В соответствии с пунктом 2 статьи 27 Закона Республики Казахстан от 23 января 2001 года № 148 «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», пунктом 4 статьи 9-1 Закона Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года № 107 «Об административных процедурах» акимат Северо-Казахстанской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

«СОГЛАСОВАНО»
Министр транспорта и коммуникаций
Республики Казахстан
А. Жумагалиев

постановлением акимата
Северо-Казахстанской области
от 15 июня 2012 года № 167
Регламент электронной государственной услуги «Выдача архивных справок»

1. Электронная государственная услуга оказывается ГУ «Управлением архивов и документаций Северо-Казахстанской области», а также государственными архивами Северо-Казахстанской области (адреса которых, указаны в приложении 8), на альтернативной основе через центры обслуживания населения (далее – Центр) и веб-портал «электронного правительства»: www.e.gov.kz (далее-портал).

5) процесс 3 – выбор потребителем услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение потребителем формы (ввод данных, прикрепление сканированных документов в зависимости от типа запрашиваемой архивной справки) с учетом ее структуры и форматных требований;

10) процесс 7 – формирование сотрудником МИО результата оказания электронной государственной услуги (архивная справка, в зависимости от типа запрашиваемой архивной справки), либо мотивированный отказ о выдаче архивной справки. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП сотрудника МИО и передается в личный кабинет на ПЭП.

9) процесс 7 – формирование сотрудником МИО результата оказания электронной государственной услуги (архивная справка, в зависимости от типа запрашиваемой архивной справки), либо мотивированный отказ о выдаче архивной справки. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП сотрудника МИО и передается в ИС ЦОН.

Сотрудник ЦОНа;
Сотрудник МИО;

