📌 Сноска. Утратил силу приказом Министра культуры и информации РК от 06.02.2013 № 27 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
В целях создания механизма реализации статей 9, 10 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 г. "О Национальном архивном фонде и архивах" и пунктов 21, 22 Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999 г. N 1538, приказываю:
Утвердить прилагаемую Инструкцию о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан.

Утверждено
приказом Комитета по управлению
архивами и документацией
Министерства культуры, информации и
общественного согласия
Республики Казахстан
от 11 августа 2000 года N 47
Инструкция
о централизованном государственном учете документов
Национального архивного фонда Республики Казахстан

1. Настоящая Инструкция разработана в целях создания механизма реализации статей 9, 10 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 г. "О Национальном архивном фонде и архивах" и пунктов 21, 22 Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999 г. N 1538 , и устанавливает порядок централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее - Национальный архивный фонд).

4. Основой учета документов Национального архивного фонда является единая система регистрации архивных фондов, архивных коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

2) централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда - система учета документов Национального архивного фонда в масштабе государства, основанная на сосредоточении в уполномоченном государственном органе по управлению архивами и документацией Республики Казахстан (далее - Республиканский уполномоченный орган) и местных уполномоченных органах сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения;

6) депозитарное хранение архивных документов - хранение в государственном архиве, музее, библиотеке документов Национального архивного фонда на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

документы, на основании которых составляются документы централизованного
государственного учета.

(далее - Приложение);

(Приложение 3);

__ г., хранящего управленческую документацию (Приложение 6),
научно-техническую документацию (Приложение 7), кинофотофонодокументы
(Приложение 8);

источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан на
1 декабря __ г. (Приложение 9).

учету.

Паспорт архива на 1 января __ г.;
Карточки фондов на поступившие в течение года фонды;
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г.;
Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января __г. (Приложение 4).
Центральные государственные архивы Республики Казахстан представляют Паспорта в республиканский уполномоченный орган вместе с годовым отчетом о работе. Карточки фондов, Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____г., Учетные сведения по фондовому каталогу представляются в республиканский уполномоченный орган с сопроводительным письмом установленной формы (Приложение 5) к 15 февраля следующего за отчетным года.
Архив Президента Республики Казахстан представляет Паспорт, Карточки фондов, Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г., Учетные сведения по фондовому каталогу в республиканский уполномоченный орган к 15 февраля следующего за отчетным года;

Паспорт архива на 1 января __ г.;
Карточки фондов на поступившие в течение года фонды;
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ___г.;
Учетные сведения по фондовому каталогу и представляют их в местные уполномоченные органы вместе с годовым отчетом, при этом Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ___ г. представляются в двух экземплярах;

Составляют сводный Паспорт архивных учреждений гг. Астаны и Алматы, области по форме Приложения 1 и представляют его в республиканский уполномоченный орган вместе с годовым отчетом о работе;
Организуют и ведут местные фондовые каталоги;
Составляют сводные Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января __ г.
Представляют один экземпляр Карточек фондов и Сведений об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г., сводные Учетные сведения по фондовому каталогу в республиканский уполномоченный орган с сопроводительным письмом к 15 февраля следующего за отчетным года;

Составляет сводный Паспорт государственных архивов Республики Казахстан на 1 января __ г.
Организует и ведет Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения.
Составляет сводные Учетные сведения о количестве и движении фондов государственных архивов Республики Казахстан на 1 января __ г.

Паспорт архива на 1 января ___ г. по форме Приложения 1, подготовленный с учетом паспортов архивов подведомственных организаций;
Карточки фондов на поступившие в течение года фонды;
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г.
Паспорт архива на 1 января____г. представляется в республиканский уполномоченный орган к 15 февраля следующего за отчетным года.
Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г. представляются в республиканский уполномоченный орган по его запросам.

Составляет сводный Паспорт специальных государственных архивов Республики Казахстан и архивов подведомственных им организаций.
Включает карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г. специальных государственных архивов в Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения.

1) Национальный музей Республики Казахстан и другие государственные музеи республиканского значения, Национальная библиотека Республики Казахстан, Государственный фонд стандартов Республики Казахстан, Республиканский фонд данных по гидрометеорологии и загрязнению природной среды, Республиканский геологический фонд, Республиканское государственное казенное предприятие "Центральный картографо-геодезический фонд", Республиканское государственное казенное предприятие "Центральная научная библиотека" ежегодно составляют и представляют в соответствующие центральные государственные архивы Республики Казахстан:
Паспорт на 1 января ____г. по форме Приложения 1 - к 10 января следующего за отчетным года;
Карточки фондов на поступившие в течение года фонды;
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г.
Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г. представляются к 1 февраля следующего за отчетным года.
Государственные музеи и библиотеки местного значения, территориальные подразделения Государственного фонда стандартов Республики Казахстан, Республиканского фонда данных по гидрометеорологии и загрязнению природной среды, Республиканского геологического фонда, Республиканского государственного казенного предприятия "Центральный картографо-геодезический фонд" ежегодно составляют и представляют в местные уполномоченные органы по управлению архивами и документацией аналогичные учетные документы, при этом Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __г. представляются в двух экземплярах.

Составляют сводный Паспорт и представляют его в республиканский уполномоченный орган вместе с годовым отчетом о работе;
Направляют Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г. в республиканский уполномоченный орган с сопроводительным письмом к 15 февраля следующего за отчетным года.

Составляют сводный Паспорт и направляют его в республиканский уполномоченный орган вместе с годовым отчетом о работе;
Включают Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г. в местные фондовые каталоги;
Направляют один экземпляр Карточек фондов и Сведений об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г. в республиканский уполномоченный орган с сопроводительным письмом к 15 февраля следующего за отчетным года.

Составляет сводный Паспорт документов, хранящихся в государственных музеях и библиотеках, Государственном фонде стандартов Республики Казахстан, Республиканском фонде данных по гидрометеорологии и загрязнению природной среды, Республиканском геологическом фонде, Республиканском государственном казенном предприятии "Центральный картографо-геодезический фонд", Республиканском государственном казенном предприятии "Центральная научная библиотека" и их территориальных подразделениях;
Включает Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г. в Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения.

1) Учреждения, организации, предприятия (далее - организации) - источники комплектования центральных государственных архивов Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, государственных архивов гг. Астаны и Алматы, областей, городов, районов и их филиалов ежегодно составляют паспорта архивов организаций на 1 декабря __ г. (Приложения 6, 7, 8 - в зависимости от состава документов, образующихся в их деятельности) и представляют их один раз в три года в соответствующие государственные архивы к 30 декабря отчетного года.

Центральные государственные архивы Республики Казахстан представляют Сводный паспорт архивов организаций - источников комплектования государственного архива в республиканский уполномоченный орган вместе с годовым отчетом о работе.
Архив Президента Республики Казахстан представляет Сводный паспорт архивов организаций - источников комплектования к 1 февраля следующего за отчетным года.
Центральные государственные архивы гг. Астаны и Алматы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы представляют сводные паспорта архивов организаций - источников комплектования в местные уполномоченные органы вместе с годовым отчетом о работе.

15. Собственники документов Национального архивного фонда, находящихся в частной собственности, представляют учетные сведения о своих документах по запросам республиканского и местных уполномоченных органов и государственных архивов в центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, центральные государственные архивы гг. Астаны и Алматы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы:
юридические лица - по форме Приложений 6, 7, 8 в порядке, определенном пунктом 13 Инструкции;
физические лица - по форме Приложения 2.

для юридических лиц - в порядке, определенном подпунктами 2), 3), 4) пункта 13 Инструкции;
для физических лиц - в порядке, определенном подпунктами 2), 3), 4) пункта 12 Инструкции.

17. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в частной собственности и переданные собственниками на депозитарное хранение в государственные архивы, учитываются отдельно от документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности, в порядке, определенном пунктом 12 Инструкции, по формам Приложений 1, 2, 3.

собственности и переданные собственниками на депозитарное хранение в
государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов
Национального архивного фонда, находящихся в государственной
собственности, в порядке, определенном пунктом 12 Инструкции.

