«Выдача архивных справок»
В соответствии с Законом Республики Казахстан от 23 января 2001 года «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан» и Законом Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года «О государственных услугах» акимат Жамбылской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1) постановление акимата Жамбылской области от 15 мая 2015 года № 103 «Об утверждении регламента государственной услуги «Выдача архивных справок» (зарегистрировано в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 2683, опубликовано 28 августа 2015 года в информационной-правовой систиме «Әділет»);

2) постановление акимата Жамбылской области от 17 марта 2016 года № 85 «О внесении изменений в постановление акимата Жамбылской области от 15 мая 2015 года № 103 «Об утверждении регламента государственной услуги «Выдача архивных справок» (зарегестрировано в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 3033, опубликовано 28 апреля 2016 года в информационной-правовой сиситеме «Әділет»).

Утвержден
постановлением акимата
Жамбылской области от
27 июня 2017 года № 132
Регламент государственной услуги
«Выдача архивных справок»

1. Государственная услуга «Выдача архивных справок» (далее – государственная услуга) в соответствий с приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 «Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела» (зарегистрировано в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за №11086) (далее–стандарт) оказывается государственными архивами Жамбылской области (далее – услугодатель) которые указаны в приложении 1 к настоящему регламенту.
Прием заявления и выдача результата оказания государственной услуги осуществляются через:

3. Результат оказания государственной услуги – архивная справка по форме согласно приложению 60 к Правилам комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденным приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 10127) о подтверждении либо ответ об отсутствии следующих сведений социально-правового характера: трудового стажа, размера заработной платы, возраста, состава семьи, образования, награждения, перечисления пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоения ученых степеней и званий, несчастного случая, нахождения на излечении или эвакуации, применения репрессий, реабилитации жертв массовых политических репрессий, проживания в зонах экологического бедствия, пребывания в местах лишения свободы, сведений об актах гражданского состояния, о правоустанавливающих и идентификационных документах.
Форма предоставления результата оказания государственной услуги – электронная или бумажная.
На портале выдается электронная архивная справка либо ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

5. Содержание каждой процедуры (действия), входящей в состав процесса оказания государственной услуги, длительность ее выполнения (порядок действий работников структурных подразделений услугодателя при оказании государственной услуги, процедуры (действия) и последовательность их выполнения, в том числе этапы прохождения всех процедур (действий):

4) подготовка ответственным исполнителем услогодателя к выдаче архивной справки на бумажном носителе и направление результата оказания государственной услуги руководителю услугодателя на подписание – в течение – 9 (девяти) рабочих дней со дня поступления; в случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также за период более чем за 5 (пять) лет, услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на 30 (тридцать)календарных дней после истечения срока оказания государственной услуги, о чем извещается услугополучатель посредством отправкиписьма по адресу, указанному в заявлении, в течение 3 (трех) календарных дней со дня продления срока рассмотрения;

Услугополучатели для получения государственной услуги при обращении в Государственную корпорацию и (или) к иным услугодателям представляют документы предусмотренных пунктом 9 стандарта;
При обращении в Государственную корпорацию день приема документов не входит в срок оказания государственной услуги;
Длительность обработки запроса услугополучателя 15 (пятнадцать) минут.

10. Описание процесса получения результата государственной услуги через Государственную корпорацию, его длительность, указаны в диаграмме функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги согласно приложению 2 (диаграмма № 1) к настоящему регламенту:
процесс 1 – ввод оператором Государственной корпорации в автоматизированное рабочее место информационной системы для Государственной корпорации логина и пароля (процесс авторизации) для оказания услуги;
процесс 2 – выбор оператором Государственной корпорации услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором Государственной корпорации данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности данные доверенности не заполняются);
процесс 3 – направление запроса через шлюз «электронного правительства» в государственную базу данных «Физические лица»/государственную базу данных «Юридические лица» о данных услугополучателя, а также в единую нотариальную информационную систему –о данных доверенности представителя услугополучателя;
условие 1 – проверка наличия данных услугополучателя в государственной базе данных «Физические лица»/государственной базе данных «Юридические лица», данных доверенности - в единой нотариальной информационной системе;
процесс 4 – формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных услугополучателя в государственную базу данных «Физические лица»/государственную базу данных «Юридические лица», данных доверенности – в единую нотариальную информационную систему;
процесс 5 – заполнение оператором Государственной корпорации формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством электронной цифровой подписи заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание услуги;
процесс 6 – направление электронного документа (запроса услугополучателя), удостоверенного (подписанного) электронной цифровой подписью оператора Государственной корпорации, через шлюз «электронного правительства» в автоматизированное рабочее место услугодателя;
процесс 7 – регистрация электронного документа в автоматизированное рабочее место услугодателя;
условие 2 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов перечню документов, предусмотренных в пункте 9 стандарта, и основания для оказания услуги;
процесс 8 – в случае предоставления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 стандарта, работник Государственной корпорации отказывает в приеме заявления и выдает расписку по форме, согласно приложению 2 к стандарту;
процесс 9 – получение услугополучателем через оператора Государственной корпорации результата государственной услуги (архивной справки).

11. Описание порядка обращения и последовательности процедур (действий) услугодателя и услугополучателя при оказании государственной услуги через веб-портал «электронного правительства», указаны в диаграмме функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги согласно приложению 2 (диаграмма № 2) к настоящему регламенту:
услугополучатель осуществляет регистрацию на портале с помощью индивидуального идентификационного номера/бизнес-идентификационного номера и пароля (осуществляется для незарегистрированных услугополучателей на портале);
процесс 1 - ввод услугополучателем индивидуального идентификационного номера/бизнес-идентификационного номера и пароля (процесс авторизации) на портале для получения услуги;
условие 1 - проверка на портале подлинности данных о зарегистрированном услугополучателе через индивидуальный идентификационный номер/ бизнес-идентификационный номер и пароль;
процесс 2 - формирование порталом сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных услугополучателя;
процесс 3 - выбор услугополучателем услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение услугополучателем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых копий документов в электронном виде, предусмотренных пунктом 9 стандарта, а также выбор услугополучателем регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи для удостоверения (подписания) запроса;
условие 2 – проверка на портале срока действия регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (индивидуального идентификационного номера/ бизнес-идентификационного номера, указанным в запросе, и индивидуального идентификационного номера/ бизнес-идентификационного номера, указанном в регистрационном свидетельстве электронной цифровой подписи);
процесс 4 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с не подтверждением подлинности электронной цифровой подписи услугополучателя;
процесс 5 - удостоверение запроса для оказания услуги посредством электронной цифровой подписи услугополучателя и направление электронного документа (запроса) через шлюз «электронного правительства» в автоматизированное рабочее место услугодателя для обработки услугодателем;
процесс 6 – регистрация электронного документа в автоматизированное рабочее место услугодателя;
условие 3 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов перечню документов, предусмотренных пунктом 9 стандарта, и основания для оказания услуги;
процесс 7 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;
процесс 8 – получение услугополучателем результата услуги (уведомление о готовности архивной справки в форме электронного документа), сформированного через автоматизированное рабочее место услугодателя. Электронный документ формируется с использованием электронной цифровой подписи уполномоченного лица услугодателя.
Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги, а также описание порядка взаимодействия с иными услугодателями и (или) Государственной корпорацией и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражается в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги согласно приложению 3 к настоящему регламенту.

Приложение 1
к регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Адреса государственных архивов
№
Наименование учреждения
Адреса
Контактные телефоны
1
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Жамбылской области» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
г.Тараз, улица Болтирик.Шешен 1Б
zhambyl_muragat@mail.ru
8(7262)
45-32-75
2
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив города Тараз» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
г.Тараз, улица Телецентр 3А
gor_arhiv1@mail.ru
8 (7262)
54-19-94
3
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Байзакского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Байзакский район, село Сарыкемер, ул.Конаева 138
arhiv_baizak@mail.ru
8 (726-37)
2-19-49
4
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Жамбылского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Жамбылский район, село Аса, улица Абая 127 А
arhiv_asa@mail.ru
8 (726-33)
2-19-49
5
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Жуалынского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Жуалинский район, село Б.Момышулы, улица Латиканта 24
аrhiv_jualy@mail.ru
8 (726-35)
2-12-41
6
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Кордайского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Кордайский район, село Кордай, улица Домалакана 209
arhiv_korday@mail.ru
8 (726-36)
2-23-29
7
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Меркенского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Меркенский район, село Мерке, улица Исмаилова 193
arhiv2013@mail.ru
8 (726-32)
2-24-16
8
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Мойынкумского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Мойынкумский район, село Мойынкум, улица Кошенова 10
moiynkum_arhiv@mail.ru
8 (726-42)
2-10-20
9
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Сарысуского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Сарысуский район, село Саудакент, улица Асанова 11
аrhiv11@mail.ru
8 (726-34)
2-13-44
10
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Т.Рыскуловского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Т.Рыскуовский район, село Кулан, улица Жибек Жолы 59
kulan_arhiv@mail.ru
8 (726-31)
2-23-75
11
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Таласского района» управления культуры, архивов и документации
Жамбылская область, Таласский район, город Каратау,улица Тохтарова 4
talasrai_archiv@mail.ru
8 (726-44)
6-01-75
12
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Таласского района» управления культуры, архивов и документации
Жамбылская область, Шуский район, город Шу, улица Абылайхана 10
8 (726-43)
2-16-63

Приложение 2
к регламенту государственной
услуги «Выдача архивных справок»
Диаграмма № 1 функционального взаимодействия при оказании
государственной услуги через АРМ ИС Государственной корпорации
Диаграмма № 2 функционального взаимодействия при оказании
государственной услуги через портал
Условные обозначения:

Приложение 3
к регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги «Выдача архивных справок»
Условные обозначения: