Об утверждении Инструкции по организации электронного документооборота Қолданыста

Электронды құжат айналысын ұйымдастыру жөніндегі Нұсқаулықты бекіту туралы «Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік басқару туралы» Қазақстан Республикасының 2001 жылғы 23 қаңтардағы Заңына сәйкес «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7 қаңтардағы Заңын іске асыру, кадрлардың электрондық есептеу желісінде жұмыс істеуін жетілдіру және оқыту мақсатында Ақтөбе облысының әкімияты ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

1. Қоса беріліп отырған электронды құжат айналысын ұйымдастыру жөніндегі Нұсқаулық бекітілсін.

2. Жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын мемлекеттік мекемелердің басшылары электронды құжат айналысын пайдалануға енгізу жөнінде тиісті шаралар қолданеын және электронды ісжүргізуді енгізу үшін жауаптыларды бекітеін.

3. Қаулының орындалуын бақылау облыс Әкімінің аппараты» ММ басшысы М. Н. Иғалиевке жүктелсін.

Облыс Әкімінің 2003 жылғы № 77 қаулысымен бекітілген Электронды құжат айналысын ұйымдастыру жөніндегі Нұсқаулық

1. Жалпы ережелер

1. Осы Нұсқаулық іс жүргізуді автоматтандыру жүйесін және облыс Әкімінің аппаратында «Lotus Notesқа» негізделген электронды құжаттардың мұрағатын жүргізуді пайдалана отырып электронды құжат айналысын ұйымдастырудың тәртібін белгілейді.

2. Нұсқаулық Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7 қаңтардағы № 370 Заңына, Ақтөбе облысы Әкімінің алпаратында іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулыққа, «Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» жөніндегі Қазақстан Республикасының 1042-2001 Меметандартына сәйкес әзірленді.

3. Нұсқаулықтың талаптары оларды үйымдастыру арнайы нұсқаулық құжаттармен анықталатын таралымы шектеулі құжаттардан басқа ұйымдастырушы-реттеуші құжаттарға таралады. Құжаттаманың өзге арнайы жүйелеріне жататын құжаттардың (бұйрықтардан басқа кадрлық, есептеу, қаржы, бухғалтерлік құжаттарға) жұмысына Нұсқаулық талаптарының қатысы жоқ. Құпия іс жүргізу тәртібі арнайы Нұсқаулыкпен белгіленеді.

4. Құжаттармен жұмысты автоматтандыру құжаттарды әзірлеу, оларды өңдеу, беру және пайдалану кезіндегі еңбек шығындарын қысқартуға, бақылауға алынған құжаттардың атқарылуын бақылауды жетілдіруге, атқарылуының оралымдығын арттыруға, құжаттармен жұмыс кезіндегі ақпараттық-талдау жұмыстарының сапасын жоғарылатуға, сондай-ақ қолданыстағы заңнама мен электронды құжаттардың корпоротивті мұрағатын өзге нормативтік құжаттардың талаптарын ескере отырып құруға бағытталған.

5. Іс жүргізудің автоматтандырылған жүйесінде кіріс, шығыс құжаттарын тіркеудің бірмәртелік, жүйеге құжатты енгізуден бастап оны іске орналастырғанға дейінгі құжат ағымының үздіксіздік қағидаты сақталады.

6. Облыс Әкімінің аппаратында іс жүргізу, құжаттарды ресімдеу мемлекеттік және орыс тілдерінде жүзеге асырылады.

7. ««Lotus Notes» жүйесін пайдалану арқылы іс жүргізуді ұйымдастыру және облыс Әкімінің аппаратында Нұсқаулықтың талаптарын сақғау жауапкершілігі құрылымдық бөлімшелердің басшыларына, облыс Әкімі орынбасарларының көмекшілері – бас мамандарға жүктеледі.

8. Облыс Әкімініц аппаратында ұйымдастыру-әдістемелік басшылық жасау және ««Lotus Notes» жүйесін пайдалану арқылы іс жүргізу мен мұрағат ісінің жай-күйін бақылауды облыс Әкімі аппаратының ақпараттық техпологиялар бөлімі жузеге асырады. ««Lotus Notes» жүйесін пайдалану арқылы іс жургізу мәселелері жөнінде берілген нұсқауларды аппарат қызмегкерлері орындауға міндетті. құрылымдық бөлімшеде іс жүргізуге жауапты қызметкер құжаттардыц өтуіне, бақылауға алынған құжатғардың мерзімінде атқарылуына, тиісті дәрежеде сақталуына толыктығына, дұрыс ресімделуіне жеке дара жауап береді.