_______________________________
Наименование и адрес получателя
Кем представляется _______________________
наименование и адрес
__________________________________________
отчитывающейся организации
Паспорт ____________________________________________________________
__________________________________________ архива на 1 января ___ г.
(Название архива)
1. Состав и объем архивных документов
-------------------------------------------------------------------------
N !         Показатели         !Кол-во!  Количество единиц    !Кол-во
п/!                            !фондов!       хранения        !ед. хр.
п !                            !      !-----------------------!принятых
!                            !      !Всего!  в том числе    !на
!                            !      !     !-----------------!временное
!                            !      !     !внесен!на  !учтен!хранение
!                            !      !     !ных в !каз.!ных  !
!                            !      !     !описи !язы !особо!
!                            !      !     !      !ке  !цен- !
!                            !      !     !      !    !ных  !
-------------------------------------------------------------------------
1 !             2              !  3   ! 4   !  5   ! 6  !  7  !    8
-------------------------------------------------------------------------
1 !Документы на бумажной основе!      !     !      !    !     !
-------------------------------------------------------------------------
2 !в т.ч.: Управленческая      !      !     !      !    !     !
!документация                !      !     !      !    !     !
-------------------------------------------------------------------------
3 !Документы личного           !      !     !      !    !     !
!происхождения               !      !     !      !    !     !
-------------------------------------------------------------------------
4 !Научно-техническая          !      !     !      !    !     !
!документация                !      !     !      !    !     !
-------------------------------------------------------------------------
5 !Документы по личному        !      !     !      !    !  Х  !
!составу                     !      !     !      !    !     !
-------------------------------------------------------------------------
6 !Кинодокументы               !      !     !      !    !     !
-------------------------------------------------------------------------
7 !Фотодокументы               !      !     !      !    !     !
-------------------------------------------------------------------------
8 !Фонодокументы               !      !     !      !    !     !
-------------------------------------------------------------------------
9 !Видеодокументы              !      !     !      !    !     !
-------------------------------------------------------------------------
10!Машиночитаемая документация !      !     !      !    !     !
-------------------------------------------------------------------------
11!Микроформы на правах        !      !     !      !    !     !
!подлинников                 !      !     !      !    !     !
-------------------------------------------------------------------------
12!Итого:                      !      !     !      !    !     !
-------------------------------------------------------------------------
Примечание
----------------------------------------------------------
N !       Показатели          ! Количество единиц учета
п/!                           !---------------------------
п !                           ! Всего    ! в том числе
!                           !          ! внесенных в
!                           !          ! описи
----------------------------------------------------------
1 !            2              !     3    !     4
----------------------------------------------------------
1 !Кинодокументы              !          !
----------------------------------------------------------
2 !Фонодокументы              !          !
----------------------------------------------------------
3 !Видеодокументы             !          !
----------------------------------------------------------
4 !Машиночитаемая документация!          !
----------------------------------------------------------
-------------------------------
Микроформы на правах   !      !
подлинников (кадров)   !      !
-------------------------------
-------------------------------
Документы личного      !      !
происхождения, не      !      !
внесенные в описи      !      !
(документов)           !      !
-------------------------------
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
-------------------------------------------------------------------------
N !       Показатели          !  Количество единиц  ! Объем страхового
п/!                           !      хранения       !       фонда
п !                           !---------------------!--------------------
!                           !скопирован- ! имеющих!Кол-во  !Кол-во
!                           !ных для стра!фонд    !кадров  !ед. хр.
!                           !хового фонда!пользова!негатива!страхового
!                           !            !ния     !        !фонда
-------------------------------------------------------------------------
1 !            2              !      3     !   4    !   5    !    6
-------------------------------------------------------------------------
1 !Документы на бумажной      !            !        !        !
!основе                     !            !        !        !
-------------------------------------------------------------------------
2 !в т.ч.: Управленческая     !            !        !        !
!документация               !            !        !        !
-------------------------------------------------------------------------
3 !Документы личного          !            !        !        !
!происхождения              !            !        !        !
-------------------------------------------------------------------------
4 !Научно-техническая         !            !        !        !
!документация               !            !        !        !
-------------------------------------------------------------------------
5 !Документы по личному       !      Х     !        !   Х    !     Х
!составу                    !            !        !        !
-------------------------------------------------------------------------
6 !Кинодокументы              !            !        !   Х    !
-------------------------------------------------------------------------
7 !Фотодокументы              !            !        !   Х    !
-------------------------------------------------------------------------
8 !Фонодокументы              !            !        !   Х    !
-------------------------------------------------------------------------
9 !Видеодокументы             !            !        !   Х    !
-------------------------------------------------------------------------
10!Машиночитаемая документация!            !        !   Х    !
-------------------------------------------------------------------------
11!Микроформы на правах       !            !        !        !
!подлинников                !            !        !        !
-------------------------------------------------------------------------
12!Итого:                     !            !        !        !
-------------------------------------------------------------------------
3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам
3.1. Описи, каталоги, базы данных
--------------------------------------------------------------------------
N !          Показатели       ! Кол-во ! Закаталогизировано   !Создано баз
п/!                           !описей  !----------------------!данных о
п !                           !(книг   !Кол-во!Кол-во!Кол-во  !составе и
!                           !учета и !фондов!ед.хр.!состав- !содержании
!                           !описания!      !------!ленных  !документов
!                           !--------!      !ед.уч.!карто-  !-----------
!                           !все!из  !      !      !чек     !Кол!Информ.
!                           !го !них !      !      !--------!во !объем
!                           !   !в   !      !      !все!из  !БД !(в
!                           !   !пол-!      !      !го !них !   !Мбайт)
!                           !   !ном !      !      !   !вк- !   !
!                           !   !    !      !      !   !люче!   !
!                           !   !    !      !      !   !нных!   !
!                           !   !    !      !      !   !в   !   !
!                           !   !    !      !      !   !ката!   !
!                           !   !    !      !      !   !логи!   !
--------------------------------------------------------------------------
1 !            2              ! 3 ! 4  !  5   !  6   ! 7 ! 8  ! 9 !   10
--------------------------------------------------------------------------
1 !Документы на бумажной      !   !    !      !      !   !    !   !
!основе                     !   !    !      !      !   !    !   !
--------------------------------------------------------------------------
2 !в т.ч.: Управленческая     !   !    !      !      !   !    !   !
!документация               !   !    !      !      !   !    !   !
-------------------------------------------------------------------------
3 !Документы личного          !   !    !      !      !   !    !   !
!происхождения              !   !    !      !      !   !    !   !
-------------------------------------------------------------------------
4 !Научно-техническая         !   !    !      !      !   !    !   !
!документация               !   !    !      !      !   !    !   !
-------------------------------------------------------------------------
5 !Документы по личному       !   !    !      !      !   !    !   !
!составу                    !   !    !      !      !   !    !   !
-------------------------------------------------------------------------
6 !Кинодокументы              !   !    !      !      !   !    !   !
-------------------------------------------------------------------------
7 !Фотодокументы              !   !    !      !      !   !    !   !
-------------------------------------------------------------------------
8 !Фонодокументы              !   !    !      !      !   !    !   !
-------------------------------------------------------------------------
9 !Видеодокументы             !   !    !      !      !   !    !   !
-------------------------------------------------------------------------
10!Машиночитаемая документация!   !    !      !      !   !    !   !
-------------------------------------------------------------------------
11!Микроформы на правах       !   !    !      !      !   !    !   !
!подлинников                !   !    !      !      !   !    !   !
-------------------------------------------------------------------------
12!Итого:                     !   !    !      !      !   !    !   !
-------------------------------------------------------------------------
3.2. Справочно-информационные издания:
-------------------------------------------------
N !          Показатели         ! Количество
п/!                             !
п !                             !
-------------------------------------------------
1 !             2               !      3
-------------------------------------------------
1 !Изданные справочники. Всего: !
-------------------------------------------------
2 !в т.ч.: Путеводители, краткие!
!справочники по фондам        !
-------------------------------------------------
3 !Других типов                 !
-------------------------------------------------
4 !По административно-          !
!территориальному делению     !
-------------------------------------------------
5 !По истории учреждений        !
-------------------------------------------------
4. Состав и объем научно-справочной библиотеки
-------------------------------------------------
N !          Показатели         ! Количество
п/!                             !
п !                             !
-------------------------------------------------
1 !             2               !      3
-------------------------------------------------
1 !Книги и брошюры              !
-------------------------------------------------
2 !Газеты                       !
-------------------------------------------------
3 !Журналы                      !
-------------------------------------------------
4 !Другие виды печатной         !
!продукции                    !
-------------------------------------------------
5. Условия хранения документов
-------------------------------------------------
N !          Показатели         ! Количество
п/!                             !
п !                             !
-------------------------------------------------
1 !             2               !      3
-------------------------------------------------
1 !Зданий (помещения) архива.   !
!Всего:                       !
-------------------------------------------------
2 !в т.ч.: специальные          !
-------------------------------------------------
3 !приспособленные              !
-------------------------------------------------
4 !Протяженность стеллажных     !
!полок (в пог. м.). Всего:    !
-------------------------------------------------
5 !в т.ч. металлических         !
-------------------------------------------------
6 !деревянных                   !
-------------------------------------------------
7 !смешанных                    !
-------------------------------------------------
8 !Степень загруженности (в %)  !
-------------------------------------------------
9 !Оснащенность зданий          !
!сигнализацией (в %): охранная!
-------------------------------------------------
10!пожарная                     !
-------------------------------------------------
11!Закартонировано ед. хр.      !
-------------------------------------------------
Руководитель __________________________________________________
подпись              расшифровка подписи
" ____ " ___________________
_______________________________________________________________
фамилия и телефон исполнителя
Приложение 2
Карточка фонда
-------------------------------------------------------------------------
Дата первого   !  Дата получения  !   Место хранения  ! N фонда
поступления фонда!  карточки фонда  !        фонда      !
-------------------------------------------------------------------------
!                  !                   ! Категория
-------------------------------------------------------------------------
!                  !                   ! Форма
!                  !                   ! собственности
-------------------------------------------------------------------------
!                  !                   !
-------------------------------------------------------------------------
!                  !                   !
-------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
Крайние даты каждого !                 Название фонда
названия фонда       !
-------------------------------------------------------------------------
!
-------------------------------------------------------------------------
!
-------------------------------------------------------------------------
Объем   !               Годы            !    !    !    !    !    !
фонда на  !-------------------------------------------------------------
1 января  ! кол-во ед хр/документов       !    !    !    !    !    !
!-------------------------------------------------------------
!в т.ч. неописанных ед хр/док-ов!    !    !    !    !    !
!-------------------------------------------------------------
! имеющих страховых копий ед хр !    !    !    !    !    !
-------------------------------------------------------------------------
Формат А5 (148 х 210)

(продолжение)
Оборотная сторона карточки фонда
-------------------------------------------------------------------------
Название описи;    ! Нач.! Кон.!  Название описи; аннотация ! Нач ! Кон
аннотация документов ! годы! годы!         документов         !годы !годы
-------------------------------------------------------------------------
!     !     !                            !     !
-------------------------------------------------------------------------
Прежний N фонда _________
Примечание
Дата ____________ Должность _____________ Подпись ________________
Приложение 3
Наименование архива, музея, библиотеки
________________________________________
________________________________________
Сведения
об изменениях в составе и объеме фондов
на 1 января ________ г.
--------------------------------------------------------------------------
N !N  !Кате-!Название!  Поступило  !  Выбыло     !Общее кол-во ед.хр.!При
п/!фон!гория!фондов  !-------------!-------------!в фонде на 1 января!меча
п !дов!     !        !Название!Годы!Название!Годы!______ г.          !ние
!   !     !        !описи,  !    !описи,  !    !-------------------!
!   !     !        !аннота- !    !аннота- !    !вне-!не вне!имеющих!
!   !     !        !ция     !    !ция     !    !сен-!сенных!страхо-!
!   !     !        !док-тов !    !док-тов !    !ных !ед.хр/!вые ко-!
!   !     !        !        !    !        !    !в   !док-ов!пии ед.!
!   !     !        !        !    !        !    !опи-!      !хр.    !
!   !     !        !        !    !        !    !си  !      !       !
!   !     !        !        !    !        !    !ед. !      !       !
!   !     !        !        !    !        !    !хр. !      !       !
--------------------------------------------------------------------------
1 ! 2 !  3  !   4    !   5    ! 6  !   7    ! 8  ! 9  ! 10   !  11   ! 12
--------------------------------------------------------------------------
!   !     !        !        !    !        !    !    !      !       !
--------------------------------------------------------------------------
Итого: За _____ поступило _____ фондов ____ ед.хр./документов;
выбыло ________ фондов ____ ед.хр./документов;
созданы страховые копии на _______ ед.хр.
На 01.01. ____ г. в архиве по списку фондов числятся с N ____
по N ____ номеров фондов,
в том числе номеров, числящихся в наличии ___ фондов ___ ед.хр/док.,
номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых
использовались и номер занимать нельзя) _____________________________
утраченных _____________________ фондов
свободных нормеров _____________
Директор ______________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
00.00.00.                                        Формат А3 (297х420)

Учетные сведения
по фондовому каталогу на 1 января ____________ г.
_________________________________________________
------------------------------------------------------------------------
N !Название! Первый и !Количество!   Кол-во карточек в фондовом
п/!архива  !последний !фондов по !          каталоге
п !        !номера    !паспорту  !--------------------------------------
!        !фондов по !на 1      !всего!На фонды!На фонды!На утраченные
!        !списку фон!января    !     !хранящие!вкл. в  !фонды
!        !дов архива!          !     !ся в    !состав  !
!        !          !          !     !архиве  !ОАФ (ра-!
!        !          !          !     !        !нее испо!
!        !          !          !     !        !льз.) и !
!        !          !          !     !        !передан-!
!        !          !          !     !        !ные фон !
!        !          !          !     !        !ды      !
------------------------------------------------------------------------
1 !    2   !    3     !     4    !  5  !   6    !   7    !        8
------------------------------------------------------------------------
Продолжение таблицы:
------------------------
Количество !Примечание
свободных  !
номеров    !
фондов     !
------------------------
9      !    10
------------------------
Формат А4 (210х297)

Для служебного пользования
(См. бумажный вариант)

Приложение 6
Кому представляется _______________________
наименование и адрес
___________________________________________
получателя
Кем представляется ________________________
наименование и адрес
___________________________________________
отчитывающейся организации
___________________________________________
форма собственности отчитывающейся организации
Паспорт
архива учреждения, организации, предприятия,
хранящего управленческую документацию
на 1 декабря ________ года
1. Общие сведения
--------------------------------------------------------------------------
N п/п ! Количество фондов ! Площадь архивохранилища ! Загруженность архиво-
!                   !     в кв. м             ! хранилища в %
--------------------------------------------------------------------------
1  !          2        !           3             !         4
--------------------------------------------------------------------------
!                   !                         !
--------------------------------------------------------------------------
2. Сведения о документах
--------------------------------------------------------------------------
N !     Показатели    !             Количество единиц хранения
!                   !---------------------------------------------------
!                   !все! Крайние! Из них внесено в опи-!Хранит- !Обра-
!                   !го ! даты   !си, утвержденные (сог-!ся сверх!зуется
!                   !   !--------!ласованные) ЭПК архив-!установ-!в год
!                   !   !На-!Коне!ного учреждения       !ленного !дел
!                   !   !ча-!чная!----------------------!срока   !
!                   !   !ль-!    !все!  Крайние даты    !        !
!                   !   !ная!    !го !------------------!        !
!                   !   !   !    !   !Начальная!Конечная!        !
--------------------------------------------------------------------------
1 !         2         ! 3 ! 4 !  5 ! 6 !    7    !  8     !   9    !  10
--------------------------------------------------------------------------
1 !Постоянного хранения   !   !    !   !         !        !        !
--------------------------------------------------------------------------
2 !По личному составу !   !   !    !   !         !        !        !
--------------------------------------------------------------------------
3. Кадры                           Условия хранения док-тов
(нужное подчеркнуть)
-------------------------------------   Хранилище: есть, нет; сухое,
N п/п! Количество штатных работников    сырое; светлое, темное
-------------------------------------   Отопление: центральное, печное,
!                                  отсутствует
-------------------------------------   Стеллажи: металлические,
деревянные, комбинированные,
нет
" __ " ___________ г.                   Шкафы: деревянные, металлические;
Руководитель                            нет
_________________________________       Сигнализация: пожарная: есть, нет;
(Фамилия и телефон исполнителя)         охранная: есть, нет
Читальный зал: есть, нет
Температурно-влажностный режим:
соблюдается, не соблюдается
Формат А3 (297х420)

Кому представляется _______________________
наименование и адрес
___________________________________________
получателя
Кем представляется ________________________
наименование и адрес
___________________________________________
отчитывающейся организации
___________________________________________
форма собственности отчитывающейся организации
Паспорт
архива учреждения, организации, предприятия,
хранящего научно-техническую документацию
на 1 декабря ________ года
1. Научно-техническая документация. Общие сведения
-------------------------------------------------------------------------
N !     Показатели           !   Количество единиц хранения
п/п!                          !------------------------------------------
!                          ! Всего !   Крайние даты   ! Хранится сверх
!                          !       !------------------! установленного
!                          !       !Начальная!Конечная! срока
-------------------------------------------------------------------------
1 !            2             !   3   !   4     !    5   !      6
-------------------------------------------------------------------------
1  !Научно-исследовательская  !       !         !        !
-------------------------------------------------------------------------
2  !Конструкторская           !       !         !        !
-------------------------------------------------------------------------
3  !Технологическая           !       !         !        !
-------------------------------------------------------------------------
4  !Проектная                 !       !         !        !
-------------------------------------------------------------------------
5  !Прочие виды               !       !         !        !
-------------------------------------------------------------------------
6  !Всего                     !       !         !        !
-------------------------------------------------------------------------
2. Научно-техническая документация, отнесенная к составу
Национального архивного фонда Республики Казахстан
-------------------------------------------------------------------------
N !     Показатели      !Кол-во проектов, проблем (тем),!  Крайние даты
п/!                     ! утвержденных ЭПК архивного    !----------------
п !                     ! учреждения                    !Начальная!Конеч
!                     !                               !         !ная
-------------------------------------------------------------------------
1!         2           !              3                !    4    !   5
-------------------------------------------------------------------------
1 !Научно-исследовательс!                               !         !
!кая                  !                               !         !
-------------------------------------------------------------------------
2 !Конструкторская      !                               !         !
-------------------------------------------------------------------------
3 !Технологическая      !                               !         !
-------------------------------------------------------------------------
4 !Проектная            !                               !         !
-------------------------------------------------------------------------
5 !Прочие виды          !                               !         !
-------------------------------------------------------------------------
6 !Всего                !                               !         !
-------------------------------------------------------------------------
(продолжение таблицы)
-------------------------------------------------------------
Количество единиц хранения
-------------------------------------------------------------
Внесенных в описи,  !       Крайние даты     ! Хранится сверх
утвержденных ЭПК    !------------------------! установленного
архивного учреждения! начальная  ! конечная  ! срока
-------------------------------------------------------------
6          !     7      !    8      !      9
-------------------------------------------------------------
Формат А3 (297х420)

