Об утверждении форм документов, оформляемых (составляемых) при приеме, хранении, учете и использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами от 04.12.2018 г. № 343 (Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану кезінде ресімделетін (жасалатын) құжаттар нысандарын бекіту туралы)

Об утверждении форм документов, оформляемых (составляемых) при приеме, хранении, учете и использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
В соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить:

1) форму акта о миграции и перезаписи электронных документов согласно приложению 1 к настоящему приказу;

2) форму описей дел, документов постоянного хранения согласно приложению 2 к настоящему приказу;

3) форму описи дел по личному составу согласно приложению 3 к настоящему приказу;

4) форму описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения согласно приложению 4 к настоящему приказу;

5) форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 5 к настоящему приказу;

6) форму перечня проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение согласно приложению 6 к настоящему приказу;

7) форму титульного листа согласно приложению 7 к настоящему приказу;

8) форму карточки постеллажного топографического указателя согласно приложению 8 к настоящему приказу;

9) форму заказа на выдачу дел в читальный зал и работникам организации согласно приложению 9 к настоящему приказу;

10) форму акта о выдаче дел, документов во временное пользование согласно приложению 10 к настоящему приказу;

11) форму книги выдачи документов согласно приложению 11 к настоящему приказу;

12) форму листа использования согласно приложению 12 к настоящему приказу;

13) форму карты-заместителя единицы хранения согласно приложению 13 к настоящему приказу;

14) форму листа проверки наличия и состояния дел, документов в архивном фонде согласно приложению 14 к настоящему приказу;

15) форму акта проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 15 к настоящему приказу;

16) форму карточки учета необнаруженных архивных документов согласно приложению 16 к настоящему приказу;

17) форму книги учета поступления и выбытия документов согласно приложению 17 к настоящему приказу;

18) форму листа-заверителя дела согласно приложению 18 к настоящему приказу;

19) форму паспорта архива организации согласно приложению 19 к настоящему приказу;

20) форму инвентарной книги учета научно-технической документации согласно приложению 20 к настоящему приказу;

21) форму карточки регистрации научно-технической документации согласно приложению 21 к настоящему приказу;

22) форму инвентарной книги учета научно-исследовательской документации согласно приложению 22 к настоящему приказу;

23) форму журнала регистрации заявок на выдачу патента на изобретение согласно приложению 23 к настоящему приказу;

24) форму учетной карточки единицы хранения электронных документов согласно приложению 24 к настоящему приказу;

25) форму архивной справки согласно приложению 25 к настоящему приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации» для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) в течение двух рабочих дней после введения его в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие после его первого официального опубликования.

Приложение 1
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Официальное наименование организации
Утверждаю
__________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
___________________________________
(подпись руководителя организации)
___________________________________
(дата)
Место составления
Опись дел, документов № ______
Единица учета № ____
1
2
Характеристика электронных документов до перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.
Характеристика электронных документов после перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.
Работу выполнил (-и): _____________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись
руководителя организации)
Работу принял: __________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись
руководителя ведомственного или частного архива организации)
________________________
(дата принятия работы)
Изменения в учетные документы внесены: ___________________________________________
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения
в учетные документы)
_________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Формат А4 (210Х297)

Приложение 2
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма описей дел, документов постоянного хранения
Утверждаю
_____________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации)
______________________________
(подпись руководителя организации)
______________
(дата)
Архивный фонд № ___
Опись № ____ дел, документов постоянного хранения
_______________________________________________________
(официальное наименование организации)
за ______________ год (-ы)
Порядковый №
Индекс дела
Заголовок дела (тома, части)
Крайние даты дела (тома, части)
Количество листов в деле (томе, части)
Примечание
1
2
3
4
5
6
Наименование структурного подразделения организации
Наименование раздела «________»
В данный (-е) раздел (-ы) ___________________________ описи дел, документов внесено
(наименование раздела)
____________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована
протоколом центральной экспертной
комиссии (экспертной комиссии) организации
от ___________ _____ года № ___
Утверждена
протоколом экспертно-проверочной
комиссии местного исполнительного
органа (государственного архива)
от_______ ______ года № ___
Формат А4 (210Х297)
Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
_________________________________
(подпись руководителя организации)
__________________________________
(дата)
Опись № ___
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
Но­мер еди­ни­цы уче­та
Но­мер еди­ни­цы хра­не­ния
Ин­декс, про­из­вод­ствен­ный но­мер
За­го­ло­вок до­ку­мен­та
Ав­тор
Ис­пол­ни­тель про­из­ве­де­ния
Язык
Да­та за­пи­си, пе­ре­за­пи­си
Хро­но­мет­раж ви­део­за­пи­си
Тип и фор­мат за­пи­си
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния
Со­став тек­сто­вой со­про­во­ди­тель­ной до­ку­мен­та­ции
При­ме­ча­ние
ори­ги­нал
ко­пия
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено ___________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
_________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована
протоколом центральной экспертной
комиссии (экспертной комиссии) организации
от ___________ _____ года № ___
Утверждена
протоколом экспертно-проверочной
комиссии местного исполнительного
органа (государственного архива)
от_______ ______ года № ___
Формат А4 (210Х297)
Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
__________________________________
(подпись руководителя организации)
__________________________________
(дата)
Опись № ___
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
Но­мер еди­ни­цы уче­та
Но­мер еди­ни­цы хра­не­ния
Ин­декс, про­из­вод­ствен­ный но­мер (учет­ный но­мер в ор­га­ни­за­ции)
За­го­ло­вок до­ку­мен­та
Ав­тор
Да­та и ме­сто съем­ки, из­го­тов­ле­ния
Ва­ри­ант (немой, зву­ко­вой, чер­но-бе­лый, цвет­ной, фор­мат, язык)
1
2
3
4
5
6
7
продолжение таблицы
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния/мет­раж
Со­став тек­сто­вой со­про­во­ди­тель­ной до­ку­мен­та­ции
При­ме­ча­ние
Нега­тив
Дубль-нега­тив
Фо­но­грам­ма (нега­тив)
Фо­но­грам­ма маг­нит­ная (ос­нов­ная, сов­ме­щен­ная)
Про­ме­жу­точ­ный по­зи­тив
По­зи­тив
Уста­но­воч­ные ро­ли­ки и цве­то­вые пас­пор­та
8
9
10
11
12
13
14
15
16
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено ___________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована
протоколом центральной экспертной
комиссии (экспертной комиссии) организации
от ___________ _____ года № ___
Утверждена
протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива)
от_______ ______ года № ___
Формат А4 (210Х297)
Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
_________________________________
(подпись руководителя организации)
_________________________________
(дата)
Опись № ___
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)
Номер единицы учета
Номер единицы хранения
Индекс, производственный номер
Заголовок документа
Автор
Исполнитель произведения
Язык
Дата записи, перерзаписи
1
2
3
4
5
6
7
8
продолжение таблицы
Ме­сто за­пи­си, пе­ре­за­пи­си
Да­та за­пи­си, пе­ре­за­пи­си
Хро­но­мет­раж ви­део­за­пи­си
Тип и фор­мат за­пи­си
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния
Со­став тек­сто­вой со­про­во­ди­тель­ной до­ку­мен­та­ции
При­ме­ча­ние
ори­ги­нал
ко­пия
9
10
11
12
13
14
15
16
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено ___________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована
протоколом центральной экспертной
комиссии (экспертной комиссии) организации
от ___________ _____ года № ___
Утверждена
протоколом экспертно-проверочной
комиссии местного исполнительного
органа (государственного архива)
от_______ ______ года № ___
Формат А4 (210Х297)
Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
_________________________________
(подпись руководителя организации)
_________________________________
(дата)
Опись № ___
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
Но­мер еди­ни­цы уче­та
За­го­ло­вок (на­зва­ние) аль­бо­ма
Ав­тор съем­ки
Край­ние да­ты фо­то­от­пе­чат­ков
Ме­сто съем­ки
Ко­ли­че­ство фо­то­от­пе­чат­ков
Со­став тек­сто­вой со­про­во­ди­тель­ной до­ку­мен­та­ции
Внеш­ние осо­бен­но­сти
При­ме­ча­ние
1
2
3
4
5
6
7
8
9
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено ___________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована
протоколом центральной экспертной
комиссии (экспертной комиссии) организации
от ___________ _____ года № ___
Утверждена
протоколом экспертно-проверочной
комиссии местного исполнительного
органа (государственного архива)
от_______ ______ года № ___
Формат А4 (210Х297)
Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
__________________________________
(подпись руководителя организации)
__________________________________
(дата)
Опись № ___
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
Но­мер еди­ни­цы уче­та, еди­ни­цы хра­не­ния
Про­из­вод­ствен­ный но­мер
За­го­ло­вок (ан­но­та­ция) до­ку­мен­та (на­зва­ние диа­филь­ма)
Ав­тор съем­ки
Да­та съем­ки
Ме­сто съем­ки
1
2
3
4
5
6
продолжение таблицы
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния/мет­раж
Со­став тек­сто­вой со­про­во­ди­тель­ной до­ку­мен­та­ции
При­ме­ча­ние
Нега­тив
Дубль-нега­тив
По­зи­тив
Фо­то-от­пе­ча­ток
Слайд (диа­по­зи­тив)
Диа­фильм
7
8
9
10
11
12
13
14
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено ___________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована
протоколом центральной экспертной
комиссии (экспертной комиссии) организации
от ___________ _____ года № ___
Утверждена
протоколом экспертно-проверочной
комиссии местного исполнительного органа
(государственного архива)
от_______ ______ года № ___
Формат А4 (210Х297)
Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
_________________________________
(подпись руководителя организации)
_________________________________
(дата)
Опись № ___
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
Но­мер еди­ни­цы уче­та
Но­мер еди­ни­цы хра­не­ния
За­го­ло­вок
Край­ние да­ты еди­ни­цы уче­та
Фор­мат элек­трон­ных до­ку­мен­тов
Объ­ем (Мбайт)
Со­став тек­сто­вой со­про­во­ди­тель­ной до­ку­мен­та­ции
При­ме­ча­ние
1
2
3
4
5
6
7
8
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено ___________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
_________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована
протоколом центральной экспертной
комиссии (экспертной комиссии) организации
от ___________ _____ года № ___
Утверждена
протоколом экспертно-проверочной
комиссии местного исполнительного органа
(государственного архива)
от_______ ______ года № ___
Формат А4 (210Х297)
Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
__________________________________
(подпись руководителя организации)
___________________________________
(дата)
Опись № ___
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)
Но­мер еди­ни­цы уче­та
Обо­зна­че­ние объ­ек­та (из­де­лия, те­мы)
За­го­ло­вок де­ла
Ав­тор (ор­га­ни­за­ция-раз­ра­бот­чик)
Год за­вер­ше­ния раз­ра­бот­ки
Ко­ли­че­ство ли­стов
При­ме­ча­ние
тек­сто­вых
гра­фи­че­ских
фо­то
1
2
3
4
5
6
7
8
9
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено ___________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована
протоколом центральной экспертной
комиссии (экспертной комиссии) организации
от ___________ _____ года № ___
Утверждена
протоколом экспертно-проверочной
комиссии местного исполнительного
органа (государственного архива)
от_______ ______ года № ___
Формат А4 (210Х297)

Приложение 3
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
__________________________________
(подпись руководителя организации)
___________________________________
(дата)
Архивный фонд № ___
Опись № ___ дел по личному составу _________________________________________
(официальное наименование организации)
за ___________ год (-ы)
Порядковый №
Индекс дела
Заголовок дела (тома, части)
Даты дела (тома, части)
Количество листов в деле (томе, части)
Примечание
1
2
3
4
5
6
Наименование структурного подразделения организации
Наименование раздела «________»
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено ___________________ дел с
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
№ __ по № __, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
_________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована
протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации
от ______ _______ года № __
Согласована
протоколом экспертно-проверочной
комиссии местного исполнительного
органа (государственного архива)
от ___________ _____ года № __
Формат А4 (210Х297)

Приложение 4
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Утверждаю
__________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации)
___________________________________
(подпись руководителя организации)
___________________________________
(дата)
Архивный фонд № ___
Опись № ___ дел временного (свыше 10 лет) хранения ___________________________________
(официальное наименование организации)
за ___________ год (-ы)
Порядковый №
Индекс дела
Заголовок дела (тома, части)
Даты дела (тома, части)
Срок хранения
Количество листов в деле (томе, части)
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
Наименование структурного подразделения организации
Наименование раздела «_________»
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено ___________________ дел,
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
документов с № __ по № __, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
_________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована
протоколом центральной экспертной
комиссии (экспертной комиссии) организации
от ______ _______ года № __
Формат А4 (210Х297)

Приложение 5
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Официальное наименованиеорганизации
Утверждаю
_________________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
_________________________________________
(подпись руководителя организации)
_________________________________________
(дата)
Место составления
На основании ___________________________________________________________________
(наименование перечня типовых документов, образующихся в деятельности
________________________________________________________________________________
государственных и негосударственных организациях, с указанием срока хранения или
________________________________________________________________________________
отраслевого (ведомственного) перечня документов, образующихся в деятельности
________________________________________________________________________________
государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение дела, и документы архивного фонда ___________________________.
(номер и название архивного фонда)
Поряд-ковый
№
Заголовок дела или групповой заголовок дел
Дата дела или крайние даты дел
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи
Количество дел (томов, частей)
Сроки хранения дела (тома, части) и номера пунктов (подпунктов) по Перечню
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
Всего ______________________ дел и документов за __________ год (-ы).
(цифрами и прописью)
Годовые разделы описи дел, документов постоянного хранения за _________ год (-ы)
утверждены, по личному составу согласованы протоколом экспертно-проверочной комиссии
________________________________________________________________________________
(наименование местного исполнительного органа, республиканского
_________________________ от ________________.
(государственного архива) (дата и номер)
_________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), проводивших (-его)
упорядочение дел, документов)
Согласован
протоколом центральной экспертной комиссии
(экспертной комиссии) организации
от __ __________ года№ __
Согласован
протоколом экспертно-проверочной
комиссии местного исполнительного органа
(государственного архива)
от ___ _________ года № __
Формат А4 (210Х297)

Приложение 6
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Официальное наименование организации
Утверждаю
_________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
_______________
(подпись руководителя организации)
______________
(дата)
за ____________ год (-ы)
порядковый номер _________
По­ряд­ко­вый
№
Обо­зна­че­ние (ин­декс) до­ку­мен­та­ции (раз­ра­бот­ки)
На­име­но­ва­ние на­уч­но-тех­ни­че­ской до­ку­мен­та­ции (раз­ра­бот­ки)
Этап (ста­дия)
Год окон­ча­ния до­ку­мен­та­ции (раз­ра­бот­ки)
Ор­га­ни­за­ции, при­ни­мав­шие уча­стие в со­зда­нии до­ку­мен­та­ции (раз­ра­бот­ки)
Ко­ли­че­ство учет­ных еди­ниц
Обос­но­ва­ние от­бо­ра до­ку­мен­тов на го­су­дар­ствен­ное хра­не­ние
При­ме­ча­ние (срок пе­ре­да­чи на хра­не­ние в го­су­дар­ствен­ный ар­хив)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Всего в данный перечень включено
_______________ документаций (разработок) с № ________ по № ______________.
_____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного
(частного) архива)
Согласован
протоколом экспертно-проверочной
комиссии местного исполнительного органа
(государственного архива)
от __ ______ _______ года № ___
Согласован
протоколом центральной экспертной
комиссии (экспертной комиссии) организации
от __ _________ _________ года № ____
Формат А4 (210Х297)

Приложение 7
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма титульного листа
________________________________________________________________
(название государственного архива)1
________________________________________________________________
(название архивного фонда)
_______________________________
(место нахождения)
Архивный фонд №_______________________
Опись №_______________________
_______________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел,
документов_________________
_____________________________________________________
1 Заполняется в государственном архиве

Приложение 8
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Стеллаж № _____
Архивохранилище № _____
Шкаф №
Полка №
Архивный фонд №
Опись дел, документов №
Дела
с № __
по № ___
Примечание
1
2
3
4
5
6
1
2
3
4
5
6
Формат А6 (148Х105)

Приложение 9
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Наименование ведомственного (частного)
архива организации
Заказ на выдачу дел
в читальный зал и
работникам организации
_____ № _____
_________________
(место составления)
Разрешаю выдачу дел в читальный зал
и работникам организации
____________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
_____________________________________
(подпись руководителя организации)
______________
(дата)
Архивный фонд №
Опись дел, документов №
Единица хранения №
Заголовок единицы хранения
Расписка пользователя в получении
Расписка работника читального зала в приеме
1
2
3
4
5
6
Формат А5 (148х215)

Приложение 10
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Официальное наименование организации
(на государственном языке)
Официальное наименование организации
(на русском или ином языке)
________________________
(дата)
№ ____________
Место издания
(на государственном языке)
Место издания
(на русском или ином языке)
На основании ___________________________________________ выдаются следующие
единицы хранения из архивного фонда _____________________________
(номер, название архивного фонда)
для ____________________
(цель выдачи)
_______________________________________________________________________________.
Порядко-вый №
Опись дел, докумен-тов №
№ единицы хранения
Заголовок единицы хранения
Крайние даты
Количество листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
Всего выдается ____________________ единиц хранения, срок возвращения дел,
(цифрами и прописью)
документов ____________________________.
Условия временного пользования лицом, получающим дела, документы во временное пользование:

1) дела, документы, полученные во временное пользование должны быть в упорядоченном состоянии, подшитыми, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями;

2) дела, документы, полученные во временное пользование не предоставляются для использования посторонним лицам, не выдаются по ним копии, выписки и справки, не публикуются документы без разрешения организации, выдавшей дела;

3) дела, документы, полученные во временное пользование возвращаются в ведомственный (частный) архив организации в срок, указанный в акте.
Лицо, получающее дела, документы предупрежден об ответственности в случае уничтожения документов Национального архивного фонда в соответствии со статьей 509 Кодекса Республики Казахстан «Об административных правонарушениях» от 5 июля 2014 года.
______________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы,
подпись руководителя организации,
выдающего дела, документы)
______________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы,
подпись руководителя организации,
получающего дела, документы)
__________________________________________________________________________________.
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, выдавшего дела, документы
во временное пользование)
_____________________________
(дата выдачи дел, документов)
___________________________________________________________________________________.
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, получившего дела, документы
во временное пользование)
_____________________________
(дата принятия дел, документов)
Дела, документы возвращены в полном объеме, в упорядоченном состоянии,
подшитые и в обложках.
_______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, сдавшего дела, документы)
__________________________
(дата сдачи дел, документов)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, принявшего дела, документы)
___________________________
(дата принятия дел, документов)
Формат А4 (210Х297)

Приложение 11
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
По­ряд­ко­вый №
Да­та вы­да­чи
Ар­хив­ный фонд №
Опись дел, до­ку­мен­тов №
Еди­ни­ца хра­не­ния №
Ко­му вы­да­но
Рас­пис­ка в по­лу­че­нии
Да­та воз­вра­та
Рас­пис­ка в воз­вра­те
При­ме­ча­ние
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Итого в _____ году выдано из архивохранилища № ___________________________
(цифрами и прописью)
единиц хранения.
___________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую запись)
Формат А4 (210Х297)

Приложение 12
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Наименование организации
Архивный фонд № _____ Опись дел, документов № _______ Дело № _______
Название архивного фонда ___________________________________________________________
Заголовок дела _____________________________________________________________________
Дата использования
Кому выдано (фамилия, инициалы)
Характер использования (копирование, выписка, просмотр и другое)
Номера использованных листов
Подпись лица, использовавшего документ
1
2
3
4
5
Формат А4 (210Х297)

Приложение 13
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Карта-заместитель единицы хранения
Выдано
Номер архивного фонда
Номер описи дел, документов
Номер единицы хранения
Кому
Дата выдачи
Подпись
Дата возврата
Подпись
Формат А4 (210Х297)

Приложение 14
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
,
На­ли­чие до­ку­мен­тов
Но­ме­ра опи­сей
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния, чис­ля­щих­ся по опи­си
Вы­яв­ле­ны тех­ни­че­ские ошиб­ки
Чис­лит­ся по опи­си в ре­зуль­та­те устра­не­ния тех­ни­че­ских оши­бок
Но­ме­ра еди­ниц хра­не­ния, вы­дан­ных во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние
Не ока­за­лось в на­ли­чии
Име­ет­ся в на­ли­чии (опи­сан­ных)
Ли­тер­ные но­ме­ра, не от­ра­жен­ные в ито­го­вой за­пи­си
Про­пу­щен­ные но­ме­ра, не от­ра­жен­ные в ито­го­вой за­пи­си
Дру­гие, в ре­зуль­та­те че­го объ­ем
не учтен­ные
не пе­ре­чис­ле­ны, но учте­ны в объ­е­ме
не учтен­ные
не пе­ре­чис­ле­ны, но учте­ны в объ­е­ме
уве­ли­чил­ся на
умень­шил­ся на
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
продолжение таблицы
На­ли­чие до­ку­мен­тов
Со­сто­я­ние до­ку­мен­тов
Име­ют­ся не вклю­чен­ные в опи­си (вре­мен­ные шиф­ры неупо­ря­до­чен­ных еди­ни­цы хра­не­ния)
Но­ме­ра еди­ниц хра­не­ния, тре­бу­ю­щих:
Но­ме­ра еди­ниц хра­не­ния, неис­пра­ви­мо по­вре­жден­ных
При­ме­ча­ние
дез­ин­фек­ции
дезин­сек­ции
ре­став­ра­ции
пе­ре­пле­та или под­шив­ки
вос­ста­нов­ле­ния за­ту­ха­ю­щих тек­стов
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись
____________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (лиц),
проводившего (-ших) проверку дел, документов)
_________________________________________
(дата проведения проверки дел, документов)
Примечание: При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения

Приложение 15
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Официальное наименование организации
Утверждаю
_____________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы
руководителя организации)
_____________________________________
(подпись руководителя организации)
_____________________________________
(дата)
Место составления
Архивный фонд № _______________
Название архивного фонда ________________________________________________________.
Номера описей ____________________________________________________________.
Проверка проводилась с ___________________ по _____________________.
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям дел, документов ____________________________ дел, документов
(цифрами и прописью)
в том числе, по описям дел, документов утвержденным (согласованным) ___________________
(наименование местного
___________________________________________________________________________________
исполнительного органа (государственного архива)
_______________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ___________________________ дел, документов, в том числе,
(цифрами и прописью)
по описям дел, документов утвержденным (согласованным) ______________________________
(наименование местного
__________________________________________________________________________________
исполнительного органа (государственного архива)
_____________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
1) не учтены в итоговых записях описей ________________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
2) не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _______________________ дел,
(цифрами и прописью)
документов.
4. Пропущено номеров:
1) не учтены в итоговых записях описей ________________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
2) не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ______________________ дел,
(цифрами и прописью)
документов;
5. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам,
_________________________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному архивному фонду (включенных в описи)
_______________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи дел _______________________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному архивному фонду (включенных и не включенных в описи дел)
имеется в наличии __________________________________________дел, документов, из них:
(цифрами и прописью)
1) требующих дезинфекции _____________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
2) требующих дезинсекции _____________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
3) требующих реставрации _____________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
4) требующих переплета и подшивки ____________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
5) требующих восстановления затухающих текстов _____________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
6) неисправимо поврежденных _________________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
7) требующих техническое упорядочение __________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
8) выдано во временное пользование _________________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения дел, документов, основные
отрицательные явления в состоянии и условиях хранения дел, документов
__________________ _______________________________________________________________
__________________________________________________________________________________.
__________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника (-ов) ведомственного
(частного) архива организации, проводившего (-их) проверку)
Приложение: листы проверки наличия и состояния дел на ____ листах, в ____ экземпляре
на государственном и русском языках.
_________________________
(дата составления акта)
Формат А4 (210Х297)

Приложение 16
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Архивный фонд № ___________
В ______________________________________________
(название архивохранилища)
_________________________________________________
(название архивного фонда)
____________________________________
(дата необнаружения документа)
Номер описи дел, документов
Номер единицы хранения
Заголовок единицы хранения
Крайние даты
Количество листов (время звучания, метраж)
Отметка о ходе розыска
Результат розыска
Формат А6 (148 х 105)

Приложение 17
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
По­ряд­ко­вый но­мер
Да­та по­ступ­ле­ния или вы­бы­тия до­ку­мен­та
На­име­но­ва­ние ор­га­ни­за­ции (струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния, долж­ност­но­го ли­ца, ар­хи­ва), от ко­то­рой по­сту­пи­ли или вы­бы­ли до­ку­мен­ты
На­име­но­ва­ние, но­мер и да­та до­ку­мен­та, по ко­то­ро­му по­сту­пи­ли или вы­бы­ли до­ку­мен­ты
На­зва­ние и но­мер ар­хив­но­го фон­да, опи­си по­сту­пив­ших или вы­быв­ших до­ку­мен­тов
Край­ние да­ты по­сту­пив­ших или вы­быв­ших до­ку­мен­тов
1
2
3
4
5
6
продолжение таблицы
По­ступ­ле­ние опи­сан­ных до­ку­мен­тов
Вы­бы­тие опи­сан­ных до­ку­мен­тов
Неопи­сан­ных дел, до­ку­мен­тов, ли­стов
При­ме­ча­ние
Ко­ли­че­ство дел
Ко­ли­че­ство дел
по­сто­ян­но­го хра­не­ния
вре­мен­но­го (свы­ше 10 лет)
по лич­но­му со­ста­ву
по­сто­ян­но­го хра­не­ния
вре­мен­но­го (свы­ше 10 лет)
по лич­но­му со­ста­ву
по­сту­пи­ло
вы­бы­ло
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Итого в ________ году поступило _______________________ единиц хранения, в том числе:
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________
(показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 настоящей книги);
выбыло ________________________ единиц учета (документов, листов), в том числе:
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________
(показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14 настоящей книги).
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую
годовую запись)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного
(частного) архива)
_______________________
(дата заполнения)
Формат А3 (297 х 420)

Приложение 18
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Архивный фонд № _____ Опись дел, документов № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (-ов), в том числе:
литерные номера лист (-ов) ______________________________;
пропущенные номера лист (-ов) __________________________;
пронумерованные чистые лист (-ов) _______________________;
лист (-ов) внутренней описи ____________________________.
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации
__________________________________________________
(разновидности документов и их количество)
Особенности формирования, оформления, физического
состояния и учета документов дела
Номера листов
1
2
1. Брошюры и другие печатные издания
2. Листовки
3. Вырезки из газет
4. Открытки
5. Конверты
6. Марки почтовые
7. Марки гербовые
8. Штемпели почтовые и другие
9. Специальные почтовые отметки
10. Сургучные, мастичные печати
11. Фотодокументы
12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация
13. Рисунки, гравюры, акварели
14. Автографы видных деятелей
15. Склеенные листы
16. Утрата части листов
17. Угасающий текст
____________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего
лист-заверитель дела)
______________________
(дата заполнения)
Формат А4 (210 х 297)
Примечание:

1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.

3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

2) печати и их оттиски;

3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

4) фотодокументы;

5) рисунки, гравюры и акварели;

6) крупноформатные документы;

7) склеенные листы, повреждения документов;

8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);

10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).

5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.

6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.

7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.

8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

9. Лист-заверитель не нумеруется.
Формат А4 (210Х297)

Приложение 19
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Кому представляется
_____________________________________________________________________
(официальное наименование и юридический адрес государственного архива)
Кем представляется
_____________________________________________________________________
(официальное наименование и юридический адрес организации, составляющей
паспорт архива организации)
___________________________________________________________________
(форма собственности организации, составляющей паспорт архива организации)
Для организации хранящей научно-техническую документацию заполняются следующие четыре разделы:

Раздел 1. Общие сведения
Порядковый номер
Показатели
Количество единиц хранения
всего
крайние даты
хранится сверх установленного (договорного) срока
начальная
конечная
1
2
3
4
5
6
Научно-исследовательская
Конструкторская
Технологическая
Проектная
Прочие виды
Всего

Раздел 2. Научно-техническая документация, отнесенная к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан
По­ряд­ко­вый но­мер
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство пе­реч­ней про­ек­тов, про­блем, на­уч­но-тех­ни­че­ская до­ку­мен­та­ция по ко­то­рым под­ле­жит пе­ре­да­че на го­су­дар­ствен­ное хра­не­ние
Край­ние да­ты
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния
вне­сен­ных
в опи­си дел, до­ку­мен­тов
край­ние да­ты
хра­нит­ся сверх уста­нов­лен­но­го (до­го­вор­но­го) сро­ка
на­чаль­ная
ко­неч­ная
на­чаль­ная
ко­неч­ная
1
2
3
4
5
6
7
8
9
На­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ская
Кон­струк­тор­ская
Тех­но­ло­ги­че­ская
Про­ект­ная
Про­чие ви­ды
Все­го

Раздел 3. Управленческая документация
По­ряд­ко­вый но­мер
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния
все­го
край­ние да­ты
из них вне­се­но в опи­си дел, до­ку­мен­тов, утвер­жден­ных (со­гла­со­ван­ных) экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на (го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва)
хра­нит­ся сверх уста­нов­лен­но­го (до­го­вор­но­го) сро­ка
на­чаль­ная
ко­неч­ная
все­го
край­ние да­ты
на­чаль­ная
ко­неч­ная
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
По­сто­ян­но­го хра­не­ния
2
По лич­но­му со­ста­ву

Раздел 4. Кадры
Порядковый номер
Виды архивов
Количество штатных работников
1
2
3
1
Научно-технической документации
2
Управленческой документации
Условия хранения документов:
архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);
отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);
стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);
шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);
сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);
охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);
читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);
Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).
Для организации хранящей электронные документы заполняются следующие два раздела:

Раздел 1. Сведения об электронных документах
По­ряд­ко­вый но­мер
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство спе­ци­фи­че­ских ин­фор­ма­ци­он­ных ре­сур­сов
Объ­ем за­пи­сан­ной ин­фор­ма­ции
Све­де­ния об элек­трон­ных до­ку­мен­тах
ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния элек­трон­ных до­ку­мен­тов
объ­ем за­пи­сан­ной ин­фор­ма­ции (Мбт)
край­ние да­ты
на­чаль­ная
ко­неч­ная
1
2
3
4
5
6
7
8

Раздел 2. Кадры
Порядковый номер
Виды архивов
Количество штатных работников
1
2
3
1
Электронные документы
Условия хранения документов:
архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);
отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);
стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);
шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);
сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);
охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);
читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);
Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).
Для организации хранящей аудиовизуальную документацию заполняются следующие пять разделов:

Раздел 1. Кинодокументы
По­ряд­ко­вый но­мер
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния
все­го
край­ние да­ты
из них вне­се­но в опи­си дел, до­ку­мен­тов, утвер­жден­ной (со­гла­со­ван­ной) экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на (го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва)
хра­нит­ся сверх уста­нов­лен­но­го (до­го­вор­но­го) сро­ка
на­чаль­ная
ко­неч­ная
все­го
край­ние да­ты
на­чаль­ная
ко­неч­ная
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
На 35-ти мил­ли­мет­ро­вой плен­ке
2
На 16-ти мил­ли­мет­ро­вой плен­ке

Раздел 2. Фотодокументы
По­ряд­ко­вый но­мер
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния
все­го
край­ние да­ты
из них вне­се­но в опи­си дел, до­ку­мен­тов, утвер­жден­ной (со­гла­со­ван­ной) экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на (го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва)
хра­нит­ся сверх уста­нов­лен­но­го (до­го­вор­но­го) сро­ка
на­чаль­ная
ко­неч­ная
все­го
край­ние да­ты
на­чаль­ная
ко­неч­ная
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
Нега­ти­вы
чер­но-бе­лые
цвет­ные
2
По­зи­ти­вы на плен­ке, диа­по­зи­ти­вы (слай­ды)
чер­но-бе­лые
цвет­ные
3
Фо­то­от­пе­чат­ки
4
Фо­то­аль­бо­мы
ко­ли­че­ство аль­бо­мов
ко­ли­че­ство сним­ков

Раздел 3. Фонодокументы
По­ряд­ко­вый
но­мер
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния
все­го
край­ние да­ты
из них вне­се­но в опи­си дел, до­ку­мен­тов, утвер­жден­ной (со­гла­со­ван­ной) экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на (го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва)
хра­нит­ся сверх уста­нов­лен­но­го (до­го­вор­но­го) сро­ка
на­чаль­ная
ко­неч­ная
все­го
край­ние да­ты
на­чаль­ная
ко­неч­ная
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
Маг­нит­ные за­пи­си
2
Грам­мо­фон­ные за­пи­си
3
За­пи­си на дру­гих но­си­те­лях

Раздел 4. Видеодокументы
По­ряд­ко­вый но­мер
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния
все­го
край­ние да­ты
из них вне­се­но в опи­си дел, до­ку­мен­тов, утвер­жден­ной (со­гла­со­ван­ной) экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на (го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва)
хра­нит­ся сверх уста­нов­лен­но­го (до­го­вор­но­го) сро­ка
на­чаль­ная
ко­неч­ная
все­го
край­ние да­ты
на­чаль­ная
ко­неч­ная
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Раздел 5. Кадры
Порядковый номер
Виды архивов
Количество штатных работников
1
2
3
1
Фильмотеки
2
Фототеки
3
Фонотеки
4
Видеотеки
Условия хранения документов:
архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);
отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);
стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);
шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);
сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);
охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);
читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);
Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).
Хранящего управленческую документацию заполняются следующие три раздела:

Раздел 1. Общие сведения
Порядковый номер
Количество архивных фондов
Площадь архивохранилищ в квадратных метрах
Загруженность архивохранилищ в процентах
1
2
3
4

Раздел 2. Сведения о документах
По­ряд­ко­вый но­мер
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния
все­го
край­ние да­ты
из них вне­се­но в опи­си, утвер­жден­ные (со­гла­со­ван­ные) экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на (го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва)
хра­нит­ся сверх уста­нов­лен­но­го (до­го­вор­но­го) сро­ка
об­ра­зу­ет­ся в год дел, до­ку­мен­тов
на­чаль­ная
ко­неч­ная
все­го
край­ние да­ты
на­чаль­ная
ко­неч­ная
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
По­сто­ян­но­го хра­не­ния
2
По лич­но­му со­ста­ву

Раздел 3. Кадры
Порядковый номер
Количество штатных работников
Условия хранения документов:
архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);
отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);
стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);
шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);
сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);
охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);
читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);
Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).
___________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя организации,
составляющей паспорт архива организации)
___________________________________________
(дата заполнения паспорта архива организации)
_____________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись, номер телефона лица,
заполнившего паспорт архива организации)
Формат А3 (297х420)

Приложение 20
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Ин­вен­тар­ный но­мер еди­ни­цы уче­та
Да­та со­зда­ния еди­ни­цы уче­та
Обо­зна­че­ние еди­ни­цы уче­та
Ко­ли­че­ство ли­стов
Фор­мат
На­име­но­ва­ние еди­ни­цы уче­та
Кем вы­пу­щен
Под­пись о при­ем­ке до­ку­мен­тов
При­ме­ча­ние
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Итого в ________ году поступило ________________________ единиц учета.
(цифрами и прописью)
___________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую
годовую запись)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного
(частного) архива организации)
________________
(дата составления)
Формат А3 (297Х420)

Приложение 21
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Номер комплекса
Номер объекта
Шифр объекта
Наименование комплекса
Наименование объекта
Стадия проекта
Год разработки
Отдел-разработчик
Главный инженер проекта
Технологическая организация
Примечание
Дата
Инвентарный номер
Марка и номера листов
Количество листов
Место хранения
1
2
3
4
5
Формат А5 (148Х210)

Приложение 22
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
По­ряд­ко-вый №
Обо­зна­че­ние
Да­та по­ступ­ле­ния
Этап
На­име­но­ва­ние и но­мер те­мы
Но­мер ре­ги­стра­ции
Раз­ра­бот­чик
Ру­ко­во­ди­тель (от­вет­ствен­ный ис­пол­ни­тель)
Ко­ли­че­ство ли­стов
Ко­ли­че­ство и но­мер эк­зем­пля­ра
От­мет­ка о вы­бы­тии
При­ме­ча­ние
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Итого в ________ году поступило _______________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
выбыло ________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую
годовую запись)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного
(частного) архива организации)
________________
(дата составления)
Формат А3 (297Х420)

Приложение 23
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
По­ряд­ко­вый но­мер
Да­та по­ступ­ле­ния за­яв­ле­ния
Вхо­дя­щий но­мер за­яв­ле­ния
Но­мер па­тен­та
Стра­на
На­зва­ние изоб­ре­те­ния
Ав­то­ры
За­яви­тель
Па­тент­ный по­ве­рен­ный
Ад­рес, но­мер те­ле­фо­на, факс
Экс­перт
Сум­ма, опла­чен­ной по­шли­ны, да­та и но­мер пла­теж­но­го до­ку­мен­та
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Формат А4 (210Х297)

Приложение 24
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
Наименование организации, от которой поступили документы
Заголовок единицы учета
Номер единицы хранения
Отметка о наличии копий документов на электронных носителях информации
Дата поступления
Формат
Вид носителя
Объем в Мбайт
Количество записей для базы данных
Дата создания
Срок хранения
Место хранения
Примечания
Подпись лица, внесшего запись
Вид работы (перезапись, миграция)
Номер акта перезаписи и миграции
Дата
Новый формат
Объем в Мбайт
Вид носителя
Номера единиц хранения
Подпись лица, внесшего запись
Формат А5 (148Х210)

Приложение 25
к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года
№ 343
Форма
___________№__________
Адресат
на № ________ от _______
Основание:
______________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя архива)
___________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, исполнившего архивную справку)
Печать архива
Формат А4 (210Х297)