Об утверждении Инструкции по организации электронного документооборота от 26.03.2004 г. № 77 (Электронды құжат айналысын ұйымдастыру жөніндегі Нұсқаулықты бекіту туралы)

Об утвержденин Инструкции по органнзации электронного документооборота
В целях совершенствования и обучения кадров работе в электронно-вычислительной сети, во исполнение Закона Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 7 января
2003 года, в соответствии со ст. 27 Закона Республики Казахстан «О
местном государственном управлении в Республики Казахстан» от 23
января 2001 года акимат Актюбинской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации
электронного документооборота.

2. Руководителям государственных учреждений, финансируемых из
местного бюджета принять необходимые меры по внедрению в
эксплуатацию системы электронного документооборота и определить
ответственных за ведение электронного делопроизводства.

3. Контроль за исполнением постановления возложить на
руководителя ГУ «Аппарат акима Актюбинской области» Игалиева М. Н.

УТВЕРЖДЕНА
Постановлением акима области
от 26.03.2004 года № 77
ИНСТРУКЦИЯ по организации электронного документооборота

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет порядок организации электронно-
го документооборота с использованием системы автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов, основанного на ««Lotus Notes».

2. Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Казах-
стан от 7 января 2003 года № 370, с Инструкцией по делопроизводству, ут-
вержденной постановлением акима области, ГОСТом Республики Казахстан
1042-2001 «Требования к оформлению документов».

3. Требования Инструкции распространяются на работу с организационно-распорядительной документацией, кроме документов ограниченного распространения, организация работы с которыми определяется специальными инструктивными документами. На работу с документами, относящимися к другим специальным системам документации (кадровым, кроме приказов, расчетным, финансовым, бухгалтерским документам), требования Инструкции не распространяются. Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальной Инструкцией.

4. Автоматизация работы с документами направлена на сокращение трудозатрат при создании документов, их обработке, передаче и использовании, совершенствование контроля исполнения, повышение оперативности исполнения контрольных документов, повышение качества информационно-аналитической работы с документами, а также на создание корпоративного архива электронных документов с учетом требований действующего законодательства и иных нормативных документов.

5. В автоматизированной системе делопроизводства соблюдается принцип однократности регистрации документов, как входящих, так и исходящих, непрерывности документопотока от ввода документа в систему до помещения его в дело.

6. Ведение делопроизводства, оформление документадии в аппарате
акима области осуществляется на государственном и русском языках.

7. Ответственность за организацию делопроизводства с использованием
системы ««Lotus Notes» и соблюдение требований Инструкции возлагается на
руководителей государственных учреждений, финансируемых из средств ме-
стного бюджета.

8. Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием
делопроизводства и "архивного дела с использованием системы ««Lotus Notes»
осуществляет отдел информационных технологий ГУ «Аппарат акима области». Указания по вопросам ведения делопроизводства с использованием системы «Lotus Notes» строго обязательны для исполнения. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделений несет персональную ответственность за прохождение документов, своевременное исполнение контрольных документов, надлежащее хранение, полноту, правильность оформления.

9. Ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции и
иных нормативных документов по организации делопроизводства, контроль
за своевременным исполнением документов, за правильность и своевременность помещения документов в электронном виде в архив системы, сохранность документов в архиве, правильность работы с архивом и доступ к архиву возлагается на руководителей государственных учреждений, финансируемых из средств местного бюджета. В государственных учреждениях, финансируемых из средств местного бюджета, назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства.

2. Прием и регистрация входящей корреспонденции

10. Прием и первоначальная обработка централизованно поступающей
корреспонденции производится в соответствующей картотеке «Входящая
корреспонденция», где документу присваивается регистрационный номер.
Если документ поступил в структурное подразделение минуя канцелярию
отдела документационного обеспечения, то специалист, ответственный за
делопроизводство, заводит «РКК» - Регистрационно-Контрольная Карточку,
после этого документ должен быть передан в канцелярию для сканирования
и хранения.

11. Специалист канцелярии вводит в картотеку учета по установленной
форме основные реквизиты входящего документа: регистрационный номер
и дата поступления (вводятся автоматически), наименование корреспондента
(при необходимости, вводятся дополнительные данные, уточняющие заданные в справочнике общие характеристики), вид документа, количество листов, исходящий регистрационный номер и дата, краткое содержание, первого
исполнителя (наименование подразделения или фамилия), контрольный срок
исполнения.

12. После внесения основных реквизитов документ передается для сканирования и распознавания. Одновременно вносятся отмстки об уровне доступа, о месте хранения оригинала документа (наименование подразделения).
Необходимость сканирования документа объемом более 10 листов определяется заведующим отдела документационного обеспечения.
Процедура ввода отсканированного докуменга в электронный текстовый формат подтверждается электронной подписью работника.
Отсканированный документ сразу же заносится в архив.

13. Факсы поступают в электронном виде и проходят соответствующую
рсгистрацию по месту поступления с занесением в карточку канцелярии согласно п. 12.

14. Отсканированный материал, факс или другой документ, поступивший в электронном виде, прикрепляется к карточке задания и направляется руководству области на резолюцию. После этого документ становится доступен адресату, либо ответственным за делопроизводство в соответствующем
структурном подразделении (установленные на рабочих местах программы
сигнализируют о поступлении документа в соответствующем модуле).

15. Первый получатель (или исполнитель) видит электронный документ
и приступает к его исполнению. Можно исполнить данное задание, предварительно указав документ - основание по исполнению задания или перепоручить исполнение документа другому исполнителю. Поручения и резолюции в БД видят только авторы этих карточек, исполнители, а также специалисты канцелярии, осуществляющие контроль за исполнением документа. Авторы видят весь последующий маршрут документа (всю иерархию поручений по данному документу) вниз, а исполнители не видят верхней иерархии.

3. Порядок подготовки документов

16. Документ готовится исполнителем с помощью средств компьютерной обработки информации в соответствии с требованиями действующих
Правил работы с документами. Исполнителем определяется круг лиц, которым направляется проект документа на согласование («визирование») и редактирование («рецензирование»).

17. В обязательном порядке отредактированный вариант посылается исполнителем на согласование с вышестоящим руководством. При согласовании доработанной версии (с учетом замечаний и предложений) документ помечается электронной подписью визирующего руководителя.

18. Согласованный проект документа с соответствующими электронными подписями распечатывается и направляется на подписание руководства
области.

19. Распорядительные документы после подписания руководством направляются в канцелярию, где регистрируются в соответствующих журналах
и рассылаются в электронном формате органам-исполнителям.

4. Порядок прохождения исходящих документов

20. Исходящие документы после подписапия передаются в канцелярию
на регистрацию и отправку с обязательным заполнением листа рассылки (реестр). Регистрационный номер и дата отправления заносится также и в электронный документ и отправляется в архив.

21. Документы, направляемые органам-исполнителям, после прохождения соответствующей регистрации, могут быть отправлены в электронном виде без распечатывания на бумажные носители.

5. Контроль исполнения документов

22. Контроль исполнения документов осуществляется руководителями
государственных учреждений, финансируемых из средств местного бюджета.

23. Сроки исполнения документов установлены действующей Инструкцией по делопроизводству и другими нормативно-распорядительными актами и применяются также для электронного документооборота.

24. Сроки исполнения исчисляются со дня регистрации входящего документа в канцелярии.

25. При одновременном направлении документа по резолюции руководства области на исполнение нескольким органам-исполнителям, ответственность за своевременное исполнение возлагается на руководителя органа,
указанного первым в резолюции.

26. По резолюции непосредственного руководителя, документ автоматически переправляется исполнителям, что фиксируется в модуле «Контроль и Мониторинг». Система предусматривает механизм передачи исполнения документа другим работникам (перепоручение) и контролирует дальнейшее исполнение документа.

27. Исполнители по мере исполнения документа обязаны заносить в соответствующие карточки текущий ход работы над документом. При этом руководитель или работник, осуществляющий контроль за исполнением, получает полную картину всех этапов работы над документом, в том числе его
пометок и выполнения тех или иных пунктов конкретным исполнителем.

28. После того как поручение помечено как исполненное, оно автоматически снимается с контроля вместе со всеми другими соответствующими поручениями по данному документу, если над данным документом ранее не
был установлен флаг «Не закрывать без личной отметки».

29. Ответственные по контролю за исполнением документов могут получать полную статистику по всем исполненным или не исполненным документам, распечатывать отчеты и направлять напоминания, если исполнение
документа не укладывается в сроки. Если документ был передан не по назначению, то получивший его может просто перенаправить его нужному исполнителю, не закрывая его. Существует два способа передачи документа на исполнение, а именно, с установкой личного контроля за документом или полная передача. В первом случае автор поручения (или резолюции) устанавливает знак контроля (например, «Не закрывать поручение без личной отметки»), тем самым, запрещая закрытие документа после исполнения без личной отметки. Во втором случае закрытие документа, выполненное исполнителем, произойдет автоматически, без участия автора поручения. Например, если все авторы не ставили личный контроль на документе, то исполнение документа любым работникам приведет к закрытию поручений по этому документу у всех исполнителей автоматически.

30. Имеется возможность направлять поручение сразу нескольким исполнителям. Главным за исполнением такого поручения служит первый в
списке исполнителей и только он может исполнить поручение по документу.
В случае если автору поручения необходимо увидеть или распределить работу по нескольким исполнителям, он может указать это путем установки соответствующего условия и тогда одно поручение на нескольких исполнителей
автоматически распадется в несколько независимых поручений по числу исполнителей. Автор может поместить в личный календарь напоминание о
данном поручении, и система автоматически предупредит его за день до истечения срока исполнения.

31. В карточке задания также имеется возможность установить контроль
за пунктами нормативно-правового документа, назначая исполнителя каждого пункта и устанавливая отдельный контроль за каждым пунктом.
При закрытии поручения исполнитель обязан указать подписанный руководителем электронный документ-основание, позволяющий считать документ исполненным и/или перечислить проведенные работы, позволяющие
считать поручение исполненным. Примерами таких документов могут служить ответы на Входящую Корреспонденцию - исходящие документы, документы представляющие собой письменные отчеты или иные материалы, проекты приказов, распоряжений и т.д., которые обязаны быть расположены в
Библиотеке Рабочих Документов исполнителя или других БД электронного
документооборота.

6. Архивирование документов

32. Входящая корреспонденция после процесса сканирования, распознавания и регистрации размещается в архиве разбивкой по подразделениям.
Исходящая корреспонденция, направляемая в органы государственного
управления, сторонние организации и филиалы, сохраняется в соответствующих папках архива общего или ограниченного пользования по номенклатуре дел с разбивкой по подразделениям и рабочих базах каждого подразделения.

33. Выдача архивных материалов для пользования в производственных
целях производится путем расширения уровня доступа к заданным документам.

34. Прослеживание наполнения архивных библиотек и своевременное открытие новых архивных баз производится работниками, ответственными
за делопроизводство и системными администраторами, в частностп при переходе на новый календарный год.

35. Перенос архивов в резервные накопители производится по регламенту не реже одного раза в неделю. Восстановление архивов, при необходимости, осуществляется системными администраторами.

36. Составленне номенклатуры дел на основании представленных подразделениями перечней документов возлагается на канцелярию, при заполнении номенклатуры необходимо точно придерживаться заданного формата.

37. Контроль за соблюдением иерархии, а также за соответствием номеров и индексов архивов подразделений утвержденной номенклатуре проводится специалистом канцелярии.