Об утверждении регламента электронной государственной услуги "Выдача …

0 Об утверждении регламента электронной государственной услуги "Выдача архивных справок"

В соответствии со статьей 27 Закона Республики Казахстан от 23 января 2001 года «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», статьей 9-1 Закона Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах» акимат Актюбинской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1 1. Утвердить прилагаемый регламент электронной государственной услуги «Выдача архивных справок».

2 2. Государственному учреждению «Управление архивов и документации Актюбинской области» (К. Е. Елеусиз) обеспечить размещение настоящего регламента электронной государственной услуги на интернет-ресурсе управления.

3 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя акима области Нуркатову С. К.

4 4. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

«СОГЛАСОВАНО»

5 Утвержден

постановлением акимата
Актюбинской области
от 7 сентября 2012 года № 317
Регламент электронной государственной услуги «Выдача архивных справок»

1 1. Общие положения

1

1. Электронная государственная услуга «Выдача архивных справок» (далее - электронная государственная услуга) оказывается государственным учреждением «Государственный архив Актюбинской области», по адресу: город Актобе, улица Братьев Жубановых, 255, его филиалами и районными государственными архивами (далее – МИО), а также на альтернативной основе через центры обслуживания населения (далее – ЦОН) и через веб-портал «электронного правительства»: www.e-gov.kz (далее – ПЭП).

2

2. Электронная государственная услуга оказывается на основании стандарта государственной услуги «Выдача архивных справок», утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 30 декабря 2009 года № 2315 «О внесении изменения и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 30 июня 2007 года № 561 и об утверждении стандартов государственных услуг».

3 3. Степень автоматизации электронной государственной услуги: частично автоматизированная (электронная государственная услуга, содержащая медиа-разрывы).

4 4. Вид оказания электронной государственной услуги: транзакционная услуга.

5 5. Понятия и сокращения, используемые в настоящем регламенте электронной государственной услуги «Выдача архивных справок» (далее – Регламент):

1 1) индивидуальный идентификационный номер (далее – ИИН) - уникальный номер, формируемый для физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность в виде личного предпринимательства;

2 2) бизнес-идентификационный номер (далее – БИН) - уникальный номер, формируемый для юридического лица (филиала и представительства) и индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность в виде совместного предпринимательства;

3 3) транзакционная услуга – услуга по предоставлению пользователям электронных информационных ресурсов, требующая взаимного обмена информацией с применением электронной цифровой подписи;

4 4) веб-портал «электронного правительства» (далее – ПЭП)- информационная система, представляющая собой единое окно доступа ко всей консолидированной правительственной информации, включая нормативную правовую базу, и к электронным государственным услугам;

5 5) шлюз «электронного правительства» (далее – ШЭП) - информационная система, предназначенная для интеграции информационных систем «электронного правительства» в рамках реализации электронных услуг;

6 6) электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП)- набор электронных цифровых символов, созданный средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания;

7 7) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;

8 8) электронная государственная услуга – государственная услуга, оказываемая в электронной форме с применением информационных технологий;

9 9) информационная система (далее – ИС) – система, предназначенная для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации с применением аппаратно-программного комплекса;

10 10) МИО – местные исполнительные органы (государственное учреждение «Управление архивов и документации Актюбинской области», государственные архивы области, непосредственно предоставляющие электронную государственную услугу);

11 11) ЦОН – Центр обслуживания населения;

12

12) государственная база данных «Физические лица» (далее - ГБД ФЛ) - информационная система, предназначенная для автоматизированного сбора, хранения и обработки информации, создания Национального реестра индивидуальных идентификационных номеров с целью внедрения единой идентификации физических лиц в Республике Казахстан и предоставления о них актуальных и достоверных сведений органам государственного управления и прочим субъектам в рамках их полномочий и в соответствии с законодательством Республики Казахстан;

13

13) государственная база данных «Юридические лица» (далее – ГБД ЮЛ) – информационная система, предназначенная для автоматизированного сбора, хранения и обработки информации, создания Национального реестра бизнес-идентификационных номеров с целью внедрения единой идентификации юридических лиц в Республике Казахстан и предоставления о них актуальных и достоверных сведений органам государственного управления и прочим субъектам в рамках их полномочий и в соответствии с законодательством Республики Казахстан;

