (далее – СЭД) государственных органов или государственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие СЭД;
к средней степени риска:
1) подведомственные юридические лица государственных органов и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие СЭД;
к низкой степени риска:
1) негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ, использующие СЭД.»;
пункт 12 изложить в следующей редакции:
«12. Субъективные критерии разработаны на основании требований законодательства Республики Казахстан в сфере соблюдения законодательства об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов (далее – требования), перечисленных в проверочных листах, которые подразделены на три степени: грубая, значительная, незначительная и приведены в приложении к настоящим Критериям.
К грубой степени относится уничтожение документов НАФ, где применяется статья 509 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях.»;
пункт 14 изложить в следующей редакции:
«14. Для оценки степени риска по субъективным критериям используются следующие источники информации:
1) результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля;
2) результаты предыдущих проверок и профилактического контроля с посещением субъектов (объектов) контроля;
3) результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями.»;
дополнить пунктами 17 и 18 в следующей редакции:
«17. Расчет показателя степени риска по субъективным критериям, производится по шкале от 0 до 100 баллов и осуществляется по следующей формуле:
xi – показатель субъективного критерия,
wi – удельный вес показателя субъективного критерия xi,
n – количество показателей.
Полученное значение показателя степени риска по субъективным критериям, включается в расчет показателя степени риска по субъективным критериям.
18. Рассчитанные по субъектам (объектам) значения по показателю R нормализуются в диапазон от 0 до 100 баллов. Нормализация данных осуществляется по каждой выборочной совокупности (выборке) с использованием следующей формулы:
R – показатель степени риска (итоговый) по субъективным критериям отдельного субъекта (объекта) контроля,
Rmax – максимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (верхняя граница шкалы),
Rmin – минимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (нижняя граница шкалы),
Rпром – промежуточный показатель степени риска по субъективным критериям (Rпром = SP + SC, где SР – показатель степени риска по нарушениям; SC – показатель степени риска по субъективным критериям).»;
приложение к Критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов изложить в новой редакции согласно приложению 2 к настоящему совместному приказу;
приложения 3 и 4 к указанному совместному приказу изложить в новой редакции согласно приложениям 3 и 4 к настоящему совместному приказу;
дополнить приложениями 5 и 6 согласно приложениям 5 и 6 к настоящему совместному приказу.

4. Настоящий совместный приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования за исключением подпунктов 1) и 3) пункта 19 критериев оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов; подпунктов 1) и 3) пункта 14 критериев оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов; приложения 5 к критериям оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов; приложения 6 к критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов, которые вводятся в действие с 1 июля 2024 года.
«СОГЛАСОВАН»
Комитет по правовой статистике
и специальным учетам
Генеральной прокуратуры
Республики Казахстан

Приложение 1
к совместному приказу
Министр национальной экономики
Республики Казахстан
от 24 мая 2023 года
№ 78 и
Министр культуры и спорта
Республики Казахстан
от 24 мая 2023 года
№ 128
Приложение
к Критериям оценки степени
риска за соблюдением законодательства
Республики Казахстан о Национальном
архивном фонде и архивах
Степени нарушений риска за соблюдением законодательства
Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах,
за исключением государственных и местных исполнительных органов
№ п/п
Кри­те­рии
Сте­пень на­ру­ше­ния
1.
Оформ­ле­ние еди­ны­ми рек­ви­зи­та­ми до­ку­мен­та на ка­зах­ском язы­ке и со­зда­ва­е­мо­го аутен­тич­но­го до­ку­мен­та на рус­ском или ином язы­ке, на­пе­ча­тан­ных на от­дель­ных блан­ках (от­дель­ных ли­стах)
зна­чи­тель­ное
2.
Со­став­ле­ние до­ку­мен­тов с ис­поль­зо­ва­ни­ем штам­па, вос­про­из­во­дя­ще­го на­име­но­ва­ние ор­га­ни­за­ции, пу­тем про­став­ле­ния его от­тис­ка в ле­вом верх­нем уг­лу ли­бо при обя­за­тель­ном оформ­ле­нии сле­ду­ю­щих рек­ви­зи­тов:
1) офи­ци­аль­ное на­име­но­ва­ние ор­га­ни­за­ции, из­дав­шей до­ку­мент, ли­бо от­тиск штам­па, вос­про­из­во­дя­ще­го на­име­но­ва­ние ор­га­ни­за­ции, из­дав­шей до­ку­мент, пу­тем про­став­ле­ния его в ле­вом верх­нем уг­лу;
2) на­име­но­ва­ние ви­да до­ку­мен­та, за ис­клю­че­ни­ем пись­ма;
3) да­та до­ку­мен­та;
4) ре­ги­стра­ци­он­ный но­мер (ин­декс) до­ку­мен­та;
5) на­име­но­ва­ние долж­но­сти ли­ца, под­пи­сав­ше­го до­ку­мент, под­пись и рас­шиф­ров­ка под­пи­си;
6) от­тиск пе­ча­ти ор­га­ни­за­ции
незна­чи­тель­ное
3.
Со­от­вет­ствие:
1) офи­ци­аль­но­го на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции, фи­ли­а­ла (пред­ста­ви­тель­ства) учре­ди­тель­ным до­ку­мен­там с ука­за­ни­ем на ор­га­ни­за­ци­он­но-пра­во­вую фор­му при оформ­ле­нии рек­ви­зи­тов до­ку­мен­тов;
2) со­кра­щен­но­го на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции, фи­ли­а­ла (пред­ста­ви­тель­ства), на­зва­нию, за­креп­лен­но­му в учре­ди­тель­ных до­ку­мен­тах, и ее раз­ме­ще­ние в скоб­ках ни­же пол­но­го на­име­но­ва­ния;
3) на­ли­чия на блан­ках до­ку­мен­тов ор­га­ни­за­ций но­ме­ра, се­рии, про­став­лен­ных ти­по­граф­ским спо­со­бом или ну­ме­ра­то­ром;
4) ука­за­ние на­име­но­ва­ния ви­да до­ку­мен­та, на­пе­ча­тан­но­го про­пис­ны­ми бук­ва­ми по­лу­жир­ным шриф­том на всех до­ку­мен­тах
незна­чи­тель­ное
4.
От­сут­ствие на блан­ке с изоб­ра­же­ни­ем Го­су­дар­ствен­но­го Гер­ба Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан эм­бле­мы, ло­го­ти­па или то­вар­но­го зна­ка (зна­ка об­слу­жи­ва­ния)
незна­чи­тель­ное
5.
На­ли­чие жур­на­ла уче­та и вы­да­чи пе­ча­тей, штам­пов с изоб­ра­же­ни­ем Го­су­дар­ствен­но­го Гер­ба Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан и спе­ци­аль­ной штем­пель­ной крас­ки по фор­ме Пра­вил до­ку­мен­ти­ро­ва­ния, управ­ле­ния до­ку­мен­та­ци­ей и ис­поль­зо­ва­ния си­стем элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та в го­су­дар­ствен­ных и него­су­дар­ствен­ных ор­га­ни­за­ци­ях (да­лее – Пра­ви­ла до­ку­мен­ти­ро­ва­ния)
зна­чи­тель­ное
6.
На­ли­чие опе­ча­ты­ва­е­мо­го сей­фа или ме­тал­ли­че­ско­го шка­фа для хра­не­ния пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, пе­ча­тей, штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те, и средств за­щи­ты до­ку­мен­тов
незна­чи­тель­ное
7.
На­ли­чие в жур­на­лах уче­та и вы­да­чи пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, пе­ча­тей, штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те, и средств за­щи­ты до­ку­мен­тов от­мет­ки о ре­зуль­та­тах про­ве­рок на­ли­чия эк­зем­пля­ров пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, пе­ча­тей, штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те, и средств за­щи­ты до­ку­мен­тов, про­став­лен­ной ко­мис­си­ей, со­здан­ной при­ка­зом (рас­по­ря­же­ни­ем) ру­ко­во­ди­те­ля ор­га­ни­за­ции
незна­чи­тель­ное
8.
На­ли­чие жур­на­ла уче­та и вы­да­чи пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, под­ле­жа­щей за­щи­те, за­ве­ден­ных на каж­дый вид
зна­чи­тель­ное
9.
На­ли­чие ак­тов о вы­де­ле­нии к уни­что­же­нию:
1) ис­пор­чен­ных эк­зем­пля­ров пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, под­ле­жа­щей за­щи­те при уни­что­же­нии ис­пор­чен­ных эк­зем­пля­ров пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, под­ле­жа­щей за­щи­те;
2) пе­ча­тей и штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те при уни­что­же­нии пе­ча­тей и штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те
зна­чи­тель­ное
10.
На­ли­чие сло­вес­но-циф­ро­во­го на­пи­са­ния да­ты в пра­во­вых ак­тах, твор­че­ской до­ку­мен­та­ции, до­ку­мен­тах, ка­са­ю­щих­ся прав и за­кон­ных ин­те­ре­сов граж­дан, фи­нан­со­вых до­ку­мен­тах, де­лах по од­но­му во­про­су, а та­к­же до­ку­мен­тах, для ко­то­рых да­ти­ров­ка име­ет важ­ное зна­че­ние (до­кла­ды, ли­стов­ки, сте­но­грам­мы, пись­ма)
зна­чи­тель­ное
11.
На­ли­чие гри­фов утвер­жде­ния и со­гла­со­ва­ния на до­ку­мен­тах
зна­чи­тель­ное
12.
Со­от­вет­ствие рек­ви­зи­тов пра­во­вых ак­тов, в том чис­ле:
1) изоб­ра­же­ния Го­су­дар­ствен­но­го Гер­ба Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан или эм­бле­мы, ло­го­ти­па, то­вар­но­го зна­ка (зна­ка об­слу­жи­ва­ния);
2) офи­ци­аль­но­го на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции;
3) на­име­но­ва­ния ви­да до­ку­мен­та;
4) да­ты при­ка­за;
5) ре­ги­стра­ци­он­но­го но­ме­ра при­ка­за;
6) ме­ста из­да­ния при­ка­за;
7) за­го­лов­ка к тек­сту;
8) тек­ста;
9) под­пи­си;
10) от­мет­ки о со­гла­со­ва­нии при­ка­за;
11) от­тис­ка пе­ча­ти ор­га­ни­за­ции
зна­чи­тель­ное
13.
