Об утверждении Правил централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Күшін жойған

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларын бекіту туралы «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабы 2-тармағының 2-7) тармақшасына және «Мемлекеттік статистика туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 16-бабы 3-тармағының 2) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

1. Қоса берілген Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары бекітілсін.

2. Мыналардың:

1) «Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидаларын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 8366 болып тіркелген, «Егемен Қазақстан» газетінде 2013 жылғы 20 наурызда № 90 (28029) жарияланған);

2) «Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу туралы нұсқаулықты бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 бұйрығына өзгерістер енгізу туралы» Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2016 жылғы 9 желтоқсандағы № 321 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 14654 болып тіркелген, 2017 жылғы 20 қаңтарда Қазақстан Республикасының Нормативтік құқықтық актілерінің эталондық бақылау банкінде жарияланған) күші жойылды деп танылсын.

3. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлiгiнiң Архив ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгiленген тәртiпте:

1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бұйрықты мемлекеттік тіркелген күннен бастап күнтізбелік он күн ішінде электронды түрде қазақ және орыс тілдерінде Қазақстан Республикасы нормативтік құқықтық актілерінің Эталондық бақылау банкіне ресми жариялау және енгізу үшін «Республикалық құқықтық ақпарат орталығы» шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнына жіберілуін;

3) осы бұйрық қолданысқа енгізілгеннен кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

4) осы бұйрықта көзделген іс-шаралар орындалғаннан кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді ұсынуды қамтамасыз етсін.

4. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт жетекшілік ететін вице-министріне жүктелсін.

5. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі. «Келісілді» Қазақстан Республикасының Стратегиялық жоспарлау және реформалар жөніндегі агенттігінің Ұлттық статистика бюросы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 25 шілдедегі № 168 бұйрығымен бекітілген Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры (бұдан әрі – Ұлттық архив қоры) құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу тәртібін айқындайды.

2. Архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті орган (бұдан әрі - уәкілетті орган) бірыңғай Мемлекеттік қорлар каталогын жүргізу жолымен Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды жүзеге асырады.

2-тарау. Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу тәртібі

3. Ұлттық архив қоры құжаттарына орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды жүргізу үшін Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар жыл сайын 5 қаңтарға дейін уәкілетті органға қағаз жеткізгіште (бір данада) және электрондық нысанда:

1) осы Қағидалардың 1-қосымшасына сәйкес нысан бойынша архив паспортын;

2) осы Қағидалардың 2-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қор карточкасын;

3) осы Қағидалардың 3-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтерді;

4) осы Қағидалардың 4-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтерді ұсынады.

4. Уәкілетті орган жыл сайын 15 ақпанға қарай Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтері, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві, арнаулы мемлекеттік архивтер және жергілікті атқарушы органдар ұсынған қор карточкаларының негізінде Мемлекеттік қор каталогына өзгерістер мен толықтырулар енгізеді.

5. Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар үш жылда бір рет 5 қаңтарға дейін осы Қағидалардың 5-қосымшасына сәйкес нысан бойынша Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспортын уәкілетті органға ұсынады.

6. Уәкілетті орган үш жылда бір рет 15 ақпанға қарай ұсынылған жиынтық паспорттардың негізінде Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспортын құрастырады.

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 1-қосымша Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі. Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: www.mam.gov.kz. Әкімшілік деректер нысанының атауы: «Архив паспорты». Әкімшілік деректер нысанының индексі: АП-1. Кезеңділігі: жылдық. Есепті кезең: 20__ жыл. Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар. Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті кезеңнен кейінгі 5 қаңтарға дейін. 20__жылғы «_ »________ ______________________ архив паспорты (архивтің атауы) 1-кесте Архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі № р/н Көр­сет­кіш­тер Қор­лар­дың са­ны (да­на) Сақ­тау бір­лік­те­рі­нің са­ны Уа­қыт­ша сақ­та­у­ға қа­был­дан­ған сақ­тау бір­лік­те­рі­нің са­ны бар­лы­ғы со­ның ішін­де ті­зім­де­ме­лер­ге ен­гі­зі­л­ге­ні мем­ле­кет­тік тіл­де­гі­ле­рі есеп­ке алын­ған аса құн­ды­ла­ры 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Қа­ғаз негіз­де­гі құ­жат­тар. Бар­лы­ғы 1.1 Бас­қа­ру құ­жат­та­ма­сы 1.2 Же­ке тек­тік құ­жат­тар 1.3 Ғы­лы­ми-тех­ни­ка­лық құ­жат­та­ма 1.4 Же­ке құ­рам бой­ын­ша құ­жат­тар 2. Ки­но­құ­жат­тар 3. Фо­то­құ­жат­тар 4. Ды­быст­ық құ­жат­тар 5. Бей­не­құ­жат­тар 6. Ма­ши­на­да оқы­ла­тын құ­жат­тар 7. Төл­нұс­қа құқы­ғын­да­ғы ша­ғын ны­сан­дар 8. Жиы­ны 2-кесте Есеп бірлігінің көлемі № р/н Көр­сет­кіш­тер Есеп бір­лі­гі­нің са­ны бар­лы­ғы со­ның ішін­де ті­зім­де­ме­лер­ге ен­гі­зі­л­ге­ні 1 2 3 4 1 Ки­но­құ­жат­тар 2 Ды­быст­ық­құ­жат­тар 3 Бей­не­құ­жат­тар 4 Ма­ши­на­да оқы­ла­тын құ­жат­тар 3-кесте Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі № р/н Көр­сет­кіш­тер Сақ­тау бір­лік­те­рі­нің са­ны Сақ­тан­ды­ру қо­ры­ның кө­ле­мі сақ­тан­ды­ру қо­ры үшін кө­ші­рі­л­ген­де­рі пай­да­ла­ну қо­ры бар­ла­ры нега­тив­тер кадр­ла­ры­ның са­ны (да­на) Сақ­тан­ды­ру қо­ры­ның сақ­тау бір­лік­те­рі­нің са­ны 1 2 3 4 5 6 1 Қа­ғаз негіз­де­гі құ­жат­тар. Бар­лы­ғы 1.1 Бас­қа­ру құ­жат­та­ма­сы 1.2 Же­ке тек­тік құ­жат­тар 1.3 Ғы­лы­ми-тех­ни­ка­лық құ­жат­та­ма 1.4 Же­ке құ­рам бой­ын­ша құ­жат­тар 2 Ки­но­құ­жат­тар 3 Фо­то­құ­жат­тар 4 Ды­быст­ық­құ­жат­тар 5 Бей­не­құ­жат­тар 6 Ма­ши­на­да оқы­ла­тын құ­жат­тар 7 Төл­нұс­қа құқы­ғын­да­ғы ша­ғын ны­сан­дар 8 Жиы­ны 4-кесте Архивтік құжаттардың ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы № р/н Көр­сет­кіш­тер Ті­зім­де­ме­лер (есеп­ке алу және си­паттау кі­тап­та­ры) са­ны (да­на) Ка­та­лог­тан­ды­рыл­ды Құ­жат­тар­дың құ­ра­мы мен маз­мұ­ны ту­ра­лы де­ректер ба­за­ла­ры құ­рыл­ды бар­лы­ғы оның ішін­де то­лық жи­нақ­та Қор­лар дың са­ны (да­на) Сақ­тау бір­лік­те­рі­нің са­ны Жа­сал­ған кар­точ­ка­лар са­ны (да­на) Де­ректер ба­за­ла­ры ның са­ны (да­на) ме­га байт­та ғы кө­ле­мі бар­лы­ғы оның ішін­де ка­та­лог­тар­ға ен­гі­зі­л­ген­де­рі 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Қа­ғаз негіз­де­гі құ­жат­тар. Бар­лы­ғы 11 Бас­қа­ру құ­жат­та­ма­сы 12 Же­ке тек­тік құ­жат­тар 13 Ғы­лы­ми-тех­ни­ка­лық құ­жат­та­ма 1.4 Же­ке құ­рам бой­ын­ша құ­жат­тар 2 Ки­но­құ­жат­тар 3 Фо­то­құ­жат­тар 4 Ды­быст­ық­құ­жат­тар 5 Бей­не­құ­жат­тар 6 Ма­ши­на­да оқы­ла­тын құ­жат­тар 7 Төл­нұс­қа құқы­ғын­да­ғы ша­ғын ны­сан­дар 8 Жиы­ны 5-кесте Анықтамалық-ақпараттық басылымдар № р/н Көр­сет­кіш­тер Са­ны (да­на) 1 2 3 1 Ба­сы­л­ған жол­сі­л­те­ме­лер, қор­лар бой­ын­ша қы­сқа­ша анық­та­ма­лық­тар 2 Әкім­ші­лік-ай­мақ­тық бө­лу бой­ын­ша ба­сы­л­ған анық­та­ма­лық­тар 3 Ме­ке­ме­лер та­рихы бой­ын­ша ба­сы­л­ған анық­та­ма­лық­тар 4 Өзге де түр­де ба­сы­л­ған анық­та­ма­лық­тар 5 Ба­сы­л­ған анық­та­ма­лық­тар­дың бар­лы­ғы 6-кесте Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі № р/н Көрсеткіштер Саны (дана) 1 2 3 1 Кітаптар және кітапшалар 2 Газеттер 3 Журналдар 4 Баспа өнімдерінің өзге түрлері 7-кесте Құжаттарды сақтау жағдайлары № р/н Көр­сет­кіш­тер Са­ны 1 2 3 1 Ар­хив ғи­ма­рат­та­ры (да­на) 2 Ар­найы үй-жай­лар (да­на) 3 Бей­ім­дел­ген үй-жай­лар (да­на) 4 Ар­хив қой­ма­ла­ры­ның то­лу дә­ре­же­сі (пай­ы­з­бен) 5 Ғи­ма­рат­тар­дың кү­зет сиг­на­ли­за­ци­я­сы­мен жаб­дық­та­луы (пай­ы­з­бен) 6 Ғи­ма­рат­тар­дың өрт­ке қар­сы сиг­на­ли­за­ци­я­мен жаб­дық­та­луы (пай­ы­з­бен) 7 Ме­тал­ды сө­ре­ле­рі­нің ұзынды­ғы (қу­ма метр­мен) 8 Ағаш сө­ре­лер­дің ұзынды­ғы (қу­ма метр­мен) 9 Мұ­қа­ба­лан­ған құ­жат­тар (сақ­тау бір­лі­гі­мен) Атауы __________________________________ __________________________________ ___________________________________ Мекенжайы ______________________________ ______________________________ Телефоны__________________________________________________________ Электрондық пошта мекенжайы _______________________________________ Орындаушы ___________________________________________ _______________ тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам ______________________________________________________ ___________ тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда) _______________________

«Архив паспорты» әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанға қосымша «Архив паспорты» әкімшілік деректерді жинауға арналған нысаны бойынша түсініктеме Архив паспортының 1-бағанның 1-кестесінде «Архив құжаттардың құрамы мен көлемі», 2-кестесінде «Есепке алу бірлігінің көлемі», 3-кестесінде «Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі», 4-кестесінде «Архивтік құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі. Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы», 5-кестесінде «Анықтамалық-ақпараттық басылымдар», 6-кестесінде «Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі», 7-кестесінде «Құжаттарды сақтау шарттары» нөмір «№» реті бойынша толтырылады; 2-бағанда 1-кестесінде «Архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі», 3-кестесінде «Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы 4-кестесінде «Архивтік құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі. Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы» архивтік құжаттардың көрсеткіштері (қағаз негіздегі құжаттар) көрсетіледі. Барлығы; басқару құжаттамасы; жеке тектік құжаттар; ғылыми-техникалық құжаттама; жеке құрам бойынша құжаттар; киноқұжаттар; фоноқұжаттар; бейнеқұжаттар; машинамен оқылатын құжаттама; түпнұсқа құқығындағы микроформалар; фотоқұжаттар; жиыны). 1-кестеде «Архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі»: 3-бағанда қорлар саны көрсетіледі; 4, 5, 6 және 7 – бағандарда сақтау бірліктерінің саны (4-баған – барлығы, 5- баған – тізімдемелерге енгізілген, 6-баған – мемлекеттік тілде, 7-баған – ерекше құнды есепке алынған) көрсетіледі; 8-бағанда уақытша сақтауға қабылданған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі. 2-кестеде «Есепке алу бірлігінің көлемі»: 2-бағанда есепке алу көрсеткіштері (киноқұжаттар, фоноқұжаттар, бейнеқұжаттар, машинамен оқылатын құжаттама) көрсетіледі; 3 және 4-бағандарда есепке алу бірліктерінің саны көрсетіледі (3-баған – барлығы, 4-баған – оның ішінде тізімдемеге енгізілгендер). 3-кестеде «Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі»: 3 және 4-бағандарда сақтау бірліктерінің саны (3-баған – сақтандыру қоры үшін көшірілген, 4-баған пайдалану қоры бар) көрсетіледі; 5 және 6-бағандарда – сақтандыру қорының көлемі (5-баған - егатив кадрларының саны, 6-баған – сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны) көрсетіледі. 4-кестеде «Архив құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі. Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы»: 3 және 4-бағандарда тізімдемелердің саны (есепке алу және сипаттау кітаптары (3 – баған – барлығы, 4-баған – олардың толық жиынтықта) көрсетіледі; 5, 6, 7 және 8-бағандарда акаталогияланған (5-баған – қорлар саны, 6-баған – сақтау бірліктерінің саны, 7-баған – барлық жасалған карточкалар саны, 8-баған – каталогтарға енгізілген) құжаттардың саны көрсетіледі; 9 және 10-бағандарда құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы құрылған дерекқорлар (9-баған – дерекқорлардың саны, 10-баған – мега байтпен көлемі) көрсетіледі. 5-кестеде «Анықтамалық-ақпараттық басылымдар»: 2-бағанда анықтамалық-ақпараттық басылымдардың көрсеткіштері (шығарылған жолсілтемелер, қорлар бойынша қысқаша анықтамалықтар, әкімшілік-аумақтық бөлініс бойынша шығарылған анықтамалықтар, мекемелердің тарихы бойынша шығарылған анықтамалықтар, басқа типтегі басылым анықтамалары, барлық шығарылған анықтамалықтар) көрсетіледі; 3-бағанда анықтамалық-ақпараттық басылымдардың саны көрсетіледі. 6-кестеде «Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі»: 2-бағанда ғылыми-анықтамалық кітапхананың көрсеткіштері (кітаптар мен брошюралар, газеттер, журналдар, баспа өнімінің басқа да түрлері) көрсетіледі; 3-бағанда ғылыми-анықтамалық кітапхананың саны көрсетіледі. 7 кестеде «Құжаттарды сақтау шарттары»: 2-бағанда құжаттарды сақтау көрсеткіштері (архив ғимараты, арнайы үй-жайлар, бейімделген үй-жайлар, архив қоймаларының жүктелу дәрежесі (пайызбен), ғимараттардың күзет сигнализациясымен жарақталуы (пайызбен), ғимараттардың өрт сигнализациясымен жарақталуы (пайызбен), металл стеллаждардың ұзындығы (қума метрмен), құжаттардың картондалуы (сақтау бірлігімен), ағаш стеллаждардың ұзындығы (қума метрмен) көрсетіледі 3-бағанда құжаттарды сақтау шарттарының саны көрсетіледі.