4) наличие ЭЦП пользователя.
Приложение 1
к регламенту электронной государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Таблица 1. Описание действий посредством МИО
1) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1
№ действия (хода, потока работ)
1
2
3
4
2
Наименование СФЕ, ИС
МИО
ИС МИО
РШЭП (ШЭП)
ИС ЦОН
3
Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание
Проверка подлинности заявления и документов потребителя, ввод данных в ИС МИО
Авторизация сотрудника МИО в системе и заполнение формы запроса на оказания электронной государственной услуги
Маршрутизация уведомления
о смене
статуса
запроса
из ИС МИО
в ИС ЦОН
Присвоение номера заявлению.
Формирование уведомления
с указанием
текущего
статуса
4
Форма завершения (данные, документ, организационно-распорядительное решение)
Прием заявления и документов на получения услуги
Регистрация запроса с
присвоением номера
заявлению
Маршрутизация запроса
Отображение статуса «поступившие»
5
Сроки исполнения
Не более 15 минут
Не более 1 минуты
Не более 1 минуты
Не более 1 минуты
6
Номер следующего действия
2
3
4
5
2) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1
№ действия (хода, потока работ)
5
6
7
8
2
Наименование СФЕ, ИС
МИО
ИС МИО
РШЭП (ШЭП)
ИС ЦОН
3
Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание
Исполнение запроса. Поиск данных по архивной справке в имеющихся базах данных на бумажных и электронных носителях. Принятие решения
Формирование выходного документа
Маршрутизация уведомления о
смене
статуса запроса в
ИС ЦОН
Отображение статуса «в
работе»
4
Форма завершения (данные, документ, организационно-распорядительное
решение)
Формирование
справки,
либо мотивированного отказа
Формирование выходного документа в
системе
Маршрутизация
запроса
Отображение статуса «в
работе»
5
Сроки исполнения
От 15 до 30 календарных
дней (в
исключительных случаях до
6 мес.)
Не более 1 минуты
Не более 1 минуты
Не более 1 минуты
6
Номер следующего действия
6
7
8
9
3) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1
№ действия (хода, потока работ)
9
10
11
12
2
Наименование СФЕ, ИС
МИО
ИС МИО
ШЭП (РШЭП)
ИС ЦОН
3
Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание
Создание выходного документа
Подписание выходного документа ЭЦП сотрудника МИО.
Формирование уведомления
о смене
статуса
оказания
услуги в
ИС ЦОН
Маршрутизация уведомления о
смене статуса в
ИС ЦОН
Отображение уведомления
о завершении
оказания
услуги
4
Форма завершения (данные, документ, организационно-распорядительное решение)
Выдача сотрудником
МИО нарочно или посредством
отправки на электронную
почту потребителя
результата
электронной государственной услуги
Подписанный ЭЦП
сотрудника МИО
выходной
документ.
Отправка
уведомления о
смене статуса в
ИС ЦОН
Маршрутизация
Отображение статуса завершения
исполнения и
выдачи
выходного документа
5
Сроки исполнения
Не более минуты
Не более 1 минуты.
Не более 1 минуты
Не более 1 минуты
6
Номер следующего действия
10
11
12
-
Таблица 2. Описание действий посредством ЦОН
1) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1
№ дей­ствия (хо­да, по­то­ка ра­бот)
1
2
3
4
5
2
На­име­но­ва­ние
СФЕ, ИС
ЦОН
ИС ЦОН
РШЭП (ШЭП)
ИС МИО
МИО
3
На­име­но­ва­ние дей­ствия (про­цес­са, про­це­ду­ры, опе­ра­ции) и их опи­са­ние
Проверка подлинности заявления и документов
потребителя, ввод данных в
ИС ЦОН
Ав­то­ри­за­ция со­труд­ни­ка
ЦОН в
си­сте­ме
и за­пол­не­ние
фор­мы
за­про­са
на ока­за­ния
элек­трон­ной го­су­дар­ствен­ной услу­ги
Марш­ру­ти­за­ция
за­про­са
из ИС
ЦОН в
ИС МИО
При­сво­е­ние
но­ме­ра
за­яв­ле­нию,
от­прав­ка на
ис­пол­не­ние
Про­вер­ка
до­ку­мен­тов,
при­ня­тия
за­яв­ле­ния
в ра­бо­ту
4
Фор­ма за­вер­ше­ния (дан­ные, до­ку­мент, ор­га­ни­за­ци­он­но-рас­по­ря­ди­тель­ное
ре­ше­ние)
При­ем
за­яв­ле­ния
и до­ку­мен­тов на
по­лу­че­ния
услу­ги
Ре­ги­стра­ция за­про­са в
си­сте­ме
с при­сво­е­ни­ем
но­ме­ра
за­яв­ле­нию
Марш­ру­ти­за­ция
за­про­са
Отоб­ра­же­ния
за­яв­ле­ния в
ста­ту­се
по­сту­пив­шие
из ЦОН
в ИС
МИО
При­ня­тие
за­про­са в
ра­бо­ту
5
Сро­ки ис­пол­не­ния
Не бо­лее 15 ми­нут
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 15 ми­нут
6
Но­мер сле­ду­ю­ще­го дей­ствия
2
3
4
5
6
2) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1
№ действия (хода, потока работ)
6
7
8
9
10
2
Наименование СФЕ, ИС
МИО
ИС МИО
РШЭП (ШЭП)
ИС ЦОН
ЦОН
3
Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание
Исполнение запроса.
Поиск
данных по
архивной
справке в
имеющихся
базах
данных на
бумажных
и электронных
носителях. Принятие
решения
Формирование выходного
документа
Маршрутизация
уведомления о
смене
статуса
запроса
в ИС ЦОН
Отображение
статуса в
работе
-
4
Форма завершения (данные, документ, организационно-распорядительное
решение)
Формироваие справки, либо
мотивированного
отказа
Формирование выходного
документа в
системе
Маршрутизация
запроса
Отображение
статуса в
работе
-
5
Сроки исполнения
От 15 до
30 календарных
дней (в
исключительных
случаях
до 6 мес.)
Не более 1 минуты
Не более 1 минуты
Не более 1 минуты
-
6
Номер следующего действия
7
8
9
10
11
3) Дей­ствия ос­нов­но­го про­цес­са (хо­да, по­то­ка ра­бот)
1
№ дей­ствия (хо­да, по­то­ка ра­бот)
11
12
13
14
15
2
На­име­но­ва­ние СФЕ, ИС
МИО
ИС МИО
ШЭП (РШЭП)
ИС ЦОН
ЦОН
3
На­име­но­ва­ние дей­ствия (про­цес­са, про­це­ду­ры, опе­ра­ции) и их опи­са­ние
Со­зда­ние
вы­ход­но­го
до­ку­мен­та
Под­пи­са­ние вы­ход­но­го
до­ку­мен­та ЭЦП
со­труд­ни­ка МИО.
Фор­ми­ро­ва­ние
уве­дом­ле­ния о
смене
ста­ту­са
ока­за­ния
услу­ги в
ИС ЦОН
Марш­ру­ти­за­ция
уве­дом­ле­ния о
смене
ста­ту­са
в ИС
ЦОН
Отоб­ра­же­ние
уве­дом­ле­ния о
за­вер­ше­нии ока­за­ния
услу­ги
Вы­да­ча
со­труд­ни­ком
ЦОН на­роч­но или
по­сред­ством
от­прав­ки на
элек­трон­ную
по­чту
по­тре­би­те­ля
ре­зуль­та­та
элек­трон­ной го­су­дар­ствен­ной
услу­ги
4
Фор­ма за­вер­ше­ния (дан­ные, до­ку­мент, ор­га­ни­за­ци­он­но-рас­по­ря­ди­тель­ное ре­ше­ние)
Пе­ре­да­ча
под­пи­сан­но­го вы­ход­но­го
до­ку­мен­та
в ЦОН
Пе­ре­да­ча
уве­дом­ле­ния в ИС
ЦОН о
за­вер­ше­нии ис­пол­не­ния
Марш­ру­ти­за­ция
Отоб­ра­же­ние
ста­ту­са
за­вер­ше­ния ис­пол­не­ния
Вы­да­ча
ре­зуль­та­та
ока­за­ния
услу­ги
5
Сро­ки ис­пол­не­ния
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 15 ми­нут
6
Но­мер сле­ду­ю­ще­го дей­ствия
12
13
14
15
-
Таблица 3. Описание действий посредством ПЭП
1) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1
№ действия (хода, потока работ)
1
2
3
4
5
2
Наименование СФЕ, ИС
ПЭП
РШЭП (ШЭП)
ИС МИО
ИС ЦОН
МИО
3
На­име­но­ва­ние дей­ствия (про­цес­са, про­це­ду­ры, опе­ра­ции) и их опи­са­ние
Ав­то­ри­за­ция по­тре­би­те­ля
на ПЭП,
за­пол­не­ние фор­мы
за­про­са.
про­вер­ка
кор­рект­но­сти вве­ден­ных
дан­ных
для по­лу­че­ния
элек­трон­ной го­су­дар­ствен­ной
услу­ги
Марш­ру­ти­за­ция
за­про­са
в ИС МИО
и уве­дом­ле­ния в
ИС ЦОН
(в слу­чае кор­рект­но­сти вве­ден­ных
дан­ных)
При­сво­е­ние но­ме­ра за­яв­ле­нию
и отоб­ра­же­ние
в ста­ту­се по­сту­пив­шие. (в
слу­чае
кор­рект­но­сти
вве­ден­ных
дан­ных)
Отоб­ра­же­ние
ста­ту­са
по­сту­пив­шие
с ПЭП в
ИС ЦОН
(в слу­чае кор­рект­но­сти вве­ден­ных
дан­ных)
При­ня­тие за­яв­ле­ния на ис­пол­не­ние
(в слу­чае
кор­рект­но­сти
вве­ден­ных
дан­ных)
4
Фор­ма за­вер­ше­ния (дан­ные, до­ку­мент, ор­га­ни­за­ци­он­но-рас­по­ря­ди­тель­ное ре­ше­ние)
Отоб­ра­же­ние уве­дом­ле­ния
об успеш­ном фор­ми­ро­ва­нии
за­про­са
или фор­ми­ро­ва­ние
со­об­ще­ния
об от­ка­зе
в за­пра­ши­ва­е­мой
элек­трон­ной го­су­дар­ствен­ной
услу­ге
Марш­ру­ти­за­ция
за­про­са
(в слу­чае кор­рект­но­сти вве­ден­ных
дан­ных)
От­прав­ка уве­дом­ле­ния на
ПЭП (в
слу­чае
кор­рект­но­сти
вве­ден­ных дан­ных)
Отоб­ра­же­ние
ста­ту­са (в слу­чае кор­рект­но­сти вве­ден­ных
дан­ных)
При­ня­тие в
ра­бо­ту
(в слу­чае
кор­рект­но­сти
вве­ден­ных
дан­ных)
5
Сро­ки ис­пол­не­ния
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 15 ми­нут
6
Но­мер сле­ду­ю­ще­го дей­ствия
2
3
4
5
6
2) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1
№ действия (хода, потока работ)
6
7
8
9
10
2
На­име­но­ва­ние СФЕ, ИС
МИО
ИС МИО
ШЭП (РШЭП)
ПЭП
ИС ЦОН
3
