В соответствии с пунктами 1 и 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года «О государственных услугах», акимат города Шымкент ПОСТАНОВЛЯЕТ:

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего постановления направление его копии в бумажном и электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации» для официального опубликования и включения в эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

к постановлению
акимата города Шымкент
от «24» декабря 2018 года
№ 351
Регламент государственной услуги «Выдача архивных справок»

Прием заявления и выдача результата оказания государственной услуги осуществляются через:

3. Результат оказания государственной услуги – архивная справка о подтверждении либо ответ об отсутствии следующих сведений социально-правового характера: трудового стажа, размера заработной платы, возраста, состава семьи, образования, награждения, перечисления пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоения ученых степеней и званий, несчастного случая, нахождения на излечении или эвакуации, применения репрессий, реабилитации жертв массовых политических репрессий, проживания в зонах экологического бедствия, пребывания в местах лишения свободы, сведений об актах гражданского состояния, о правоустанавливающих и идентификационных документах.
Форма предоставления результата оказания государственной услуги – бумажная или электронная.
На Портале выдается электронная архивная справка либо ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

1) предоставление услугополучателем (либо его уполномоченнымпредставителем: юридическим лицом по документу, подтверждающему полномочия; физическим лицом по нотариально засвидетельствованной доверенности) заявления, заполненного по форме, согласно приложению 1 к стандарту государственной услуги «Выдача архивных справок», утвержденному приказом министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года №138 «Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела» (далее – Стандарт) (при обращении услугополучателя по почте предоставляется заявление в произвольной форме, подписанное физическим лицом или представителем юридического лица, с указанием сведений о заявителе (для физического лица – фамилия, имя, отчество (при его наличии), место жительства, для юридического лица – его наименование, юридический адрес) и документов, указанных в пункте 9 Стандарта (далее – пакет документов) услугодателю;

В случаях представления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 Стандарта, и (или) документов с истекшим сроком действия услугодатель отказывает в приеме заявления.
Максимально допустимое время ожидания для сдачи документов услугополучателем услугодателю – 15 (пятнадцать) минут.
Максимально допустимое время обслуживания услугополучателя у услугодателя – 30 (тридцать) минут.

действие 1: прием и регистрация сотрудником канцелярии услугодателя пакета документов, выдача услугополучателю копии заявления с отметкой даты и времени приема и номера входящего документа, с указанием фамилии, имени, отчества (при его наличии) лица, принявшего документы и передача пакета документов руководителюуслугодателя. Длительность выполнения - 30 (тридцать) минут.Передача пакета документов руководителю услугодателя служит основанием для начала выполнения действия 2;
действие 2: рассмотрение пакета документов руководителем услугодателя и передача пакета документов руководителю отдела услугодателя. Длительность выполнения - 15 (пятнадцать) минут. Резолюция руководителя услугодателяслужит основанием для выполнения действия 3;
действие 3: рассмотрение пакета документов руководителем отдела услугодателя, передача пакета документов специалисту отдела услугодателя. Длительность выполнения - в течение 15 (пятнадцати) минут.Резолюция руководителя отдела услугодателя служит основанием для начала выполнения действия 4;
действие 4: поиск специалистом отдела услугодателя информации и подготовка проекта результата государственной услуги. Длительность выполнения - в течение 9 (девяти) рабочих дней. Подготовленный проект результата государственной услуги служит основанием для выполнения действия 5;
действие 5: передача проекта результата государственной услугируководителю отдела услугодателя для внесения на подписание руководителюуслугодателя. Длительность выполнения - в течение 30 (тридцати) минут. Внесение на подпись руководителюуслугодателя завизированного руководителем отдела услугодателяпроекта результата государственной услуги служит основанием для выполнения действия 6;
действие 6: подписание руководителем услугодателя проекта результата государственной услуги. Длительность выполнения - 1 (один) рабочий день. Подписанный руководителем услугодателярезультат государственной услуги служит основанием для выполнения действия 7;
действие 7: выдача услугополучателю результата государственной услуги. Длительность выполнения - 15 (пятнадцать) минут.Выдачауслугополучателюрезультата государственной услуги является завершением действий по оказанию государственной услуги.

В случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также периода более чем за 5 (пять) лет, услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на 30 (тридцать) календарных дней после истечения срока оказания государственной услуги, о чем извещается услугополучатель посредством отправки письма по адресу, указанному в заявлении, в течение 3 (трех) календарных дней со дня продления срока рассмотрения.

В случае устранения услугополучателем причины отказа в оказании государственной услуги услугополучатель может обратиться повторно для получения государственной услуги в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

Основанием для начала действия по оказанию государственной услуги при обращении в Государственную корпорацию является предоставление услугополучателем (либо его уполномоченнымпредставителем: юридическим лицом по документу, подтверждающему полномочия; физическим лицомпо нотариально засвидетельствованной доверенности) заявления, заполненного по форме, согласно приложению 1 к Стандарту и пакета документовработнику Государственной корпорации.
В случае предоставления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 Стандарта, работник Государственной корпорации отказывает в приеме заявления и выдает расписку по форме, согласно приложению 2 к Стандарту.
При обращении в Государственную корпорацию день приема документов не входит в срок оказания государственной услуги.
Максимально допустимое время ожидания для сдачи документов– 15 (пятнадцать) минут.

выбор оператором Государственной корпорации государственной услуги, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод данных услугополучателя или данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности - данные доверенности не заполняются);
направление запроса через шлюз «Электронного правительства» (далее - ШЭП) в Государственную базу данных «Физические лица» (далее - ГБД ФЛ) или Государственную базу данных «Юридические лица» (далее - ГБД ЮЛ)о данных услугополучателя, а также в Единую нотариальную информационную систему (далее - ЕНИС) - о данных доверенности представителя услугополучателя;
проверка наличия данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;
заполнение оператором Государственной корпорации формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством электронно-цифровой подписи (далее - ЭЦП) заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание услуги;
направление электронного документа (запроса услугополучателя), удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора Государственной корпорации, через ШЭП наавтоматизированное рабочее место (далее - АРМ)услугодателя.
Последовательность и сроки взаимодействия с Государственной корпорацией и (или) иными услугодателями, в том числе процедуры (действия) формирования и направления запросов услугодателей по вопросам оказания государственных услуг:
действие 1: ввод оператором Государственной корпорации через АРМ Интегрированнойинформационной системыГосударственнойкорпорациилогина и пароля (процесс авторизации) для оказания государственной услуги. Длительность выполнения - 2 (две) минуты;
действие 2: выбор оператором Государственной корпорации государственной услуги, вывод на экран формы запроса для оказания государственной услуги и ввод данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности - данные доверенности не заполняются). Длительность выполнения - 3 (три) минуты;
действие 3: направление запроса через ШЭП в ГБД ФЛ или ГБД ЮЛ данных услугополучателяоналичии данных услугополучателя, а также в ЕНИС - о наличии данных доверенности представителя услугополучателя. Длительность выполнения - 2 (две) минуты;
действие 4: выдачауслугополучателю расписки о приеме соответствующих документов или, в случае предоставления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 Стандарта - выдачарасписки по форме, согласно приложению 2 к Стандарту об отказе в приеме заявления. Длительность выполнения - 1 (одна) минута;
действие 5: заполнение оператором Государственной корпорации формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание государственной услуги. Длительность выполнения - 5 (пять) минут;
действие 6: направление электронного документа (запроса услугополучателя), удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора Государственной корпорации через ШЭП на АРМ услугодателя. Длительность выполнения - 1 (одна) минута;
действие 7: регистрация электронного документа на АРМ услугодателя, проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов перечню документов, указанному в пункте 9 Стандарта. Длительность выполнения - 1 (одна) минута;
действие 8: доставка пакета документов через курьера услугодателю. Длительность выполнения - 1 (один) рабочий день;
действие 9: осуществление услугодателем действий по оказанию государственной услуги, описанных в пункте 5 настоящего регламента. Длительность выполнения - 9 (девять) рабочих дней;
действие 10: направление результата государственной услуги через курьера в Государственную корпорацию. Длительность выполнения - 1 (один) рабочий день;
действие 11: выдача услугополучателю через оператора Государственной корпорации результата государственной услуги. Длительность выполнения - 15 (пятнадцать) минут.

За получением результата оказания государственной услуги услугополучатель обращается после окончания срока оказания государственной услуги.
Срок оказания государственной услуги - в течение 11 (одиннадцати) рабочих дней.
Выдача услугополучателю готового результата оказания государственной услуги осуществляется на основании расписки о приеме соответствующих документов, при предъявлении удостоверения личности (либо уполномоченномупредставителю: юридического лица - по документу, подтверждающему полномочия; физического лица - по нотариально засвидетельствованной доверенности).
В случае отсутствия услугополучателя по истечению срока, предусмотренного в пункте 4 Стандарта, согласно Правилам деятельности Государственной корпорации «Правительство для граждан», утвержденным приказом Министра по инвестициям и развитию Республики Казахстан от 22 января 2016 года № 52, Государственная корпорация обеспечивает хранение архивной справки в течение одного месяца, после чего передает его услугодателю для дальнейшего хранения. При обращении услугополучателя по истечении одного месяца, по запросу Государственной корпорации, услугодатель в течение одного рабочего дня направляет результат оказания государственной услуги в Государственную корпорацию для выдачи услугополучателю.

2) услугополучательвыбираетгосударственную услугу, и осуществляет вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение услугополучателем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса копий документов в электронном виде,указанных в пункте 9 Стандарта, а также выбор регистрационного свидетельства электронно-цифровой подписи (далее – ЭЦП) услугополучателя либо с помощью ввода одноразового пароля для удостоверения (подписания) запроса;

6) исполнитель услугодателя принимает электронный запрос, в «личный кабинет» услугополучателя либо его представителя направляется статус о принятии запроса на оказание государственной услуги, а также уведомление с указанием даты, времени и места получения результата оказания государственной услуги либо отказ в оказании государственной услуги;

Диаграмма функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги через Портал представлена в приложении 1 к настоящему регламенту.
Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги указан в приложении 2 к настоящему регламенту.

к регламенту
государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Диаграмма функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги через Портал
Условные обозначения:

к регламенту государственной
услуги «Выдача архивных
справок»
Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги
Опе­ра­тор Го­су­дар­ствен­ной кор­по­ра­ции
Опе­ра­тор Го­су­дар­ствен­ной кор­по­ра­ции
Со­труд­ник услу­го­да­те­ля
Ку­рьер Го­су­дар­ствен­ной кор­по­ра­ции
Услу­го­да­тель
Опе­ра­тор Го­су­дар­ствен­ной кор­по­ра­ции
1
2
3
4
5
6
1) ввод че­рез АРМ Ин­те­гри­ро­ван­ной ин­фор­ма­ци­он­ной си­сте­мы Го­су­дар­ствен­ной кор­по­ра­ции ло­ги­на и па­ро­ля (про­цесс ав­то­ри­за­ции) для ока­за­ния го­су­дар­ствен­ной услу­ги. Дли­тель­ность вы­пол­не­ния - 2 (две) ми­ну­ты;
2) вы­бор го­су­дар­ствен­ной услу­ги, вы­вод на экран фор­мы за­про­са для ока­за­ния го­су­дар­ствен­ной услу­ги и ввод дан­ных услу­го­по­лу­ча­те­ля, а та­к­же дан­ных по до­ве­рен­но­сти пред­ста­ви­те­ля услу­го­по­лу­ча­те­ля (при но­та­ри­аль­но удо­сто­ве­рен­ной до­ве­рен­но­сти, при ином удо­сто­ве­ре­нии до­ве­рен­но­сти - дан­ные до­ве­рен­но­сти не за­пол­ня­ют­ся). Дли­тель­ность вы­пол­не­ния - 3 (три) ми­ну­ты;
3) на­прав­ле­ние за­про­са че­рез ШЭП в ГБД ФЛ или ГБД ЮЛ дан­ных услу­го­по­лу­ча­те­ля о на­ли­чии дан­ных услу­го­по­лу­ча­те­ля, а та­к­же в ЕНИС - о на­ли­чии дан­ных до­ве­рен­но­сти пред­ста­ви­те­ля услу­го­по­лу­ча­те­ля. Дли­тель­ность вы­пол­не­ния - 2 (две) ми­ну­ты;
4) вы­да­ча услу­го­по­лу­ча­те­лю рас­пис­ки о при­е­ме со­от­вет­ству­ю­щих до­ку­мен­тов или, в слу­чае предо­став­ле­ния услу­го­по­лу­ча­те­лем непол­но­го па­ке­та до­ку­мен­тов, преду­смот­рен­ных пунк­том 9 Стан­дар­та - вы­да­ча рас­пис­ки по фор­ме, со­глас­но при­ло­же­нию 2 к Стан­дар­ту об от­ка­зе в при­е­ме за­яв­ле­ния. Дли­тель­ность вы­пол­не­ния - 1 (од­на) ми­ну­та.
1) за­пол­не­ние фор­мы за­про­са в ча­сти от­мет­ки о на­ли­чии до­ку­мен­тов в бу­маж­ной фор­ме и ска­ни­ро­ва­ние до­ку­мен­тов, предо­став­лен­ных услу­го­по­лу­ча­те­лем, при­креп­ле­ние их к фор­ме за­про­са и удо­сто­ве­ре­ние по­сред­ством ЭЦП за­пол­нен­ной фор­мы (вве­ден­ных дан­ных) за­про­са на ока­за­ние го­су­дар­ствен­ной услу­ги. Дли­тель­ность вы­пол­не­ния - 5 (пять) ми­нут;
2) на­прав­ле­ние элек­трон­но­го до­ку­мен­та (за­про­са услу­го­по­лу­ча­те­ля), удо­сто­ве­рен­но­го (под­пи­сан­но­го) ЭЦП опе­ра­то­ра Го­су­дар­ствен­ной кор­по­ра­ции че­рез ШЭП на АРМ услу­го­да­те­ля. Дли­тель­ность вы­пол­не­ния - 1 (од­на) ми­ну­та.
ре­ги­стра­ция элек­трон­но­го до­ку­мен­та на АРМ услу­го­да­те­ля, про­вер­ка (об­ра­бот­ка) услу­го­да­те­лем со­от­вет­ствия при­ло­жен­ных услу­го­по­лу­ча­те­лем до­ку­мен­тов пе­реч­ню до­ку­мен­тов, ука­зан­но­му в пунк­те 9 Стан­дар­та. Дли­тель­ность вы­пол­не­ния - 1 (од­на) ми­ну­та.
до­став­ка па­ке­та до­ку­мен­тов услу­го­да­те­лю. Дли­тель­ность вы­пол­не­ния - 1 (один) ра­бо­чий день.
1) осу­ществ­ле­ние дей­ствий по ока­за­нию го­су­дар­ствен­ной услу­ги, опи­сан­ных в пунк­те 5 на­сто­я­ще­го ре­гла­мен­та. Дли­тель­ность вы­пол­не­ния - 9 (де­вять) ра­бо­чих дней;
2) на­прав­ле­ние ре­зуль­та­та го­су­дар­ствен­ной услу­ги че­рез ку­рье­ра в Го­су­дар­ствен­ную кор­по­ра­цию. Дли­тель­ность вы­пол­не­ния - 1 (один) ра­бо­чий день.
вы­да­ча услу­го­по­лу­ча­те­лю ре­зуль­та­та го­су­дар­ствен­ной услу­ги. Дли­тель­ность вы­пол­не­ния - 15 (пят­на­дцать) ми­нут.