9. Осы Нұқсаулықтың және іс жүргізуді ұйымдастыру жөніндегі өзге нормативтік құжаттардың талаптарын орындаудың, құжатғарды дер кезінде атқарылуының электронды түрдегі құжаттарды жүйенің архивіне орналастырылуының дұрыстығы мен мерзімінде орындалуының, архивтегі құжаттардың сақтығының, архивпен дұрыс жұмыс істеудің және архивке қатынау жауапкершілігі жергілікті бюджеттің каржысынан қаржыландырылатын мемлекеттік мекемелердің басшыларына жүктеледі. Құрылымдық бөлімшелерде іс жүргізуге жауапты қызметкер тағайындалады.

2. Кіріс құжаттарын қабылдап алу және тіркеу

10. Орталықтандырылған түрде келіп түсіп жатқан хат-хабарларды қабылдап алу және алғашқы өңдеу облыс Әкімі аппаратының құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміндегі тиісті «Кіріс хат-хабарлары» картотекасында жүргізіледі, онда құжатқа тіркеу нөмірі беріледі, сөйтіп, облыс Әкіміне, оның орынбасарларына, аппарат басшысына (бұдан әрі - облыс басшылығы) келіп түскен хат-хабарларға бірегей нөмір беру қамтамасыз етіледі. Егер құжат құрылымдық бөлімшеге құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің кеңсесінен аттап өтіп түскен жағдайда, іс жүргізуге жауапты маман «ЕБК» - Есепке алу Бақылау Карточкасын ашады. Бұдан кейін құжат кеңсеге сканерден өткізу және сақтау үшін берілуге тиіс.

11. Кеңсе маманы кіріс құжатының негізгі деректемелерін белгіленген үлгіде: тіркеу нөмірі мен келіп түскен күнін (автоматты түрде түсіріледі), хат алмасушының атауын (қажет болған жағдайда анықтамалықтағы жалпы сипаттаманы нақтылай түсетін қосымша мәліметтер енгізіледі), құжаттың түрін, парақтар санын, шығыс тіркеу нөмірі мен күнін, бірінші орындаушының қысқаша мазмұнын (бөлімшенің атауы мен аты-жөні), бақылауға алынған атқарылу мерзімін есепке алу картотекасына түсіреді.

12. Негізгі деректемелерді түсіргеннен кейін құжат сканерден өткізу және айырып тану үшін беріледі. Мұнымен қатар қатынау деңгейі, құжат түпнұсқасын сақтайтын орын (бөлімшенің атауы) туралы белгілер соғылады. 10 беттен асатын көлемдегі құжатты сканерден өткізу қажеттілігін құжаттамалық қамтамасыз ету болімініц меңгерушісі шешеді. Сканерден өткізілген құжатты электрондық мәтіндік пішімге енгізу жон-жосығы қызметкердің электронды қолымен расталады. Сканерден өткізілген құжат сол бойда архивке енгізіледі.

13. Факстер электронды түрде түседі және 12 тармаққа сәйкес кеңсенің картотекасына енгізіле отырып түскен жерінде тиісті тіркеуден өтеді.

14. Сканерден өткізілген материал, электронды түрде түскен факс немесе бас құжат тапсырманың карточкасына тіркеледі де облыстың басшылығына бұрыштама қою үшін жіберіледі. Осыдан кейін құжат хат алушыға, немесе тиісті құрылымдық бөлімшеде іс жүргізуге жауапты қызметкерлерге (жұмыс орындарында қондырылған бағдарламалар тиісті модульде құжаттың түскендігі жөнінде сигнал береді) қолжетімді болады.

15. Бірінші болып қабылдап алушы (немесе орындаушы) электронды кұжатты көреді де оны орындауға кіріседі. Осы тапсырманы құжатты тапсырманы атқару жөніндегі негіздемені алдын ала көрсетіп атқаруға немесе құжатты атқаруды басқа орындаушыға қайта жүктеуге болады. ДҚ тапсырмалар мен бұрыштамаларды осы карточканың авторлары, орындаушылар, сондай-ақ құжаттың атқарылуын бақылап отыратын кеңсе мамандары ғана көреді. Авторлар құжаттың алдағы маршрутын (осы құжат бойынша тапсырмалардың барлық бағыныстылығын) төмен қарай, ал орындаушылар жоғары қарай бағыныстылығын көрмейді.

3. Құжаттарды әзірлеу тәртібі

16. Құжаттармен жұмыс істеудің қолданыстағы Ережелерінің талаптарына сәйкес орындаушы құжатты ақпараттарды компьютермен өңдеу құралдарының көмегімен әзірлейді. Ол құжат жобасының келісуге («бұрыштама қоюға») және редакциялауға («пікірсарапқа») жолданатын қызметкерлерді анықтайды.

17. Орындаушы редакцияланған нұсқаны міндетті түрде басшылықпен келісу үшін жібереді. Пысықталған нұсқаға келісу кезінде (ескертулер мен ұсыныстарды ескере отырып) құжат бұрыштама қоятын басшының электронды қолымен белгіленеді.

18. Құжаттың келісілген жобасы тиісті электронды қолдармен басылады және облыс басшылығының қол қоюы үшін жолданады.

19. Басшылық қол қойғаннан кейін облыс Әкімі аппаратының реттеуші құжаттары кеңсеге жіберіледі, онда тиісті журналдарда тіркеледі де электронды пішімде орындаушыларға жолданады.

4. Шығыс құжаттарының өту тәртібі

20. Қол койылғаннан кейін шығыс құжаттары кеңсеге тіркеу және тарату (тізілім) парағын міндетті түрде толтыра отырып беріледі. Тіркеу нөмірі мен жіберілетін күні сондай-ак электронды құжатка енгізіледі архивке жолданады.

21. Орындаушы органдарға жіберілетін құжаттар тиісті тіркеуден өткізілгеннен кейін қағаз тасушыларда басылмастан электронды түрінде жіберуі мүмкін.

5. Құжаттардың атқарылуын бақылау

22. Жергілікті бюджеттің қаржысынан қаржыландырылатын мемлекеттік мекемелердің басшылары құжаттардың орындалуын бақылауды жүзеге асырады.

23. Құжаттарды орындау мерзімі Ақтөбе облысы Әкімінің аппаратында іс жүргізу жөнінде қолданылып жүрген Нұсқаулықта және басқа да нормативтік-реттеуші актілерде белгіленген және олар электронды құжат айналысында да қолданылады.

24. Орындау мерзімі кеңседе кіріс құжатын тіркеуге алған күннен бастап есептеледі.

25. Құжатты облыс басшылығының бұрыштамасы бойынша бір кезде бірнеше орындаушы органға жөнелткен кезде, дер кезінде орындау жауапкершілігі бүрыштамада бірінші болып көрсетілген органның басшысына жүктеледі.

26. Құжат тікелей басшының бұрыштамасы бойынша орындаушыларға өзгертіледі, ол «Бақылау және Мониторинг» модулінде бекітіледі. Құжаттың орындалуын басқа қызметкерге беру (қайта жүктеу) тетігі жүйеде қарастырылған және ол құжаттың одан әрі орындалуын бақылайды.

27. Орындаушылар құжаттың орындалуына қарай құжатпен жұмыстың ағымдағы барысын тиісті карточкаларға енгізуге міндетті. Бұған қоса, оның орындалуын бақылауды жүзеге асырушы басшы немесе қызметкер құжатпен жұмыстың барлық кезеңіндегі көрініс, соның ішінде оны қайта белгілеу және нақты орындаушының қандай да болмасын тармақтарын орындауы туралы толық хабардар болады.

28. Тапсырмаға орындалды деп белгі соғылған кейін, егер осы құжат жанына бұрын «Жеке белгі соғылмастан бұрын жабылмасын» жалаушысы орнатылмаған болса, осы құжат ол бойынша берілген тиісті барлық тапсырмалармен бірге бақылаудан алынады.

29. Құжаттардың орындалуы үшін жауаптылар орындалған және орындалмаған барлық құжаттар бойынша толық статистика, есептердің басылмасын ала алады және егер құжатты орындау мерзіміне үлгермей жатеа ескерту жібере алады. Егер құжат тиісті жеріне жіберілмесе, онда оны алған қызметкер оны жаастан тиісті орындаушына қайта жібере алады. Құжатты орындаушыға жөнелтудің екі тәсілі бар: атап айтқанда, құжатқа жеке бақылау орнату арқылы немесе толық беру. Бірінші жағдайда тапсырма (немесе бұрыштама) авторы бақылау белгісін (мысалы, «Жеке белгі соқпастан бұрын тапсырманы жаппандар») орнатады, сөйтіп, орындағаннан кейіп жеке белгі соқпастан бұрын құжатты жабуға рұқсат бермейді. Екінші жағдайда орындаушы орындаған құжатты жабу тапсырма авторының қатысынсыз-ақ автоматты түрде жүзеге асырылады. Мысалы, егер барлық авторлар құжатка жеке бақылау белгісін (орнатпаған жағдайда құжатты кез-келген қызметкердің орындауы осы құжат бойынша тапсырмалардың автоматты түрде жабылуына әкеп соғады.

30. Тапсырмаларды бірден бірнеше орындаушыға жөнелтудің мүмкіндігі бар. Орындаушылардың тізімінде бірінші болып тұрған мұндай тапсырманың басты орындаушысы болып есептеледі және ол ғана құжат бойынша тапсырманы орындай алады. Егер тапсырма авторына жұмысты көру немесе бірнеше орындаушыға бөлу қажет болса, ол мұны тиісті шарт орнату жолымен көрсете алады. Сол кезде бірнеше орындаушыға берілген тапсырма орындаушылардың санына қарай автоматты түрде бірнеше тәуелсіз тапсырмаға бөлінеді. Автор жеке күнтізбесіне осы тапсырма туралы ескерту орната алады, сонда жүйе орындау мерзімі аяқталатын күннен бір күн бұрын ол жөнінде есіне салады.

31. Тапсырманың карточкасында сондай-ақ әрбір тармақтың орындаушысын тағайындай және әрбір тармаққа бөлек бақылау орната отырып нормативтік-құқықтық құжаттың әрбір тармағын бақылауға алу мүмкіндігі бар. Тапсырманы жабу кезінде орындаушы құжаттың орындалған деп есептеуге негіз болатын басшы қол қойған негіздеме – электронды құжатты көрсетуге және/немесе тапсырма орындалды деп есептеуге мүмкіндік беретін атқарылған жұмыстарды санамалап шығуға міндетті. Мұндай құжаттарға Кіріс құжаттарына жауаптар – Шығыс құжаттары, жазбаша есептерді құрайтын құжаттар немесе орындаушының Жұмыс Құжаттары Кітапханасында немесе электрондық құжат айналысының ДҚ міндетті түрде орналасуға тиісті бұйрықтардың, өкімдердің жобалары және т.б. өзге материалдар мысал бола алады.

6. Құжаттарды архивтендіру

32. Кіріс хат-хабарлары сканерден өткізу және айырып тану және тіркеу процесінен кейін бөлімшелер бойынша бөлініп архивте орналастырылады. Мемлекеттік басқару органдарына, тараптас ұйымдар мен филиалдарға жөнелтілетін шығыс құжаты архивтің жалпы және шектеулі пайдаланудағы тиісті қапшықтарында бөлімшелерге бөліне отырып іс номенклатурасы бойынша және әрбір бөлімшенің жұмыс базаларында сақталады.

33. Архив материалдарын өндірістік мақсатта пайдалануға беру қатынау деңгейін кеңейту жолымен жүргізіледі.

34. Архивтік кітапханалардың жинакталуын бақылап отыруды және жаңа архивтік базаларды аінуды іс жүргізуге жауапты қызметкерлер және жаңа күнтізбелік жылға ауысар кезде жүйелік әкімшілер жүргізеді.

35. Архивтерді резервтік жинақтауышқа көшіру регламент бойынша аптасына кемінде бір мәрте жүргізіледі. Қажет болған жағдайда архивтерді қалпына келтіруді жүйелік әкімшілер жүзеге асырады.

36. Бөлімшелердің берген құжаттар тізбелерінің негізінде іс номенклатурасын жасау кеңсеге жүктеледі, номенклатураны толықтыру кезінде берілген пішімді дәл сақтап отыру қажет.

37. Бағыныстылықты сақталуын, сондай-ак бөлімшелер архивтерінің нөмірлері мен индекстерінің бекітілген номенклатураға сәйкес келуін бақылауды кеңсе маманы жүзеге асырады.