На­име­но­ва­ние дей­ствия (про­цес­са, про­це­ду­ры, опе­ра­ции) и их опи­са­ние
Ис­пол­не­ние за­про­са.
По­иск
дан­ных по ар­хив­ной
справ­ке в
име­ю­щих­ся
ба­зах
дан­ных на
бу­маж­ных
и элек­трон­ных
но­си­те­лях.
При­ня­тие
ре­ше­ния
Фор­ми­ро­ва­ние вы­ход­но­го
до­ку­мен­та
Марш­ру­ти­за­ция
уве­дом­ле­ния о
смене
ста­ту­са
«в ра­бо­те» на
ПЭП и
ИС ЦОН
Отоб­ра­же­ние
ста­ту­са
«в ра­бо­те»
Отоб­ра­же­ние
уве­дом­ле­ния
и ста­ту­са
4
Фор­ма
за­вер­ше­ния
(дан­ные,
до­ку­мент,
ор­га­ни­за­ци­он­но-рас­по­ря­ди­тель­ное
ре­ше­ние)
Фор­ми­ро­ва­ние справ­ки, ли­бо
мо­ти­ви­ро­ван­но­го
от­ка­за
Фор­ми­ро­ва­ние вы­ход­но­го
до­ку­мен­та в
си­сте­ме
Марш­ру­ти­за­ция
Отоб­ра­же­ние
ста­ту­са
Отоб­ра­же­ние
ста­ту­са
5
Сро­ки ис­пол­не­ния
От 15 до
30 ка­лен­дар­ных
дней (в
ис­клю­чи­тель­ных
слу­ча­ях
до 6
мес.)
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
6
Но­мер сле­ду­ю­ще­го дей­ствия
7
8
9
10
11
3) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1
№ дей­ствия (хо­да, по­то­ка ра­бот)
11
12
13
14
15
2
На­име­но­ва­ние СФЕ, ИС
МИО
ИС МИО
ШЭП (РШЭП)
ПЭП
ИС ЦОН
3
На­име­но­ва­ние дей­ствия (про­цес­са, про­це­ду­ры, опе­ра­ции) и их опи­са­ние
Со­зда­ние вы­ход­но­го до­ку­мен­та
Под­пи­са­ние вы­ход­но­го
до­ку­мен­та ЭЦП
со­труд­ни­ка МИО.
Фор­ми­ро­ва­ние
уве­дом­ле­ния о
смене
ста­ту­са
ока­за­ния
услу­ги
на ПЭП и
ИС ЦОН
Марш­ру­ти­за­ция
уве­дом­ле­ния о
смене
ста­ту­са
с вы­во­дом вы­ход­но­го
до­ку­мен­та на
ПЭП и
уве­дом­ле­ния о
смене
ста­ту­са
в ИС
ЦОН
Отоб­ра­же­ние
уве­дом­ле­ния о
за­вер­ше­нии ока­за­ния
услу­ги
с воз­мож­но­стью
про­смот­ра вы­ход­но­го
до­ку­мен­та
Отоб­ра­же­ние
уве­дом­ле­ния
о за­вер­ше­нии
ока­за­ния
услу­ги
4
Фор­ма за­вер­ше­ния (дан­ные, до­ку­мент, ор­га­ни­за­ци­он­но-рас­по­ря­ди­тель­ное ре­ше­ние)
Под­пи­сан­ный вы­ход­ной
до­ку­мент
От­прав­ка
уве­дом­ле­ния с
вы­ход­ным
до­ку­мен­том на
ПЭП, и сме­ны
ста­ту­са
в ИС ЦОН
Марш­ру­ти­за­ция
Отоб­ра­же­ние
вы­ход­но­го до­ку­мен­та
Отоб­ра­же­ние
ста­ту­са ис­пол­не­ния
5
Сро­ки ис­пол­не­ния
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
Не бо­лее 1 ми­ну­ты
6
Но­мер сле­ду­ю­ще­го дей­ствия
12
13
14
15
-
Примечание:
В данной таблице перечисляются действия (функции, процедуры, операции) ПЭП, ИС и всех СФЕ с указанием форм завершения, сроков исполнения и указанием номеров последующих действий в технологической цепочке процесса оказания электронной государственной услуги.
На основании таблицы приложения 3 к настоящему Регламенту строятся диаграммы функционального взаимодействия при оказании электронных государственных услуг.
Приложение 2
к регламенту электронной государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Рисунок 1. Диаграмма функционального взаимодействия при оказании «частично автоматизированной» электронной государственной услуги через ПЭП
Приложение 3
к регламенту электронной государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Рисунок 2. Диаграмма функционального взаимодействия при оказании «частично автоматизированной» электронной государственной услуги через ИС ЦОН
Приложение 4
к регламенту электронной государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Рисунок 3. Диаграмма функционального взаимодействия при оказании «частично автоматизированной» электронной государственной услуги через ИС МИО
Приложение 5
к регламенту электронной государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Условные обозначения
Сообщение начальное
Сообщение завершающее
Сообщение промежуточное
Простые события завершающие
Ошибка
События-таймеры
Информационная система
Процесс
Условие
Поток сообщений
Поток управления
Электронный документ, представляемый конечному потребителю
Примечание:
Типовое оформление диаграммы приведено в графической нотации BPMN 1.2, используемой для моделирования бизнес-процессов. Моделирование в BPMN осуществляется посредством диаграмм с небольшим числом графических элементов. Это помогает потребителям быстро понимать логику процесса. Выделяют четыре основные категории элементов:

Элементы этих четырех категорий позволяют строить диаграммы бизнес процессов. Для повышения выразительности модели спецификация разрешает создавать новые типы объектов потока управления и артефактов, которые должны быть приведены в разделе «Примечания».

Приложение 6
к регламенту электронной
государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Форма анкеты-заявления на электронную государственную услугу
Форма выходного документа (архивной справки) на электронную государственную услугу
Приложение 7
к регламенту электронной
государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Форма анкеты для определения показателейэлектронной государственной услуги: «качество» и «доступность»
____________________________________________________________
(наименование услуги)

Приложение 8
к регламенту электронной
государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Адреса государственных архивов
1
Управление архивов и документации Северо-
Казахстанской области
г. Петропавловск, Интернациональная, 1
8(7152) 49-20-50
2
Северо-Казахстанская область: Северо-
Казахстанский государственный архив
г. Петропавловск, ул. Интернациональная, 1
8(7152) 46-78-77
3
Архив по личному составу города Петропавловска Северо-Казахстанской области
г. Петропавловск, ул. Парковая, 57 б
8(7152) 34-04-34
4
Государственный архив
Айыртауского района
Северо-Казахстанская область, с. Саумалколь, ул. Трудовая, 1
8(7153) 32-23-42
5
Акжарский районный архив
Северо-Казахстанская область, с. Талшик, ул. Целинная, 20
8(7154) 62-12-35
6
Аккайынский районный архив
Северо-Казахстанская область, с. Смирново, ул. Зеленая, 13
8(7153) 22-10-41
7
Есильский районный архив
Северо-Казахстанская область, с. Явленка, ул. Ленина, 12
8(715-33) 2-17-88
8
Жамбылский районный архив
Северо-Казахстанская область, с. Пресновка, ул. Мира, 8
8(715-44) 2-13-70
9
Архив района Магжана Жумабаева
Северо-Казахстанская область, г. Булаево, ул. Береговая, 23
8(715-31) 2-12-02
10
Кызылжарский районный архив
Северо-Казахстанская область, с. Бишкуль, ул. Спортивная, 2
8(715-38) 2-01-64
11
Мамлютский районный архив
Северо-Казахстанская область, с. Мамлютка, ул. Ленина, 51
8(715-41) 2-18-03
12
Архив района имени Габита Мусрепова
Северо-Казахстанская область, с. Новоишимское, ул. Абылай хана, 19
8(715-35) 2-27-04
13
Тайыншинский районный архив
Северо-Казахстанская область, г. Тайынша, микрорайон Железнодорожный, 27
8(715-36) 2-21-52
14
Тимирязевский районный архив
Северо-Казахстанская область, с. Тимирязево, ул. Ш. Уалиханова, 23
8(715-37) 2-18-35
15
Уалихановский районный
государственный архив
Северо-Казахстанская область, с. Кишкенеколь, ул. Уалиханова, 85
8(715-42) 2-11-32
16
Архив района Шал акына
Северо-Казахстанская область, г. Сергеевка, ул. Победы, 32
8(715-34) 2-10-95