Ұлттық архив қорының Құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 2-қосымша Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі. Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: www.mam.gov.kz. Әкімшілік деректер нысанының атауы: «Қор карточкасы». Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚК-1. Кезеңділігі: жылдық. Есепті кезең: 20__ жыл. Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві және жергілікті атқарушы органдар. Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті кезеңнен кейінгі 5 қаңтарға дейін. 1-кесте Қор карточкасы Қордың бірінші түскен күні Қор карточкасын алған күн Қордың сақталған орны Қордың № / Санаты/ Меншік нысаны 1 2 3 4 Қордың әр атауының шеткі даталары Қордың атауы 5 6 20___ жылғы 1 қаңтардағы қордың көлемі Жылдар 7 Сақтау бірліктерінің/ құжаттардың саны 8 Соның ішінде сипатталмаған сақтау бірліктері/құжаттар 9 сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері барлары 2-кесте Қор карточкасының артқы жағы Ті­зім­де­ме­нің ата­уы, құ­жат­тар­дың ан­но­та­ци­я­сы Жыл­дың ба­сы Жыл­дың ая­ғы Ті­зім­де­ме­нің ата­уы, құ­жат­тар­дың ан­но­та­ци­я­сы Жыл­дың ба­сы Жыл­дың ая­ғы 1 2 3 4 5 6 Қордың бұрынғы № _______ Ескертпе _____________________________________________________________ Атауы ________________________________ ________________________________ ___________________________________ Мекенжайы ______________________________ ______________________________ Телефоны__________________________________________________________ Электрондық пошта мекенжайы _______________________________________ Орындаушы ___________________________________________ _______________ тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам _______________________________________________________ __________ тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда) _______________________

«Қор карточкасы» Әкімшілік деректерді Жинауға арналған нысанға қосымша «Қор карточкасын» жүргізу бойынша нысанын толтыру түсіндірме әкімшілік деректерді жинауға арналған нысан 1-кестеде «Қор карточкасы»: 1-бағанда қордың бірінші келіп түскен күні көрсетіледі; 2-бағанда қор карточкасын алған күн көрсетіледі; 3-бағанда қордың сақтау орны көрсетіледі; 4-бағанда қордың № /санаты / меншік нысаны көрсетіледі. 5- бағанда қордың әрбір атауының соңғы күндері көрсетіледі; 6- бағанда қордың атауы көрсетіледі; 7, 8 және 9-бағандарда 20__жылғы 1 қаңтардағы қордың көлемі (7-баған – жылдар, 8-баған – сақтау бірліктерінің/құжаттардың саны, 9-баған – оның ішінде сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері бар жазылмаған сақтау бірліктері/құжаттар) көрсетіледі. 2-кестеде «Қор карточкасының сыртқы жағы»: 1 және 4-бағандарда тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы көрсетіледі; 2 және 5-бағандарда жылдың басы көрсетіледі; 3 және 6-бағандарда жылдың соңы көрсетіледі; «Ескертпе» бағаны есеп беруді толтырған кезде ғана толтырылады.

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 3-қосымша Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі. Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: www.mam.gov.kz. Әкімшілік деректер нысанының атауы: қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер. Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚҚКӨМ-1. Кезеңділігі: жылдық. Есепті кезең: 20__жыл. Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар. Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті кезеңнен кейінгі 5 қаңтарға дейін. Кесте 20__жылғы 1 қаңтардағы қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер № р/н Қор № Са­на­ты Қор­лар­дың ата­у­ла­ры Тү­сті Шық­ты ___ жы­л­ғы 1 қаң­тар­да­ғы қор­да­ғы сақ­тау бір­лік­те­рі­нің жал­пы са­ны Ес­керт­пе Ті­зім­де­ме­нің ата­уы, құ­жат­тар­дың ан­но­та­ци­я­сы Жыл­дар Ті­зім­де­ме­нің ата­уы, құ­жат­тар­дың ан­но­та­ци­я­сы Жыл­дар Ті­зім­де­ме­лер­ге ен­гі­зі­л­ген сақ­тау бір­лік­те­рі Ен­гі­зіл­ме­ген сақ­тау бір­лік­те­рі/ құ­жат­тар Сақ­тау бір­лік­те­рі­нің сақ­тау кө­шір­ме­ле­рі бар­ла­ры 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Барлығы:____ ішінде____ қор,_______________ сақтау бірлігі/құжат түсті; ____ қор, _______________ сақтау бірлігі/құжат шықты; _______________ сақтау бірлігіне сақтандыру көшірмелері жасалды. _____ жылғы 1 қаңтарда архивте қорлардың тізімі бойынша № ___ден бастап № ____дейінгі қорлардың нөмірлері бар, соның ішінде бар болып есептелетін _______қор,____________ сақтау бірлігінің қор, тапсырылған және біріктірілген (істері пайдаланылған және нөмірін алуға болмайтын) қорлардың нөмірлері__________, жойылған қорлар_______________, бос нөмірлер___________________. Атауы ______________________________ ______________________________ ___________________________________ Мекенжайы ______________________________ ______________________________ Телефоны___________________________________________________________ Электрондық почта мекенжайы ______________________________________ Орындаушы ___________________________________________ ___________ тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам ______________________________________________________ ________ тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда) _______________________

«Қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер» әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанға қосымша «Қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер» әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанды толтыру бойынша түсініктеме Кестеде «Қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер»: 1-бағанда нөмір «№» реті бойынша толтырылады; 2-бағанда қордың № көрсетіледі; 3-бағанда санаты көрсетіледі; 4-бағанда қорлардың атауы көрсетіледі; 5 және 6-бағандарда келіп түскен құжаттар туралы (5-баған – тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы, 6-баған – жылдар) көрсетіледі; 7 және 8-бағандарда істен шыққан құжаттар туралы (7-баған – тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы, 8-баған – жылдар) көрсетіледі; 9, 10 және 11-бағандарда қордағы сақтау бірліктерінің жалпы саны (9-баған – сақтау бірліктерінің тізімдемесіне енгізілген, 10-баған – енгізілмеген сақтау бірліктері/құжаттары, 11-баған – сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері бар) көрсетіледі; 12-бағанда ескертпе көрсетіледі (егер жаңа қор көрсетілсе – қор карточкасын қараңыз, егер жалғасы қалыптастырылса қор карточкасы – қор карточкасының жалғасын қараңыз, сақтау бірліктері келіп түскен немесе шығып қалған жағдайда жыл ішінде келіп түскен сақтау бірліктерінің саны істердің келіп түскен немесе шығып қалған актісінің № мен күнін көрсете отырып көрсетіледі).