На­ли­чие на бу­маж­ных до­ку­мен­тах от­тис­ка пе­ча­ти ор­га­ни­за­ции, за­ве­ря­ю­щей под­лин­ность под­пи­си долж­ност­но­го ли­ца
зна­чи­тель­ное
14.
На­ли­чие:
1) от­дель­ной ре­ги­стра­ции при­ка­зов по ос­нов­ной де­я­тель­но­сти, по лич­но­му со­ста­ву в со­от­вет­ству­ю­щих жур­на­лах (ба­зах дан­ных);
2) ли­те­ра «л/с» или «к», до­бав­лен­ной к по­ряд­ко­во­му но­ме­ру при­ка­зов по лич­но­му со­ста­ву че­рез де­фис;
3) раз­дель­ных дел по фор­ми­ро­ва­нию при­ка­зов (рас­по­ря­же­ний) по ос­нов­ной де­я­тель­но­сти, при­ка­зов (рас­по­ря­же­ний) по лич­но­му со­ста­ву, ад­ми­ни­стра­тив­но-хо­зяй­ствен­ной де­я­тель­но­сти
зна­чи­тель­ное
15.
1. На­ли­чие при­сво­ен­ных по­ряд­ко­вых но­ме­ров про­то­ко­лов в пре­де­лах де­ло­про­из­вод­ствен­но­го го­да от­дель­но по каж­дой груп­пе про­то­ко­лов – про­то­ко­лы со­бра­ний, за­се­да­ний кол­ле­гий, про­то­ко­лы тех­ни­че­ских, на­уч­ных и экс­перт­ных со­ве­тов.
2. Рас­по­ло­же­ние про­то­ко­лов в де­ле в хро­но­ло­ги­че­ском по­ряд­ке по но­ме­рам вме­сте с до­ку­мен­та­ми к ним
3. Со­от­вет­ствие рек­ви­зи­тов про­то­ко­ла, в том чис­ле:
1) офи­ци­аль­но­го на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции и (или) струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния;
2) на­име­но­ва­ния ви­да до­ку­мен­та;
3) да­ты;
4) ре­ги­стра­ци­он­но­го но­ме­ра про­то­ко­ла;
5) ме­ста из­да­ния про­то­ко­ла;
6) гри­фа утвер­жде­ния (в неко­то­рых слу­ча­ях);
7) за­го­лов­ка к тек­сту;
8) тек­ста;
9) под­пи­си
зна­чи­тель­ное
16.
Груп­пи­ро­ва­ние и си­сте­ма­ти­за­ция пе­ре­пис­ки за де­ло­про­из­вод­ствен­ный год в хро­но­ло­ги­че­ской по­сле­до­ва­тель­но­сти и по­ме­ще­ни­ем до­ку­мен­та-от­ве­та за до­ку­мен­том-за­про­сом
незна­чи­тель­ное
17.
Рас­по­ло­же­ние до­ку­мен­тов в лич­ных де­лах в хро­но­ло­ги­че­ском по­ряд­ке в со­от­вет­ствии с их по­ступ­ле­ни­ем
незна­чи­тель­ное
18.
Со­от­вет­ствие фор­ми­ро­ва­ния:
1) ли­це­вых сче­тов по за­ра­бот­ной пла­те в от­дель­ные де­ла и рас­по­ло­же­ние фа­ми­лий ра­бот­ни­ков в них в ал­фа­вит­ном по­ряд­ке;
2) в од­ном де­ле спис­ков фи­зи­че­ских лиц и до­ку­мен­тов, под­твер­жда­ю­щих пе­ре­чис­ле­ние обя­за­тель­ных пен­си­он­ных взно­сов, обя­за­тель­ных про­фес­си­о­наль­ных пен­си­он­ных взно­сов в еди­ный на­ко­пи­тель­ный пен­си­он­ный фонд;
3) в од­ном де­ле спис­ков фи­зи­че­ских лиц и до­ку­мен­тов, под­твер­жда­ю­щих пе­ре­чис­ле­ние со­ци­аль­ных от­чис­ле­ний
незна­чи­тель­ное
19.
Со­от­вет­ствие фор­ми­ро­ва­ния тру­до­вых до­го­во­ров в со­ста­ве лич­ных дел или от­дель­но в ал­фа­вит­ном по­ряд­ке фа­ми­лий ра­бот­ни­ков
незна­чи­тель­ное
20.
На­ли­чие жур­на­лов ре­ги­стра­ции вхо­дя­щих и ис­хо­дя­щих до­ку­мен­тов
зна­чи­тель­ное
21.
Со­блю­де­ние об­щих тре­бо­ва­ний при фор­ми­ро­ва­нии дел:
1) по­ме­ще­ние в де­ло ис­пол­нен­ных, пра­виль­но оформ­лен­ных до­ку­мен­тов, со­от­вет­ству­ю­щих по сво­е­му со­дер­жа­нию за­го­лов­ку де­ла по но­мен­кла­ту­ре дел;
2) по­ме­ще­ние в де­ло вме­сте всех до­ку­мен­тов, от­но­ся­щих­ся к раз­ре­ше­нию од­но­го во­про­са. При­со­еди­не­ние при­ло­же­ний, неза­ви­си­мо от да­ты их утвер­жде­ния или со­став­ле­ния, к до­ку­мен­там, к ко­то­рым они от­но­сят­ся. Со­став­ле­ние при­ло­же­ний объ­е­мом свы­ше 180 ли­стов в от­дель­ный том с от­мет­кой в до­ку­мен­те;
3) сов­мест­ное груп­пи­ро­ва­ние вер­сий до­ку­мен­та на ка­зах­ском, рус­ском и иных язы­ках;
4) груп­пи­ро­ва­ние в де­ла до­ку­мен­тов од­но­го ка­лен­дар­но­го го­да, за ис­клю­че­ни­ем пе­ре­хо­дя­щих дел, су­деб­ных дел, лич­ных дел, фор­ми­ру­е­мых в те­че­ние все­го пе­ри­о­да ра­бо­ты дан­но­го ли­ца в ор­га­ни­за­ции, до­ку­мен­тов вы­бор­ных ор­га­нов и их по­сто­ян­ных ко­мис­сий, де­пу­тат­ских групп, груп­пи­ру­е­мых за пе­ри­од их со­зы­ва, до­ку­мен­тов учеб­ных за­ве­де­ний, фор­ми­ру­е­мых за учеб­ный год, до­ку­мен­тов те­ат­ров, ха­рак­те­ри­зу­ю­щих сце­ни­че­скую де­я­тель­ность за те­ат­раль­ный се­зон, ис­то­рий бо­лез­ней и дру­гих;
5) раз­дель­ное груп­пи­ро­ва­ние в де­ла до­ку­мен­тов по­сто­ян­но­го и вре­мен­но­го сро­ков хра­не­ния;
6) по­ме­ще­ние те­ле­грамм, ксе­ро­ко­пий фак­со­грамм, те­ле­фо­но­грамм в де­ла на об­щих ос­но­ва­ни­ях в со­от­вет­ствии с но­мен­кла­ту­рой дел;
7) недо­пу­ще­ние по­ме­ще­ния в де­ло до­ку­мен­тов, под­ле­жа­щих воз­вра­ту, чер­но­ви­ков и лиш­них эк­зем­пля­ров;
8) недо­пу­ще­ние пре­вы­ше­ния объ­е­ма де­ла по­сто­ян­но­го сро­ка хра­не­ния 180 ли­стов;
9) про­став­ле­ние но­ме­ра (ин­дек­са) и за­го­лов­ка де­ла на каж­дом то­ме с до­бав­ле­ни­ем ну­ме­ра­ции то­мов (ча­стей), до­бав­ле­ние сло­ва «по­след­ний» («по­след­няя») в по­след­нем то­ме (ча­сти) при на­ли­чии в де­ле несколь­ких то­мов (ча­стей)
зна­чи­тель­ное
22.
На­ли­чие но­мен­кла­ту­ры дел, утвер­жден­ной ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции и со­гла­со­ван­ной экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на по­сле со­гла­со­ва­ния с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции
зна­чи­тель­ное
23.
На­ли­чие на об­лож­ке де­ла по­сто­ян­но­го, вре­мен­но­го (свы­ше 10 лет) хра­не­ния и по лич­но­му со­ста­ву сле­ду­ю­щих рек­ви­зи­тов:
1) на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции, на­име­но­ва­ния струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния;
2) на­име­но­ва­ния на­се­лен­но­го пунк­та, в ко­то­ром дис­ло­ци­ро­ва­на ор­га­ни­за­ция, но­ме­ра (ин­дек­са) де­ла;
3) за­го­лов­ка де­ла, да­ты де­ла (то­ма, ча­сти), ко­ли­че­ство ли­стов в де­ле, сро­ка хра­не­ния де­ла;
4) ар­хив­но­го шиф­ра де­ла
зна­чи­тель­ное
24.
Со­блю­де­ние по­ряд­ка ну­ме­ра­ции ли­стов де­ла:
1) ну­ме­ро­ва­ние ли­ста бо­лее фор­ма­та А4, под­ши­то­го за один край, как один лист в пра­вом верх­нем уг­лу;
2) ну­ме­ро­ва­ние до­ку­мен­тов с соб­ствен­ной ну­ме­ра­ци­ей ли­стов, в том чис­ле пе­чат­ных из­да­ний в об­щем по­ряд­ке или со­хра­не­ние соб­ствен­ной ну­ме­ра­ции, ес­ли она со­от­вет­ству­ет по­ряд­ку рас­по­ло­же­ния ли­стов в де­ле;
3) ну­ме­ро­ва­ние ли­стов дел, со­сто­я­щих из несколь­ких то­мов или ча­стей, по каж­до­му то­му или ча­сти от­дель­но;
4) ну­ме­ро­ва­ние фо­то­гра­фий, чер­те­жей, диа­грамм и дру­гих ил­лю­стра­тив­ных и спе­ци­фи­че­ских до­ку­мен­тов, пред­став­ля­ю­щих са­мо­сто­я­тель­ный лист в де­ле, на обо­рот­ной сто­роне в ле­вом верх­нем уг­лу;
5) ну­ме­ро­ва­ние сна­ча­ла кон­вер­тов с вло­же­ни­ем, под­ши­тых в де­ло, а за­тем оче­ред­ным но­ме­ром каж­дое вло­же­ние в кон­вер­те;
6) оформ­ле­ние при­ло­же­ния к де­лу, по­сту­пив­ше­го в пе­ре­пле­те, как са­мо­сто­я­тель­но­го то­ма и его от­дель­ное ну­ме­ро­ва­ние;
7) пе­ре­ну­ме­ра­ция ли­стов де­ла, в слу­ча­ях об­на­ру­же­ния боль­шо­го чис­ла оши­бок в их ну­ме­ра­ции. За­чер­ки­ва­ние ста­рых но­ме­ров ли­стов при пе­ре­ну­ме­ра­ции и про­став­ле­ние ря­дом но­во­го но­ме­ра ли­ста, со­став­ле­ние но­во­го ли­ста-за­ве­ри­те­ля в кон­це де­ла, за­чер­ки­ва­ние и со­хра­не­ние в де­ле ста­ро­го ли­ста–за­ве­ри­те­ля;
8) упо­треб­ле­ние ли­тер­ных но­ме­ров ли­стов при на­ли­чии от­дель­ных оши­бок в ну­ме­ра­ции ли­стов
незна­чи­тель­ное
25.
