В соответствии с пунктом 2 статьи 27 Закона Республики Казахстан от 23 января 2001 года «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», пунктом 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года «О государственных услугах», постановлениями Правительства Республики Казахстан от 18 сентября 2013 года № 983 «Об утверждении реестра государственных услуг», от 5 марта 2014 года № 183 «Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела», Восточно-Казахстанский областной акимат ПОСТАНОВЛЯЕТ:

2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования, но не ранее введения в действие постановления Правительства Республики Казахстан от 5 марта 2014 года № 183 «Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела».

Утвержден
постановлением
Восточно-Казахстанского
областного акимата
от « 4 » апреля 2014 года
№ 80
Регламент
государственной услуги «Выдача архивных справок»

1. Услугодателями государственной услуги «Выдача архивных справок» (далее – государственная услуга) являются местный исполнительный орган Восточно-Казахстанской области, государственный архив Восточно-Казахстанской области, государственные архивы городов, районов Восточно-Казахстанской области и их филиалы (далее – услугодатель).
Прием документов и выдача результатов оказания государственной услуги осуществляются через:

Форма предоставления результата оказания государственной услуги: электронная и (или) бумажная.

4. Основанием для начала процедуры (действия) по оказанию государственной услуги является наличие документов услугополучателя (либо его представителя по доверенности) согласно пункту 9 Стандарта государственной услуги «Выдача архивных справок», утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 5 марта 2014 года № 183 (далее - Стандарт)

действие 1- прием и регистрация документов сотрудником канцелярии услугодателя, передача документов руководителю услугодателя. Длительность выполнения - не более 15 (пятнадцати) минут с момента поступления;
действие 2 - рассмотрение документов руководителем услугодателя, передача документов руководителю отдела услугодателя. Длительность выполнения – в течение 1 (одного) рабочего дня с момента поступления;
действие 3 - рассмотрение документов руководителем отдела услугодателя, передача документов специалисту отдела услугодателя.  Длительность выполнения – в течение 1 (одного) рабочего дня с момента поступления;
действие 4 - рассмотрение документов специалистом отдела услугодателя на соответствие предъявляемым требованиям, предусмотренным пунктом 9 Стандарта, и подготовка архивной справки. Длительность выполнения – в течение10 (десяти) календарных дней со дня поступления;
действие 5 – подписание архивной справки руководителем услугодателя. Длительность выполнения – в течение 1 (одного) рабочего дня с момента поступления;
действие 6 – направление подписанной руководителем услугодателя архивной справки услугополучателю при обращении к услугодателю или в ЦОН, а также направление уведомления о готовности архивной справки при обращении на портал. Длительность выполнения – в течение 1 (одного) рабочего дня.
Срок оказания государственной услуги с момента сдачи пакета документов услугодателю, в ЦОН, а также при обращении на портал – 15 (пятнадцать) календарных дней.
В случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также периода более чем за пять лет, услугодателем срок оказания государственной услуги  продлевается не более чем на тридцать календарных дней, о чем сообщается услугополучателю в течение 3 (трех) рабочих дней со дня регистрации документов.

6. Результатом процедуры (действия) по оказаниюгосударственной услуги по действию 1, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является выдача услугополучателю копии заявления с отметкой о регистрации с указанием даты и времени приема пакета документов и передача пакета документов руководителю услугодателя. Переданный руководителю услугодателя пакет документов является основанием для начала выполнения действия 2, указанного в пункте 5 настоящего Регламента. Результатом по действию 2, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является резолюция руководителя услугодателя, которая является основанием для выполнения действия 3, указанного в пункте 5 настоящего Регламента. Результатом по действию 3, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является резолюция руководителя отдела услугодателя, которая служит основанием для начала выполнения действия 4, указанного в пункте 5 настоящего Регламента. Результатом по действию 4, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является подготовленная специалистом отдела архивная справка, которая является основанием для выполнения действия 5, указанного в пункте 5 настоящего Регламента. Результатом по действию 5, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является подписанная архивная справка руководителем услугодателя, которая является основанием для выполнения действия 6, указанного в пункте 5 настоящего Регламента. Результатом по действию 6, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является расписка в получении архивной справки услугополучателем, курьером ЦОНа или уведомление о готовности архивной справки при обращении на портал.

Описание последовательности процедур (действий) указано в блок-схеме прохождения каждого действия (процедуры), согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.

9. Услугополучатели для получения государственной услуги обращаются в ЦОН и предоставляют документы, предусмотренные пунктом 9 Стандарта.
Длительность обработки запроса услугополучателя - 15 (пятнадцать) минут.
Порядок подготовки и направления запроса услугодателю:
выбор оператором ЦОНа услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором ЦОНа данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности - данные доверенности не заполняются);
направление запроса через ШЭП в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ о данных услугополучателя, а также в ЕНИС – о данных доверенности представителя услугополучателя;
проверка наличия данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;
заполнение оператором ЦОНа формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание услуги;
направление электронного документа (запроса услугополучателя), удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора ЦОНа, через ШЭП в АРМ услугодателя.
Структурные подразделения или должностные лица, уполномоченные направлять запрос услугодателя:
оператор ЦОНа.
Действия работников ЦОНа при регистрации и обработке запроса услугополучателя в информационной системе ЦОН (далее – ИС ЦОН) указаны в диаграмме № 2 функционального взаимодействия при оказании государственной услуги через ИС ЦОН согласно приложению 2 к настоящему Регламенту.
Последовательность и сроки взаимодействия с ЦОН и (или) иными услугодателями, в том числе процедуры (действия) формирования и направления запросов услугодателей по вопросам оказания государственных услуг:

2) процесс 2 – выбор оператором ЦОНа услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором ЦОНа данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности - данные доверенности не заполняются);

При желании услугополучателя возможно «бронирование» электронной очереди посредством портала.
В ЦОНе выдача готового результата государственной услуги осуществляется его работником на основании расписки, при предъявлении документа, удостоверяющего личность и (или) документа, удостоверяющего полномочия доверенного лица (для идентификации личности услугополучателя или доверенного лица).
В случаях, когда услугополучатель не обратился за результатом услуги в указанный срок, ЦОН обеспечивает его хранение в течение одного месяца, после чего передает его услугодателю.
Невостребованный готовый результат государственной услуги в течение трех рабочих дней направляется услугополучателю посредством почтовой связи по указанному в заявлении адресу.

11. Порядок обращения и последовательности процедур (действий) услугодателя и услугополучателя при оказании государственной услуги через веб-портал «электронного правительства» указан в диаграмме № 3 функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги, согласно приложению 2 к настоящему Регламенту.
Услугополучатель государственной услуги осуществляет регистрацию на ПЭП с помощью своего регистрационного свидетельства ЭЦП, которое хранится в интернет-браузере компьютера услугополучателя государственной услуги (осуществляется для незарегистрированных получателей государственной услуги на ПЭП):

4) процесс 3 – выбор услугополучателем услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение услугополучателем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых копий документов в электронном виде, указанных в пункте 9 Стандарта, а также выбор услугополучателем регистрационного свидетельства ЭЦП для удостоверения (подписания) запроса;

Пошаговые действия и решения через услугодателя приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту, диаграмма № 1:

12. Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги, а также описание порядка взаимодействия с иными услугодателями и (или) центром обслуживания населения и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражается в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги и размещается на веб-портале «электронного правительства», интернет-ресурсе услугодателя согласно приложению 3 к настоящему Регламенту.
Примечание:
Расшифровка аббревиатур:
АРМ – автоматизированное рабочее место;
ЕНИС – единая нотариальная информационная система;
БИН – бизнес-идентификационный номер;
ИИН – индивидуальный идентификационный номер;
ГБД ФЛ– государственная база данных «Физические лица»;
ГБД ЮЛ– государственная база данных «Юридические лица»;
ИС ЦОН – информационная система центров обслуживания населения;
ПЭП – веб-портал «электронного правительства»;
ШЭП – шлюз «электронного правительства»;
ЭЦП – электронная цифровая подпись.

Приложение 1
к регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Блок-схема получения государственной услуги
при обращении к услугодателю

Приложение 2
к регламенту государственной
услуги «Выдача архивных справок»
Диаграмма № 1 функционального взаимодействия при оказании
государственной услуги через услугодателя
Диаграмма № 2 функционального взаимодействия при оказании
государственной услуги через ИС ЦОН
Диаграмма № 3 функционального взаимодействия при оказании
государственной услуги через ПЭП
Условные обозначения:

Приложение 3
к регламенту государственной
услуги «Выдача архивных
справок»
Справочник
бизнес-процессов оказания государственной услуги
при оказании государственной услуги через услугодателя
Справочник
бизнес-процессов оказания государственной услуги
при оказании государственной услуги через ЦОН
Справочник
бизнес-процессов оказания государственной услуги
при оказании государственной услуги через портал
Условные обозначения: