Об утверждении форм проверочных листов от 11.02.2010 г. № 24 (Тексеру парақтарының нысандарын бекіту туралы)

Об утверждении форм проверочных листов
В целях реализации статьи 38 Закона Республики Казахстан "О частном предпринимательстве" и статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЕМ:

1. Утвердить формы проверочных листов:

1) по проверкам физических и юридических лиц, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда согласно приложению 1 к настоящему приказу;

2) по проверкам органов управления и ведения архивным делом согласно приложению 2 к настоящему приказу.

2. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) официальное опубликование настоящего приказа после его государственной регистрации;

3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра культуры и информации Республики Казахстан Телебаева Г.Т.

4. Настоящий приказ вступает в силу со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан.

5. Настоящий приказ вводится в действие со дня его первого официального опубликования и действует до 1 января 2011 года.

Приложение 1
к совместному приказу
Министра культуры и информации
Республики Казахстан
от 11 февраля 2010 года № 24
и Министра экономики и бюджетного
планирования Республики Казахстан
от 17 февраля 2010 года № 67
Форма
Проверочный лист по проверке физических и юридических лиц, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда
Государственный орган, назначивший проверку _______________________
___________________________________________________________________
Акт о назначении проверки __________________________________________
(№, дата)
Наименование субъекта _____________________________________________
___________________________________________________________________
РНН (ИИН), БИН ____________________________________________________
Адрес места нахождения ____________________________________________
№
Пе­ре­чень тре­бо­ва­ний
1.
На­ли­чие служ­бы до­ку­мен­та­ци­он­но­го обес­пе­че­ния управ­ле­ния и
ар­хи­ва (от­вет­ствен­но­го долж­ност­но­го ли­ца, са­мо­сто­я­тель­но­го
струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния, струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния в
со­ста­ве управ­ле­ния, де­пар­та­мен­та) (да­лее – ДОУ).
2.
На­ли­чие по­ло­же­ний о служ­бе ДОУ и ар­хи­ве, да­ты их утвер­жде­ния
и со­гла­со­ва­ния.
3.
На­ли­чие долж­ност­ных ин­струк­ций ра­бот­ни­ков ДОУ и ар­хи­ва (да­ты
их утвер­жде­ния).
4.
Ор­га­ни­за­ция внут­ри­ве­дом­ствен­но­го кон­тро­ля (про­вер­ки) ра­бо­ты
служ­бы ДОУ и ар­хи­ва.
5.
Рас­смот­ре­ние во­про­сов ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми и хра­не­ния
до­ку­мен­тов на опе­ра­тив­ных со­ве­ща­ни­ях, на за­се­да­ни­ях
кол­ле­ги­аль­ных ор­га­нов; вы­пол­не­ние при­ня­тых ре­ше­ний.
6.
На­ли­чие нор­ма­тив­ной пра­во­вой и на­уч­но-ме­то­ди­че­ской ба­зы по
во­про­сам до­ку­мен­та­ци­он­но­го обес­пе­че­ния управ­ле­ния и хра­не­ния
до­ку­мен­тов.
7.
Из­да­ние рас­по­ря­ди­тель­ных до­ку­мен­тов по во­про­сам
до­ку­мен­та­ци­он­но­го обес­пе­че­ния управ­ле­ния и вре­мен­но­го
хра­не­ния до­ку­мен­тов в ар­хи­ве.
8.
Обу­че­ние ра­бот­ни­ков служ­бы до­ку­мен­та­ци­он­но­го обес­пе­че­ния
управ­ле­ния и ве­дом­ствен­но­го ар­хи­ва ор­га­ни­за­ции со­вре­мен­ным
тре­бо­ва­ни­ям к до­ку­мен­ти­ро­ва­нию, управ­ле­нию до­ку­мен­та­ци­ей и
хра­не­нию до­ку­мен­тов в ар­хи­ве.
9.
Со­от­вет­ствие блан­ков Ти­по­вым пра­ви­лам до­ку­мен­ти­ро­ва­ния и
управ­ле­ния до­ку­мен­та­ци­ей в го­су­дар­ствен­ных и
него­су­дар­ствен­ных ор­га­ни­за­ци­ях, утвер­жден­ным при­ка­зом и.о.
Ми­ни­стра куль­ту­ры и ин­фор­ма­ции Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан от 25
сен­тяб­ря 2009 го­да № 128, за­ре­ги­стри­ро­ван­ным в Ре­ест­ре
