Об утверждении форм, предназначенных для сбора административных данных централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда от 28.03.2019 г. № 79 (Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу бойынша әкімшілік деректерді жинауға арналған нысандарды бекіту туралы)

Об утверждении форм, предназначенных для сбора административных данных централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда
В соответствии с подпунктом 2) пункта 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан от 19 марта 2010 года «О государственной статистике», со статьей 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» и подпунктом 43) части первой пункта 16 Положения о Министерстве культуры и спорта Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 23 сентября 2014 года № 1003 «Вопросы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан», ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить следующие формы, предназначенные для сбора административных данных централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда:

1) форму, предназначенную для сбора административных данных «Паспорт архива» ___________________ на «___» __________ 20__ года» согласно приложению 1 к настоящему приказу;

2) форму, предназначенную для сбора административных данных «Карточка фонда» согласно приложению 2 к настоящему приказу;

3) форму, предназначенную для сбора административных данных «Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20__года» согласно приложению 3 к настоящему приказу;

4) форму, предназначенную для сбора административных данных «Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января 20__ года» согласно приложению 4 к настоящему приказу;

5) форму, предназначенную для сбора административных данных «Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря 20__ года» согласно приложению 5 к настоящему приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации» для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) в течение двух рабочих дней после введения в действие настоящего приказа размещение его на интернет - ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра Министерства культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
«СОГЛАСОВАН»
Комитет по статистике
Министерство национальной экономики
Республики Казахстан

Приложение 1
к приказу Министра
культуры и спорта
Республики Казахстан
от 28 марта 2019 года № 79
Отчетный период: 20__ год.
Индекс: ПА-1.
Периодичность: ежегодно.
Круг лиц, предоставляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан, Библиотека Первого Президента Республики Казахстан – Елбасы, специальные государственные архивы, государственные архивы, библиотеки и музеи областей, городов республиканского значения, столицы, городов, районов (далее – организации).
Куда представляется: Министерство культуры и спорта Республики Казахстан.
Срок представления: к 5 числу месяца, следующего за отчетным периодом на бумажном носителе или электронном носителе посредством системы электронного документооборота (далее – СЭД).
Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: Министерства культуры и спорта Республики Казахстан.

№ п/н
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство фон­дов
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния, при­ня­тых во вре­мен­ное хра­не­ние
все­го
в том чис­ле
вне­сен­ных в опи­си
на ка­зах­ском язы­ке
учтен­ных осо­бо цен­ных
1
2
3
4
5
6
7
8
1
До­ку­мен­ты на бу­маж­ной ос­но­ве. Все­го
1.1
Управ­лен­че­ская до­ку­мен­та­ция
1.2
До­ку­мен­ты лич­но­го про­ис­хож­де­ния
1.3
На­уч­но-тех­ни­че­ская до­ку­мен­та­ция
1.4
До­ку­мен­ты по лич­но­му со­ста­ву
2
Ки­но­до­ку­мен­ты
3
Фо­то­до­ку­мен­ты
4
Фо­но­до­ку­мен­ты
5
Ви­деодо­ку­мен­ты
6
Ма­ши­но­чи­та­е­мая до­ку­мен­та­ция
7
Мик­ро­фор­мы на пра­вах под­лин­ни­ка
8
Ито­го
№ п/н
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство еди­ниц уче­та
все­го
в том чис­ле вне­сен­ных в опи­си
1
2
3
4
1
Ки­но­до­ку­мен­ты
2
Фо­но­до­ку­мен­ты
3
Ви­деодо­ку­мен­ты
4
Ма­ши­но­чи­та­е­мая до­ку­мен­та­ция

№ п/н
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния
Объ­ем стра­хо­во­го фон­да
ско­пи­ро­ван­ных для стра­хо­во­го фон­да
име­ю­щих фонд поль­зо­ва­ния
ко­ли­че­ство кад­ров нега­ти­ва
ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния стра­хо­во­го фон­да
1
2
3
4
5
6
1
До­ку­мен­ты на бу­маж­ной ос­но­ве. Все­го
1.1
Управ­лен­че­ская до­ку­мен­та­ция
1.2
До­ку­мен­ты лич­но­го про­ис­хож­де­ния
1.3
На­уч­но-тех­ни­че­ская до­ку­мен­та­ция
1.4
До­ку­мен­ты по лич­но­му со­ста­ву
2
Ки­но­до­ку­мен­ты
3
Фо­то­до­ку­мен­ты
4
Фо­но­до­ку­мен­ты
5
Ви­деодо­ку­мен­ты
6
Ма­ши­но­чи­та­е­мая до­ку­мен­та­ция
7
Мик­ро­фор­мы на пра­вах под­лин­ни­ка
8
Ито­го

№ п/н
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство опи­сей(книг уче­та и опи­са­ния)
За­ка­та­ло­ги­зи­ро­ва­но
Со­зда­но баз дан­ных о со­ста­ве и со­дер­жа­нии
до­ку­мен­тов
все­го
из них в пол­ном ком­плек­те
Ко­ли­че­ство фон­дов
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния (еди­ниц уче­та)
Ко­ли­че­ство со­став­лен­ных кар­то­чек
Ко­ли­че­ство баз дан­ных
объ­ем в ме­га бай­тах
все­го
из них вклю­чен­ных в ка­та­ло­ги
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
До­ку­мен­ты на бу­маж­ной ос­но­ве. Все­го
1.1
Управ­лен­че­ская до­ку­мен­та­ция
1.2
До­ку­мен­ты лич­но­го про­ис­хож­де­ния
1.3
На­уч­но-тех­ни­че­ская до­ку­мен­та­ция
1.4
До­ку­мен­ты по лич­но­му со­ста­ву
2
Ки­но­до­ку­мен­ты
3
Фо­то­до­ку­мен­ты
4
Фо­но­до­ку­мен­ты
5
Ви­деодо­ку­мен­ты
6
Ма­ши­но­чи­та­е­мая до­ку­мен­та­ция
7
Мик­ро­фор­мы на пра­вах под­лин­ни­ка
8
Ито­го
№ п/н
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство из­дан­ных сбор­ни­ков
1
2
3
1
Из­дан­ные пу­те­во­ди­те­ли, крат­кие спра­воч­ни­ки по фон­дам
2
Из­дан­ные спра­воч­ни­ки по ад­ми­ни­стра­тив­но-тер­ри­то­ри­аль­но­му де­ле­нию
3
Из­дан­ные спра­воч­ни­ки по ис­то­рии учре­жде­ний
4
Из­дан­ные спра­воч­ни­ки дру­гих ти­пов
5
Все­го из­дан­ных спра­воч­ни­ков

№ п/н
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство сбор­ни­ков
1
2
3
1
Кни­ги и бро­шю­ры
2
Га­зе­ты
3
Жур­на­лы
4
Дру­гие ви­ды пе­чат­ной про­дук­ции

№ п/н
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство
1
2
3
1
Зда­ния ар­хи­ва
2
Спе­ци­аль­ные по­ме­ще­ния
3
При­спо­соб­лен­ные по­ме­ще­ния
4
Сте­пень за­гру­жен­но­сти ар­хи­во­хра­ни­лищ (в про­цен­тах)
5
Осна­щен­ность зда­ний охран­ной сиг­на­ли­за­ци­ей (в про­цен­тах)
6
Осна­щен­ность зда­ний по­жар­ной сиг­на­ли­за­ци­ей (в про­цен­тах)
7
Про­тяж­ность ме­тал­ли­че­ских стел­ла­жей (в по­гон­ных мет­рах)
8
Про­тяж­ность де­ре­вян­ных стел­ла­жей (в по­гон­ных мет­рах)
9
За­кар­то­ни­ро­ва­но до­ку­мен­тов (в еди­ни­цах хра­не­ния)
________________________
Наименование организации
_________________
Адрес организации
_________________________________
Адрес электронной почты организации
_______________________________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя организации или лица, исполняющего его обязанности
_______________________________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, номер телефона исполнителя организации
Дата
Место для печати организации

Приложение к форме, предназначенной для сбора административных данных «Паспорт архива»

1. Настоящее пояснение определяет единые требования по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных «Паспорт архива» (далее – Форма).

2. Форму ежегодно представляют Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан, Библиотека Первого Президента Республики Казахстан – Елбасы, специальные государственные архивы, государственные архивы, библиотеки и музеи областей, городов республиканского значения, столицы, городов, районов (далее – организации).

3. Форма подписывается руководителем организации с указанием фамилии, имени и отчества (при его наличии), а также даты заполнения.

4. Форма представляется к 5 числу месяца, следующего за отчетным периодом.

5. Форма заполняется на казахском и русском языках.

6. Формы заполняются в разрезе административно-территориальной единицы (с указанием области, городов республиканского значения, столицы, городов, районов).