14 14) пользователь – субъект (получатель, услугодатель), обращающийся к информационной системе за получением необходимых ему электронных информационных ресурсов и пользующийся ими;

15 15) структурно-функциональные единицы (далее – СФЕ) – перечень структурных подразделений государственных органов, учреждений или иных организаций, которые участвуют в процессе оказания электронной государственной услуги;

16

16) информационная система центров обслуживания населения Республики Казахстан (далее – ИС ЦОН) - информационная система, предназначенная для автоматизации процесса предоставления услуг населению (физическим и юридическим лицам) через центры обслуживания населения Республики Казахстан, а также соответствующими министерствами и ведомствами;

17 17) региональный шлюз «электронного правительства» (далее - РШЭП) – подсистема шлюза «электронного правительства», предназначенная для интеграции информационных систем «электронного акимата» в рамках реализации электронных услуг;

18 18) ЕНИС - Единая нотариальная информационная система.

2 2. Порядок деятельности услугодателя по оказанию электронной государственной услуги

6 6. Пошаговые действия и решения услугодателя через ПЭП (диаграмма № 1 функционального взаимодействия при оказании электронной государственной услуги) приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту:

1 1) получатель осуществляет регистрацию на ПЭП с помощью ИИН/БИН и пароля (осуществляется для незарегистрированных получателей на ПЭП);

2 2) процесс 1 - процесс ввода получателем ИИН/БИН и пароля (процесс авторизации) на ПЭП для получения электронной государственной услуги;

3 3) условие 1 - проверка на ПЭП подлинности данных о зарегистрированном получателе через логин и пароль;

4 4) процесс 2 – формирование ПЭПом сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных получателя;

5

5) процесс 3 – выбор получателем услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение получателем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых копий документов в электронном виде, указанные в пункте 11 Стандарта, а также выбор получателем регистрационного свидетельства ЭЦП для удостоверения (подписания) запроса;

6

6) условие 2 – проверка на ПЭП срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (между ИИН/БИН, указанным в запросе, и ИИН/БИН, указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП);

7 7) процесс 4 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой электронной государственной услуге в связи с неподтверждением подлинности ЭЦП получателя;

8 8) процесс 5 - направление электронного документа (запроса получателя), удостоверенного (подписанного) ЭЦП получателя через ШЭП в ИС МИО для обработки запроса услугодателем;

9 9) условие 3 - проверка услугодателем соответствия приложенных получателем документов, указанных в Стандарте и основаниям для оказания электронной государственной услуги;

10 10) процесс 6 – формирование на ПЭП сообщения об отказе в запрашиваемой электронной государственной услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах получателя;

11

11) процесс 7 – получение получателем результата оказания электронной государственной услуги (архивная справка, в зависимости от типа запрашиваемой архивной справки, либо мотивированный отказ в выдаче архивной справки), сформированный ПЭПом. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП уполномоченного лица услугодателя.

7 7. Пошаговые действия и решения услугодателя через МИО (диаграмма № 2 функционального взаимодействия при оказании электронной государственной услуги) приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту:

1 1) процесс 1 – ввод сотрудником услугодателя в ИС МИО логин и пароля (процесс авторизации) для оказания электронной государственной услуги;

2 2) условие 1 - проверка в ИС МИО подлинности данных о зарегистрированном сотруднике услугодателя через логин и пароль;

3 3) процесс 2 - формирование сообщения об отказе в авторизации в ИС МИО в связи с имеющимися нарушениями в данных сотрудника услугодателя;

4

4) процесс 3 - выбор сотрудником услугодателя услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод сотрудником услугодателя данных получателя, а также данных по доверенности представителя получателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности данные доверенности не заполняются);

5 5) процесс 4 – направление запроса через ШЭП/РШЭП в ГБД ФЛ /ГБД ЮЛ о данных получателя, а также в ЕНИС - данных доверенности представителя получателя;

6 6) условие 2 – проверка наличия данных получателя в ГБД ФЛ /ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;

7 7) процесс 5 - формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных получателя в ГБД ФЛ /ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;

8

8) процесс 6 – заполнение формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование сотрудником услугодателя документов, предоставленных получателем, и прикрепление их к форме запроса, а также выбор сотрудником услугодателя регистрационного свидетельства ЭЦП для удостоверения (подписания) запроса;