На­ли­чие до­ку­мен­тов, под­ши­тых в де­ла не ме­нее, чем на че­ты­ре про­ко­ла в твер­дую об­лож­ку из кар­то­на или пе­ре­пле­тен­ных с уче­том воз­мож­но­сти сво­бод­но­го чте­ния тек­ста всех до­ку­мен­тов.
От­сут­ствие в под­ши­тых (пе­ре­пле­тен­ных) де­лах ме­тал­ли­че­ских скреп­ле­ний (бу­ла­вок, скре­пок и дру­гих)
незна­чи­тель­ное
26.
Со­блю­де­ние хра­не­ния до­ку­мен­тов в де­лах по­сле за­вер­ше­ния в де­ло­про­из­вод­стве в те­че­ние од­но­го го­да по ме­сту их фор­ми­ро­ва­ния до пе­ре­да­чи в ар­хив ор­га­ни­за­ции
незна­чи­тель­ное
27.
На­ли­чие карт-за­ме­сти­те­лей еди­ниц хра­не­ния при вы­да­че до­ку­мен­тов из ар­хи­во­хра­ни­ли­ща
незна­чи­тель­ное
28.
На­ли­чие на обо­их эк­зем­пля­рах опи­си от­мет­ки о на­ли­чии де­ла про­тив каж­до­го де­ла, вклю­чен­но­го в нее
зна­чи­тель­ное
29.
На­ли­чие в кон­це каж­до­го эк­зем­пля­ра опи­си ко­ли­че­ства фак­ти­че­ски при­ня­тых дел, ука­зан­но­го циф­ра­ми и про­пи­сью, да­ты при­е­ма-пе­ре­да­чи дел, а та­к­же под­пи­си ра­бот­ни­ка, от­вет­ствен­но­го за ар­хив и ли­ца, пе­ре­дав­ше­го де­ла
зна­чи­тель­ное
30.
На­ли­чие ак­та при­е­ма-пе­ре­да­чи до­ку­мен­тов на хра­не­ние при пе­ре­да­че до­ку­мен­тов в ар­хив
зна­чи­тель­ное
31.
Со­блю­де­ние пре­дель­ных сро­ков ве­дом­ствен­но­го хра­не­ния до­ку­мен­тов на тра­ди­ци­он­ных и элек­трон­ных но­си­те­лях, от­не­сен­ных к со­ста­ву На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, в том чис­ле:
1) до­ку­мен­тов ор­га­ни­за­ций, кон­троль­ный па­кет ак­ций ко­то­рых при­над­ле­жит го­су­дар­ству, иных го­су­дар­ствен­ных юри­ди­че­ских лиц рес­пуб­ли­кан­ско­го уров­ня – 10 лет;
2) до­ку­мен­тов го­су­дар­ствен­ных ор­га­ни­за­ций об­ласт­но­го (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) уров­ня – 10 лет;
3) до­ку­мен­тов го­су­дар­ствен­ных юри­ди­че­ских лиц го­род­ско­го и рай­он­но­го уров­ней – 5 лет;
4) за­пи­сей ак­тов граж­дан­ско­го со­сто­я­ния, по­хо­зяй­ствен­ных книг, до­мо­вых книг, за­пи­сей но­та­ри­аль­ных дей­ствий, су­деб­ных дел и до­ку­мен­тов – 75 лет;
5) на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской, тех­но­ло­ги­че­ской и па­тент­но-ли­цен­зи­он­ной до­ку­мен­та­ции – 10 лет;
6) опыт­но-кон­струк­тор­ской до­ку­мен­та­ции – 15 лет;
7) про­ект­ной до­ку­мен­та­ции по ка­пи­таль­но­му стро­и­тель­ству – 20 лет;
8) кар­то­гра­фи­че­ской до­ку­мен­та­ции – 25 лет;
9) гео­де­зи­че­ской до­ку­мен­та­ции – 25 лет;
10) те­ле­мет­ри­че­ской до­ку­мен­та­ции – 5 лет;
11) аудио­ви­зу­аль­ной до­ку­мен­та­ции – 3 го­да;
12) элек­трон­ных до­ку­мен­тов –5 лет
зна­чи­тель­ное
32.
На­ли­чие в ор­га­ни­за­ции по­ме­ще­ния для ар­хи­ва, со­сто­я­ще­го из ар­хи­во­хра­ни­ли­ща для хра­не­ния до­ку­мен­тов, ком­на­ты для ра­бо­ты ис­сле­до­ва­те­лей (чи­таль­но­го за­ла), ра­бо­чих ком­нат для ра­бот­ни­ков ар­хи­ва, ком­на­ты для сер­вер­но­го и ком­му­ни­ка­ци­он­но­го обо­ру­до­ва­ния
зна­чи­тель­ное
33.
На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще ве­дом­ствен­ных и част­ных ар­хи­вов две­рей, оби­тых ме­тал­ли­че­ским ли­стом, и име­ю­щих проч­ные за­со­вы
зна­чи­тель­ное
34.
На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще ста­ци­о­нар­ных или пе­ре­движ­ных ме­тал­ли­че­ских или де­ре­вян­ных стел­ла­жей
зна­чи­тель­ное
35.
Со­блю­де­ние тре­бо­ва­ний по хра­не­нию:
1) до­ку­мен­тов на маг­нит­ной лен­те, на­мо­тан­ны­ми на сер­деч­ни­ки, ка­туш­ки или кас­се­ты со­от­вет­ству­ю­ще­го раз­ме­ра, упа­ко­ван­ны­ми в па­кет из по­ли­эти­ле­но­вой плен­ки и в за­вод­скую ко­роб­ку или по­ме­щен­ны­ми в по­ли­эти­ле­но­вых фу­тляр (кон­тей­нер) с вы­ре­за­ми для эти­ке­ток;
2) ком­пакт-дис­ков, уло­жен­ных в за­вод­скую упа­ков­ку и по­ме­щен­ных в ко­ро­боч­ную та­ру;
3) мик­ро­филь­мов, ки­но­филь­мов, оформ­лен­ных стан­дарт­ны­ми за­щит­ны­ми ра­кор­да­ми, на­мо­тан­ны­ми плот­но в ру­лон на сер­деч­ни­ки фо­то­гра­фи­че­ским сло­ем на­ру­жу и уло­жен­ны­ми в ме­тал­ли­че­ские ко­роб­ки, без вы­сту­па­ю­щих вит­ков на тор­цах ру­ло­на;
4) ви­деодо­ку­мен­тов в вер­ти­каль­ном по­ло­же­нии в за­вод­ской упа­ков­ке
зна­чи­тель­ное
36.
Со­от­вет­ствие усло­вий рас­ста­нов­ки средств хра­не­ния (ста­ци­о­нар­ных или пе­ре­движ­ных ме­тал­ли­че­ских стел­ла­жей, ме­тал­ли­че­ских шка­фов, сей­фов):
1) рас­сто­я­ние меж­ду ря­да­ми стел­ла­жей (глав­ный про­ход) – не ме­нее 120 сан­ти­мет­ров;
2) рас­сто­я­ние меж­ду стел­ла­жа­ми (про­ход) – не ме­нее 75 сан­ти­мет­ров;
3) рас­сто­я­ние меж­ду на­руж­ной сте­ной зда­ния и стел­ла­жом, па­рал­лель­ным на­руж­ной стене – не ме­нее 75 сан­ти­мет­ров;
4) рас­сто­я­ние меж­ду сте­ной и тор­цом стел­ла­жа или шка­фа (сей­фа) – не ме­нее 45 сан­ти­мет­ров;
5) рас­сто­я­ние меж­ду по­лом и ниж­ней пол­кой стел­ла­жа или шка­фа (сей­фа) – не ме­нее 15 сан­ти­мет­ров, в цо­коль­ных эта­жах – не ме­нее 30 сан­ти­мет­ров
зна­чи­тель­ное
37.
На­ли­чие кон­троль­но-из­ме­ри­тель­ных при­бо­ров (тер­мо­мет­ров, пси­хро­мет­ров, гиг­ро­мет­ров) для из­ме­ре­ния па­ра­мет­ров тем­пе­ра­ту­ры и от­но­си­тель­ной влаж­но­сти воз­ду­ха в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах и ре­ги­стра­ция их по­ка­за­те­лей в жур­на­ле из­ме­ре­ния па­ра­мет­ров тем­пе­ра­ту­ры и от­но­си­тель­ной влаж­но­сти воз­ду­ха в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах
зна­чи­тель­ное
38.
Под­дер­жа­ние сле­ду­ю­ще­го тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го ре­жи­ма в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах:
1) для до­ку­мен­тов на бу­маж­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +17°С – +19°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 50-55%;
2) для до­ку­мен­тов на чер­но-бе­лых пле­ноч­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +15°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 40-55%;
3) для до­ку­мен­тов на цвет­ных пле­ноч­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +2°С – +5°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 40-55%;
4) для до­ку­мен­тов на маг­нит­ной лен­те и дис­ко­вых но­си­те­лях – тем­пе­ра­ту­ра от +8°С – до +18°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 45-65 %;
5) для до­ку­мен­тов на элек­трон­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +15°С – +20°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 50-65%
зна­чи­тель­ное
39.
На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще ве­дом­ствен­ных и част­ных ар­хи­вов кни­ги вы­да­чи до­ку­мен­тов из ар­хи­во­хра­ни­ли­ща
зна­чи­тель­ное
40.
На­ли­чие ак­та о вы­да­че ар­хив­ных до­ку­мен­тов во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние в дру­гие ор­га­ни­за­ции при вы­да­че ар­хив­ных до­ку­мен­тов во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние
зна­чи­тель­ное
41.
На­ли­чие пас­пор­та ар­хи­ва ор­га­ни­за­ции
зна­чи­тель­ное
42.
На­ли­чие в ар­хи­ве ор­га­ни­за­ции дел, пе­ре­дан­ных из струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний в ар­хив ор­га­ни­за­ции по опи­сям дел, до­ку­мен­тов со­став­ля­е­мым по ре­зуль­та­там экс­пер­ти­зы цен­но­сти до­ку­мен­тов
зна­чи­тель­ное
43.
На­ли­чие опи­си дел, до­ку­мен­тов по­сто­ян­но­го хра­не­ния, утвер­жден­ной ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции и экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на по­сле со­гла­со­ва­ния с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции
зна­чи­тель­ное
44.
На­ли­чие опи­си дел по лич­но­му со­ста­ву, утвер­жден­ной ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции по со­гла­со­ва­нию с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции и экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на
зна­чи­тель­ное
45.
На­ли­чие опи­си дел, до­ку­мен­тов вре­мен­но­го (свы­ше 10 лет) хра­не­ния, утвер­жден­ной ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции по­сле со­гла­со­ва­ния с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции
зна­чи­тель­ное
46.
Со­от­вет­ствие ито­го­вой за­пи­си в опи­си дел фак­ти­че­ско­му на­ли­чию еди­ниц хра­не­ния
зна­чи­тель­ное
47.
На­ли­чие ак­та о вы­де­ле­нии к уни­что­же­нию до­ку­мен­тов, не под­ле­жа­щих хра­не­нию, утвер­жден­но­го ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции по­сле со­гла­со­ва­ния с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции и экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на
зна­чи­тель­ное
48.
На­ли­чие кар­то­чек уче­та необ­на­ру­жен­ных ар­хив­ных до­ку­мен­тов, со­став­лен­ных на все от­сут­ству­ю­щие в хо­де про­вер­ки на­ли­чия и со­сто­я­ния ар­хив­ных до­ку­мен­тов
зна­чи­тель­ное
49.
На­ли­чие в ве­дом­ствен­ном и част­ном ар­хи­ве кар­то­чек ре­ги­стра­ции на­уч­но-тех­ни­че­ской до­ку­мен­та­ции (при на­ли­чии на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской до­ку­мен­та­ции)
зна­чи­тель­ное
50.
На­ли­чие в ве­дом­ствен­ном и част­ном ар­хи­ве ин­вен­тар­ной кни­ги уче­та на­уч­но-тех­ни­че­ской до­ку­мен­та­ции от­дель­но по каж­до­му ви­ду (про­ект­ной, кон­струк­тор­ской, тех­но­ло­ги­че­ской, на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской, па­тент­но-ли­цен­зи­он­ной) (при на­ли­чии на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской до­ку­мен­та­ции)
зна­чи­тель­ное
51.
Cо­от­вет­ствие в ве­дом­ствен­ных и част­ных ар­хи­вах си­сте­ма­ти­за­ции за­го­лов­ков в опи­си дел, до­ку­мен­тов по­сто­ян­но­го хра­не­ния сле­ду­ю­щим при­зна­кам:
1) струк­тур­но­го (в со­от­вет­ствии с при­над­леж­но­стью еди­ниц хра­не­ния к струк­тур­ным под­раз­де­ле­ни­ям);
2) хро­но­ло­ги­че­ско­го (по пе­ри­о­дам или да­там, к ко­то­рым от­но­сят­ся еди­ни­цы хра­не­ния);
3) функ­ци­о­наль­но­го, от­рас­ле­во­го, те­ма­ти­че­ско­го, пред­мет­но-во­прос­но­го (с уче­том функ­ций ор­га­ни­за­ции, тем или во­про­сов, ко­то­рых ка­са­ет­ся со­дер­жа­ние еди­ниц хра­не­ния);
4) но­ми­наль­но­го (по де­ло­про­из­вод­ствен­ной фор­ме – ви­дам и раз­но­вид­но­стям до­ку­мен­тов);
5) кор­ре­спон­дент­ско­го (по ор­га­ни­за­ци­ям и ли­цам, в ре­зуль­та­те пе­ре­пис­ки с ко­то­ры­ми об­ра­зо­ва­лись еди­ни­цы хра­не­ния);
6) гео­гра­фи­че­ско­го (в со­от­вет­ствии с опре­де­лен­ны­ми тер­ри­то­ри­я­ми, на­се­лен­ны­ми пунк­та­ми и дру­ги­ми гео­гра­фи­че­ски­ми объ­ек­та­ми, с ко­то­ры­ми свя­за­но со­дер­жа­ние до­ку­мен­тов, их ав­то­ры, кор­ре­спон­ден­ты);
7) ав­тор­ско­го (по на­зва­ни­ям ор­га­ни­за­ций или фа­ми­ли­ям лиц, ко­то­рые яв­ля­ют­ся ав­то­ра­ми до­ку­мен­тов)
зна­чи­тель­ное
52.
Недо­пу­ще­ние на­ли­чия в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще га­зо­вых, во­до­про­вод­ных, ка­на­ли­за­ци­он­ных и дру­гих ма­ги­страль­ных тру­бо­про­во­дов
гру­бое
53.
Раз­ме­ще­ние в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах ар­хив­ных до­ку­мен­тов в пер­вич­ных за­щит­ных сред­ствах хра­не­ния (ар­хив­ных ко­роб­ках, пап­ках, спе­ци­аль­ных фу­тля­рах, па­ке­тах)
зна­чи­тель­ное
54.
На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще кар­то­чек по­стел­лаж­ных то­по­гра­фи­че­ских ука­за­те­лей
незна­чи­тель­ное
55.
От­сут­ствие в тек­сте ар­хив­ной справ­ки из­ме­не­ний, ис­прав­ле­ний, ком­мен­та­ри­ев, соб­ствен­ных вы­во­дов ис­пол­ни­те­ля по со­дер­жа­нию ар­хив­ных до­ку­мен­тов, на ос­но­ва­нии ко­то­рых со­став­ле­на ар­хив­ная справ­ка
зна­чи­тель­ное
56.
Со­от­вет­ствие со­дер­жа­ния опи­са­тель­ной ста­тьи ар­хив­но­го спра­воч­ни­ка на уровне ар­хив­но­го фон­да сле­ду­ю­щим тре­бо­ва­ни­ям:
1) на­зва­ние ар­хив­но­го фон­да;
2) спра­воч­ные дан­ные об ар­хив­ном фон­де;
3) ис­то­ри­че­ская справ­ка к фон­ду;
4) ан­но­та­ция о со­ста­ве и со­дер­жа­нии ар­хив­ных до­ку­мен­тов;
5) ин­фор­ма­ция об усло­ви­ях до­сту­па и ис­поль­зо­ва­ния;
6) биб­лио­гра­фия
зна­чи­тель­ное
57.
На­ли­чие в ор­га­ни­за­ции про­то­ко­лов кон­суль­та­тив­но-со­ве­ща­тель­ных ор­га­нов
зна­чи­тель­ное
58.
Уни­что­же­ние до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да
гру­бое
59.
Про­вер­ка на­ли­чия и со­сто­я­ния ар­хив­ных дел, до­ку­мен­тов в пла­но­вом по­ряд­ке один раз в 5 лет
зна­чи­тель­ное
60.
Ор­га­ни­за­ция ро­зыс­ка при недо­ста­чи дел, до­ку­мен­тов, элек­трон­ных до­ку­мен­тов (дел)
зна­чи­тель­ное

Приложение 2
к совместному приказу
Приложение
к Критериям оценки степени
риска за соблюдением законодательства
Республики Казахстан об электронном
документе и электронной цифровой
подписи в части электронного
документооборота и электронных
архивов в источниках комплектования
Национального архива
Республики Казахстан, центральных
государственных архивов
и государственных архивов,
за исключением государственных
и местных исполнительных органов
Степени нарушении риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов
№ п/п
Кри­те­рии
Сте­пень на­ру­ше­ния
1.
Со­блю­де­ние сле­ду­ю­щих фор­ма­тов од­но­го или несколь­ких фай­лов в со­дер­жа­тель­ной ча­сти элек­трон­но­го до­ку­мен­та:
1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- гра­фи­че­ский фор­мат;
2) RTF, DOCX - тек­сто­вый фор­мат;
3) XLS, XLSX - таб­лич­ный фор­мат;
4) PPT, PPTX - пре­зен­та­ции;
5) RAR, ZIP - ар­хи­ви­ро­ван­ный фор­мат
зна­чи­тель­ное
2.
Со­от­вет­ствие сро­ков хра­не­ния элек­трон­ной ре­ги­стра­ци­он­ной кон­троль­ной кар­точ­ки сро­кам хра­не­ния элек­трон­ных до­ку­мен­тов
зна­чи­тель­ное
3.
Обес­пе­че­ние при­вяз­ки (син­хро­ни­за­ции) элек­трон­ных до­ку­мен­тов и со­от­вет­ству­ю­щих от­кры­тых клю­чей элек­трон­ных циф­ро­вых под­пи­сей при хра­не­нии элек­трон­ных до­ку­мен­тов
зна­чи­тель­ное
4.
На­ли­чие в но­мен­кла­ту­ре дел фор­мы пред­став­лен­но­го до­ку­мен­та: элек­трон­ной с ука­за­ни­ем но­си­те­ля ин­фор­ма­ции, или бу­маж­ной
незна­чи­тель­ное
5.
Фор­ми­ро­ва­ние элек­трон­ных до­ку­мен­тов и баз дан­ных в де­ла (пап­ки) в со­от­вет­ствии с но­мен­кла­ту­рой дел ор­га­ни­за­ции, от­дель­но от до­ку­мен­тов на бу­маж­ных но­си­те­лях, на вы­де­лен­ном но­си­те­ле ин­фор­ма­ции
зна­чи­тель­ное
6.
Со­про­вож­де­ние хра­не­ния элек­трон­ных до­ку­мен­тов хра­не­ни­ем со­от­вет­ству­ю­щих элек­трон­ных баз дан­ных, ис­поль­зо­ван­ных от­кры­тых клю­чей элек­трон­ных циф­ро­вых под­пи­сей (ре­ги­стра­ци­он­ных сви­де­тельств элек­трон­ных циф­ро­вых под­пи­сей) и про­грамм, ре­а­ли­зу­ю­щих про­цес­сы фор­ми­ро­ва­ния и про­вер­ки элек­трон­ных циф­ро­вых под­пи­сей элек­трон­ных до­ку­мен­тов
зна­чи­тель­ное
7.
На­ли­чие в ве­дом­ствен­ном и част­ном ар­хи­ве ак­та об уни­что­же­нии элек­трон­ной (ых) ко­пии (ий) до­ку­мен­та (ов), утвер­жда­е­мо­го ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции по со­гла­со­ва­нию с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (Экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции и Экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на при от­сут­ствии бу­маж­но­го под­лин­ни­ка ли­бо от­ри­ца­тель­ном ре­зуль­та­те свер­ки
гру­бое
8.
Уни­что­же­ние до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да
гру­бое
9.
Про­вер­ка на­ли­чия и со­сто­я­ния ар­хив­ных дел, элек­трон­ных до­ку­мен­тов (дел) в пла­но­вом по­ряд­ке – один раз в 3 го­да
зна­чи­тель­ное
10.
Ор­га­ни­за­ция ро­зыс­ка при недо­ста­чи дел, до­ку­мен­тов, элек­трон­ных до­ку­мен­тов (дел)
зна­чи­тель­ное

Приложение 3
к совместному приказу
Приложение 3
к совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 09 июня 2017 года
№ 172 и
Министра национальной экономики
Республики Казахстан
от 14 августа 2017 года
№ 301
Проверочный лист за соблюдением законодательства
Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах
В отношении ведомственных и частных архивов, являющиеся источниками комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов.
Государственный орган, назначивший проверку/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля________________________
_________________________________________________________________
Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля____________________________________________
_____________________________________________________________________
(№, дата)
Наименование субъекта (объекта) контроля____________________________
_____________________________________________________________________
(Индивидуальный идентификационный номер), бизнес-идентификационный номер субъекта (объекта) контроля_______________________________________
Адрес места нахождения____________________________________________
№п/п
Пе­ре­чень тре­бо­ва­ний
Со­от­вет­ству­ет тре­бо­ва­ни­ям
Не со­от­вет­ству­ет тре­бо­ва­ни­ям
1
2
3
4
1.
Оформ­ле­ние еди­ны­ми рек­ви­зи­та­ми до­ку­мен­та на ка­зах­ском язы­ке и со­зда­ва­е­мо­го аутен­тич­но­го до­ку­мен­та на рус­ском или ином язы­ке, на­пе­ча­тан­но­го каж­до­го на от­дель­ных блан­ках (от­дель­ных ли­стах)
2.
Со­став­ле­ние до­ку­мен­тов с ис­поль­зо­ва­ни­ем штам­па, вос­про­из­во­дя­ще­го на­име­но­ва­ние ор­га­ни­за­ции, пу­тем про­став­ле­ния его от­тис­ка в ле­вом верх­нем уг­лу ли­бо при обя­за­тель­ном оформ­ле­нии сле­ду­ю­щих рек­ви­зи­тов:
1) офи­ци­аль­ное на­име­но­ва­ние ор­га­ни­за­ции, из­дав­шей до­ку­мент, ли­бо от­тиск штам­па, вос­про­из­во­дя­ще­го на­име­но­ва­ние ор­га­ни­за­ции, из­дав­шей до­ку­мент, пу­тем про­став­ле­ния его в ле­вом верх­нем уг­лу;
2) на­име­но­ва­ние ви­да до­ку­мен­та, за ис­клю­че­ни­ем пись­ма;
3) да­та до­ку­мен­та;
4) ре­ги­стра­ци­он­ный но­мер (ин­декс) до­ку­мен­та;
5) на­име­но­ва­ние долж­но­сти ли­ца, под­пи­сав­ше­го до­ку­мент, под­пись и рас­шиф­ров­ка под­пи­си;
6) от­тиск пе­ча­ти ор­га­ни­за­ции
3.
Со­от­вет­ствие:
1) офи­ци­аль­но­го на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции, фи­ли­а­ла (пред­ста­ви­тель­ства) учре­ди­тель­ным до­ку­мен­там с ука­за­ни­ем на ор­га­ни­за­ци­он­но-пра­во­вую фор­му при оформ­ле­нии рек­ви­зи­тов до­ку­мен­тов;
2) со­кра­щен­но­го на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции, фи­ли­а­ла (пред­ста­ви­тель­ства), на­зва­нию, за­креп­лен­но­му в учре­ди­тель­ных до­ку­мен­тах, и ее раз­ме­ще­ние в скоб­ках ни­же пол­но­го на­име­но­ва­ния;
3) на­ли­чия на блан­ках до­ку­мен­тов ор­га­ни­за­ций но­ме­ра, се­рии, про­став­лен­ных ти­по­граф­ским спо­со­бом или ну­ме­ра­то­ром;
4) ука­за­ние на­име­но­ва­ния ви­да до­ку­мен­та, на­пе­ча­тан­но­го про­пис­ны­ми бук­ва­ми по­лу­жир­ным шриф­том, на всех до­ку­мен­тах
4.
От­сут­ствие на блан­ке с изоб­ра­же­ни­ем Го­су­дар­ствен­но­го Гер­ба Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан эм­бле­мы, ло­го­ти­па или то­вар­но­го зна­ка (зна­ка об­слу­жи­ва­ния)
5.
На­ли­чие жур­на­ла уче­та и вы­да­чи пе­ча­тей, штам­пов с изоб­ра­же­ни­ем Го­су­дар­ствен­но­го Гер­ба Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан и спе­ци­аль­ной штем­пель­ной крас­ки по фор­ме Пра­вил до­ку­мен­ти­ро­ва­ния
6.
На­ли­чие опе­ча­ты­ва­е­мо­го сей­фа или ме­тал­ли­че­ско­го шка­фа для хра­не­ния пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, пе­ча­тей, штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те, и средств за­щи­ты до­ку­мен­тов
7.
На­ли­чие в жур­на­лах уче­та и вы­да­чи пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, пе­ча­тей, штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те, и средств за­щи­ты до­ку­мен­тов от­мет­ки о ре­зуль­та­тах про­ве­рок на­ли­чия эк­зем­пля­ров пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, пе­ча­тей, штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те, и средств за­щи­ты до­ку­мен­тов, про­став­лен­ной ко­мис­си­ей, со­здан­ной при­ка­зом (рас­по­ря­же­ни­ем) ру­ко­во­ди­те­ля ор­га­ни­за­ции
8.
На­ли­чие жур­на­ла уче­та и вы­да­чи пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, под­ле­жа­щей за­щи­те, за­ве­ден­ных на каж­дый вид
9.
На­ли­чие ак­тов о вы­де­ле­нии к уни­что­же­нию:
1) ис­пор­чен­ных эк­зем­пля­ров пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, под­ле­жа­щей за­щи­те при уни­что­же­нии ис­пор­чен­ных эк­зем­пля­ров пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, под­ле­жа­щей за­щи­те;
2) пе­ча­тей и штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те при уни­что­же­нии пе­ча­тей и штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те
10.
На­ли­чие сло­вес­но-циф­ро­во­го на­пи­са­ния да­ты в пра­во­вых ак­тах, твор­че­ской до­ку­мен­та­ции, до­ку­мен­тах, ка­са­ю­щих­ся прав и за­кон­ных ин­те­ре­сов граж­дан, фи­нан­со­вых до­ку­мен­тах, де­лах по од­но­му во­про­су, а та­к­же до­ку­мен­тах, для ко­то­рых да­ти­ров­ка име­ет важ­ное зна­че­ние (до­кла­ды, ли­стов­ки, сте­но­грам­мы, пись­ма)
11.
На­ли­чие гри­фов утвер­жде­ния и со­гла­со­ва­ния на до­ку­мен­тах
12.
Со­от­вет­ствие рек­ви­зи­тов пра­во­вых ак­тов, в том чис­ле:
1) изоб­ра­же­ния Го­су­дар­ствен­но­го Гер­ба Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан или эм­бле­мы, ло­го­ти­па, то­вар­но­го зна­ка (зна­ка об­слу­жи­ва­ния);
2) офи­ци­аль­но­го на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции;
3) на­име­но­ва­ния ви­да до­ку­мен­та;
4) да­ты при­ка­за;
5) ре­ги­стра­ци­он­но­го но­ме­ра при­ка­за;
6) ме­ста из­да­ния при­ка­за;
7) за­го­лов­ка к тек­сту;
8) тек­ста;
9) под­пи­си;
10) от­мет­ки о со­гла­со­ва­нии при­ка­за;
11) от­тис­ка пе­ча­ти ор­га­ни­за­ции
13.
На­ли­чие на бу­маж­ных до­ку­мен­тах от­тис­ка пе­ча­ти ор­га­ни­за­ции, за­ве­ря­ю­щей под­лин­ность под­пи­си долж­ност­но­го ли­ца
14.
На­ли­чие:
1) от­дель­ной ре­ги­стра­ции при­ка­зов по ос­нов­ной де­я­тель­но­сти, по лич­но­му со­ста­ву в со­от­вет­ству­ю­щих жур­на­лах (ба­зах дан­ных);
2) ли­те­ра «л/с» или «к», до­бав­лен­ной к по­ряд­ко­во­му но­ме­ру при­ка­зов по лич­но­му со­ста­ву че­рез де­фис;
3) раз­дель­ных дел по фор­ми­ро­ва­нию при­ка­зов (рас­по­ря­же­ний) по ос­нов­ной де­я­тель­но­сти, при­ка­зов (рас­по­ря­же­ний) по лич­но­му со­ста­ву, ад­ми­ни­стра­тив­но-хо­зяй­ствен­ной де­я­тель­но­сти.
15.
1. На­ли­чие при­сво­ен­ных по­ряд­ко­вых но­ме­ров про­то­ко­лов в пре­де­лах де­ло­про­из­вод­ствен­но­го го­да от­дель­но по каж­дой груп­пе про­то­ко­лов – про­то­ко­лы со­бра­ний, за­се­да­ний кол­ле­гий, про­то­ко­лы тех­ни­че­ских, на­уч­ных и экс­перт­ных со­ве­тов.
2. Рас­по­ло­же­ние про­то­ко­лов в де­ле в хро­но­ло­ги­че­ском по­ряд­ке по но­ме­рам вме­сте с до­ку­мен­та­ми к ним.