7. Форма заполняется следующим образом:
в разделе 1. «Состав и объем архивных документов»:
в подразделе 1. «Состав и объем единиц хранения»:
в графе 3 строки 1 указывается количество фондов с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 3 строки 2 указывается количество фондов кинодокументов;
в графе 3 строки 3 указывается количество фондов фотодокументов;
в графе 3 строки 4 указывается количество фондов фонодокументов;
в графе 3 строки 5 указывается количество фондов видеодокументов;
в графе 3 строки 6 указывается количество фондов машиночитаемой документации;
в графе 3 строки 7 указывается количество фондов микроформ на правах подлинника;
в графе 3 строки 8 указывается итоговое количество фондов, состоящих из сумм строк 1 – 7;
в графе 4 строки 1 указывается количество всех единиц хранения с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 4 строки 2 указывается количество всех единиц хранения кинодокументов;
в графе 4 строки 3 указывается количество всех единиц хранения фотодокументов;
в графе 4 строки 4 указывается количество всех единиц хранения фонодокументов;
в графе 4 строки 5 указывается количество всех единиц хранения видеодокументов;
в графе 4 строки 6 указывается количество всех единиц хранения машиночитаемой документации;
в графе 4 строки 7 указывается количество всех единиц хранения микроформ на правах подлинника;
в графе 4 строки 8 указывается итоговое количество всех единиц хранения, состоящих из сумм строк 1-7;
в графе 5 строки 1 указывается количество единиц хранения, внесенных в описи с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 5 строки 2 указывается количество единиц хранения кинодокументов, внесенных в описи;
в графе 5 строки 3 указывается количество единиц хранения фотодокументов, внесенных в описи;
в графе 5 строки 4 указывается количество единиц хранения фонодокументов, внесенных в описи;
в графе 5 строки 5 указывается количество единиц хранения видеодокументов, внесенных в описи;
в графе 5 строки 6 указывается количество единиц хранения машиночитаемой документации, внесенных в описи;
в графе 5 строки 7 указывается количество единиц хранения микроформ на правах подлинника, внесенных в описи;
в графе 5 строки 8 указывается итоговое количество единиц хранения, внесенных в описи, состоящих из сумм строк 1-7;
в графе 6 строки 1 указывается количество единиц хранения на казахском языке, с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 6 строки 2 указывается количество единиц хранения кинодокументов на казахском языке;
в графе 6 строки 3 указывается количество единиц хранения фотодокументов на казахском языке;
в графе 4 строки 4 указывается количество единиц хранения фонодокументов на казахском языке;
в графе 6 строки 5 указывается количество единиц хранения видеодокументов на казахском языке;
в графе 6 строки 6 указывается количество единиц хранения машиночитаемой документации на казахском языке;
в графе 6 строки 7 указывается количество единиц хранения микроформ на правах подлинника на казахском языке;
в графе 6 строки 8 указывается итоговое количество единиц хранения на казахском языке, состоящих из сумм строк 1-7;
в графе 7 строки 1 указывается количество единиц хранения учтенных особо ценных с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 7 строки 2 указывается количество единиц хранения учтенных особо ценных кинодокументов;
в графе 7 строки 3 указывается количество единиц хранения учтенных особо ценных фотодокументов;
в графе 7 строки 4 указывается количество единиц хранения учтенных особо ценных фонодокументов;
в графе 7 строки 5 указывается количество единиц хранения учтенных особо ценных видеодокументов;
в графе 7 строки 6 указывается количество единиц хранения учтенной особо ценной машиночитаемой документации;
в графе 7 строки 7 указывается количество единиц хранения учтенных особо ценных микроформ на правах подлинника;
в графе 7 строки 8 указывается итоговое количество учтенных особо ценных единиц хранения, состоящих из сумм строк 1-7;
в графе 8 строки 1 указывается количество единиц хранения, принятых во временное хранение с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 8 строки 2 указывается количество единиц хранения кинодокументов, принятых во временное хранение;
в графе 8 строки 3 указывается количество единиц хранения фотодокументов, принятых во временное хранение;
в графе 8 строки 4 указывается количество единиц хранения фонодокументов, принятых во временное хранение;
в графе 8 строки 5 указывается количество единиц хранения видеодокументов, принятых во временное хранение;
в графе 8 строки 6 указывается количество единиц хранения машиночитаемой документации, принятых во временное хранение;
в графе 8 строки 7 указывается количество единиц хранения микроформ на правах подлинника, принятых во временное хранение;
в графе 8 строки 8 указывается итоговое количество единиц хранения, принятых во временное хранение, состоящих из сумм строк 1-7;
в подразделе 2. «Объем единицы учета»:
в графе 3 строки 1 указывается количество всех единиц учета кинодокументов;
в графе 3 строки 2 указывается количество всех единиц учета фонодокументов;
в графе 3 строки 3 указывается количество всех единиц учета видеодокументов;
в графе 3 строки 4 указывается количество всех единиц учета машиночитаемой документации;
в графе 4 строки 1 указывается количество единиц учета кинодокументов, внесенных в описи;
в графе 4 строки 2 указывается количество единиц учета фонодокументов, внесенных в описи;
в графе 4 строки 3 указывается количество единиц учета видеодокументов, внесенных в описи;
в графе 4 строки 4 указывается количество единиц учета машиночитаемой документации, внесенных в описи;
в разделе 2. «Состав и объем страхового фонда копий архивных документов»:
в графе 3 строки 1 указывается количество единиц хранения, скопированных для страхового фонда с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 3 строки 2 указывается количество единиц хранения кинодокументов, скопированных для страхового фонда;
в графе 3 строки 3 указывается количество единиц хранения фотодокументов, скопированных для страхового фонда;
в графе 3 строки 4 указывается количество единиц хранения фонодокументов, скопированных для страхового фонда;
в графе 3 строки 5 указывается количество единиц хранения видеодокументов, скопированных для страхового фонда;
в графе 3 строки 6 указывается количество единиц хранения машиночитаемой документации, скопированной для страхового фонда;
в графе 3 строки 7 указывается количество единиц хранения микроформ на правах подлинника, скопированных для страхового фонда;
в графе 3 строки 8 указывается итоговое количество единиц хранения, скопированных для страхового фонда, состоящих из сумм строк 1-7;
в графе 4 строки 1 указывается количество единиц хранения, имеющих фонд пользования с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 4 строки 2 указывается количество единиц хранения кинодокументов, имеющих фонд пользования;
в графе 4 строки 3 указывается количество единиц хранения фотодокументов, имеющих фонд пользования;
в графе 4 строки 4 указывается количество единиц хранения фонодокументов, имеющих фонд пользования;
в графе 4 строки 5 указывается количество единиц хранения видеодокументов, имеющих фонд пользования;
в графе 4 строки 6 указывается количество единиц хранения машиночитаемой документации, имеющих фонд пользования;
в графе 4 строки 7 указывается количество единиц хранения микроформ на правах подлинника, имеющих фонд пользования;
в графе 4 строки 8 указывается итоговое количество единиц хранения имеющих фонд пользования состоящих из сумм строк 1-7;
в графе 5 строки 1 указывается количество кадров негатива объема страхового фонда с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 5 строки 2 указывается количество кадров негатива страхового фонда кинодокументов;
в графе 5 строки 3 указывается количество кадров негатива страхового фонда фотодокументов;
в графе 5 строки 4 указывается количество кадров негатива страхового фонда фонодокументов;
в графе 5 строки 5 указывается количество кадров негатива страхового фонда видеодокументов;
в графе 5строки 6 указывается количество кадров негатива страхового фонда машиночитемой документации;
в графе 5 строки 7 указывается количество кадров негатива страхового фонда микроформ на правах подлинника;
в графе 5 строки 8 указывается итоговое количество кадров негатива страхового фонда состоящих из сумм строк 1-7;
в графе 6 строки 1 указывается количество единиц хранения страхового фонда с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 6 строки 2 указывается количество единиц хранения страхового фонда кинодокументов;
в графе 6 строки 3 указывается количество единиц хранения страхового фонда фотодокументов;
в графе 6 строки 4 указывается количество единиц хранения страхового фонда фонодокументов;
в графе 6 строки 5 указывается количество единиц хранения страхового фонда видеодокументов;
в графе 6 строки 6 указывается количество единиц хранения страхового фонда машиночитаемой документации;
в графе 6 строки 7 указывается количество единиц хранения страхового фонда микроформ на правах подлинника;
в графе 6 строки 8 указывается итоговое количество единиц хранения страхового фонда состоящих из сумм строк 1-7;
в разделе 3. «Состав и объем научно-справочного аппарата»:
в подразделе 1. «Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам»
в графе 3 строки 1 указывается количество всех описей (книг учета и описания) с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 3 строки 2 указывается количество всех описей (книг учета и описания) кинодокументов;
в графе 3 строки 3 указывается количество всех описей (книг учета и описания) фотодокументов;
в графе 3 строки 4 указывается количество всех описей (книг учета и описания) фонодокументов;
в графе 3 строки 5 указывается количество всех описей (книг учета и описания) видеодокументов;
в графе 3 строки 6 указывается количество всех описей (книг учета и описания) машиночитаемой документации;
в графе 3 строки 7 указывается количество всех описей (книг учета и описания) микроформ на правах подлинника;
в графе 3 строки 8 указывается итоговое количество всех описей (книг учета и описания)состоящих из сумм строк 1-7;
в графе 4 строки 1 указывается количество описей (книг учета и описания) в полном комплекте указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 4 строки 2 указывается количество описей (книг учета и описания) кинодокументов в полном комплекте;
в графе 4 строки 3 указывается количество описей (книг учета и описания) фотодокументов в полном комплекте;
в графе 4 строки 4 указывается количество описей (книг учета и описания) фонодокументов полном комплекте;
в графе 4 строки 5 указывается количество описей (книг учета и описания) видеодокументов в полном комплекте;
в графе 4 строки 6 указывается количество описей (книг учета и описания) машиночитаемой документации в полном комплекте;
в графе 4 строки 7 указывается количество описей (книг учета и описания) микроформ на правах подлинника в полном комплекте;
в графе 4 строки 8 указывается итоговое количество описей (книг учета и описания) в полном комплекте;
в графе 5 строки 1 указывается количество закаталогизированных фондов с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 5 строки 2 указывается количество закаталогизированных фондов кинодокументов;
в графе 5 строки 3 указывается количество закаталогизированных фондов фотодокументов;
в графе 5 строки 4 указывается количество закаталогизированных фондов, фонодокументов;
в графе 5 строки 5 указывается количество закаталогизированных фондов видеодокументов;
в графе 5 строки 6 указывается количество закаталогизированных фондов машиночитаемой документации;
в графе 5 строки 7 указывается количество закаталогизированных фондов микроформ на правах подлинника;
в графе 5 строки 8 указывается итоговое количество закаталогизированных фондов состоящих из сумм строк 1-7;
в графе 6 строки 1 указывается количество закаталогизированных единиц хранения (единиц учета) с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 6 строки 2 указывается количество закаталогизированных единиц хранения (единиц учета) кинодокументов;
в графе 6 строки 3 указывается количество закаталогизированных единиц хранения (единиц учета) фотодокументов;
в графе 6 строки 4 указывается количество закаталогизированных единиц хранения (единиц учета) фонодокументов;
в графе 6 строки 5 указывается количество закаталогизированных единиц хранения (единиц учета) видеодокументов;
в графе 6 строки 6 указывается количество закаталогизированных единиц хранения (единиц учета) машиночитаемой документации;
в графе 6 строки 7 указывается количество закаталогизированных единиц хранения (единиц учета) микроформ на правах подлинника;
в графе 6 строки 8 указывается итоговое количество закаталогизированных единиц хранения (единиц учета) состоящих из сумм строк 1-7;
в графе 7 строки 1 указывается количество всех закаталогизированных карточек с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 7 строки 2 указывается количество всех карточек, закаталогизированных кинодокументов;
в графе 7 строки 3 указывается количество всех карточек, закаталогизированных фотодокументов;
в графе 7 строки 4 указывается количество всех карточек, закаталогизированных фонодокументов;
в графе 7 строки 5 указывается количество всех карточек, закаталогизированных видеодокументов;
в графе 7 строки 6 указывается количество всех карточек, закаталогизированных машиночитаемой документации;
в графе 7 строки 7 указывается количество всех карточек, закаталогизированных микроформ на правах подлинника;
в графе 7 строки 8 указывается итоговое количество всех закаталогизированных карточек состоящих из сумм строк 1-7;
в графе 8 строки 1 указывается количество закаталогизированных карточек, включенных в каталоги с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 8 строки 2 указывается количество закаталогизированных карточек кинодокументов, включенных в каталоги;
в графе 8 строки 3 указывается количество закаталогизированных карточек фонодокументов, включенных в каталоги;
в графе 8 строки 4 указывается количество закаталогизированных карточек видеодокументов, включенных в каталоги;
в графе 8 строки 5 указывается количество закаталогизированных карточек машиночитаемой документации, включенных в каталоги;
в графе 8 строки 6 указывается количество закаталогизированных карточек микроформ на правах подлинника, включенных в каталоги;
в графе 8 строки 7 указывается количество закаталогизированных карточек фотодокументов, включенных в каталоги;
в графе 8 строки 8 указывается итоговое количество закаталогизированных карточек, включенных в каталоги состоящих из сумм строк 1-7;
в графе 9 строки 1 указывается количество баз данных с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 9 строки 2 указывается количество баз данных кинодокументов;
в графе 9 строки 3 указывается количество баз данных фотодокументов;
в графе 9 строки 4 указывается количество баз данных фонодокументов;
в графе 9строки 5 указывается количество баз данных видеодокументов;
в графе 9 строки 6 указывается количество баз данных машиночитаемой документации;
в графе 9 строки 7 указывается количество баз данных микроформ на правах подлинника;
в графе 9 строки 8 указывается итоговое количество баз данных состоящих из сумм строк 1-7;
в графе 10 строки 1 указывается объем баз данных в мегабайтах с указанием общего количества документов на бумажной основе, состоящих из сумм строк 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4;
в графе 10 строки 2 указывается объем кинодокументов в мегабайтах;
в графе 10 строки 3 указывается объем фотодокументов в мегабайтах;
в графе 10 строки 4 указывается объем фонодокументов в мегабайтах;
в графе 10 строки 5 указывается объем видеодокументов в мегабайтах;
в графе 10 строки 6 указывается объем машиночитаемой документации в мегабайтах;
в графе 10 строки 7 указывается объем микроформ на правах подлинника в мегабайтах;
в графе 10 строки 8 указывается итоговый объем баз данных в мегабайтах состоящих из сумм строк 1-7;
в подразделе 2. «Справочно-информационные издания»:
в графе 3 строки 1 указывается количество изданных путеводителей, кратких справочников по фондам;
в графе 3 строки 2 указывается количество изданных справочников по административно-территориальному делению;
в графе 3 строки 3 указывается количество изданных справочников по истории учреждений;
в графе 3 строки 4 указывается количество изданных справочников других типов;
в графе 3 строки 5 указывается количество всех изданных справочников;
в разделе 4. «Состав и объем научно-справочной библиотеки»:
в графе 3 строки 1 указывается количество книг и брошюр;
в графе 3 строки 2 указывается количество газет;
в графе 3 строки 3 указывается количество журналов;
в графе 3 строки 4 указывается количество других видов печатной продукции;
в разделе 5. «Условия хранения документов»:
в графе 3 строки 1 указывается количество зданий архива;
в графе 3 строки 2 указывается количество специальных помещений;
в графе 3 строки 3 указывается количество приспособленных помещений;
в графе 3 строки 4 указывается количество степени загруженности архивохранилищ (в процентах);
в графе 3 строки 5 указывается количество оснащённости зданий охранной сигнализацией (в процентах);
в графе 3 строки 6 указывается количество оснащённости зданий пожарной сигнализацией (в процентах);
в графе 3 строки 7 указывается протяженность металлических стеллажей (в погонных метрах);
в графе 3 страки 8 указывается протяженность деревянных стеллажей (в погонных метрах);
в графе 3 строки 9 указывается количество закартонированных документов (в единицах хранения).

Приложение 2
к приказу Министра
культуры и спорта
Республики Казахстан
от 28 марта 2019 года № 79
Отчетный период: 20__ год.
Индекс: КФ-1.
Периодичность: ежегодно.
Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан, Библиотека Первого Президента Республики Казахстан – Елбасы, специальные государственные архивы, государственные архивы, библиотеки и музеи областей, городов республиканского значения, столицы, городов, районов (далее – организации).
Куда представляется: Министерство культуры и спорта Республики Казахстан.
Срок представления: к 5 числу месяца, следующего за отчетным периодом на бумажном носителе или электронном носителе посредством системы электронного документооборота (далее – СЭД).
Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: Министерства культуры и спорта Республики Казахстан.

Да­та пер­во­го по­ступ­ле­ния фон­да
Да­та по­лу­че­ния кар­точ­ки фон­да
Ме­сто хра­не­ния фон­да
Край­ние да­ты каж­до­го на­зва­ния фон­да
На­зва­ние фон­да
Объ­ем фон­да на 1 ян­ва­ря
Го­ды
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния/до­ку­мен­тов
В том чис­ле неопи­сан­ных еди­ниц хра­не­ния/до­ку­мен­тов
име­ю­щих стра­хо­вые ко­пии еди­ниц хра­не­ния
На­зва­ние опи­си, ан­но­та­ция до­ку­мен­тов
На­ча­ло го­да
Ко­нец го­да
На­зва­ние опи­си, ан­но­та­ция до­ку­мен­тов
На­ча­ло го­да
Ко­нец го­да
Прежний № ___________ фонда
Примечание__________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Наименование организации
_________________
Адрес организации
_________________________________
Адрес электронной почты организации
_______________________________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя организации или лица, исполняющего его обязанности
_______________________________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, номер телефона исполнителя организации
Дата
Место для печати организации

Приложение к форме, предназначенной для сбора административных данных «Карточка фонда»

1. Настоящее пояснение определяет единые требования по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных «Карточка фонда» (далее – Форма).

2. Форму ежегодно представляют Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан, Библиотека Первого Президента Республики Казахстан – Елбасы, специальные государственные архивы, государственные архивы, библиотеки и музеи областей, городов республиканского значения, столицы, городов, районов (далее – организации).

3. Форма подписывается руководителем организации с указанием фамилии, имени и отчества (при его наличии), а также даты заполнения.

4. Форма представляется к 5 числу месяца, следующего за отчетным периодом.

5. Форма заполняется на казахском и русском языках.

6 Формы заполняются в разрезе административно-территориальной единицы (с указанием области, городов республиканского значения, столицы, городов, районов).

7. Форма заполняется следующим образом:
в разделе 1. «Карточка фонда»:
в подразделе 1. «Лицевая сторона карточки фонда»:
в графе «дата первого поступления фонда» указывается дата первого поступления фонда;
в графе «дата получения карточки фонда» указывается дата получения карточки фонда архивом;
в графе «место хранения фонда» указывается место хранения фонда;
в графе «№ фонда/категория/форма собственности» указываются № фонда/категория/форма собственности фонда;
в графе «крайние даты каждого названия фонда» указываются крайние даты каждого названия фонда;
в графе «название фонда» указывается название фонда;
в графе «объем фонда на 1 января текущего года» указывается указывается объем фонда на 1 января текущего года;
в графе «годы» указывается год;
в графе «количество единиц хранения/документов» указывается количество единиц хранения/документов за указанный период;
в графе «в том числе неописанных единиц хранения/документов» указываются неописанные единицы хранения/документы за указанный период;
в графе «имеющих страховые копии единиц хранения» указывается количество единиц хранения, имеющих страховые копии за указанный период;
в подразделе 2. «Оборотная стороны карточки фонда»:
в графе «название описи, аннотация документов» указывается название описи, аннотация документов;
в графе «начало года» указывается начало года;
в графе «конец года» указывается конец года.

Приложение 3
к приказу Министра
культуры и спорта
Республики Казахстан
от 28 марта 2019 года
№ 79
Отчетный период: 20__ год.
Индекс: СИСОФ-1.
Периодичность: ежегодно.
Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан, Библиотека Первого Президента Республики Казахстан – Елбасы, специальные государственные архивы, государственные архивы, библиотеки и музеи областей, городов республиканского значения, столицы, городов, районов (далее – организации).
Куда представляется: Министерство культуры и спорта Республики Казахстан.
Срок представления: к 5 числу месяца, следующего за отчетным периодом на бумажном носителе или электронном носителе посредством системы электронного документооборота (далее – СЭД).
Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: Министерства культуры и спорта Республики Казахстан.
№ п/н
№ фон­да
Ка­те­го­рия
На­зва­ние фон­дов
По­сту­пи­ло
Вы­бы­ло
При­ме­ча­ние
На­зва­ние опи­си, ан­но­та­ция до­ку­мен­тов
Го­ды
На­зва­ние опи­си, ан­но­та­ция до­ку­мен­тов
Го­ды
Вне­сен­ных в опи­си еди­ниц хра­не­ния
Не вне­сен­ных еди­ниц хра­не­ния/
До­ку­мен­тов
Име­ю­щих стра­хо­вые ко­пии еди­ниц хра­не­ния
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Всего за ______ поступило ____ фондов ______ единиц хранения/документов;
выбыло _____ фондов ______ единиц хранения/документов;
созданы страховые копии на __________ единиц хранения.
На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числятся с № __ по № ___ номеров фондов, в том числе номеров, числящихся в наличии __ фондов _ единиц хранения, номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя) _____, утраченных ________ фондов, свободных номеров __________.
_________________________
Наименование организации
_________________
Адрес организации
__________________________________
Адрес электронной почты организации
_______________________________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя организации или лица, исполняющего его обязанности
_______________________________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, номер телефона исполнителя организации
Дата
Место для печати организации

Приложение к форме, предназначенной для сбора административных данных «Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20__года»

1. Настоящее пояснение определяет единые требования по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных «Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20__года» (далее – Форма).

2. Форму ежегодно представляют Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан, Библиотека Первого Президента Республики Казахстан – Елбасы, специальные государственные архивы, государственные архивы, библиотеки и музеи областей, городов республиканского значения, столицы, городов, районов (далее – организации).

3. Форма подписывается руководителем организации с указанием фамилии, имени и отчества (при его наличии), а также даты заполнения.

4. Форма представляется к 5 числу следующего за отчетным периодом.

5. Форма заполняется на казахском и русском языках.

6 Формы заполняются в разрезе административно-территориальной единицы (с указанием области, городов республиканского значения, столицы, городов, районов).

7. Форма заполняется следующим образом:
в графе 1 указывается порядковый номер;
в графе 2 указывается номер фонда;
в графе 3 указывается категория;
в графе 4 указывается название фондов;
в графе 5 указывается название поступившей описи, аннотаций документов;
в графе 6 указывается год, в котором поступили описи, аннотации документов;
в графе 7 указывается название выбывшей описи, аннотаций документов;
в графе 8 указывается год, в котором выбыли описи, аннотации документов;
в графе 9 указывается общее количество единиц хранения в фонде на 1 января отчетного года, внесенных в описи;
в графе 10 указывается общее количество единиц хранения (документов) в фонде на 1 января отчетного года, не внесенных в описи;
в графе 11 указывается общее количество единиц хранения в фонде на 1 января отчетного года имеющих страховые копии;
в графе 12 указывается примечание.

Приложение 4
к приказу Министра
культуры и спорта
Республики Казахстан
от 28 марта 2019 года № 79
Отчетный период: 20__ год.
Индекс: УСФК-1.
Периодичность: ежегодно.
Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы области, городов республиканского значения, столицы, городов, районов осуществляющие государственное управление архивным делом (далее – архивы).
Куда представляется: Министерство культуры и спорта Республики Казахстан.
Срок представления: к 5 числу месяца, следующего за отчетным периодом на бумажном носителе или электронном носителе посредством системы электронного документооборота (далее – СЭД).
Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: Министерства культуры и спорта Республики Казахстан.
№ п/н
На­име­но­ва­ние ар­хи­ва
Пер­вый и по­след­ний но­ме­ра фон­дов по спис­ку фон­дов
Ко­ли­че­ство фон­дов по пас­пор­ту на 1 ян­ва­ря
Ко­ли­че­ство кар­то­чек в фон­до­вом ка­та­ло­ге
Ко­ли­че­ство сво­бод­ных но­ме­ров фон­дов
При­ме­ча­ние
Все­го
На фон­ды, хра­ня­щи­е­ся в ар­хи­ве
На фон­ды, вклю­чен­ных в со­став объ­еди­нен­но­го ар­хив­но­го фон­да (ра­нее ис­поль­зо­ван­ных) и пе­ре­дан­ные фон­ды
На утра­чен­ные фон­ды
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
________________________
Наименование архива
_________________
Адрес архива
___________________________________
Адрес электронной почты архива
__________________________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя архива или лица, исполняющего его обязанности
__________________________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, номер телефона исполнителя архива
Дата
Место для печати архива

Приложение к форме, предназначенной для сбора административных данных «Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января 20__года»

1. Настоящее пояснение определяет единые требования по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных «Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20__года» (далее – Форма).

2. Форму ежегодно представляют Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы области, городов республиканского значения, столицы, городов, районов осуществляющие государственное управление архивным делом (далее – архивы).

3. Форма подписывается руководителем архива с указанием фамилии, имени и отчества (при его наличии), а также даты заполнения.

4. Форма представляется к 5 числу месяца, следующего за отчетным периодом.

5. Форма заполняется на казахском и русском языках.

6 Формы заполняются в разрезе административно-территориальной единицы (с указанием области, городов республиканского значения, столицы, городов, районов).

7. Форма заполняется следующим образом:
в графе 1 указывается порядковый номер;
в графе 2 указывается наименование архива;
в графе 3 указывается первые и последние номера фондов по списку фондов;
в графе 4 указывается количество фондов по паспорту на 1 января;
в графе 5 указывается количество всех карточек в фондовом каталоге;
в графе 6 указывается количество карточек в фондовом каталоге на фонды, хранящиеся в архиве;
в графе 7 указывается количество карточек в фондовом каталоге на фонды, включенные в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды;
в графе 8 указывается количество карточек в фондовом каталоге на утраченные фонды;
в графе 9 указывается количество свободных номеров фондов;
в графе 10 указывается примечание.

Приложение 5
к приказу Министра
культуры и спорта
Республики Казахстан
от 28 марта 2019 года № 79
Отчетный период: 20__ год.
Индекс: СПИКГАРК-1.
Периодичность: один раз в три года.
Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы области, городов республиканского значения, столицы, городов, районов осуществляющие государственное управление архивным делом (далее – архивы).
Куда представляется: Министерство культуры и спорта Республики Казахстан.
Срок представления: один раз в три года к 5 числу месяца, следующего за отчетным периодом на бумажном носителе или электронном носителе посредством системы электронного документооборота (далее – СЭД).
Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: Министерства культуры и спорта Республики Казахстан.

№ п/н
На­име­но­ва­ние по­ка­за­те­лей
Ко­ли­че­ство ор­га­ни­за­ций
Ко­ли­че­ство штат­ных ра­бот­ни­ков
Ко­ли­че­ство со­гла­со­ван­ных с ар­хив­ны­ми учре­жде­ни­я­ми
Ко­ли­че­ство по­ме­ще­ний для хра­не­ния до­ку­мен­тов
Ко­ли­че­ство ор­га­ни­за­ций пол­но­стью под­го­то­вив­ших до­ку­мен­ты к пе­ре­да­че на по­сто­ян­ное хра­не­ние
Но­мен­кла­ту­ры дел
Ин­струк­ции, пра­ви­ла по де­ло­про­из­вод­ству
1
2
3
4
5
6
7
8
1
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции про­фи­ля ком­плек­то­ва­ния го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вов
2
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции про­фи­ля ком­плек­то­ва­ния го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вов
3
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции про­фи­ля ком­плек­то­ва­ния рай­он­ных, го­род­ских ар­хи­вов
4
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции про­фи­ля ком­плек­то­ва­ния рай­он­ных, го­род­ских ар­хи­вов
5
Объ­еди­нен­ные ве­дом­ствен­ные ар­хи­вы

№ п/н
На­име­но­ва­ние по­ка­за­те­лей
Все­го еди­ниц хра­не­ния
Ко­ли­че­ство до­ку­мен­тов по­сто­ян­но­го сро­ка хра­не­ния
(в еди­ни­цах хра­не­ния)
Ко­ли­че­ство до­ку­мен­тов по лич­но­му со­ста­ву (в еди­ни­цах хра­не­ния)
Ко­ли­че­ство об­ра­зу­ю­щих­ся в те­че­нии го­да дел, до­ку­мен­тов по­сто­ян­но­го сро­ка хра­не­ния (в еди­ни­цах хра­не­ния)
Вне­сен­ных в опи­си
Утвер­жден­ных экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва и МИО
Хра­ня­щи­е­ся сверх уста­нов­лен­но­го сро­ка
Все­го
Вне­сен­ных в опи­си
Утвер­жден­ных экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва и МИО
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие управ­лен­че­скую до­ку­мен­та­цию про­фи­ля ком­плек­то­ва­ния го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вов
2
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие управ­лен­че­скую до­ку­мен­та­цию про­фи­ля ком­плек­то­ва­ния го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вов
3
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие управ­лен­че­скую до­ку­мен­та­цию про­фи­ля ком­плек­то­ва­ния рай­он­ных, го­род­ских ар­хи­вов
4
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие управ­лен­че­скую до­ку­мен­та­цию про­фи­ля ком­плек­то­ва­ния рай­он­ных, го­род­ских ар­хи­вов
5
Управ­лен­че­ская до­ку­мен­та­ция, хра­ня­ща­я­ся в объ­еди­не­ни­ях ве­дом­ствен­но­го ар­хи­ва

№ п/н
Ви­ды ор­га­ни­за­ций
Ко­ли­че­ство по­ме­ще­ния для хра­не­ния до­ку­мен­тов
Ко­ли­че­ство штат­ных со­труд­ни­ков
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния вне­сен­ных в опи­си
Ко­ли­че­ство до­ку­мен­тов, утвер­жден­ных экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей ар­хив­но­го учре­жде­ния
Ко­ли­че­ство до­ку­мен­тов хра­ня­щих­ся сверх уста­нов­лен­но­го сро­ка (в еди­ни­цах хра­не­ния)
Все­го еди­ниц хра­не­ния
1
2
3
4
5
6
7
8
1
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции
2
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции

№ п/н
Ви­ды ор­га­ни­за­ций
Ко­ли­че­ство ор­га­ни­за­ций, со­сто­я­щих на уче­те в ар­хи­ве
Ко­ли­че­ство по­ме­ще­ния для хра­не­ния до­ку­мен­тов
Ко­ли­че­ство штат­ных со­труд­ни­ков
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния вне­сен­ных в опи­си
Утвер­жден­ных экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей ар­хив­но­го учре­жде­ния
Ко­ли­че­ство хра­ня­щих­ся сверх уста­нов­лен­но­го сро­ка (в еди­ни­цах хра­не­ния)
1
2
3
4
5
6
7
8
1
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие ки­но­до­ку­мен­ты
2
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие ки­но­до­ку­мен­ты
3
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие фо­то­до­ку­мен­ты
4
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие фо­то­до­ку­мен­ты
5
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции хра­ня­щие фо­но­до­ку­мен­ты
6
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие фо­но­до­ку­мен­ты
7
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие ви­деодо­ку­мен­ты
8
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие ви­деодо­ку­мен­ты
____________________
Наименование архива
_____________
Адрес архива
_____________________________
Адрес электронной почты архива
____________________________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя архива или лица, исполняющего его обязанности
____________________________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, номер телефона исполнителя архива
Дата
Место для печати архива

Приложение к форме, предназначенной для сбора административных данных «Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря 20__ года»
Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных «Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря 20__ года»

1. Настоящее пояснение к форме, предназначенной для сбора административных данных «Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря 20__ года» (далее-Форма) определяет единые требования по их заполнению.

2. Форму один раз в три года составляют Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы области, городов республиканского значения, столицы, городов, районов осуществляющие государственное управление архивным делом (далее – архивы).

3. Форма подписывается руководителем архива с указанием фамилии, имени и отчества (при его наличии), а также даты заполнения.

4. Форма представляется к 5 числу месяца, следующего за отчетным периодом.

5. Форма заполняется на казахском и русском языках.

6. Формы заполняются в разрезе административно-территориальной единицы (с указанием области, городов республиканского значения, столицы, городов, районов).

7. Форма заполняется следующим образом:
в разделе 1. «Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию»:
в графе 3 строки 1 указывается количество государственных организаций профиля комплектования государственных архивов;
в графе 3 строки 2 указывается количество негосударственных организаций профиля комплектования государственных архивов;
в графе 3 строки 3 указывается количество государственных организаций профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 3 строки 4 указывается количество негосударственных организаций профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 3 строки 5 указывается количество объединенных ведомственных архивов;
в графе 4 строки 1 указывается количество штатных работников государственных организаций профиля комплектования государственных архивов;
в графе 4 строки 2 указывается количество штатных работников негосударственных организаций профиля комплектования государственных архивов;
в графе 4 строки 3 указывается количество штатных работников государственных организаций профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 4 строки 4 указывается количество штатных работников негосударственных организаций профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 4 строки 5 указывается количество штатных работников объединенных ведомственных архивов;
в графе 5 строки 1 указывается количество согласованных с архивными учреждениями номенклатур дел государственных организаций профиля комплектования государственных архивов;
в графе 5 строки 2 указывается количество согласованных с архивными учреждениями номенклатур дел негосударственных организаций профиля комплектования государственных архивов;
в графе 5 строки 3 указывается количество согласованных с архивными учреждениями номенклатур дел государственных организаций профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 5 строки 4 указывается количество согласованных с архивными учреждениями номенклатур дел негосударственных организаций профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 5 строки 5 указывается количество согласованных с архивными учреждениями номенклатур дел объединенных ведомственных архивов;
в графе 6 строки 1 указывается количество согласованных с архивными учреждениями инструкций, правил по делопроизводству государственных организаций профиля комплектования государственных архивов;
в графе 6строки 2 указывается количество согласованных с архивными учреждениями инструкций, правил по делопроизводству негосударственных организаций профиля комплектования государственных архивов;
в графе 6 строки 3 указывается количество согласованных с архивными учреждениями инструкций, правил по делопроизводству государственных организаций профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 6 строки 4 указывается количество согласованных с архивными учреждениями инструкций, правил по делопроизводству негосударственных организаций профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 6 строки 5 указывается количество согласованных с архивными учреждениями инструкций, правил по делопроизводству объединенных ведомственных архивов;
в графе 7 строки 1 указывается количество помещений для хранения документов в государственных организациях профиля комплектования государственных архивов;
в графе 7 строки 2 указывается количество помещений для хранения документов в негосударственных организациях профиля комплектования государственных архивов;
в графе 7 строки 3 указывается количество помещений для хранения документов в государственных организациях профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 7 строки 4 указывается количество помещений для хранения документов в негосударственных организациях профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 7 строки 5 указываетсяколичество помещений для хранения документов в объединенных ведомственных архивах;
в графе 8 строки 1 указывается количество государственных организаций профиля комплектования государственных архивов полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение;
в графе 8 строки 2 указывается количество негосударственных организаций профиля комплектования государственных архивов, полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение;
в графе 8 строки 3 указываетсяколичество государственных организаций профиля комплектования районных, городских архивовпрлностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение;
в графе 8 строки 4 указывается количествонегосударственных организаций профиля комплектования районных, городских архивов, полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение;
в графе 8 строки 5 указываетсяколичество объединенных ведомственных архивов, полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение;
в разделе 2. «Сведения об управленческой документации»:
в графе 3 строки 1 указывается всего единиц хранения в государственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов;
в графе 3 строки 2 указывается всего единиц хранения в негосударственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов;
в графе 3 строки 3 указывается всего единиц хранения государственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 3 строки 4 указывается всего единиц хранения негосударственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 3 строки 5 указывается всего единиц хранения хранящейся в объединениях ведомственного архива;
в графе 4 строки 1 указывается количество единиц хранения документов постоянного срока хранения внесенных в описи государственных организаций, хранящих управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов;
в графе 4 строки 2 указывается количествоединиц хранения документов постоянного срока хранения внесенных в описи негосударственных организаций, хранящих управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов;
в графе 4 строки 3 указывается количество единиц хранения документов постоянного срока хранения внесенных в описи государственных организаций, хранящих управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 4 строки 4 указывается количество единиц хранения документов постоянного срока хранения внесенных в описи негосударственных организаций, хранящих управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 4 строки 5 указывается количество единиц хранения документов постоянного срока хранения внесенных в описи хранящейся в объединениях ведомственного архива;
в графе 5 строки 1 указывается количество единиц хранения документов постоянного срока хранения в государственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения;
в графе 5 строки 2 указывается количество единиц хранения документов постоянного срока хранения в негосударственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения;
в графе 5 строки 3 указывается количество единиц хранения документов постоянного срока хранения в государственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения;
в графе 5 строки 4 указывается количество единиц хранения документов постоянного срока хранения в негосударственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения;
в графе 5 строки 5 указывается количество единиц хранения документов постоянного срока хранения хранящихся в объединениях ведомственного архива и утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения;
в графе 6 строки 1 указывается количество единиц хранения документов постоянного срока хранения, хранящиеся сверх установленного срока в государственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов;
в графе 6 строки 2 указывается количество единиц хранения документов постоянного срока хранения, хранящиеся сверх установленного срока в негосударственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов;
в графе 6 строки 3 указывается количество единиц хранения документов постоянного срока хранения, хранящиеся сверх установленного срока в государственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 6 строки 4 указывается количество единиц хранения документов постоянного срока хранения, хранящиеся сверх установленного срока в негосударственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 6 строки 5 указывается количество единиц хранения документов постоянного срока хранения сверх установленного срока хранящихся в объединениях ведомственного архива;
в графе 7 строки 1 указывается количество всех единиц хранения документов по личному составу в государственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов;
в графе 7 строки 2 указывается количество всех единиц хранения документов по личному составу в негосударственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов;
в графе 7 строки 3 указывается количество всех единиц хранения документов по личному составу в государственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 7 строки 4 указывается количество всех единиц хранения документов по личному составу в негосударственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 7 строки 5 указывается количество всех единиц хранения документов по личному составу хранящихся в объединениях ведомственного архива;
в графе 8 строки 1 указывается количество единиц хранения документов по личному составу внесенных в описи государственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов;
в графе 8 строки 2 указывается количество единиц хранения документов по личному составу внесенных в описи негосударственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов;
в графе 8 строки 3 указывается количество единиц хранения документов по личному составу внесенных в описи государственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 8 строки 4 указывается количество единиц хранения документов по личному составу внесенных в описи негосударственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 8 строки 5 указывается количество единиц хранения документов по личному составу внесенных в описи, хранящиеся в объединениях ведомственного архива;
в графе 9 строки 1 указывается количество единиц хранения документов по личному составу, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения в государственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов;
в графе 9 строки 2 указывается количество единиц хранения документов по личному составу, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения в негосударственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов;
в графе 9 строки 3 указывается количество единиц хранения документов по личному составу, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения в государственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 9 строки 4 указывается количество единиц хранения документов по личному составу, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения в негосударственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 9 строки 5 указывается количество единиц хранения документов по личному составу, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного) хранящихся в объединениях ведомственного архива;
в графе 10 строки 1 указывается количество единиц хранения образующихся в течении года дел постоянного срока хранения в государственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов;
в графе 10 строки 2 указывается количество единиц хранения образующихся в течении года дел постоянного срока хранения в негосударственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов;
в графе 10 строки 3 указывается количество единиц хранения образующихся в течении года дел постоянного срока хранения в государственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 10 строки 4 указывается количество единиц хранения образующихся в течении года дел постоянного срока хранения в государственных организациях, хранящих управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов;
в графе 10 строки 5 указывается количество единиц хранения образующихся в течении года дел постоянного срока хранения хранящихся в объединениях ведомственного архива;
в разделе 3. «Сведения об источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию»:
в графе 3 строки 1 указывается количество помещений для хранения документов государственных организаций;
в графе 3 строки 2 указывается количество помещений для хранения документов негосударственных организаций;
в графе 4 строки 1 указывается количество штатных сотрудников в государственных организациях;
в графе 4 строки 2 указывается количество штатных сотрудников в негосударственных организациях;
в графе 5 строки 1 указывается количество единиц хранения внесенных в описи государственных организаций;
в графе 5 строки 2 указывается количество единиц хранения внесенных в описи негосударственных организаций;
в графе 6 строки 1 указывается количество документов, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения в государственных организациях;
в графе 6 строки 2 указывается количество документов, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения в негосударственных организациях;
в графе 7 строки 1 указывается количество документов, хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранения) в государственных организациях;
в графе 7 строки 2 указывается количество документов, хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранения) в негосударственных организациях;
в графе 8 строки 1 указывается всего единиц хранения в государственных организациях;
в графе 8 строки 2 указывается всего единиц хранения в негосударственных организациях;
в разделе 4. «Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах»:
в графе 3 строки 1 указывается количество государственных организаций, хранящих кинодокументы состоящих на учете в архивном учреждении;
в графе 3 строки 2 указывается количество негосударственных организаций, хранящих кинодокументы состоящих на учете в архивном учреждении;
в графе 3 строки 3 указывается количество государственных организаций, хранящих фотодокументы состоящих на учете в архивном учреждении;
в графе 3 строки 4 указывается количество негосударственных организаций, хранящих фотодокументы состоящих на учете в архивном учреждении;
в графе 3 строки 5 указывается количество государственных организаций, хранящих фонодокументы состоящих на учете в архивном учреждении;
в графе 3 строки 6 указывается количество негосударственных организаций, хранящих фонодокументы состоящих на учете в архивном учреждении;
в графе 3 строки 7 указывается количество государственных организаций, хранящих видеодокументы состоящих на учете в архивном учреждении;
в графе 3 строки 8 указывается количество негосударственных организаций, хранящих видеодокументы состоящих на учете в архивном учреждении;
в графе 4 строки 1 указывается количество помещений для хранения документов государственных организаций, хранящих кинодокументы;
в графе строки 2 указывается количество помещений для хранения документов негосударственных организаций, хранящих кинодокументы;
в графе 4 строки 3 указывается количество помещений для хранения документов государственных организаций, хранящих фотодокументы;
в графе 4 строки 4 указывается количество помещений для хранения документов негосударственных организаций, хранящих фотодокументы;
в графе 4 строки 5 указывается количество помещений для хранения документов государственных организаций, хранящих фонодокументы;
в графе 4 строки 6 указывается количество помещений для хранения документов негосударственных организаций, хранящих фонодокументы;
в графе 4 строки 7 указывается количество помещений для хранения документов государственных организаций, хранящих видеодокументы;
в графе 4 строки 8 указывается количество помещений для хранения документов негосударственных организаций, хранящих видеодокументы;
в графе 5 строки 1 указывается количество штатных сотрудников государственных организаций, хранящих кинодокументы;
в графе 5 строки 2 указывается количество штатных сотрудников негосударственных организаций, хранящих кинодокументы;
в графе 5 строки 3 указывается количество штатных сотрудников государственных организаций, хранящих фотодокументы;
в графе 5 строки 4 указывается количество штатных сотрудников негосударственных организаций, хранящих фотодокументы;
в графе 5 строки 5 указывается количество штатных сотрудников государственных организаций, хранящих фонодокументы;
в графе 5 строки 6 указывается количество штатных сотрудников негосударственных организаций, хранящих фонодокументы;
в графе 5 строки 7 указывается количество штатных сотрудников государственных организаций, хранящих видеодокументы;
в графе 5 строки 8 указывается количество штатных сотрудников негосударственных организаций, хранящих видеодокументы;
в графе 6 строки 1 указывается количество единиц хранения внесенных в описи в государственных организациях, хранящих кинодокументы;
в графе 6 строки 2 указывается количество единиц хранения внесенных в описи в негосударственных организациях, хранящих кинодокументы;
в графе 6 строки 3 указывается количество единиц хранения внесенных в описи в государственных организациях, хранящих фотодокументы;
в графе 6 строки 4 указывается количество единиц хранения внесенных в описи в негосударственных организациях, хранящих фотодокументы;
в графе 6 строки 5 указывается количество единиц хранения внесенных в описи в государственных организациях, хранящих фонодокументы;
в графе 6 строки 6 указывается количество единиц хранения внесенных в описи в негосударственных организациях, хранящих фонодокументы;
в графе 6 строки 7 указывается количество единиц хранения внесенных в описи в государственных организациях, хранящих видеодокументы;
в графе 6 строки 8 указывается количество единиц хранения внесенных в описи в негосударственных организациях, хранящих видеодокументы;
в графе 7 строки 1 указывается количество документов, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения в государственных организациях, хранящих кинодокументы;
в графе 7 строки 2 указывается количество документов, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения в негосударственных организациях, хранящих кинодокументы;
в графе 7 строки 3 указывается количество документов, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения в государственных организациях, хранящих фотодокументы;
в графе 7 строки 4 указывается количество документов, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения в негосударственных организациях, хранящих фотодокументы;
в графе 7 строки 5 указывается количество документов, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения в государственных организациях, хранящих фонодокументы;
в графе 7 строки 6 указывается количество документов, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения в негосударственных организациях, хранящих фонодокументы;
в графе 7 строки 7 указывается количество документов, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения в государственных организациях, хранящих видеодокументы;
в графе 7 строки 8 указывается количество документов, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения в негосударственных организациях, хранящих видеодокументы;
в графе 8 строки 1 указывается количество документов, хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранения) в государственных организациях, хранящих кинодокументы;
в графе 8 строки 2 указывается количество документов, хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранения) в негосударственных организациях, хранящих кинодокументы;
в графе 8 строки 3 указывается количество документов, хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранения) в государственных организациях, хранящих фотодокументы;
в графе 8 строки 4 указывается количество документов, хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранения) в негосударственных организациях, хранящих фотодокументы;
в графе 8 строки 5 указывается количество документов, хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранения) в государственных организациях, хранящих фонодокументы;
в графе 8 строки 6 указывается количество документов, хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранения) в негосударственных организациях, хранящих фонодокументы;
в графе 8 строки 7 указывается количество документов, хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранения) в государственных организациях, хранящих видеодокументы;
в графе 8 строки 8 указывается количество документов, хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранения) в негосударственных организациях, хранящих видеодокументы.