го­су­дар­ствен­ной ре­ги­стра­ции нор­ма­тив­ных пра­во­вых ак­тов за №
5834.
10.
Со­блю­де­ние по­ряд­ка оформ­ле­ния рек­ви­зи­тов до­ку­мен­та.
11.
Си­сте­ма ре­ги­стра­ции вхо­дя­щих, ис­хо­дя­щих и внут­рен­них
до­ку­мен­тов (цен­тра­ли­зо­ван­ная, сме­шан­ная,
де­цен­тра­ли­зо­ван­ная). Поз­во­ля­ет ли су­ще­ству­ю­щая си­сте­ма
осу­ществ­лять учет всех за­ре­ги­стри­ро­ван­ных до­ку­мен­тов, ве­сти
по­иск и осу­ществ­лять кон­троль за ис­пол­не­ни­ем до­ку­мен­тов в
том чис­ле по об­ра­ще­ни­ям граж­дан на всех ста­ди­ях ра­бо­ты с
ни­ми.
12.
На­ли­чие ин­фор­ма­ци­он­ной си­сте­мы
элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та.
13.
Но­мен­кла­ту­ра дел. Ка­че­ство раз­ра­бо­тан­ной но­мен­кла­ту­ры дел.
Да­та со­гла­со­ва­ния экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей (да­лее –
ЭПК). На­ли­чие со­гла­со­ван­ной но­мен­кла­ту­ры дел.
14.
Со­от­вет­ствие на­име­но­ва­ний фак­ти­че­ски за­ве­ден­ных в
де­ло­про­из­вод­стве дел на­име­но­ва­ни­ям по­зи­ций в но­мен­кла­ту­ре
дел. Фор­ми­ро­ва­ние и оформ­ле­ние за­вер­шен­ных де­ло­про­из­вод­ством
дел, со­от­вет­ствие их предъ­яв­ля­е­мым тре­бо­ва­ни­ям.
15.
За­пол­не­ние ито­го­вых све­де­ний в но­мен­кла­ту­ре дел.
16.
На­ли­чие ин­ди­ви­ду­аль­ных пра­вил до­ку­мен­ти­ро­ва­ния и управ­ле­ния
до­ку­мен­та­ци­ей, да­та их утвер­жде­ния и со­гла­со­ва­ния. Их
ка­че­ство, со­от­вет­ствие их предъ­яв­ля­е­мым тре­бо­ва­ни­ям.
17.
На­ли­чие от­рас­ле­вых пра­вил до­ку­мен­ти­ро­ва­ния и управ­ле­ния
до­ку­мен­та­ци­ей, да­та утвер­жде­ния и со­гла­со­ва­ния. Их ка­че­ство,
со­от­вет­ствие их предъ­яв­ля­е­мым тре­бо­ва­ни­ям.
18.
На­ли­чие ве­дом­ствен­ных пе­реч­ней до­ку­мен­тов с ука­за­ни­ем сро­ков
хра­не­ния. Их ка­че­ство, со­от­вет­ствие их предъ­яв­ля­е­мым
тре­бо­ва­ни­ям.
19.
Со­от­вет­ствие усло­вий хра­не­ния до­ку­мен­тов предъ­яв­ля­е­мым
тре­бо­ва­ни­ям.
20.
Со­блю­де­ние по­ряд­ка пе­ре­да­чи дел на хра­не­ние в ар­хив
ор­га­ни­за­ции.
21.
На­ли­чие по­ло­же­ния о цен­траль­ной экс­перт­ной (экс­перт­ной)
ко­мис­сии (да­лее - ЦЭК (ЭК)). Ор­га­ни­за­ция ра­бо­ты ЦЭК (ЭК).
22.
Утвер­жде­ние ЭПК опи­сей дел по­сто­ян­но­го хра­не­ния,
со­гла­со­ва­ние опи­сей дел по лич­но­му со­ста­ву и рас­смот­ре­ние
ак­тов о вы­де­ле­нии к уни­что­же­нию до­ку­мен­тов и дел, не
под­ле­жа­щих хра­не­нию за по­след­ние 5 лет.
23.
Фак­ты неза­кон­но­го уни­что­же­ния или утра­ты до­ку­мен­тов,
от­не­сен­ных к со­ста­ву На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да
Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, и до­ку­мен­тов по лич­но­му со­ста­ву.
24.
На­ли­чие пас­пор­та ве­дом­ствен­но­го, част­но­го ар­хи­ва, дру­гих
учет­ных до­ку­мен­тов.
25.
На­ли­чие в ве­дом­ствен­ном (част­ном) ар­хи­ве до­ку­мен­тов:
хра­ня­щих­ся сверх уста­нов­лен­ных сро­ков; до­ку­мен­тов дру­гих
ор­га­ни­за­ций.
26.
На­ли­чие на­уч­но-спра­воч­но­го ап­па­ра­та (опи­си дел, ис­то­ри­че­ские
справ­ки к фон­дам, ка­та­ло­ги, кар­точ­ки, справ­ки).
27.
На­ли­чие по­жар­ной и охран­ной сиг­на­ли­за­ции, ме­тал­ли­че­ских
две­рей и стел­ла­жей, при­бо­ров уче­та и ре­ги­стра­ции
тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го ре­жи­ма.
28.
На­ли­чие по­ме­ще­ния для хра­не­ния до­ку­мен­тов ве­дом­ствен­но­го,
част­но­го ар­хи­ва.
Должностное (ые) лицо (а)
                               ______________ _________ ____________
                                 (должность)   (подпись)  (Ф.И.О.)
                               ______________ _________ ____________
                                 (должность)  (подпись)   (Ф.И.О.)
Руководитель проверяемого субъекта
                               _________________________ ____________
                                  (Ф.И.О., должность)     (подпись)