3. Со­от­вет­ствие рек­ви­зи­тов про­то­ко­ла, в том чис­ле:
1) офи­ци­аль­но­го на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции и (или) струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния;
2) на­име­но­ва­ния ви­да до­ку­мен­та;
3) да­ты;
4) ре­ги­стра­ци­он­но­го но­ме­ра про­то­ко­ла;
5) ме­ста из­да­ния про­то­ко­ла;
6) гри­фа утвер­жде­ния (в неко­то­рых слу­ча­ях);
7) за­го­лов­ка к тек­сту;
8) тек­ста;
9) под­пи­си
16.
Груп­пи­ро­ва­ние и си­сте­ма­ти­за­ция пе­ре­пис­ки за де­ло­про­из­вод­ствен­ный год в хро­но­ло­ги­че­ской по­сле­до­ва­тель­но­сти и по­ме­ще­ни­ем до­ку­мен­та-от­ве­та за до­ку­мен­том-за­про­сом
17.
Рас­по­ло­же­ние до­ку­мен­тов в лич­ных де­лах в хро­но­ло­ги­че­ском по­ряд­ке в со­от­вет­ствии с их по­ступ­ле­ни­ем
18.
Со­от­вет­ствие фор­ми­ро­ва­ния:
1) ли­це­вых сче­тов по за­ра­бот­ной пла­те в от­дель­ные де­ла и рас­по­ло­же­ние фа­ми­лий ра­бот­ни­ков в них в ал­фа­вит­ном по­ряд­ке;
2) в од­ном де­ле спис­ков фи­зи­че­ских лиц и до­ку­мен­тов, под­твер­жда­ю­щих пе­ре­чис­ле­ние обя­за­тель­ных пен­си­он­ных взно­сов, обя­за­тель­ных про­фес­си­о­наль­ных пен­си­он­ных взно­сов в еди­ный на­ко­пи­тель­ный пен­си­он­ный фонд;
3) в од­ном де­ле спис­ков фи­зи­че­ских лиц и до­ку­мен­тов, под­твер­жда­ю­щих пе­ре­чис­ле­ние со­ци­аль­ных от­чис­ле­ний.
19.
Со­от­вет­ствие фор­ми­ро­ва­ния тру­до­вых до­го­во­ров в со­ста­ве лич­ных дел или от­дель­но в ал­фа­вит­ном по­ряд­ке фа­ми­лий ра­бот­ни­ков
20.
На­ли­чие жур­на­лов ре­ги­стра­ции вхо­дя­щих и ис­хо­дя­щих до­ку­мен­тов
21.
Со­блю­де­ние об­щих тре­бо­ва­ний при фор­ми­ро­ва­нии дел:
1) по­ме­ще­ние в де­ло ис­пол­нен­ных, пра­виль­но оформ­лен­ных до­ку­мен­тов, со­от­вет­ству­ю­щих по сво­е­му со­дер­жа­нию за­го­лов­ку де­ла по но­мен­кла­ту­ре дел;
2) по­ме­ще­ние в де­ло вме­сте всех до­ку­мен­тов, от­но­ся­щих­ся к раз­ре­ше­нию од­но­го во­про­са. При­со­еди­не­ние при­ло­же­ний, неза­ви­си­мо от да­ты их утвер­жде­ния или со­став­ле­ния, к до­ку­мен­там, к ко­то­рым они от­но­сят­ся. Со­став­ле­ние при­ло­же­ний объ­е­мом свы­ше 180 ли­стов в от­дель­ный том с от­мет­кой в до­ку­мен­те;
3) сов­мест­ное груп­пи­ро­ва­ние вер­сий до­ку­мен­та на ка­зах­ском, рус­ском и иных язы­ках;
4) груп­пи­ро­ва­ние в де­ла до­ку­мен­тов од­но­го ка­лен­дар­но­го го­да, за ис­клю­че­ни­ем пе­ре­хо­дя­щих дел, су­деб­ных дел, лич­ных дел, фор­ми­ру­е­мых в те­че­ние все­го пе­ри­о­да ра­бо­ты дан­но­го ли­ца в ор­га­ни­за­ции, до­ку­мен­тов вы­бор­ных ор­га­нов и их по­сто­ян­ных ко­мис­сий, де­пу­тат­ских групп, груп­пи­ру­е­мых за пе­ри­од их со­зы­ва, до­ку­мен­тов учеб­ных за­ве­де­ний, фор­ми­ру­е­мых за учеб­ный год, до­ку­мен­тов те­ат­ров, ха­рак­те­ри­зу­ю­щих сце­ни­че­скую де­я­тель­ность за те­ат­раль­ный се­зон, ис­то­рий бо­лез­ней и дру­гих;
5) раз­дель­ное груп­пи­ро­ва­ние в де­ла до­ку­мен­тов по­сто­ян­но­го и вре­мен­но­го сро­ков хра­не­ния;
6) по­ме­ще­ние те­ле­грамм, ксе­ро­ко­пий фак­со­грамм, те­ле­фо­но­грамм в де­ла на об­щих ос­но­ва­ни­ях в со­от­вет­ствии с но­мен­кла­ту­рой дел;
7) недо­пу­ще­ние по­ме­ще­ния в де­ло до­ку­мен­тов, под­ле­жа­щих воз­вра­ту, чер­но­ви­ков и лиш­них эк­зем­пля­ров;
8) недо­пу­ще­ние пре­вы­ше­ния объ­е­ма де­ла по­сто­ян­но­го сро­ка хра­не­ния 180 ли­стов;
9) про­став­ле­ние но­ме­ра (ин­дек­са) и за­го­лов­ка де­ла на каж­дом то­ме с до­бав­ле­ни­ем ну­ме­ра­ции то­мов (ча­стей), до­бав­ле­ние сло­ва «по­след­ний» («по­след­няя») в по­след­нем то­ме (ча­сти) при на­ли­чии в де­ле несколь­ких то­мов (ча­стей)
22.
На­ли­чие но­мен­кла­ту­ры дел, утвер­жден­ной ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции и со­гла­со­ван­ной экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на по­сле со­гла­со­ва­ния с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции
23.
На­ли­чие на об­лож­ке де­ла по­сто­ян­но­го, вре­мен­но­го (свы­ше 10 лет) хра­не­ния и по лич­но­му со­ста­ву сле­ду­ю­щих рек­ви­зи­тов:
1) на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции, на­име­но­ва­ния струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния;
2) на­име­но­ва­ния на­се­лен­но­го пунк­та, в ко­то­ром дис­ло­ци­ро­ва­на ор­га­ни­за­ция, но­ме­ра (ин­дек­са) де­ла;
3) за­го­лов­ка де­ла, да­ты де­ла (то­ма, ча­сти), ко­ли­че­ство ли­стов в де­ле, сро­ка хра­не­ния де­ла;
4) ар­хив­но­го шиф­ра де­ла
24.
Со­блю­де­ние по­ряд­ка ну­ме­ра­ции ли­стов де­ла:
1) ну­ме­ро­ва­ние ли­ста бо­лее фор­ма­та А4, под­ши­то­го за один край, как один лист в пра­вом верх­нем уг­лу;
2) ну­ме­ро­ва­ние до­ку­мен­тов с соб­ствен­ной ну­ме­ра­ци­ей ли­стов, в том чис­ле пе­чат­ных из­да­ний в об­щем по­ряд­ке или со­хра­не­ние соб­ствен­ной ну­ме­ра­ции, ес­ли она со­от­вет­ству­ет по­ряд­ку рас­по­ло­же­ния ли­стов в де­ле;
3) ну­ме­ро­ва­ние ли­стов дел, со­сто­я­щих из несколь­ких то­мов или ча­стей, по каж­до­му то­му или ча­сти от­дель­но;
4) ну­ме­ро­ва­ние фо­то­гра­фий, чер­те­жей, диа­грамм и дру­гих ил­лю­стра­тив­ных и спе­ци­фи­че­ских до­ку­мен­тов, пред­став­ля­ю­щих са­мо­сто­я­тель­ный лист в де­ле, на обо­рот­ной сто­роне в ле­вом верх­нем уг­лу;
5) ну­ме­ро­ва­ние сна­ча­ла кон­вер­тов с вло­же­ни­ем, под­ши­тых в де­ло, а за­тем оче­ред­ным но­ме­ром каж­дое вло­же­ние в кон­вер­те;
6) оформ­ле­ние при­ло­же­ния к де­лу, по­сту­пив­ше­го в пе­ре­пле­те, как са­мо­сто­я­тель­но­го то­ма и его от­дель­ное ну­ме­ро­ва­ние;
7) пе­ре­ну­ме­ра­ция ли­стов де­ла, в слу­ча­ях об­на­ру­же­ния боль­шо­го чис­ла оши­бок в их ну­ме­ра­ции. За­чер­ки­ва­ние ста­рых но­ме­ров ли­стов при пе­ре­ну­ме­ра­ции и про­став­ле­ние ря­дом но­во­го но­ме­ра ли­ста, со­став­ле­ние но­во­го ли­ста-за­ве­ри­те­ля в кон­це де­ла, за­чер­ки­ва­ние и со­хра­не­ние в де­ле ста­ро­го ли­ста–за­ве­ри­те­ля;
8) упо­треб­ле­ние ли­тер­ных но­ме­ров ли­стов при на­ли­чии от­дель­ных оши­бок в ну­ме­ра­ции ли­стов
25.
На­ли­чие до­ку­мен­тов, под­ши­тых в де­ла не ме­нее, чем на че­ты­ре про­ко­ла в твер­дую об­лож­ку из кар­то­на или пе­ре­пле­тен­ных с уче­том воз­мож­но­сти сво­бод­но­го чте­ния тек­ста всех до­ку­мен­тов.
От­сут­ствие в под­ши­тых (пе­ре­пле­тен­ных) де­лах ме­тал­ли­че­ских скреп­ле­ний (бу­ла­вок, скре­пок и дру­гих)
26.
Со­блю­де­ние хра­не­ния до­ку­мен­тов в де­лах по­сле за­вер­ше­ния в де­ло­про­из­вод­стве в те­че­ние од­но­го го­да по ме­сту их фор­ми­ро­ва­ния до пе­ре­да­чи в ар­хив ор­га­ни­за­ции
27.
На­ли­чие карт-за­ме­сти­те­лей еди­ниц хра­не­ния при вы­да­че до­ку­мен­тов из ар­хи­во­хра­ни­ли­ща
28.
На­ли­чие на обо­их эк­зем­пля­рах опи­си от­мет­ки о на­ли­чии де­ла про­тив каж­до­го де­ла, вклю­чен­но­го в нее
29.
На­ли­чие в кон­це каж­до­го эк­зем­пля­ра опи­си ко­ли­че­ства фак­ти­че­ски при­ня­тых дел, ука­зан­но­го циф­ра­ми и про­пи­сью, да­ты при­е­ма-пе­ре­да­чи дел, а та­к­же под­пи­си ра­бот­ни­ка, от­вет­ствен­но­го за ар­хив и ли­ца, пе­ре­дав­ше­го де­ла
30.
На­ли­чие ак­та при­е­ма-пе­ре­да­чи до­ку­мен­тов на хра­не­ние при пе­ре­да­че до­ку­мен­тов в ар­хив
31.
Со­блю­де­ние пре­дель­ных сро­ков ве­дом­ствен­но­го хра­не­ния до­ку­мен­тов на тра­ди­ци­он­ных и элек­трон­ных но­си­те­лях, от­не­сен­ных к со­ста­ву На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, в том чис­ле:
1) до­ку­мен­тов ор­га­ни­за­ций, кон­троль­ный па­кет ак­ций ко­то­рых при­над­ле­жит го­су­дар­ству, иных го­су­дар­ствен­ных юри­ди­че­ских лиц рес­пуб­ли­кан­ско­го уров­ня – 10 лет;
2) до­ку­мен­тов го­су­дар­ствен­ных ор­га­ни­за­ций об­ласт­но­го (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) уров­ня – 10 лет;
3) до­ку­мен­тов го­су­дар­ствен­ных юри­ди­че­ских лиц го­род­ско­го и рай­он­но­го уров­ней – 5 лет;
4) за­пи­сей ак­тов граж­дан­ско­го со­сто­я­ния, по­хо­зяй­ствен­ных книг, до­мо­вых книг, за­пи­сей но­та­ри­аль­ных дей­ствий, су­деб­ных дел и до­ку­мен­тов – 75 лет;
5) на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской, тех­но­ло­ги­че­ской и па­тент­но-ли­цен­зи­он­ной до­ку­мен­та­ции – 10 лет;
6) опыт­но-кон­струк­тор­ской до­ку­мен­та­ции – 15 лет;
7) про­ект­ной до­ку­мен­та­ции по ка­пи­таль­но­му стро­и­тель­ству – 20 лет;
8) кар­то­гра­фи­че­ской до­ку­мен­та­ции – 25 лет;
9) гео­де­зи­че­ской до­ку­мен­та­ции – 25 лет;
10) те­ле­мет­ри­че­ской до­ку­мен­та­ции – 5 лет;
11) аудио­ви­зу­аль­ной до­ку­мен­та­ции – 3 го­да;
12) элек­трон­ных до­ку­мен­тов – 5 лет
32.
На­ли­чие в ор­га­ни­за­ции по­ме­ще­ния для ар­хи­ва, со­сто­я­ще­го из ар­хи­во­хра­ни­ли­ща для хра­не­ния до­ку­мен­тов, ком­на­ты для ра­бо­ты ис­сле­до­ва­те­лей (чи­таль­но­го за­ла), ра­бо­чих ком­нат для ра­бот­ни­ков ар­хи­ва, ком­на­ты для сер­вер­но­го и ком­му­ни­ка­ци­он­но­го обо­ру­до­ва­ния
33.
На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще ве­дом­ствен­ных и част­ных ар­хи­вов две­рей, оби­тых ме­тал­ли­че­ским ли­стом, и име­ю­щих проч­ные за­со­вы
34.
На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще ста­ци­о­нар­ных или пе­ре­движ­ных ме­тал­ли­че­ских или де­ре­вян­ных стел­ла­жей
35.
Со­блю­де­ние тре­бо­ва­ний по хра­не­нию:
1) до­ку­мен­тов на маг­нит­ной лен­те, на­мо­тан­ны­ми на сер­деч­ни­ки, ка­туш­ки или кас­се­ты со­от­вет­ству­ю­ще­го раз­ме­ра, упа­ко­ван­ны­ми в па­кет из по­ли­эти­ле­но­вой плен­ки и в за­вод­скую ко­роб­ку или по­ме­щен­ны­ми в по­ли­эти­ле­но­вых фу­тляр (кон­тей­нер) с вы­ре­за­ми для эти­ке­ток;
2) ком­пакт-дис­ков, уло­жен­ных в за­вод­скую упа­ков­ку и по­ме­щен­ных в ко­ро­боч­ную та­ру;
3) мик­ро­филь­мов, ки­но­филь­мов, оформ­лен­ных стан­дарт­ны­ми за­щит­ны­ми ра­кор­да­ми, на­мо­тан­ны­ми плот­но в ру­лон на сер­деч­ни­ки фо­то­гра­фи­че­ским сло­ем на­ру­жу и уло­жен­ны­ми в ме­тал­ли­че­ские ко­роб­ки, без вы­сту­па­ю­щих вит­ков на тор­цах ру­ло­на;
4) ви­деодо­ку­мен­тов в вер­ти­каль­ном по­ло­же­нии в за­вод­ской упа­ков­ке
36.
Со­от­вет­ствие усло­вий рас­ста­нов­ки средств хра­не­ния (ста­ци­о­нар­ных или пе­ре­движ­ных ме­тал­ли­че­ских стел­ла­жей, ме­тал­ли­че­ских шка­фов, сей­фов):
1) рас­сто­я­ние меж­ду ря­да­ми стел­ла­жей (глав­ный про­ход) – не ме­нее 120 сан­ти­мет­ров;
2) рас­сто­я­ние меж­ду стел­ла­жа­ми (про­ход) – не ме­нее 75 сан­ти­мет­ров;
3) рас­сто­я­ние меж­ду на­руж­ной сте­ной зда­ния и стел­ла­жом, па­рал­лель­ным на­руж­ной стене – не ме­нее 75 сан­ти­мет­ров;
4) рас­сто­я­ние меж­ду сте­ной и тор­цом стел­ла­жа или шка­фа (сей­фа) – не ме­нее 45 сан­ти­мет­ров;
5) рас­сто­я­ние меж­ду по­лом и ниж­ней пол­кой стел­ла­жа или шка­фа (сей­фа) – не ме­нее 15 сан­ти­мет­ров, в цо­коль­ных эта­жах – не ме­нее 30 сан­ти­мет­ров
37.
На­ли­чие кон­троль­но-из­ме­ри­тель­ных при­бо­ров (тер­мо­мет­ров, пси­хро­мет­ров, гиг­ро­мет­ров) для из­ме­ре­ния па­ра­мет­ров тем­пе­ра­ту­ры и от­но­си­тель­ной влаж­но­сти воз­ду­ха в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах и ре­ги­стра­ция их по­ка­за­те­лей в жур­на­ле из­ме­ре­ния па­ра­мет­ров тем­пе­ра­ту­ры и от­но­си­тель­ной влаж­но­сти воз­ду­ха в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах
38.
Под­дер­жа­ние сле­ду­ю­ще­го тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го ре­жи­ма в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах:
1) для до­ку­мен­тов на бу­маж­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +17°С – +19°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 50-55%;
2) для до­ку­мен­тов на чер­но-бе­лых пле­ноч­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +15°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 40-55%;
3) для до­ку­мен­тов на цвет­ных пле­ноч­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +2°С – +5°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 40-55%;
4) для до­ку­мен­тов на маг­нит­ной лен­те и дис­ко­вых но­си­те­лях – тем­пе­ра­ту­ра от +8°С – до +18°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 45-65 %;
5) для до­ку­мен­тов на элек­трон­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +15°С – +20°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 50-65%
39.
На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще ве­дом­ствен­ных и част­ных ар­хи­вов кни­ги вы­да­чи до­ку­мен­тов из ар­хи­во­хра­ни­ли­ща
40.
На­ли­чие ак­та о вы­да­че ар­хив­ных до­ку­мен­тов во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние в дру­гие ор­га­ни­за­ции при вы­да­че ар­хив­ных до­ку­мен­тов во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние
41.
На­ли­чие пас­пор­та ар­хи­ва ор­га­ни­за­ции
42.
На­ли­чие в ар­хи­ве ор­га­ни­за­ции дел, пе­ре­дан­ных из струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний в ар­хив ор­га­ни­за­ции по опи­сям дел, до­ку­мен­тов со­став­ля­е­мым по ре­зуль­та­там экс­пер­ти­зы цен­но­сти до­ку­мен­тов
43.
На­ли­чие опи­си дел, до­ку­мен­тов по­сто­ян­но­го хра­не­ния, утвер­жден­ной ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции и экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на по­сле со­гла­со­ва­ния с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции
44.
На­ли­чие опи­си дел по лич­но­му со­ста­ву, утвер­жден­ной ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции по со­гла­со­ва­нию с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции и экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на
45.
На­ли­чие опи­си дел, до­ку­мен­тов вре­мен­но­го (свы­ше 10 лет) хра­не­ния, утвер­жден­ной ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции по­сле со­гла­со­ва­ния с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции
46.
Со­от­вет­ствие ито­го­вой за­пи­си в опи­си дел фак­ти­че­ско­му на­ли­чию еди­ниц хра­не­ния
47.
На­ли­чие ак­та о вы­де­ле­нии к уни­что­же­нию до­ку­мен­тов, не под­ле­жа­щих хра­не­нию, утвер­жден­но­го ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции по­сле со­гла­со­ва­ния с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции и экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на
48.
На­ли­чие кар­то­чек уче­та необ­на­ру­жен­ных ар­хив­ных до­ку­мен­тов, со­став­лен­ных на все от­сут­ству­ю­щие в хо­де про­вер­ки на­ли­чия и со­сто­я­ния ар­хив­ных до­ку­мен­тов
49.
На­ли­чие в ве­дом­ствен­ном и част­ном ар­хи­ве кар­то­чек ре­ги­стра­ции на­уч­но-тех­ни­че­ской до­ку­мен­та­ции (при на­ли­чии на­уч­но-тех­ни­че­ской до­ку­мен­та­ции)
50.
