предназначенной для сбора
административных данных
«Показатели основных направлений и
результатов деятельности
государственных архивов»
В соответствии с подпунктом 2) пункта 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан от 19 марта 2010 года «О государственной статистике» и подпунктом 314) пункта 15 Положения о Министерстве культуры и информации Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 октября 2023 года № 866, ПРИКАЗЫВАЮ:

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его копий в печатном и электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации» Министерства юстиции Республики Казахстан для официального опубликования в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан;

«СОГЛАСОВАНО»
Председатель Комитета по статистике
Министерства национальной экономики
Республики Казахстан
Н. Айдапкелов
5 мая 2017 года

к приказу Министра
культуры и спорта
Республики Казахстан
от 3 мая 2017 года
№ 118
Представляется: Министерство культуры и информации Республики Казахстан
Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: www.mam.gov.kz.
Наименование формы административных данных: «Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов».
Индекс формы административных данных: ПОНРД-1.
Периодичность: ежеквартально, ежегодно.
Отчетный период: _ квартал 20__года/ 20__ год.
Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, местные исполнительные органы области, городов республиканского значения, столицы, осуществляющие государственное управление архивным делом.
Срок представления:
1) планируемые годовые показатели основных направлений и результатов деятельности - до 5 декабря календарного года, предшествующему планируемому периоду на бумажном и электронном носителях посредством единой системы электронного документооборота (далее – ЕСЭДО) или системы электронного документооборота (далее - СЭД);
2) отчетные годовые показатели основных направлений и результатов деятельности - до 5 января календарного года, последующего за отчетным периодом на бумажном и электронном носителях посредством ЕСЭДО или СЭД;
3) отчетные квартальные показатели основных направлений и результатов деятельности с нарастающими данными - до 5 числа последующего месяца за отчетным кварталом на электронном носителе посредством ЕСЭДО или СЭД.
Таблица 1
Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
Код
стро­ки
Ви­ды ра­бот
Ви­ды до­ку­мен­тов
Стра­хо­вой фонд
При­ме­ча­ние
на бу­маж­ной ос­но­ве
ки­но­до­ку­мен­ты
фо­то­до­ку­мен­ты
фо­но­до­ку­мен­ты
ви­деодо­ку­мен­ты
Ру­ко­пи­си и ред­кие кни­ги
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1.1.
Ре­став­ра­ция
1.1.1.
1.2.
Фи­зи­ко-хи­ми­че­ская и тех­ни­че­ская об­ра­бот­ка
1.3.
Со­зда­ние стра­хо­во­го фон­да
1.3.1.
Таблица 2
Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан
Код стро­ки
Ви­ды ра­бот
Ви­ды до­ку­мен­тов
До­ку­мен­ты (ко­пий), при­об­ре­тен­ные в за­ру­беж­ных ар­хи­вах
управ­лен­че­ская до­ку­мен­та­ция
лич­но­го про­ис­хож­де­ния
на­уч­но-тех­ни­че­ская до­ку­мен­та­ция
ки­но­до­ку­мен­ты
фо­то­до­ку­мен­ты
фо­но­до­ку­мен­ты
ви­деодо­ку­мен­ты
по лич­но­му со­ста­ву
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
2.1.
При­ем до­ку­мен­тов от юри­ди­че­ских лиц
2.1.1.
2.2.
При­ем до­ку­мен­тов от фи­зи­че­ских лиц
2.2.1.
2.3.
Вклю­че­ние до­ку­мен­тов в со­став На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан
Таблица 3
Создание учетных баз данных и автоматизированного научно-справочного аппарата
Код стро­ки
Ви­ды ра­бот
Еди­ни­ца из­ме­ре­ния
Вклю­че­но
При­ме­ча­ние
1
2
3
4
5
3.1.
Ве­де­ние ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ной си­сте­мы го­су­дар­ствен­но­го уче­та до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан
фонд
3.1.1.
3.2.