Приложение 2
к совместному приказу
Министра культуры и информации
Республики Казахстан
от 11 февраля 2010 года № 24
и Министра экономики и бюджетного
планирования Республики Казахстан
от 17 февраля 2010 года № 67
Форма
Проверочный лист по проверке органов управления и ведения архивным делом
Государственный орган, назначивший проверку ________________________
____________________________________________________________________
Акт о назначении проверки __________________________________________
(№, дата)
Наименование государственного учреждения ___________________________
____________________________________________________________________
РНН (ИИН), БИН______________________________________________________
Адрес места нахождения _____________________________________________
____________________________________________________________________
№
Пе­ре­чень тре­бо­ва­ний
1.
Ор­га­ни­за­ция де­я­тель­но­сти Управ­ле­ния ар­хи­вов и до­ку­мен­та­ции по
ко­ор­ди­на­ции ра­бо­ты ар­хив­ных учре­жде­ний (на­ли­чие по­ло­же­ния об
управ­ле­нии, долж­ност­ных ин­струк­ций).
2.
Ор­га­ни­за­ция ра­бо­ты кон­суль­та­тив­но-со­ве­ща­тель­ных ор­га­нов
(Кол­ле­гии управ­ле­ния, Экс­перт­но-про­ве­роч­ной ме­то­ди­че­ской
ко­мис­сии, Ди­рек­ции ар­хи­ва).
3.
Пла­ни­ро­ва­ние ра­бо­ты ор­га­нов управ­ле­ния и ве­де­ния ар­хив­ным
де­лом и их струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний, ра­бот­ни­ков.
4.
Кон­троль за вы­пол­не­ни­ем по­ру­че­ний вы­ше­сто­я­щих ор­га­нов,
при­ня­тых ре­ше­ний, пла­нов. Учет тру­да ра­бот­ни­ков, от­чет­ность.
5.
Рас­смот­ре­ние во­про­сов со­сто­я­ния ар­хив­но­го де­ла и ра­бо­ты с
до­ку­мен­та­ми на за­се­да­ни­ях мас­ли­ха­тов, аки­ма­тов за по­след­ние 3
го­да.
6.
По­вы­ше­ние ква­ли­фи­ка­ции ра­бот­ни­ков ар­хив­ной сфе­ры.
7.
Ор­га­ни­за­ция на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской и ме­то­ди­че­ской ра­бо­ты в
об­ла­сти ар­хи­во­ве­де­ния, до­ку­мен­то­ве­де­ния, ар­хео­гра­фии,
вспо­мо­га­тель­ных ис­то­ри­че­ских дис­ци­плин. Внед­ре­ние ре­зуль­та­тов
ис­сле­до­ва­ний и раз­ра­бо­ток в прак­ти­ку ра­бо­ты ар­хив­ных
учре­жде­ний.
8.
Ис­поль­зо­ва­ние ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ных ин­фор­ма­ци­он­ных тех­но­ло­гий в
об­ла­сти ар­хив­но­го де­ла.
Ор­га­ни­за­ция ра­бо­ты по до­ку­мен­та­ци­он­но­му обес­пе­че­нию
управ­ле­ния, в том чис­ле с об­ра­ще­ни­я­ми граж­дан. На­ли­чие
нор­ма­тив­ных пра­во­вых до­ку­мен­тов, ре­гу­ли­ру­ю­щих по­ря­док ра­бо­ты с
до­ку­мен­та­ми.
9.
Объ­ем На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да и до­ку­мен­тов по лич­но­му