На­ли­чие в ве­дом­ствен­ном и част­ном ар­хи­ве ин­вен­тар­ной кни­ги уче­та на­уч­но-тех­ни­че­ской до­ку­мен­та­ции от­дель­но по каж­до­му ви­ду (про­ект­ной, кон­струк­тор­ской, тех­но­ло­ги­че­ской, на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской, па­тент­но-ли­цен­зи­он­ной) (при на­ли­чии на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской до­ку­мен­та­ции)
51.
Cо­от­вет­ствие в ве­дом­ствен­ных и част­ных ар­хи­вах си­сте­ма­ти­за­ции за­го­лов­ков в опи­си дел, до­ку­мен­тов по­сто­ян­но­го хра­не­ния сле­ду­ю­щим при­зна­кам:
1) струк­тур­но­го (в со­от­вет­ствии с при­над­леж­но­стью еди­ниц хра­не­ния к струк­тур­ным под­раз­де­ле­ни­ям);
2) хро­но­ло­ги­че­ско­го (по пе­ри­о­дам или да­там, к ко­то­рым от­но­сят­ся еди­ни­цы хра­не­ния);
3) функ­ци­о­наль­но­го, от­рас­ле­во­го, те­ма­ти­че­ско­го, пред­мет­но-во­прос­но­го (с уче­том функ­ций ор­га­ни­за­ции, тем или во­про­сов, ко­то­рых ка­са­ет­ся со­дер­жа­ние еди­ниц хра­не­ния);
4) но­ми­наль­но­го (по де­ло­про­из­вод­ствен­ной фор­ме – ви­дам и раз­но­вид­но­стям до­ку­мен­тов);
5) кор­ре­спон­дент­ско­го (по ор­га­ни­за­ци­ям и ли­цам, в ре­зуль­та­те пе­ре­пис­ки с ко­то­ры­ми об­ра­зо­ва­лись еди­ни­цы хра­не­ния);
6) гео­гра­фи­че­ско­го (в со­от­вет­ствии с опре­де­лен­ны­ми тер­ри­то­ри­я­ми, на­се­лен­ны­ми пунк­та­ми и дру­ги­ми гео­гра­фи­че­ски­ми объ­ек­та­ми, с ко­то­ры­ми свя­за­но со­дер­жа­ние до­ку­мен­тов, их ав­то­ры, кор­ре­спон­ден­ты);
7) ав­тор­ско­го (по на­зва­ни­ям ор­га­ни­за­ций или фа­ми­ли­ям лиц, ко­то­рые яв­ля­ют­ся ав­то­ра­ми до­ку­мен­тов)
52.
Недо­пу­ще­ние на­ли­чия в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще га­зо­вых, во­до­про­вод­ных, ка­на­ли­за­ци­он­ных и дру­гих ма­ги­страль­ных тру­бо­про­во­дов
53.
Раз­ме­ще­ние в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах ар­хив­ных до­ку­мен­тов в пер­вич­ных за­щит­ных сред­ствах хра­не­ния (ар­хив­ных ко­роб­ках, пап­ках, спе­ци­аль­ных фу­тля­рах, па­ке­тах)
54.
На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще кар­то­чек по­стел­лаж­ных то­по­гра­фи­че­ских ука­за­те­лей
55.
От­сут­ствие в тек­сте ар­хив­ной справ­ки из­ме­не­ний, ис­прав­ле­ний, ком­мен­та­ри­ев, соб­ствен­ных вы­во­дов ис­пол­ни­те­ля по со­дер­жа­нию ар­хив­ных до­ку­мен­тов, на ос­но­ва­нии ко­то­рых со­став­ле­на ар­хив­ная справ­ка
56.
Со­от­вет­ствие со­дер­жа­ния опи­са­тель­ной ста­тьи ар­хив­но­го спра­воч­ни­ка на уровне ар­хив­но­го фон­да сле­ду­ю­щим тре­бо­ва­ни­ям:
1) на­зва­ние ар­хив­но­го фон­да;
2) спра­воч­ные дан­ные об ар­хив­ном фон­де;
3) ис­то­ри­че­ская справ­ка к фон­ду;
4) ан­но­та­ция о со­ста­ве и со­дер­жа­нии ар­хив­ных до­ку­мен­тов;
5) ин­фор­ма­ция об усло­ви­ях до­сту­па и ис­поль­зо­ва­ния;
6) биб­лио­гра­фия
57.
На­ли­чие в ор­га­ни­за­ции про­то­ко­лов кон­суль­та­тив­но-со­ве­ща­тель­ных ор­га­нов
58.
Уни­что­же­ние до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да
59.
Про­вер­ка на­ли­чия и со­сто­я­ния ар­хив­ных дел, до­ку­мен­тов в пла­но­вом по­ряд­ке один раз в 5 лет
60.
Ор­га­ни­за­ция ро­зыс­ка при недо­ста­чи дел, до­ку­мен­тов, элек­трон­ных до­ку­мен­тов (дел)
Должностное (ые) лицо (а):
________________________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии)
________________________________________________
(должность) (подпись)
Руководитель субъекта контроля:
________________________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии)
____________________________________________
(должность) (подпись)

Приложение 4
к совместному приказу
Приложение 4
к совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 09 июня 2017 года
№ 172 и
Министра национальной экономики
Республики Казахстан
от 14 августа 2017 года
№ 301
Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов
В отношении источников комплектования центральных и государственных архивов.
Государственный орган, назначивший проверку/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля_______________________ ____________________________________________________________________
Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля_____________________________________________________________
____________________________________________________________________
(№, дата)
Наименование субъекта (объекта) контроля__________________________
____________________________________________________________________
(Индивидуальный идентификационный номер), бизнес-идентификационный номер субъекта (объекта) контроля____________________________________ ____________________________________________________________________
Адрес места нахождения__________________________________________
___________________________________________________________________
№ п/п
Перечень требований
Соответствует требованиям
Не соответствует требованиям
1
2
3
4
1.
Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа:
1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат;
2) RTF, DOCX - текстовый формат;
3) XLS, XLSX - табличный формат;
4) PPT, PPTX - презентации;
5) RAR, ZIP - архивированный формат
2.
Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов
3.
Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов
4.
Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации, либо бумажной
5.
Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации
6.
Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов
7.
Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки
8.
Уничтожение документов Национального архивного фонда
9.
Проверка наличия и состояния архивных дел, электронных документов (дел) в плановом порядке – один раз в 3 года
10.
Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)
Должностное (ые) лицо (а):
_______________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии)
________________________________ ______________
(должность) (подпись)
Руководитель субъекта контроля:
_______________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии)
________________________________ ______________
(должность) (подпись)

Приложение 5
к совместному приказу
Приложение 5
к критериям оценки степени риска
за соблюдением законодательства
Республики Казахстан
о Национальном архивном
фонде и архивах
Перечень субъективных критериев для определения степени риска
за соблюдением законодательства Республики Казахстан
о Национальном архивном фонде и архивах
№ п/п
По­ка­за­тель субъ­ек­тив­но­го кри­те­рия
Ис­точ­ник ин­фор­ма­ции по по­ка­за­те­лю субъ­ек­тив­но­го кри­те­рия
Удель­ный вес по зна­чи­мо­сти, балл (в сум­ме не дол­жен пре­вы­шать 100 бал­лов),
wi
Усло­вия /зна­че­ния, xi
усло­вие 1/зна­че­ние
усло­вие 2/зна­че­ние
усло­вие 3/зна­че­ние
1
2
3
4
5
6
7
Для про­фи­лак­ти­че­ско­го кон­тро­ля с по­се­ще­ни­ем
1
Ре­зуль­та­ты мо­ни­то­рин­га от­чет­но­сти и све­де­ний, пред­став­ля­е­мых субъ­ек­том кон­тро­ля
Ре­зуль­та­ты мо­ни­то­рин­га от­чет­но­сти и све­де­ния со­бран­ные в те­че­нии го­да ка­са­тель­но про­ве­ден­ных/не про­ве­ден­ных пла­но­вых и непла­но­вых про­ве­рок
50%
0
1
0%
100%
2
Ре­зуль­та­ты ана­ли­за све­де­ний, пред­став­ля­е­мых го­су­дар­ствен­ны­ми ор­га­на­ми и ор­га­ни­за­ци­я­ми
Ре­зуль­та­ты ана­ли­за све­де­ний, пред­став­ля­е­мых го­су­дар­ствен­ны­ми ор­га­на­ми и ор­га­ни­за­ци­я­ми в На­ци­о­наль­ный, цен­траль­ные и го­су­дар­ствен­ные ар­хи­вы
50%
0
1
0%
100%

Приложение 6
к совместному приказу
Приложение 6
к критериям оценки степени риска
за соблюдением законодательства
Республики Казахстан
о Национальном архивном
фонде и архивах
Перечень субъективных критериев для определения степени риска
за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов
№ п/п
По­ка­за­тель субъ­ек­тив­но­го кри­те­рия
Ис­точ­ник ин­фор­ма­ции по по­ка­за­те­лю субъ­ек­тив­но­го кри­те­рия
Удель­ный вес по зна­чи­мо­сти, балл (в сум­ме не дол­жен пре­вы­шать 100 бал­лов),
wi
Усло­вия /зна­че­ния, xi
усло­вие 1/зна­че­ние
усло­вие 2/зна­че­ние
усло­вие 3/зна­че­ние
1
2
3
4
5
6
7
Для про­фи­лак­ти­че­ско­го кон­тро­ля с по­се­ще­ни­ем
1
Ре­зуль­та­ты мо­ни­то­рин­га от­чет­но­сти и све­де­ний, пред­став­ля­е­мых субъ­ек­том кон­тро­ля
Ре­зуль­та­ты мо­ни­то­рин­га от­чет­но­сти и све­де­ния со­бран­ные в те­че­нии го­да ка­са­тель­но про­ве­ден­ных/не про­ве­ден­ных пла­но­вых и непла­но­вых про­ве­рок
50%
0
1
0%
100%
2
Ре­зуль­та­ты ана­ли­за све­де­ний, пред­став­ля­е­мых го­су­дар­ствен­ны­ми ор­га­на­ми и ор­га­ни­за­ци­я­ми
Ре­зуль­та­ты ана­ли­за све­де­ний, пред­став­ля­е­мых го­су­дар­ствен­ны­ми ор­га­на­ми и ор­га­ни­за­ци­я­ми в На­ци­о­наль­ный, цен­траль­ные и го­су­дар­ствен­ные ар­хи­вы
50%
0
1
0%
100%