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 4-қосымша Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі. Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: www.mam.gov.kz. Әкімшілік деректер нысанының атауы: қор каталогы бойынша есепке алу мәліметтері. Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚКЕМ-1. Кезеңділігі: жылдық. Есепті кезең: 20__ жыл. Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар. Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті кезеңнен кейінгі 5 қаңтарға дейін. Кесте 20__жылғы 1 қаңтардағы Қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтер № р/н Ар­хив­тің ата­уы Қор­лар ті­зі­мі бой­ын­ша қор­лар­дың бі­рін­ші және соң­ғы нө­мір­ле­рі 20 __ жы­л­ғы 1 қаң­тар­да­ғы пас­порт бой­ын­ша қор­лар­дың са­ны (да­на) Қор ка­та­ло­гын­да­ғы кар­точ­ка­лар са­ны Қор­лар­дың бос нө­мір­ле­рі­нің са­ны (да­на) Ес­керт­пе Бар­лы­ғы Ар­хив­те сақ­та­ла­тын қор­лар­ға Бі­рік­ті­рі­л­ген ар­хив қо­ры­ның құ­ра­мы­на ен­гі­зі­л­ген (бұ­рын пай­да­ла­ны­л­ған) қор­лар­ға және тап­сы­ры­л­ған қор­лар Жой­ы­л­ған қор­лар­ға 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ата­уы ____________________________________ ____________________________­_­_­_­_­_­_­__ Ме­кен­жайы __________________________ _________________________ Телефоны______________________________________________________ Электрондық почта мекенжайы _______________________________________ Орындаушы ___________________________________________ _______________ тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам _______________________________________________________ __________ тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда) _______________________

«Қор каталогы бойынша есепке алу мәліметтері» әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанға қосымша «Қор каталогы бойынша есепке алу мәліметтері» әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанды толтыру бойынша түсіндірме «20__жылғы 1 қаңтардағы Қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтер» кестеде: 1-бағанда нөмір «№» реті бойынша толтырылады; 2-бағанда архивтің атауы көрсетіледі; 3-бағанда Қорлар тізімі бойынша қорлардың бірінші және соңғы нөмірлері көрсетіледі; 4-бағанда 20__жылғы 1 қаңтарға паспорт бойынша қорлардың саны көрсетіледі; 5, 6, 7 және 8-бағандарда қор каталогындағы карточкалардың саны (5-баған – барлығы, 6-баған – архивте сақталатын қорларға, 7-баған – біріккен архив қорының құрамына енгізілген қорларға (бұрын пайдаланылған) және берілген қорларға, 8-баған – жоғалған қорларға) көрсетіледі; 9-бағанда қорлардың бос нөмірлерінің саны көрсетіледі; 10-бағанда ескертпе көрсетіледі (ескертпеде бос қорлардың нөмірлерін көрсету қажет).

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 5-қосымша Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі. Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: www.mam.gov.kz. Әкімшілік деректер нысанының атауы: «Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты». Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚР МА ТКЖП-1. Кезеңділігі: үш жылда бір рет. Есепті кезең: 20__ жыл. Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві және жергілікті атқарушы органдар. Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: есепті жылдан кейінгі 20___жылғы 5 қаңтарға дейін үш жылда бір рет. 1-кесте Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамаларын тапсыратын ұйымдар туралы мәліметтер № р/н Көр­сет­кіш­тер­дің ата­уы Са­ны Штат бой­ын­ша жұ­мыс­кер­лер са­ны Ар­хив ме­ке­ме­ле­рі­мен ке­лі­сі­л­ген­дер са­ны (да­на) Құ­жат­тар­ды сақ­та­у­ға ар­нал­ған үй-жай­лар­дың са­ны (да­на) Құ­жат­тар­ды тұ­рақ­ты сақ­та­у­ға тап­сы­ру­ға то­лық дай­ын­да­ған ұй­ым­дар­дың са­ны (да­на) Іс­тер но­мен­кла­ту­ра­ла­ры Іс жүр­гі­зу бой­ын­ша нұс­қа­улық­тар, ере­же­лер 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Мем­ле­кет­тік ар­хив­тер­ді бей­і­ні бой­ын­ша то­лық­ты­ра­тын мем­ле­кет­тік ұй­ым­дар 2 Мем­ле­кет­тік ар­хив­тер­ді бей­і­ні бой­ын­ша то­лық­ты­ра­тын мем­ле­кет­тік емес ұй­ым­дар 3 Аудан­дық, қа­ла­лық ар­хив­тер­ді бей­і­ні бой­ын­ша то­лық­ты­ра­тын мем­ле­кет­тік ұй­ым­дар 4 Аудан­дық, қа­ла­лық ар­хив­тер­ді бей­і­ні бой­ын­ша то­лық­ты­ра­тын мем­ле­кет­тік емес ұй­ым­дар 5 Бі­рік­ті­рі­л­ген ве­дом­ство­лық ар­хив­тер 2-кесте Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер № р/н Көр­сет­кіш­тер­дің ата­уы Сақ­тау бір­лік­те­рі­нің бар­лы­ғы Тұ­рақ­ты сақ­та­ла­тын құ­жат­тар­дың са­ны (сақ­тау бір­лі­гі­мен) Же­ке құ­рам бой­ын­ша құ­жат­тар­дың са­ны (сақ­тау бір­лі­гі­мен) Жыл бойы тұ­рақ­ты сақ­та­ла­тын іс­тер­дің са­ны (сақ­тау бір­лі­гі­мен) Ті­зім­де­ме­лер­ге ен­гі­зі­л­ге­ні Бел­гі­лен­ген мер­зім­нен ар­тық сақ­тал­ға­ны Бар­лы­ғы Ті­зім­де­ме­лер­ге ен­гі­зі­л­ге­ні Ар­хив ме­ке­ме­сі­нің са­рап­тау-тек­се­ру ко­мис­си­я­сы­мен бе­кі­ті­л­ген­де­рі Ар­хив ме­ке­ме­сі­нің са­рап­тау-тек­се­ру ко­мис­си­я­сы­мен бе­кі­ті­л­ген­де­рі 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Мем­ле­кет­тік ар­хив­тер­ді то­лық­ты­ру бей­і­ні бой­ын­ша бас­қа­ру құ­жат­та­ма­сын сақ­тай­тын мем­ле­кет­тік ұй­ым­дар 2 Мем­ле­кет­тік ар­хив­тер­ді то­лық­ты­ру бей­і­ні бой­ын­ша бас­қа­ру құ­жат­та­ма­сын сақ­тай­тын мем­ле­кет­тік емес ұй­ым­дар 3 Аудан­дық, қа­ла­лық ар­хив­тер­ді то­лық­ты­ру бей­і­ні бой­ын­ша бас­қа­ру құ­жат­та­ма­сын сақ­тай­тын мем­ле­кет­тік ұй­ым­дар 4 Аудан­дық, қа­ла­лық ар­хив­тер­ді то­лық­ты­ру бей­і­ні бой­ын­ша бас­қа­ру құ­жат­та­ма­сын сақ­тай­тын мем­ле­кет­тік емес ұй­ым­дар 5 Бі­рік­ті­рі­л­ген ве­дом­ство­лық ар­хив­тер­де сақ­та­ла­тын бас­қа­ру құ­жат­та­ма­сы 3-кесте Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтердің жинақтау көздері туралы мәліметтер № р/н Ұй­ым­дар­дың түр­ле­рі Құ­жат­тар­ды сақ­та­у­ға ар­нал­ған үй-жай­дың са­ны (да­на) Штат бой­ын­ша қыз­мет­кер­лер са­ны Ті­зім­де­ме­лер­ге ен­гі­зі­л­ген сақ­тау бір­лік­те­рі­нің са­ны Бел­гі­лен­ген мер­зім­нен ар­тық сақ­тал­ған құ­жат­тар са­ны (сақ­тау бір­лі­гі­мен) Сақ­тау бір­лік­те­рі­нің бар­лы­ғы Ар­хив ме­ке­ме­сі­нің са­рап­тау-тек­се­ру ко­мис­си­я­сы­мен бе­кі­ті­л­ген­де­рі 1 2 3 4 5 6 7 1 Мем­ле­кет­тік ұй­ым­дар 2 Мем­ле­кет­тік емес ұй­ым­дар 4-кесте Кино-, фото-, дыбыстық-, бейнеқұжаттар туралы мәліметтер № р/н Ұй­ым­дар­дың түр­ле­рі Ар­хив ме­ке­ме­сін­де тір­ке­уде тұ­ра­тын ұй­ым­дар­дың са­ны (да­на) Құ­жат­тар­ды сақ­та­у­ға ар­нал­ған үй-жай­дың са­ны (да­на) Штат бой­ын­ша қыз­мет­кер­лер са­ны Сақ­тау бір­лік­те­рі­нің са­ны ті­зім­де­ме­лер­ге ен­гі­зі­л­ге­ні Бел­гі­лен­ген мер­зім­нен ар­тық сақ­тал­ған құ­жат­тар са­ны (сақ­тау бір­лі­гі­мен) Ар­хив ме­ке­ме­сі­нің са­рап­тау-тек­се­ру ко­мис­си­я­сы­мен бе­кі­ті­л­ген­де­рі 1 2 3 4 5 6 7 1 Ки­но­құ­жат­тар­ды сақ­тай­тын мем­ле­кет­тік ұй­ым­дар 2 Ки­но­құ­жат­тар­ды сақ­тай­тын мем­ле­кет­тік емес ұй­ым­дар 3 Фо­то­құ­жат­тар­ды сақ­тай­тын мем­ле­кет­тік ұй­ым­дар 4 Фо­то­құ­жат­тар­ды сақ­тай­тын мем­ле­кет­тік емес ұй­ым­дар 5 Ды­быст­ық құ­жат­тар­ды сақ­тай­тын мем­ле­кет­тік ұй­ым­дар 6 Ды­быст­ық құ­жат­тар­ды сақ­тай­тын мем­ле­кет­тік емес ұй­ым­дар 7 Бей­не­құ­жат­тар­ды сақ­тай­тын мем­ле­кет­тік ұй­ым­дар 8 Бей­не­құ­жат­тар­ды сақ­тай­тын мем­ле­кет­тік емес ұй­ым­дар Ата­уы _____________________________ _____________________________ ___ Ме­кен­жайы _____________________________ _____________________________ Телефоны______________________________________________________ Электрондық пошта мекенжайы ___________________________________ Орындаушы ___________________________________________ _______________ тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам _______________________________________________________ __________ тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда ______________________

«Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты» әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанға қосымша «Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты» әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанды толтыру бойынша түсіндірме 1-бағанның 1-кестесінде «Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамасын беретін ұйымдар туралы мәліметтер», 2-кестесінде «Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер,» 3-кестесінде «Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтердің жинақтау көздері туралы мәліметтер», 4-кестесінде «Кино -, фото -, фоно -, бейне құжаттары туралы мәліметтер» «№» реті бойынша толтырылады. 1 кестеде «Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамасын беретін ұйымдар туралы мәліметтер»: 2-бағанда (мемлекеттік архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, аудандық, қалалық архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейініндегі мемлекеттік емес ұйымдар, біріктірілген ведомстволық архивтер) көрсеткіштердің атауы көрсетіледі; 3-бағанда саны көрсетіледі; 4-бағанда штаттық қызметкерлердің саны көрсетіледі; 5 және 6-бағандарда архив мекемелерімен келісілгендердің саны (5-баған – істер номенклатурасы, 6-баған – нұсқаулықтар, іс жүргізу ережелері) көрсетіледі; 7-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі; 8-бағанда құжаттарды тұрақты сақтауға беруге толық дайындаған ұйымдардың саны көрсетіледі. 2 кестеде «Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер»: 2-бағанда көрсеткіштердің атауы (мемлекеттік архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік архивтерді бейіндегі толықтырудың мемлекеттік емес ұйымдары, аудандық, қалалық архивтерді бейінді толықтырудың мемлекеттік ұйымдары, аудандық, қалалық архивтерді бейіндік жинақтаудың мемлекеттік емес ұйымдары, біріктірілген ведомстволық архивтер) көрсетіледі; 3-бағанда барлық сақтау бірліктері көрсетіледі; 4 және 5-бағандарда тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттардың саны (сақтау бірліктерінде (4-баған – архив мекемесінің сараптау - тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемелерге енгізілген, 5-баған – белгіленген мерзімнен артық сақталатын) көрсетіледі; 6 және 7-бағандарда жеке құрам бойынша құжаттардың саны (сақтау бірліктерінде (6-баған – барлығы, 7-баған – архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемелерге енгізілген) көрсетіледі; 8-бағанда жыл ішінде тұрақты сақтау мерзімі қалыптасқан істердің саны (сақтау бірліктерінде) көрсетіледі. 3-кестеде «Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын Мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтерді жинақтау көздері туралы мәліметтер»: 2-бағанда ұйымдардың түрлері (мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік емес ұйымдар) көрсетіледі; 3-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі; 4-бағанда штаттық қызметкерлердің саны көрсетіледі; 5-бағанда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі; 6-бағанда белгіленген мерзімнен артық сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі (сақтау бірлігінде); 7-бағанда барлық сақтау бірліктері көрсетіледі. 4-кестеде «Кино -, фото -, фоно -, бейне құжаттар туралы мәліметтер»: 2-бағанда ұйымдардың түрлері (киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар) көрсетіледі; 3-бағанда архивтік мекемеде есепте тұрған ұйымдардың саны көрсетіледі; 4-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі; 5-бағанда штаттық қызметкерлердің саны көрсетіледі; 6-бағанда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі; 7-бағанда белгіленген мерзімнен артық сақталғандардың саны (сақтау бірліктерінде) көрсетіледі.