9 9) условие 3 – проверка соответствия идентификационных данных (между ИИН/БИН, указанным в запросе, и ИИН/БИН, указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП), срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств в ИС МИО;

10 10) процесс 7 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой электронной государственной услуге в связи с неподтверждением подлинности ЭЦП сотрудника услугодателя;

11 11) процесс 8 – регистрация электронного документа в ИС МИО и обработка электронной государственной услуги в ИС МИО;

12 12) условие 4 – проверка услугодателем соответствия приложенных документов, указанных в Стандарте и основаниям для оказания электронной государственной услуги;

13 13) процесс 9 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой электронной государственной услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах получателя;

14

14) процесс 10 – получение получателем результата оказания электронной государственной услуги (архивная справка, в зависимости от типа запрашиваемой архивной справки, либо мотивированный отказ в выдаче архивной справки), сформированной ПЭПом. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП уполномоченного сотрудника услугодателя.

8 8. Пошаговые действия и решения услугодателя через ЦОН (диаграмма № 3 функционального взаимодействия при оказании электронной государственной услуги) приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту:

1 1) процесс 1 – процесс ввода оператора ЦОН в ИС ЦОН логина и пароля (процесс авторизации) для получения электронной государственной услуги;

2 2) условие 1 - проверка в ИС ЦОН подлинности данных о зарегистрированном операторе через логин и пароль;

3 3) процесс 2 – формирование в ИС ЦОН сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных оператора ЦОН;

4

4) процесс 3 - выбор оператором ЦОН услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых копий документов в электронном виде, указанные в пункте 11 Стандарта, а также выбор оператором ЦОН регистрационного свидетельства ЭЦП для удостоверения (подписания) запроса;

5

5) условие 2 - проверка в ИС ЦОН срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (между ИИН/БИН, указанным в запросе, и ИИН/БИН, указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП);

6 6) процесс 4 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой электронной государственной услуге в связи с неподтверждением подлинности ЭЦП оператора ЦОН;

7 7) процесс 5 – направление электронного документа (запроса получателя) удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора ЦОН через ШЭП в ИС ЦОН;

8 8) условие 3 – проверка оператором ЦОН соответствия приложенных получателем документов, указанных в Стандарте и основаниям для оказания электронной государственной услуги;

9 9) процесс 6 – формирование в ИС ЦОН сообщения об отказе в запрашиваемой электронной государственной услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах получателя;

10

10) процесс 7 – получение получателем результата оказания электронной государственной услуги (выдача архивной справки, в зависимости от типа запрашиваемой архивной справки, либо мотивированный отказ в выдаче архивной справки), сформированный в ИС ЦОН. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП оператора ЦОН.

9 9. В приложениях 4, 5 к настоящему Регламенту представлены экранные формы заполнения запроса и форма заявления на электронную государственную услугу, предоставляемые потребителю в случае получения электронной государственной услуги посредством ПЭП.

10 10. Способ проверки получателем статуса исполнения запроса по электронной государственной услуге: на ПЭП в разделе «История получения услуг», а также при обращении в МИО или ЦОН.

11 11. Необходимую информацию и консультацию по оказанию электронной государственной услуги можно получить по телефону call-центра ПЭП: (1414).

3 3. Описание порядка взаимодействия в процессе оказания электронной государственной услуги

12 12. СФЕ, которые участвуют в процессе оказания электронной государственной услуги:

1 1) Сотрудники МИО;

2 2) Сотрудники ЦОН.

13 13. Текстовое табличное описание последовательности действий СФЕ с указанием срока выполнения каждого действия приведено в приложении 1 к настоящему Регламенту.

14 14. Диаграммы, отражающие взаимосвязь между логической последовательностью действий (в процессе оказания электронной государственной услуги) СФЕ в соответствии с их описаниями, приведены в приложении 2 (диаграммы № 1, 2, 3) к настоящему Регламенту.

15 15. В приложениях 4, 5 к настоящему Регламенту приведены формы, шаблоны бланков в соответствии с которыми должен быть представлен результат оказания электронной государственной услуги.

16 16. Результаты оказания электронной государственной услуги потребителям измеряются показателями качества и доступности в соответствии с приложением 3 к настоящему Регламенту.

17 17. Требования, предъявляемые к процессу оказания электронной государственной услуги потребителям:

1 1) конфиденциальность (защита от несанкционированного получения информации);

2 2) целостность (защита от несанкционированного изменения информации);

3 3) доступность (защита от несанкционированного удержания информации и ресурсов);

4 4) сохранность документов, которые потребитель не получил в установленные сроки.

18 Таблица 2. Описание действий СФЕ через МИО

18. Технические условия оказания электронной государственной услуги: выход в Интернет, наличие ИИН/БИН, авторизация ПЭП, наличие ЭЦП пользователя.
Приложение 1
к Регламенту электронной государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Таблица 1. Описание действий СФЕ через ПЭП
1
№ действия
(хода, потока работ)
1
2
3
2
Наименование СФЕ
Получатель
ПЭП
Получатель
3
Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание
Авторизуется на ПЭП по ИИН/БИН и паролю
Формирует сообщение об отказе в связи с имеющимися нарушениями в данных получателя
Выбирает услугу и формирует данные запроса, выбором получателя ЭЦП.
4
Форма завершения (данные, документ организационно– распорядительное решение)
Отображение уведомления об успешном формировании запроса или сообщения об отказе в услуге
Формирование выходного документа в системе
Маршрутизация запроса (в случае корректности введенных данных)
5
Сроки исполнения
30 сек – 1 минута
30 сек
1,5 мин
6
Номер следующего действия
2 – если есть нарушения в данных получателя;
3 – если авторизация прошла успешно
–
4 - если есть нарушения в данных получателя;
5 – если нарушений нет
продолжение таблицы
4
5
6
7
ПЭП
Получатель
ПЭП
ПЭП
Формирует сообщение об отказе в связи с имеющимися нарушениями в данных получателя ЭЦП
Направление запроса удостоверенного (подписанного) посредством ЭЦП
Формирует сообщение об отказе в связи с имеющимися нарушениями в документах получателя
Получение получателем результата услуги
Формирование выходного документа
Маршрутизация запроса
Формирование выходного документа
Выдача результата оказания услуги
1,5 -мин
30 сек – 1 минута
1 минута
15 минут
-
6 – проверка услугодателем соответствия приложенных документов получателя
-
-
Таблица 2. Описание действий СФЕ через МИО
1
№ действия
(хода, потока работ)
1
2
3
4
2
Наименование СФЕ
Услугодатель
ИС МИО
Услугодатель
Улугодатель
3
Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание
Авторизуется на МИО через логин и пароль
Формирует сообщение об отказе в связи с имеющимися нарушениями в данных сотрудника услугодателя
Выбор сотрудником услугодателя услуги
Направление запроса о данных получателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, ЕНИС
4
Форма завершения (данные, документ организационно– распорядительное решение)
Прием заявления и документов на получение услуги
Формирование выходного документа в системе
Отображение статуса «поступившие»
Маршрутизация запроса
5
Сроки исполнения
10–15 сек
10 сек
1,5 мин
10-15 сек
6
Номер следующего действия
2 – если есть нарушения; 3 – если нарушений нет
–
4
4 – если есть нарушения; 5 – если нарушений нет
продолжение таблицы
5
6
7
8
9
10
ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, ЕНИС
Услугодатель
ИС МИО
Услугодатель
ИС МИО
ИС МИО
Формирование сообщения об отсутствии данных ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, ЕНИС
Заполнение формы запроса с прикреплением сканированных документов
Формирование сообщения об отказе в связи с подтверждением ЭЦП
Регистрация и обработка услуги сотрудником МИО
Формирует сообщение об отказе в связи с имеющимися нарушениями в документах получателя
Получение получателем результата услуги
Формирование выходного документа
Регистрация запроса с присвоением номера заявлению
Формирование выходного документа
Отображение статуса в работе
Формирование выходного документа
Выдача результата оказания услуги
10-15 сек
1,5 мин
1,5 мин
10–15 сек
10–15сек
10-15 сек
-
6 – если есть нарушения; 7–если нарушений нет
-
8 – проверка услугодателем соответствия приложенных документов
-
-
Таблица 3. Описание действий СФЕ через ЦОН
1
№ действия