Ве­де­ние ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­но­го на­уч­но-спра­воч­но­го ап­па­ра­та
еди­ни­ца хра­не­ния
Таблица 4
Предоставление информационных услуг и использование документов
Код стро­ки
Про­ве­де­ние ин­фор­ма­ци­он­ных ме­ро­при­я­тий
Ис­пол­не­ние за­про­сов
По­се­ще­ние чи­таль­но­го за­ла
По­се­ще­ние web (веб)-сай­та/стра­ни­цы
Вы­да­ча до­ку­мен­тов поль­зо­ва­те­лям
Рас­сек­ре­чи­ва­ние до­ку­мен­тов
те­ма­ти­че­ских
ге­не­а­ло­ги­че­ских
со­ци­аль­но-пра­во­во­го ха­рак­те­ра
1
2
3
4
5
6
7
4.1.
4.2.
4.3.
Таблица 5
Материально-техническая база архива
Код стро­ки
Пло­щадь по­ме­ще­ний (квад­рат­ный метр)
При­рост про­тя­жен­но­сти ар­хив­ных по­лок (по­гон­ный метр)
Ко­ли­че­ство ра­бот­ни­ков на один ком­пью­тер (1 че­ло­век)
Оста­точ­ная сто­и­мость ос­нов­ных средств на 1 еди­ни­цу хра­не­ния (тен­ге)
все­го
пло­щадь ар­хи­во­хра­ни­лищ
осна­щен­ных со­вре­мен­ны­ми си­сте­ма­ми по­жар­ной сиг­на­ли­за­ции
осна­щен­ных дей­ству­ю­щи­ми си­сте­ма­ми ав­то­ма­ти­че­ско­го по­жа­ро­ту­ше­ния
осна­щен­ных со­вре­мен­ны­ми си­сте­ма­ми охран­ной сиг­на­ли­за­ции
вве­ден­ных в экс­плу­а­та­цию (но­вых или ре­кон­стру­и­ро­ван­ных)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
5.1.
5.2.
Наименование Адрес
________________________________ ________________________________
________________________________ ________________________________
Телефон ______________________________________________________
Адрес электронной почты _______________________________________
Исполнитель ___________________________________________ _____________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон
Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности
_______________________________________________________ __________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись
Место для печати (за исключением лиц, являющихся субъектами частного
предпринимательства)
_______________________

к форме, предназначенной для
сбора административных
данных «Показатели основных
направлений и результатов
деятельности государственных
архивов»
Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных «Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов»
В таблице 1 «Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан»:
графы с 3-8 строки 1.1., 1.1.1., 1.3., 1.3.1. заполняются при планировании;
в графах 3, с 5-8 строки 1.1. указывается планируемый объем единиц хранения, подлежащих реставрации (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов);
в графах 3, с 5-8 строки 1.1.1. указывается количество отреставрированных единиц хранения (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов). Отчетные показатели реставрации документов на бумажной основе определяются с условием обязательной завершенности работ;
в графах 3, с 5-9 строки 1.2. указываются суммарные отчетные данные о количестве единиц хранения, прошедших переплет и подшивку (результаты реставрации не учитываются) документов на бумажной основе, дезинфекции, дезинсекции, выполненным как в лабораториях, так и непосредственно в Национальном архиве Республики Казахстан, центральных государственных архивах, государственных архивах областей, городов республиканского значения, столицы, городов, районов и их филиалов (далее – архив), консервационно-профилактическую обработку (раздельно по видам) аудиовизуальных документов и страховых копий. Не учитывается количество подшитых и переплетенных дел, которые были расшиты для их микрофотокопирования;
в графах 3, с 5-8 строки 1.3. указывается планируемый объем единиц хранения, подлежащих микрофильмированию (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов);
в графах 3, с 5-8 строки 1.3.1. указывается количество с микрофильмированных единиц хранения (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов). Объем единиц хранения, на которые изготовлены страховые копии, включается в отчетный показатель после получения полного комплекса (негатив и позитив);
в графе 4 строки 1.1. указывается планируемое количество листов документов, подлежащих реставрации, в том числе чертежей, карт, планов и тому подобное из расчета 1 квадратный метр равен 15 листам;
в графе 4 строки 1.1.1. указывается количество отреставрированных листов документов, в том числе чертежей, карт, планов и тому подобное из расчета 1 квадратный метр равен 15 листам;
графа 4 строка 1.2.; графа 9 строки 1.1., 1.1.1., 1.3., 1.3.1., графа 10 строки 1.1.1., 1.2. не заполняются;
в графе 4 строки 1.3. указывается планируемое к изготовлению количество кадров негативов, подлежащих страховому копированию;
в графе 4 строки 1.3.1. указывается количество кадров, отснятых на рулонной пленке, включая негативы микрофиш;
в графе 10 строки 1.1. указывается общий объем единиц хранения, нуждающихся в реставрации по состоянию на 31 декабря отчетного года, согласно данным учета физического состояния дел;
в графе 10 строки 1.3. указывается объем единиц хранения, подлежащих страховому копированию по состоянию на 31 декабря отчетного года;
в графе 10 строки 1.3.1. указывается объем единиц хранения, на которые создан страховой фонд в архиве по состоянию на 31 декабря отчетного года, согласно паспортным данным (далее – паспортные данные) по форме, утвержденной приказом исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 июля 2018 года № 168 «Об утверждении Правил централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 17249);
графа 10 «Примечание» заполняется только при составлении отчета.
В таблице 2 «Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан»:
графы 3, с 5-9 строки 2.1., 2.1.1. заполняются при планировании;
в графах 3, с 5-10 строки 2.1. указывается количество единиц хранения, планируемых к приему от юридических лиц;
в графах 3, с 5-10 строки 2.1.1. указывается количество единиц хранения, принятых на постоянное хранение от юридических лиц;
графа 4 строки 2.1., 2.1.1., графа 11 строка 2.1., графы 3, 5, 10 строки 2.2., 2.2.1., графа 11 строки 2.1., 2.2., графа 10 строка 2.3 не заполняются;
в графах 4, с 6-9 строки 2.2. указывается количество единиц хранения, планируемых к приему от физических лиц;
в графах 4, с 6-9 строки 2.2.1. указывается количество единиц хранения, принятых на постоянное хранение от физических лиц;
в графе 11 в строках 2.1.1. и 2.2.1. указывается количество единиц хранения документов (копий), приобретенных архивами в зарубежных архивных учреждениях;
в строке 2.3. указывается количество единиц хранения документов, согласно утвержденным экспертно-проверочной комиссии описям дел постоянного срока хранения.
В таблице 3 «Создание учетных баз данных и автоматизированного научно-справочного аппарата»:
графа 4 строки 3.1., 3.1.1. заполняются при планировании;
в графе 4 строки 3.1. указывается число фондов, планируемых к введению в автоматизированную систему государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан;
в графе 4 строки 3.1.1. указывается число введенных фондов в автоматизированную систему государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан;
в графе 4 строки 3.2. указывается количество единиц хранения, заголовки которых с соответствующими архивными шифрами внесены в базы данных в течение года. Дело, которое внесено в несколько баз данных, учитывается только один раз;
в графе 5 строки 3.1. указывается количество фондов, числящихся в архиве по паспортным данным;
в графе 5 строки 3.1.1. указывается количество фондов, включенных в автоматизированную систему государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, по состоянию на 31 декабря отчетного года;
в графе 5 строки 3.2. указывается общее количество единиц хранения, заголовки которых с соответствующими архивными шифрами, внесены в тематические базы данных по состоянию на 31 декабря отчетного года;
графа 5 «Примечание» заполняется только при составлении отчета.
В таблице 4 «Предоставление информационных услуг и использование документов»:
графы 5, 7 строка 4.2., графы 2, 4-7 строка 4.3. не заполняются;
в строке 4.1.:
в графе 2 указывается суммарное количество всех информационных мероприятий (выставки, сборники документов, созданные сайты, разделы сайтов, конференции, публикации и статьи в средствах массовой информации, экскурсии по архиву), проведенных в течение календарного года;
в графе 3 указывается общее количество исполненных запросов физических и юридических лиц, в том числе поступивших из-за рубежа, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан;
в графе 4 указывается количество фактических посещений пользователями читальных залов (общих и для работы с секретными документами) в течение календарного года;
в графе 5 указывается количество посещений за год на основании показаний счетчика посещений, установленного на главной странице сайта архива;
в графе 6 указывается суммарное количество единиц хранения, в том числе фонда пользования, выданных:
1) пользователям в читальные залы (общие и для работы с секретными документами) архива;
2) во временное пользование по запросам сторонних организаций;
3) работникам архива в целях проведения плановых и внеплановых работ (за исключением работ по обеспечению сохранности документов и их учету);
в графе 7 указывается количество рассекреченных архивных дел. Частично рассекреченные дела не учитываются.
в строке 4.2.:
в графе 2 указывается количество информационных мероприятий, проведенных в соответствии с Планами и Перечнями мероприятий, утвержденными архивами, а также в связи с обращениями государственных органов и местных исполнительных органов;
в графе 3 указывается количество запросов, исполненных в установленные действующим законодательством Республики Казахстан сроки.
При запросе на несколько лиц учитывается запрос на каждое лицо. В случае, если архив запросил дополнительные сведения, после их получения от заявителя запрос учитывается повторно;
в графе 4 указывается общее количество пользователей, работавших в читальных залах;
в графе 6 указывается количество выданных единиц хранения фонда пользования.
в графе 3 строки 4.3. указывается количество запросов, исполненных с положительным результатом.
В таблице 5 «Материально-техническая база архива»:
графы 2, 3, 7, 10 строки 5.2. не заполняются;
в строке 5.1.:
в графе 2 указывается общая площадь помещений архива по состоянию на 1 января календарного года, последующего за отчетным годом;
в графе 3 указывается общая площадь архивохранилищ по состоянию на 1 января календарного года, последующего за отчетным годом;
в графе 4 указывается площадь помещений архива, оснащенных современными системами пожарной сигнализации в течение года. Под «современными системами» пожарной сигнализации понимаются системы, находящиеся в эксплуатации не более 10 лет. В случае, если в одном здании расположены помещения двух или нескольких архивов, каждый из них включает в показатель объем занимаемых им площадей;
в графе 5 указывается площадь помещений архива, оснащенных действующими системами автоматического пожаротушения в течение года. В случае, если в одном здании расположены помещения двух или нескольких архивов, каждый из них включает в показатель объем занимаемых только площадей;
в графе 6 указывается площадь помещений архива, оснащенных современными системами охранной сигнализации в течение года. Под «современными системами» охранной сигнализации понимаются системы, находящиеся в эксплуатации не более 10 лет. В случае, если в одном здании расположены помещения двух или нескольких архивов, каждый из них включает в показатель объем занимаемых им площадей;
в графе 7 указывается суммарная площадь введенных в эксплуатацию в течение года новых помещений любого производственного назначения, в том числе архивохранилищ, рабочих комнат, лабораторных помещений и реконструированных (переоборудованных, приспособленных) архивохранилищ;
в графе 8 указывается суммарный прирост в течение года протяженности архивных полок за счет: оснащения стеллажным оборудованием новых и реконструированных архивохранилищ, модернизации стеллажного оборудования в действующих архивохранилищах. Специализированные архивы, использующие для хранения стеллажи типа «елочка», прирост протяженности стеллажных полок рассчитывают в условных погонных метрах, принимая за 1 погонный метр количество ячеек, на которых размещается 70 единиц хранения кинодокументов;
в графе 9 указывается количество работников на один компьютер. Показатель рассчитывается путем деления количества работников (только руководителей и специалистов по штатному расписанию) на число находящихся в эксплуатации современных компьютеров. Результат указывается с точностью до десятых долей;
в графе 10 указывается остаточная стоимость основных средств на 1 единицу хранения. Показатель рассчитывается на основе бухгалтерских отчетов и паспортных данных архива по состоянию на 31 декабря отчетного года без учета библиотечного фонда.
в строке 5.2.:
графа 4 заполняется в случае, если в течение года работа по оснащению архивных площадей системами пожарной сигнализации не проводилась;
графа 5 заполняется в случае, если в течение года работа по оснащению архивных площадей системами автоматического пожаротушения не проводилась;
графа 6 заполняется в случае, если в течение года работа по оснащению архивных площадей системами охранной сигнализации не проводилась;
в графе 8 указывается общая протяженность архивных полок по состоянию на 31 декабря отчетного года, согласно паспортным данным;
в графе 9 указывается наличие в архиве локальной вычислительной сети (да/нет). В случае, когда архив имеет несколько зданий, то «да» указывается при наличии локальной вычислительной сети минимум в одном из них.