(продолжение)
3. Документы на машинных носителях информации. Базы данных (БД)
-------------------------------------------------------------------------
N !        Показатели           ! Количество баз !  Объем записанной
!                             ! данных         !  информации (Мбайт)
-------------------------------------------------------------------------
1!              2              !         3      !           4
-------------------------------------------------------------------------
1 !Документы на машинных        !                !
!носителях                    !                !
-------------------------------------------------------------------------
(продолжение таблицы)
-------------------------------------------------------------------------
Сведения о документах на машинных носителях
-------------------------------------------------------------------------
Количество !   Объем записанной   !         Крайние даты
ед.хр. ДМН !   информации (Мбайт) !------------------------------------
!                      !      Начальная      !   Конечная
-------------------------------------------------------------------------
5       !           6          !          7          !      8
-------------------------------------------------------------------------
!                      !                     !
-------------------------------------------------------------------------
4. Управленческая документация
-------------------------------------------------------------------------
N !    Показатели   !           Количество единиц хранения
!                 !----------------------------------------------------
!                 !всего! Крайние даты ! Из них внесено      !Хранится
!                 !     !--------------!в описи, утвержденные!сверх
!                 !     !началь!конеч- !(согласованные) ЭПК  !установ-
!                 !     !ная   !ная    !архивного учреждения !ленного
!                 !     !      !       !---------------------!срока
!                 !     !      !       !всего! Крайние даты  !
!                 !     !      !       !     !---------------!
!                 !     !      !       !     !началь!конечная!
!                 !     !      !       !     !ная   !        !
-------------------------------------------------------------------------
1 !       2         !  3  !  4   !  5    !  6  !  7   !    8   !    9
-------------------------------------------------------------------------
1 !Постоянного      !     !      !       !     !      !        !
!хранения         !     !      !       !     !      !        !
-------------------------------------------------------------------------
2 !По личному составу     !      !       !     !      !        !
-------------------------------------------------------------------------
5. Кадры                             Условия хранения док-тов
----------------------------------------- (нужное подчеркнуть)
N !  Виды архивов            ! Кол-во     Хранилище: есть, нет; сухое,
!                          !штатных     сырое; светлое, темное
!                          !работников  Отопление: центральное, печное,
----------------------------------------- отсутствует
1 !            2             !     3      Стеллажи: металлические,
----------------------------------------- деревянные, комбинированные
1 !Научно-технической        !
!документации              !            Шкафы: деревянные, металлические
-----------------------------------------
2 !Управленческой документации            Сигнализация: пожарная: есть,
----------------------------------------- нет;
охранная: есть, нет
Читальный зал: есть, нет
" _____ "  ____________ г.                Температурно-влажностный режим:
соблюдается, не соблюдается
Руководитель
________________________________
Фамилия и телефон исполнителя

Приложение 8
Кому представляется _______________________
наименование и адрес
___________________________________________
получателя
Кем представляется ________________________
наименование и адрес
___________________________________________
отчитывающейся организации
___________________________________________
форма собственности отчитывающейся организации
Паспорт

архива учреждения, организации, предприятия,

хранящего кинофотофонодокументы
на 1 декабря ________ года
1. Кинодокументы
-------------------------------------------------------------------------
N !    Показатели   !           Количество единиц хранения
!                 !----------------------------------------------------
!                 !всего! Крайние даты ! Из них внесено      !Хранится
!                 !     !--------------!в описи, утвержденные!сверх
!                 !     !началь!конеч- !ЭПК архивного        !установ-
!                 !     !ная   !ная    !учреждения           !ленного
!                 !     !      !       !---------------------!срока
!                 !     !      !       !всего! Крайние даты  !
!                 !     !      !       !     !---------------!
!                 !     !      !       !     !началь!конечная!
!                 !     !      !       !     !ная   !        !
-------------------------------------------------------------------------
1 !       2         !  3  !  4   !  5    !  6  !  7   !    8   !    9
-------------------------------------------------------------------------
1 !На 35-мм пленке  !     !      !       !     !      !        !
-------------------------------------------------------------------------
2 !На 16-мм пленке  !     !      !       !     !      !        !
-------------------------------------------------------------------------
2. Фотодокументы
-------------------------------------------------------------------------
N !    Показатели   !           Количество единиц хранения
!                 !----------------------------------------------------
!                 !всего! Крайние даты ! Из них внесено      !Хранится
!                 !     !--------------!в описи, утвержденные!сверх
!                 !     !началь!конеч- !ЭПК архивного        !установ-
!                 !     !ная   !ная    !учреждения           !ленного
!                 !     !      !       !---------------------!срока
!                 !     !      !       !всего! Крайние даты  !
!                 !     !      !       !     !---------------!
!                 !     !      !       !     !началь!конечная!
!                 !     !      !       !     !ная   !        !
-------------------------------------------------------------------------
1 !       2         !  3  !  4   !  5    !  6  !  7   !    8   !    9
-------------------------------------------------------------------------
1 !Негативы!черно-  !     !      !       !     !      !        !
!        !белые   !     !      !       !     !      !        !
-------------------------------------------------------------------------
!        !цветные !     !      !       !     !      !        !
-------------------------------------------------------------------------
2 !Позитивы!черно-  !     !      !       !     !      !        !
!на плен-!белые   !     !      !       !     !      !        !
!ке, диа-!-------------------------------------------------------------
!позитивы!цветные !     !      !       !     !      !        !
!(слайды)!        !     !      !       !     !      !        !
-------------------------------------------------------------------------
3 !Фотоотпе!        !     !      !       !     !      !        !
!чатки   !        !     !      !       !     !      !        !
-------------------------------------------------------------------------
4 !Фотоаль-!кол-во  !     !      !       !     !      !        !
!бомы    !альбомов!     !      !       !     !      !        !
!        !-------------------------------------------------------------
!        !кол-во  !     !      !       !     !      !        !
!        !снимков !     !      !       !     !      !        !
-------------------------------------------------------------------------
Формат А3 (297х420)

3. Фонодокументы                                       (продолжение)
---------------------------------------------------------------------------
NN| Показатели|                    Количество единиц хранения
|           |------------------------------------------------------------
|           |Все-| Крайние даты |Из них внесено в описи, утверж-|Хранится
|           | го |--------------|денных ЭПК архивного учреждения|сверх
|           |    |началь-|Конеч-|-------------------------------|установ-
|           |    |ная    |ная   |Всего |       Крайние даты     |ленного
|           |    |       |      |      |------------------------|срока
|           |    |       |      |      |Начальная | Конечная    |
---------------------------------------------------------------------------
1 |      2    |  3 |   4   |   5  |   6  |    7     |      8      |   9
---------------------------------------------------------------------------
1  Магнитные
записи
2  Граммофонные
записи
3  Записи на
других
носителях
---------------------------------------------------------------------------
4. Видеодокументы
---------------------------------------------------------------------------
NN| Показатели|                    Количество единиц хранения
|           |------------------------------------------------------------
|           |Все-| Крайние даты |Из них внесено в описи, утверж-|Хранится
|           | го |--------------|денных ЭПК архивного учреждения|сверх
|           |    |началь-|Конеч-|-------------------------------|установ-
|           |    |ная    |ная   |Всего |       Крайние даты     |ленного
|           |    |       |      |      |------------------------|срока
|           |    |       |      |      |Начальная | Конечная    |
---------------------------------------------------------------------------
1 |      2    |  3 |   4   |   5  |   6  |    7     |      8      |   9
---------------------------------------------------------------------------
1  Видеодоку-
менты
---------------------------------------------------------------------------
5. Кадры
--------------------------------------------------------
| NN | Виды архивов    | Количество штатных работников |
|----|-----------------|-------------------------------|
| 1  |Фильмотеки       |                               |
| 2  |Фототеки         |                               |
| 3  |Фонотеки         |                               |
| 4  |Видеотеки        |                               |
--------------------------------------------------------
Условия хранения документов: (нужное подчеркнуть)
Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное
Отопление: центральное, печное, отсутсутствует
Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные
Шкафы: металлические, деревянные
Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет
Читальный зал: есть, нет
Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается
"_____"________________г.
Руководитель
_________________________
Фамилия и телефон исполнителя
Приложение 9
Кому представляется ________________________________________________
наименование и адрес получателя
Кем представляется _________________________________________________
наименование и адрес отчитывающейся организации
____________________________________________________________________
форма собственности отчитывающейся организации
Сводный паспорт архивов учреждений, организаций,
предприятий - источников комплектования государственных архивов
Республики Казахстан на 1 декабря __________ года
1. Сведения об организациях, передающих в государственные архивы
управленческую документацию
---------------------------------------------------------------------------
NN| Показатели  |                    Из них имеют
|             |----------------------------------------------------------
|             |Все-|Согласованные с архив-|Помещения |Штатных| Полностью
|             | го |   ными учреждениями  |    для   |работно|подготовили
|             |    |----------------------| хранения |   ков |документы к
|             |    |Номенкла|Инструкции по|документов|       |передаче на
|             |    |туры дел|делопроизвод-|          |       |постоянное
|             |    |        |    ству     |          |       | хранение
---------------------------------------------------------------------------
1 |      2      |  3 |    4   |       5     |     6    |    7  |     8
---------------------------------------------------------------------------
1 Общее количество
организаций
2 Количество
негосударственных
орагнизаций
3 Количество
организаций
профиля комплек-
тования гос-
архивов (всего)
4 Количество него-
дарственных
организаций
профиля ком-
плектования
госархивов
5 Количество ор-
ганизаций про-
филя комплектова-
ния районных,
городских
архивов (всего)
6 Количество не-
государственных
организаций про-
филя комплекто-
вания районных,
городских архивов
7 Количество объеди-
ненных ведомствен-
ных архивов
---------------------------------------------------------------------------
Формат А3 (297х420)
Приложение 9
(продолжение 1)
2. Сведения об управленческой документации
-------------------------------------------------------------------------
NN|   Показатели   |                  Документы постоянного хранения
|                |-------------------------------------------------------
|                |Все| Крайние даты |Из них внесе|Крайние даты| Хранится
|                |го |--------------|ны в описи, |------------|   сверх
|                |ед.|началь-|конеч-|утвержд. ЭПК|началь|конеч|установлен
|                |хр.|ная    |ная   | архивного  | ная  | ная |ного срока
|                |   |       |      | учреждения |      |     |
|                |   |       |      |            |      |     |
---------------------------------------------------------------------------
1 |        2       | 3 |   4   |   5  |      6     |  7   |  8  |      9
---------------------------------------------------------------------------
1     Во всех
организациях
2 В т.ч. в негосу-
дарственных орга-
низациях
3 В организациях
профиля комплек-
тования госархивов
(всего)
4 В т.ч. в негосу-
дарственных орга-
низациях профиля
комплектования
госархивов
5 В организациях
профиля комплек-
тования районных,
городских
архивов (всего)
6 В т.ч. в негосу-
дарственных орга-
низациях профиля
комплектования
районных,
городских архивов
7 В объединенных
ведомственных
архивах
---------------------------------------------------------------------------
Продолжение таблицы:
------------------------------
Документы по  | Образуется
личному составу | в год дел
----------------|постоянного
Всего | Из них  | хранения
ед.хр.|внесены в|
| описи,  |
|согласов.|
|   ЭПК   |
|арх.учр. |
-----------------------------
10  |    11   |     12
-----------------------------
3. Сведения об организациях-источниках комплектования
государственных, районных, городских архивов
научно-технической документацией
-----------------------------------------------------------------------
NN|   Показатели   |Количество организаций|  Количество единиц хранения
|                |---------------------------------------------------
|                |Все|  Имеющих |Имеющих|Всего|Крайние даты|Из них
|                |го | помещения|штатных|     |------------|внесено
|                |   |    для   |сотруд-|     |началь|конеч|в описи,
|                |   | хранения | ников |     | ная  | ная |утвержд.
|                |   |документов|       |     |      |     |ЭПК арх.
|                |   |          |       |     |      |     |  учр.
-----------------------------------------------------------------------
1 |        2       | 3 |     4    |    5  |  6  |  7   |  8  |   9
-----------------------------------------------------------------------
1  Организации
2  В том числе
негосударственные
организации
-----------------------------------------------------------------------
Продолжение таблицы:
------------------------
(томов, папок)
------------------------
Крайние даты| Хранится
------------|  сверх
началь|конеч|установлен
ная   |ная  |ного срока
------------------------
10  |  11 |    12
------------------------
х) Объем листов чертежей, не помещенных в папки, дается
в условных папках из расчета: 50 листов формата А4 = 1 папке.
Приложение 9
(продолжение 2)
1. Сведения о кинофотофонодокументах
-------------------------------------------------------------------------
N !       Виды организаций           ! Количество организаций, состоящих
!                                  ! на учете архивных учреждений
!                                  !-----------------------------------
!                                  !всего !    Из них имеют
!                                  !      !----------------------------
!                                  !      ! Помещения для ! Штатных
!                                  !      ! хранения      !сотрудников
!                                  !      ! документов    !
-------------------------------------------------------------------------
1!                 2                !  3   !        4      !     5
-------------------------------------------------------------------------
1!Организации, хранящие кинодокумен-!      !               !
!ты                                !      !               !
-------------------------------------------------------------------------
2!Негосударственные организации,    !      !               !
!хранящие кинодокументы            !      !               !
-------------------------------------------------------------------------
3!Организации, хранящие фотодокументы      !               !
!(всего)                           !      !               !
-------------------------------------------------------------------------
4!Негосударственные организации,    !      !               !
!хранящие фотодокументы            !      !               !
-------------------------------------------------------------------------
5!Организации, хранящие             !      !               !
!фонодокументы (всего)             !      !               !
-------------------------------------------------------------------------
6!Негосударственные организации,    !      !               !
!хранящие фонодокументы            !      !               !
-------------------------------------------------------------------------
7!Организации, хранящие             !      !               !
!видеодокументы (всего)            !      !               !
-------------------------------------------------------------------------
8!Негосударственные организации,    !      !               !
!хранящие видеодокументы           !      !               !
-------------------------------------------------------------------------
(продолжение таблицы)
-------------------------------------------------------------------------
Количество единиц хранения
-------------------------------------------------------------------------
Всего!   Крайние даты   !Из них внесено в описи, утвержд.!Хранится
!------------------!ЭПК архивного учреждения        !сверх
!Начальная!Конечная!--------------------------------!установленного
!         !        !всего!       Крайние даты       !срока
!         !        !     !--------------------------!
!         !        !     ! Начальная   ! Конечная   !
-------------------------------------------------------------------------
6   !    7    !   8    !  9  !    10       !    11      !     12
-------------------------------------------------------------------------
"_____" ________________ г.
Руководитель
__________________________________
Фамилия и телефон исполнителя
Список сокращенных слов
БД - База данных
ДМН - Документы на машинных носителях
ед.уч. - единица учета
ед.хр. - единица хранения
ОАФ - Объединенный архивный фонд
ОЦД - Особо ценные документы
пог.м. - погонный метр
ЭПК - Экспертно-проверочная комиссия