(хода, потока работ)
1
2
3
4
2
Наименование СФЕ
Получатель
ПЭП
Получатель
ПЭП
3
Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание
Авторизуется на ИС ЦОН по логину и паролю
Формирует сообщение об отказе в связи с имеющимися нарушениями в данных получателя
Выбирает услугу и формирует данные запроса, выбор оператором Центра ЭЦП.
Формирует сообщение об отказе в связи с имеющимися нарушениями в данных оператора Центра ЭЦП
4
Форма завершения (данные, документ организационно– распорядительное решение)
Прием заявления и документов на получение услуги
Формирование выходного документа в системе
Отображение статуса «поступившие»
Формирование выходного документа
5
Сроки исполнения
30 сек – 1 минута
30 сек
1,5 мин
1,5 мин
6
Номер следующего действия
2– если есть нарушения в данных получателя; 3–если авторизация прошла успешно
–
4 - если есть нарушения в данных получателя; 5–если нарушений нет
-
продолжение таблицы
5
6
7
Получатель
ПЭП
ПЭП
Направление запроса удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора Центра
Формирует сообщение об отказе в связи с имеющимися нарушениями в документах получателя
Получение получателем результата услуги
Маршрутизация запроса
Формирование выходного документа
Выдача результата оказания услуги
30 сек – 1 минута
1 минута
15 минут
6 – проверка оператором Центра соответствия приложенных документов
-
-
Приложение 2
к Регламенту электронной государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Диаграмма № 1 функционального взаимодействия при оказании электронной государственной услуги через ПЭП
Диаграмма № 2 функционального взаимодействия при оказании электронной государственной услуги через МИО
Диаграмма № 3 функционального взаимодействия при оказании электронной государственной услуги через ЦОН
Условные обозначения:
Приложение 3
к Регламенту электронной государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Форма анкеты для определения показателей электронной государственной услуги: «качество» и «доступность»
____________________________________________________
(наименование услуги)

1 1. Удовлетворены ли Вы качеством процесса и результатом оказания электронной государственной услуги?

1 1) не удовлетворен;

2 2) частично удовлетворен;

3 3) удовлетворен.

2 2. Удовлетворены ли Вы качеством информации о порядке оказания электронной государственной услуги?

1 1) не удовлетворен;

2 2) частично удовлетворен;

3 Анкета-заявление

3) удовлетворен.
Приложение 4
к Регламенту электронной государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Экранная форма анкеты-заявления на электронную государственную услугу
Директор государственного архива:
________________________________
(ФИО директора)
Потребитель:_____________________
(ФИО потребителя)
Адрес:___________________________
(Адрес потребителя)
Телефон:_________________________
(Контактный телефон потребителя)
Анкета-заявление
1 Для лица о котором запрашиваются сведения:
1.1 Фамилия, имя, отчество лица
1.2 Изменения ФИО
1.3 Дата рождения
1.4 Почтовый адрес с указанием индекса, контактный телефон
2 О чем запрашиваются сведения
3 Куда и для какой цели запрашиваются сведения
4 Период, за который запрашивается справка
5 Точное название места работы, службы, учебы:
Наименование
Период c
Период по
Должность
Приложение 5
к Регламенту электронной государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Выходная форма положительного ответа (архивной справки) на электронную государственную услугу
АРХИВНАЯ СПРАВКА
Заявитель: _________________________________________________
(Ф.И.О. физического лица или наименование юридического лица)
Вид архивной справки: ______________________________________
Период, за который запрашивается справка: __________________
____________________________________________________________
(указывается содержание архивной справки)
Основание: _________________________________________________
Директор архива: ___________________________________________
(Ф.И.О.)
Архивист: __________________________________________________
(Ф.И.О.)
К справке прилагаются документы:____________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Выходная форма отрицательного ответа на электронную государственную услугу
Кому:___________________________
(ФИО потребителя)
Доводим до сведения, что по запрошенным Вами данным сведении не имеются.
Причина отказа:_____________________________________________
Специалист отдела:__________________________________________
(ФИО)
Выходная форма отрицательного ответа на электронную государственную услугу в случае непрофильного запроса с рекомендациями
Кому:___________________________
(ФИО потребителя)
Доводим до сведения, что по запрошенным Вами данным сведении не имеются.
Причина отказа:_____________________________________________
Специалист отдела:__________________________________________
(ФИО)
Прикладываемые документы:

1 1.______________________________

2 2.______________________________