О региональной программе развития архивного дела в Костанайской области на 2002-2005 годы от 19.12.2001 г. № 163 (Қостанай облысында мұрағат ісін дамытудың 2002-2005 жылдарға арналған аймақтық бағдарламасы туралы)

О региональной программе развития архивного дела в
Костанайской области на 2002-2005 годы
В соответствии со статьей 6 Закона Республики Казахстан "О местном государственном управлении в Республике Казахстан" и в целях осуществления государственной политики в области архивного дела Костанайский областной маслихат РЕШИЛ:

1. Утвердить Региональную программу развития архивного дела в Костаиайской области на 2002-2005 годы (прилагается).

2. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на руководителя аппарата акима Костанайской области Баймагамбетову Б.Б. и постоянную комиссию областного маслихата по вопросам образования, здравоохранения, культуры, спорта и социальной защиты населения.

Приложение
к решению внеочередной
сессии Костанайского
областного маслихата от
19 декабря 2001 года № 163
РЕГИОНАЛЬНАЯ ПРОГРАММА
развития архивного дела в Костанайской
области на 2002-2005 годы
СОДЕРЖАНИЕ

1. Паспорт

2. Введение

3. Анализ современного состояния проблемы

4. Цель и задачи Программы

5. Основные направления и механизм реализации Программы

6. Необходимые ресурсы и источники их финансирования

7. Ожидаемый результат от реализации Программы

8. План мероприятий по реализации Программы

1. Паспорт
Программы развития архивного дела в
Костанайской области на 2002 - 2005 годы
Наименование Программы
Развитие архивного дела в Костанайской области на 2002 - 2005 годы.
Основание для
разработки
Программы
Постановления Правительства Республики Казахстан от 26 января 2001 года № 146 «О Концепции развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001 - 2005 годы», от 11 июня 2001 года № 797 «Об утверждении Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001 - 2005 годы» и решение акима Костанайской области Шукеева У.Е. от 3 июля 2001 года № 88 «О разработке Программы развития архивного дела в Костанайской области на 2002 - 2005 годы».
Основные
разработчики
Программы
Управление архивами и документацией совместно с департаментом финансов Костанайской области; областной, региональные, районные и городские государственные архивы.
Срок реализации
2002 - 2005 годы
Цель Программы
Обеспечение развития и совершенствование архивного дела в Костанайской области.
Задачи Программы
Выработка оптимальной модели функционирования архивной сферы, адаптация ее к условиям рыночной экономики.
Совершенствование механизма накопления, хранения, систематизации и использования информационных ресурсов.
Развитие материально-технической базы архивных учреждений
Исполнители
основных
мероприятий
Управление архивами и документацией, областной, региональные, городские и районные государственные архивы.
Объём и источник финансирования
Финансирование работ, направленных на достижение программных целей, является целевым и утверждается областным бюджетом. Минимальная расчетная потребность на реализацию Программы на 2002 - 2005 годы составляет 4.0 млн. тенге.
Ежегодные объёмы финансирования Программы могут уточняться при формировании бюджета области при изменении бюджетного законодательства на соответствующий год.
Ожидаемые
конечные
результаты
Совершенствование деятельности архивной сферы; завершение адаптации государственных архивных учреждений области к условиям рыночной экономики; модернизация материально-технической базы
государственных архивов и приближение её к современным стандартам.

2. Введение
Одним из неотъемлемых условий функционирования государственного механизма является его информационное обеспечение.
Важнейшее место в выполнении этой миссии занимает архивное дело и документообразование.
Архивы предоставляют ретроспективную документную информацию в оптимальном виде и объёме для государственных органов в целях удовлетворения научных, культурных и социальных потребностей общества.
Программа развития архивного дела в Костанайской области на 2002 - 2005 годы (далее - Программа) разработана в соответствии с Постановлениями Правительства Республики Казахстан от 26 января 2001 года № 146 «О Концепции развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы», от 11 июня 2001 года № 797 "Об утверждении Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001 - 2005 годы» и решения акима Костанайской области от 3 июля 2001 года №88 «О разработке Программы архивного дела в Костанайской области на 2002 - 2005 годы".
Разработка Программы продиктована необходимостью дальнейшего совершенствования архивной сферы, модернизации материально-технической базы архивных учреждений области, улучшения сохранности и эффективного использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан.
Реализация Программы будет осуществляться архивными учреждениями области поэтапно во взаимодействии с местными представительными и исполнительными органами с применением необходимых организационных, экономических, финансовых, информационных и правовых механизмов.
Основные направления Программы и мероприятия по ее реализации отвечают целям и задачам духовного и культурного развития региона, определенным стратегией «Казахстан - 2030».

3. Анализ современного состояния проблемы
В области сегодня функционируют областной, 5 региональных и 13 районных и городских государственных архивов.
Архивные учреждения области ведут большую работу по сбору и сохранению документальных сведений прошлого и настоящего времени.
В связи с массовой реорганизацией и ликвидацией в последние годы государственных организаций резко выросла передача документов на государственное хранение. Анализ показывает, что в. ближайшие годы эта тенденция сохранится ввиду вступления в силу Закона РК «О труде», который предусматривает приём документов от организаций, независимо от форм собственности, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение.
Так, за последние несколько лет архивный фонд области вырос с 841778 до 1233490 ед. хранения, а хранилища большинства архивных учреждений области подошли к уровню предельной заполненности. В связи с этим назрела необходимость создания специального архива по личному составу в областном центре, расширения и модернизации материально-технической базы всех архивных учреждений области.
Наблюдается несоответствие между ростом поступающей на государственное хранение информации и динамикой кадрового потенциала архивов.
В частности, за последние 5 лет при увеличении архивного фонда более чем в 1,5 раза штатная численность специалистов государственных архивных учреждений даже сократилась на 15 процентов.
Большинство находящихся и поступающих документов в госархив из-за низкого качества их исполнения и плохого хранения требуют обработки, реставрации, подшивки и восстановления затухающих текстов.
Материально-техническая база большинства архивных учреждений области морально и физически устарела, не отвечает современным стандартам и потребностям.
Из 20 архивных учреждений только облгосархив располагается в 2-х типовых зданиях, сданных в 1971 и 1977 годах. За время эксплуатации они капитально не ремонтировались. Особую тревогу вызывает здесь неисправная кровля, отопительная, водопроводная системы и устаревшее сантехническое оборудование. Архивохранилища в большинстве не отапливаются, более 20 лет не приобреталась мебель и оборудование.
Всё, что имеют архивы сегодня, не отвечает современным стандартам.
Практически все районные и городские архивы располагаются в неприспособленных зданиях или занимают помещения, которые не отвечают существующим правилам и требованиям, в них отсутствуют современные средства пожаротушения, нет охранной и противопожарной сигнализации. Устаревшее технологическое оборудование не позволяет выдерживать оптимальный температурно-влажностный режим хранения документов, обеспечивать на должном уровне их физико-химическую сохранность.
Отстаёт от современных потребностей внедрение компьютерных архивных технологий. Из 20 архивных учреждений только в 3-х имеются компьютеры и в 4-х - множительная техника.
По этим же причинам не проводится перевод документов на современные
носители в целях минимизации объёмов хранения и страховое копирование
наиболее ценной части Национального архивного фонда на случай утраты или
повреждения оригиналов.
В последнее время возрос поток запросов социально-правового
характера. Только лишь за прошлый 2000 год почти в 2 раза увеличилось
количество запросов (от 7412 до 12996). Число социально-правовых запросов
возрастает и в этом году.
Без перевода их на современную технологию осложняется работа по
своевременному удовлетворению поступающих запросов граждан.
Немаловажную роль в ускорении исполнения запросов играет разработка
научно-справочного аппарата, особенно составление справочника
административно-территориального деления, который значительно сэкономил
бы бюджет времени архивистов при выполнении тематических запросов.
В архивах нет средств на осуществление мер по поиску и приобретению
документов (копий) из архивов России и других стран ближнего зарубежья,
имеющих историческую и культурную ценность для Костанайской области и
Республики в целом.
Нет средств на приобретение необходимого оборудования для
обеспечения приема, хранения и перевода на новые носители
аудиовизуальных документов, нет грузо - пассажирского автотранспорта для
перевозки документов, выездов в командировки по области.
На современное состояние архивного дела негативное влияние оказывает
также неполнота нормативной, правовой базы. Закон «О Национальном
архивном фонде и архивах» в должной степени пока не работает, т.к.
отсутствует до сих пор многие рычаги его реализации - подзаконные акты.
Правительство до сих пор не приняло постановление «О порядке оказания
платных услуг архивными учреждениями Казахстана».
До сих пор существует ненормальная практика финансирования
архивной сферы на уровне минимальных потребностей.

4. Цель и задачи Программы
Целью Программы является обеспечение развития и совершенствование
архивного дела в области.
Для достижения поставленной цели Программой предусмотрено решение
следующих задач:
освоение и внедрение в практику новых нормативных документов,
регламентирующих развитие архивного дела и систем документации;
адаптация деятельности архивных учреждений в условиях рыночной
экономики;
создание современных механизмов накопления, систематизации, поиска
и использования информационных ресурсов;
развитие материально-технической базы архивной сферы;
улучшение бюджетного финансирования архивных учреждений.

5. Основные направления и механизм реализации
Программы
Выполнение поставленных задач и цели Программы будут проходить по
следующим основным направлениям.
1. Развитие нормативной правовой базы.
Активное участие в подготовке на республиканском уровне нормативных
актов, нормативно-правовой базы архивного дела, государственных
стандартов деятельности архивных учреждений на организационно-
распорядительную документацию, технические условия хранения документов.
Предусматривается внесение изменений и дополнений в Закон
Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», в
Положение «О Национальном архивном фонде», соответствующие
нормативные правовые акты по государственному учету, правилам и срокам
хранения документов Национального архивного фонда РК, которые
регламентируют право собственности на архивные документы: вопросы
комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования новых
видов документации, в том числе на электронных носителях.
2. Научно-методическое обеспечение
Деятельность государственных архивов области будет нацелена на
реализацию основных нормативных правовых актов по архивному делу и
разработку собственных методических пособий, способствующих их
реализации. В сроки реализации Программы специалистами управления и
облгосархива будут разработаны и одобрены научно-методической комиссией
управления новые методические рекомендации, памятки, методические
пособия, рабочие инструкции по всем основным видам и направлениям
деятельности архивов.
3. Материально-техническое оснащение и кадровое обеспечение
Продолжится работа по укреплению материально-технической базы
архива и подготовке (переподготовке) работников архивных учреждений.
Для создания оптимальных условий, обеспечивающих безопасное и
длительное хранение документов будут проведены капитальные и текущие
ремонты зданий архивных учреждений, отопительных систем и
сантехнического оборудования, установлены современные системы пожарной
сигнализации и средств пожаротушения, заменены устаревшие приборы и
оборудование по поддержанию оптимального температурно-влажностного
режима в архивохранилищах. Намечается приобретение специальной мебели
и оборудования для проведения реставрационных работ, размещения
компьютерной, аудиовизуальной, микрофильмирующей аппаратуры для
создания страхового фонда особо ценных документов.
Предполагается приобретение компьютеров, печатных машинок с
русско-казахским шрифтом для всех архивных учреждений.
Намечается также приобретение и замена оборудования для читальных
залов, выставочных витрин и стеллажей, аппаратуры синхронного перевода на
30 мест, грузопассажирского автотранспорта для нужд архивных учреждений по перевозке документов, осуществления-инспектирования документооборота
юридических лиц.
Планируется приобретение помещений площадью 400 м2 и переоборудование его под архивохранилище документов по личному составу в гор. Костанай, помещений под архивы в гор. Аркалык и пос. Карабалык.
Подготовка кадров будет проводиться в высших учебных заведениях, путем повышения квалификации архивистов на базе Комитета по управлению архивами и документацией РК, Школы архивистов РФ, а обучение работников делопроизводственных служб области при областном государственном архиве, региональных госархивах.
4. Информатизация архивного дела и ведение документации
Данное направление станет приоритетным в развитии архивного дела. Намечается произвести полную компьютеризацию архивов и создание локальной сети. На основе внедрения республиканской компьютерной программы «Архивный фонд» планируется ввести в базу данных весь областной фондовый каталог. Работу планируется завершить к 2005 году. Продолжится работа по вводу в базу данных программы «Особо ценные документы». Будет начата работа по восстановлению слабоконтрастных текстов архивных документов, введению в память компьютера и сохранения фоно-, фото-, кинодокументов, начнется внедрение новых архивных технологий по переводу документов на новые носители.
В целях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику архивного дела будет подготовлено программное обеспечение и развернуты работы по созданию автоматизированного научно-справочного аппарата к архивным фондам и локальных баз данных «Источники комплектования Национального архивного фонда», «Перечень решений Кустанайского облисполкома и горисполкома», «Постановления Совмина СССР и Совмина Казахской ССР», «Справочник административно- территориального деления», «Путеводитель по фондам государственного архива Костанайской области».
Планируется подготовить размещение собственного сайта в Интернете, подключение к электронной почте, выйти с предложением в Комитет по управлению архивами и документацией РК о создании единой интерактивной сети, связывающей все архивные учреждения в единую систему. Предстоит участие в создании единой системы электронного документооборота государственных органов, проведении ее экспериментальной апробации.
5. Использование архивных документов
В деятельности архивных учреждений области по обеспечению государственных органов и общества ретроспективной документной информацией будут сочетаться традиционные и новые формы и методы, основывающиеся на мониторинге рынка информационных услуг.
Основное внимание будет уделено удовлетворению потребностей государственных органов в архивной информации по актуальным проблемам, расширению источниковой базы исторической науки, плановой публикации исторических документов, проведению стационарных и передвижных выставок.
Будут осуществлены меры по поиску и приобретению документов
(копий) из архивов зарубежных государств, имеющих историческую и
культурную ценность для области и республики в целом.
Архивы области располагают большой источниковой базой для истории,
краеведения, которая пока не используется из-за неразработанности фондов,
недостаточного издания сборников документов по истории области.
Планируется более тесная взаимосвязь с Костанайским госуниверситетом
им. Байтурсынова в вопросах использования архивных документов.
Достижение поставленных целей и задач Программы будет
осуществляться поэтапно в пределах материальных возможностей областного
бюджета и с учетом первоочередных мер.

6. Необходимые ресурсы и источники их финансирования
Финансирование работ, направленных на достижение программных
целей, является целевым и утверждается областным бюджетом.
Минимальная расчетная потребность на реализацию целевой Программы
на 2002 - 2005 годы составляет 4,0 миллиона тенге, в т.ч. по годам:
2002- 1 млн. тенге
2003- 1 млн. тенге
2004- 1 млн. тенге
2005- 1 млн. тенге
Ежегодные объёмы финансирования Программы могут уточняться при
формировании бюджета области при изменении бюджетного
законодательства на соответствующий год.
7. Ожидаемый результат от реализации Программы
Реализация Программы позволит:
расширить нормативную правовую базу функционирования архивной
сферы;
внедрить нормативы и стандарты деятельности архивной отрасли в
работу государственных, ведомственных, частных архивов;
осуществить целевое финансирование приоритетных направлений
развития архивного дела;
улучшить материально-техническое оснащение госархивов и приблизить
его к современным стандартам;
улучшить инспектирование документооборота юридических лиц;
продолжить поиск и приобретение документов, имеющих историческую
и культурную ценность для Костанайской области, из архивов ближнего
зарубежья;
разработать и внедрить новые автоматизированные архивные
технологии;
обогатить состав и содержание Национального архивного фонда
Республики Казахстан;
осуществить минимизацию объёмов хранимой документации, страховое
копирование особо ценной части архивного фонда области путем переноса
документов на новые носители.
В целом реализация Программы приведет к завершению процесса
адаптации государственных архивных учреждений к условиям рыночной
экономики, улучшению сохранности имеющегося архивного фонда, объем которого к 2006 году возрастет ориентировочно до 2 млн. дел.
Расширение действующих архивохранилищ в соответствии с
Программой позволит создать резервы площадей по хранению документов
Национального архивного фонда и документов, подтверждающих трудовую
деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное
обеспечение.

8. План мероприятий по реализации Программы развития архивного
дела в Костанайской области на 2002 - 2005 годы
№ п/п
Наименование мероприятия
Форма завершения
Ответствен, исполнитель
Срок исполнения
1
2
3
4
5
1
Внедрение новых нормативных правовых документов в деятельность архивных учреждений
Отчеты акиму области, Комитету по управлению
архивами и документацией
Управление архивами и документацией
2002-2005 гг.
2
Организовать оснащение архивных учреждений современными системами и средствами пожаротушения, пожарной и охранной сигнализации, контроля и поддержания температурно- влажностного режима, в т.ч. кондиционирования и вентиляции
Отчет акиму области
Управление архивами и документацией
2002-2005 гг.
3
Осуществлять внедрение компьютерных технологий: по восстановлению угасающего текста документов и созданию страхового фонда особо ценных документов на новых носителях
Отчет акиму области
Управление архивами и документацией, облгосархив
IV квартал 2002-2005гг.
4
Внедрить автоматизированные архивные технологии по основным направлениям деятельности:
организации электронного документооборота;
учёту архивных фондов;
контролю за обеспечением физической сохранности документов;
учету использования архивных документов;
ведению списков учреждений- источников комплектования;
ведению научно-справочного аппарата
Отчеты акиму области
Комитету по управлению архивами и документацией РК
Управление архивами и документацией, облгосархив
IV квартал 2002-2005 гг.
5
Осуществить меры по поиску и приобретению документов (копий) из архивов России, имеющих историческую и культурную ценность для Республики Казахстан
Отчеты акиму области, Комитету по управлению архивами и документацией РК
Управление архивами и документацией
Ежегодно декабрь
6
Приступить к реализации организационно-технических мероприятий по перенос) документации на новые носители
Приказ
Управление архивами и документацией
2002-2005 гг.
7
Разработка и внедрение новых методических рекомендаций памяток, методических пособий рабочих инструкций по всем основным видам и направлениям деятельности архивов
Отчет акиму области
Управление архивами и документацией, облгосархив
2002-2003 гг.
8
Провести капитальные и текущие ремонты зданий и помещений архивных учреждений, их отопительных систем
Отчет акиму области
Управление архивами и документацией, директора архивных учреждений
2002-2005 гг.
9
Приобрести помещения под архивохранилища в гор. Костанай, в гор. Аркалык, в пос. Карабалык. Обеспечить архивные учреждения копировально-множительной и микрофильмирующей техникой, современным стеллажным оборудованием, компьютерами и печатными машинками с русско- казахским шрифтом
Отчет акиму области
Управление архивами и
документацией
2002-2003 гг.
10
Начать работу по созданию автоматизированного научно- справочного аппарата к архивным фондам и локальных баз данных «Источники комплектования Национального архивного фонда», «Перечень решений Костанайского облисполкома и горисполкома», «Справочник административно- территориального деления Костанайской области», «Путеводитель по фондам государственного архива Костанайской области»
Отчет акиму области
Управление архивами и документацией, облгосархив
2002-2004 гг.
11
Подготовить размещение собственного сайта облгосархива в Интернете, подключение к электронной почте.
Принять участие в создании единой системы электронного документооборота государственных архивов костанайской области, проведении ее экспериментальной апробации
Отчеты акиму области, Комитету по управлению архивами и документацией РК
Управление архивами и документацией, облгосархив
2002-2004 гг.
12
Наладить тесную взаимосвязь с Костанайским госуниверситетом им. А. Байтурсынова в вопросах использования имеющихся архивных документов
Отчет акиму области
Управление архивами и документацией, облгосархив
2002-2005 гг.
13
Осуществлять целевое финансирование приоритетных направлений развития архивного дела в области
Отчет акиму области
Департамент финансов, управление архивами и документацией
2002-2005 гг.
14
Организовать проведение областных научно-практических конференций, семинаров, выставок
Отчет акиму области
Управление архивами и документацией
Ежегодно декабрь
15
Организовать переподготовку специалистов в области архивного дела, документоведения и археографии, повышение квалификации работников государственных архивов, архивных и делопроизводственных служб организаций
Отчет акиму области
Управление архивами и документацией
Ежегодно декабрь