со­ста­ву, хра­ня­щих­ся в ар­хив­ных учре­жде­ни­ях. Обо­ру­до­ва­ние
зда­ний и хра­ни­лищ ар­хи­вов сред­ства­ми по­жа­ро­ту­ше­ния, охра­ны и
сиг­на­ли­за­ции.
10.
Со­зда­ние оп­ти­маль­но­го тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го, све­то­во­го,
са­ни­тар­но-ги­ги­е­ни­че­ско­го, про­ти­во­по­жар­но­го, охран­но­го ре­жи­мов.
11.
Обо­ру­до­ва­ние хра­ни­лищ сред­ства­ми хра­не­ния. Раз­ме­ще­ние
до­ку­мен­тов в хра­ни­ли­щах, в том чис­ле до­ку­мен­тов обособ­лен­но­го
хра­не­ния.
12.
Кон­троль и учет за на­ли­чи­ем, тех­ни­че­ским и фи­зи­ко-хи­ми­че­ским
со­сто­я­ни­ем до­ку­мен­тов. Ре­зуль­та­ты кон­тро­ля.
13.
Со­сто­я­ние ра­бо­ты по вы­да­че до­ку­мен­тов и опи­сей из хра­ни­лищ.
Кон­троль за со­хран­но­стью вы­дан­ных до­ку­мен­тов. Воз­вра­ще­ние
до­ку­мен­тов в хра­ни­ли­ще.
14.
Ор­га­ни­за­ция ра­бо­ты по со­зда­нию
Го­су­дар­ствен­но­го стра­хо­во­го фон­да ко­пий до­ку­мен­тов.
15.
Со­сто­я­ние ра­бо­ты по вы­яв­ле­нию осо­бо цен­ных до­ку­мен­тов,
от­не­се­нию до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да к объ­ек­там
на­ци­о­наль­но­го до­сто­я­ния Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан.
16.
Учет до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да и дру­гих
ар­хив­ных до­ку­мен­тов. Ор­га­ни­за­ция ра­бо­ты по цен­тра­ли­зо­ван­но­му
го­су­дар­ствен­но­му уче­ту до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го
фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан. Ка­че­ство ра­бо­ты.
17.
Со­став учет­ных до­ку­мен­тов. Со­блю­де­ние тре­бо­ва­ний к ве­де­нию
учет­ных до­ку­мен­тов. На­ли­чие баз дан­ных.
18.
Кон­троль за со­сто­я­ни­ем ве­дом­ствен­ных ар­хи­вов и ор­га­ни­за­ци­ей
до­ку­мен­тов в де­ло­про­из­вод­стве ор­га­ни­за­ций:
1) ко­ли­че­ство ор­га­ни­за­ций-ис­точ­ни­ков ком­плек­то­ва­ния, из них
име­ют спе­ци­аль­но обо­ру­до­ван­ные по­ме­ще­ния, штат­ных ра­бот­ни­ков;
2) объ­ем хра­ня­щих­ся в них до­ку­мен­тов, в том чис­ле ко­ли­че­ство
дел по лич­но­му со­ста­ву, а та­к­же хра­ня­щих­ся сверх уста­нов­лен­ных
сро­ков;
3) обес­пе­чен­ность ор­га­ни­за­ций нор­ма­тив­ны­ми пра­во­вы­ми ак­та­ми и
ме­то­ди­че­ски­ми по­со­би­я­ми по во­про­сам до­ку­мен­ти­ро­ва­ния, ра­бо­ты
ве­дом­ствен­ных ар­хи­вов, но­мен­кла­ту­ра­ми дел, пе­реч­ня­ми в том
чис­ле раз­ра­бо­тан­ны­ми ар­хи­ва­ми;
4) об­щее со­сто­я­ние де­ло­про­из­вод­ства в ор­га­ни­за­ци­ях, ис­точ­ни­ках
ком­плек­то­ва­ния ар­хи­вов. Эф­фек­тив­ность про­ве­рок по во­про­сам
де­ло­про­из­вод­ства и ра­бо­ты ве­дом­ствен­ных ар­хи­вов.
19.
Экс­пер­ти­за цен­но­сти до­ку­мен­тов, роль Экс­перт­ной про­ве­роч­ной
ко­мис­сии, пе­ри­о­дич­ность ее за­се­да­ния, пе­ре­чень рас­смат­ри­ва­е­мых
во­про­сов, вза­и­мо­дей­ствие с экс­перт­ны­ми ко­мис­си­я­ми, ра­бо­та со
спис­ка­ми учре­жде­ний, ис­точ­ни­ка­ми ком­плек­то­ва­ния, ка­че­ство
на­уч­но-тех­ни­че­ской об­ра­бот­ки до­ку­мен­тов, обес­пе­че­ние пол­но­ты
до­ку­мен­тов. Ра­бо­та ар­хи­вов по упо­ря­до­че­нию до­ку­мен­тов
лик­ви­ди­ро­ван­ных (ре­ор­га­ни­зо­ван­ных) ор­га­ни­за­ций.
20.
Ве­де­ние цен­тра­ли­зо­ван­но­го го­су­дар­ствен­но­го уче­та до­ку­мен­тов
На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да, хра­ня­щих­ся в ве­дом­ствен­ных и
част­ных ар­хи­вах. Обоб­ще­ние и ана­лиз ито­гов уче­та.
21.
Уче­ба и по­вы­ше­ние ква­ли­фи­ка­ции ра­бот­ни­ков служб
до­ку­мен­та­ци­он­но­го обес­пе­че­ния ор­га­ни­за­ций ис­точ­ни­ков
ком­плек­то­ва­ния и ве­дом­ствен­ных ар­хи­вов (ко­ли­че­ство про­во­ди­мых
со­ве­ща­ний-се­ми­на­ров, их пе­ри­о­дич­ность, те­ма­ти­ка).
22.
Учет ра­бо­ты с ис­точ­ни­ка­ми ком­плек­то­ва­ния На­ци­о­наль­но­го
ар­хив­но­го фон­да.
23.
Со­став и си­сте­ма на­уч­но-спра­воч­но­го ап­па­ра­та. Ти­пы ар­хив­ных
спра­воч­ни­ков, их ви­ды и раз­но­вид­ность (опись дел,
пу­те­во­ди­тель, ка­та­лог, ука­за­тель, об­зор). Ка­че­ство их
со­став­ле­ния.
24.
Внед­ре­ние ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ных ин­фор­ма­ци­он­но-по­ис­ко­вых си­стем.
25.
Фор­мы ис­поль­зо­ва­ния до­ку­мен­тов (обес­пе­че­ние поль­зо­ва­те­лей
ин­фор­ма­ци­ей в со­от­вет­ствии с их за­про­са­ми, а та­к­же в
ини­ци­а­тив­ном по­ряд­ке, ра­бо­та чи­таль­но­го за­ла, экс­по­ни­ро­ва­ние
до­ку­мен­тов на вы­став­ках, ис­поль­зо­ва­ние до­ку­мен­тов в сред­ствах
мас­со­вой ин­фор­ма­ции, про­ве­де­ние ин­фор­ма­ци­он­ных ме­ро­при­я­тий с
ис­поль­зо­ва­ни­ем до­ку­мен­тов, вы­да­ча до­ку­мен­тов во вре­мен­ное
поль­зо­ва­ние, пуб­ли­ка­ция до­ку­мен­тов, в том чис­ле со­труд­ни­ка­ми
ар­хи­вов). Сро­ки и ка­че­ство вы­пол­не­ния за­про­сов.
26.
Ка­че­ство и свое­вре­мен­ность ис­пол­не­ния за­про­сов, в том чис­ле
со­ци­аль­но-пра­во­во­го ха­рак­те­ра, до­сто­вер­ность со­дер­жа­ния
(вы­бо­роч­но), ме­то­ди­че­ская обес­пе­чен­ность вы­пол­ня­е­мых ра­бот при
ис­пол­не­нии за­про­сов.
Должностное (ые) лицо (а)
                              ______________ _________ _____________
                                 (должность) (подпись)   (Ф.И.О.)
                              ______________ _________ _____________
                                 (должность) (подпись)   (Ф.И.О.)
Руководитель государственного учреждения ________________ _________
(Ф.И.О., должность) (подпись)