Об утверждении регламента электронной государственной услуги "Выдача …

0 Об утверждении регламента электронной государственной услуги "Выдача архивных справок"

Руководствуясь Законами Республики Казахстан от 23 января 2001 года "О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан", от 27 ноября 2000 года "Об административных процедурах", от 11 января 2007 года "Об информатизации" акимат Западно-Казахстанской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1 1. Утвердить прилагаемый регламент электронной государственной услуги "Выдача архивных справок".

2 2. Государственному учреждению "Управление архивов и документации Западно-Казахстанской области" (далее - Управление) обеспечить размещение настоящего регламента электронной государственной услуги на интернет-ресурсе Управления.

3 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя акима Западно-Казахстанской области Сулеймена С. К.

4 4. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

СОГЛАСОВАНО:
Министр транспорта
и коммуникаций
Республики Казахстан
_____________А. Жумагалиев
29.12.2012 г.

5 Утвержден

постановлением акимата
Западно-Казахстанской области
от 21 декабря 2012 года № 259
Регламент
электронной государственной услуги
"Выдача архивных справок"

1 1. Общие положения

1

1. Электронная государственная услуга "Выдача архивных справок" предоставляется непосредственно местными исполнительными органами Западно-Казахстанской области - государственным архивом Западно-Казахстанской области их филиалами и государственными районными архивами (далее - услугодатель), на альтернативной основе через центр обслуживания населения (далее – ЦОН) по месту жительства, а также через веб-портал "электронного правительства": www.e-gov.kz (далее – Портал).

2

2. Электронная государственная услуга оказывается на основании стандарта государственной услуги "Выдача архивных справок", утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 30 декабря 2009 года № 2315 "О внесении изменения и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 30 июня 2007 года № 561 и об утверждении стандартов государственных услуг".

3 3. Степень автоматизации электронной государственной услуги: частично автоматизированная (электронная государственная услуга, содержащая медиа-разрывы).

4 4. Вид оказания электронной государственной услуги: транзакционная услуга.

5 5. Понятия и сокращения, используемые в настоящем регламенте электронной государственной услуги "Выдача архивных справок" (далее – Регламент):

1 1) информационная система (далее – ИС) – система, предназначенная для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации с применением аппаратно-программного комплекса;

2 2) бизнес-идентификационный номер (далее – БИН) – уникальный номер, формируемый для юридического лица (филиала и представительства) и индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность в виде совместного предпринимательства;

3 3) местный исполнительный орган (далее - МИО) – государственный архив Западно-Казахстанской области их филиалы и государственные районные архивы, непосредственно предоставляющие электронную государственную услугу;

4 4) информационная система местных исполнительных органов (далее - ИС МИО) - информационная система "Региональный шлюз, как подсистема шлюза "электронного правительства" Республики Казахстан, в части автоматизированного рабочего места сотрудника местного исполнительного органа;

5 5) индивидуальный идентификационный номер (далее – ИИН) – уникальный номер, формируемый для физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность в виде личного предпринимательства;

6 6) структурно-функциональные единицы (далее – СФЕ) – перечень структурных подразделений государственных органов, государственных учреждений или иных организаций, которые участвуют в процессе оказания электронной государственной услуги;

7 7) медиа-разрыв – чередование бумажного и электронного документооборота в процессе оказания услуг, когда необходимы преобразования документов из электронной формы в бумажную или наоборот;

8 8) пользователь – субъект, обращающийся к информационной системе за получением необходимых ему электронных информационных ресурсов и пользующийся ими;

9 9) транзакционная услуга – услуга по предоставлению пользователям электронных информационных ресурсов, требующая взаимного обмена информацией с применением электронной цифровой подписи;

10

10) Национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан (далее - НУЦ) – юридическое лицо, удостоверяющее соответствие открытого ключа электронной цифровой подписи закрытому ключу электронной цифровой подписи, а также подтверждающее достоверность регистрационного свидетельства (обслуживающее участников "электронного правительства", государственных и негосударственных информационных систем);

11 11) Информационная система центров обслуживания населения (далее - ИС ЦОН) - информационная система, предназначенная для автоматизации процесса предоставления услуг населению (физическим и юридическим лицам) через центры обслуживания населения Республики Казахстан;

12 12) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;

13 13) электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП) — набор электронных цифровых символов, созданный средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания;

14 14) веб-портал "электронного правительства" (далее – ПЭП) – информационная система, представляющая собой единое окно доступа ко всей консолидированной правительственной информации, включая нормативную правовую базу, и к электронным государственным услугам;

15 15) шлюз "электронного правительства" (далее – ШЭП) – информационная система, предназначенная для интеграции информационных систем "электронного правительства" в рамках реализации электронных услуг;

16 16) Региональный шлюз "электронного правительства" (далее – РШЭП) – информационная система, обеспечивающая информационное взаимодействие между внутренними системами/подсистемами МИО и внешними информационными системами, участвующими в процессе оказания электронных услуг МИО;

17

17) государственная база данных "Физические лица" (далее – ГБД ФЛ) – информационная система, предназначенная для автоматизированного сбора, хранения и обработки информации, создания Национального реестра индивидуальных идентификационных номеров с целью внедрения единой идентификации физических лиц в Республике Казахстан и предоставления о них актуальных и достоверных сведений органам государственного управления и прочим субъектам в рамках их полномочий и в соответствии с законодательством Республики Казахстан;

18

18) государственная база данных "Юридические лица" (далее – ГБД ЮЛ) - информационная система, предназначенная для автоматизированного сбора, хранения и обработки информации, создания Национального реестра бизнес-идентификационных номеров с целью внедрения единой идентификации юридических лиц в Республике Казахстан и предоставления о них актуальных и достоверных сведений органам государственного управления и прочим субъектам в рамках их полномочий и в соответствии с законодательством Республики Казахстан;

19 19) АРМ – автоматизированное рабочее место;

20 20) ЕНИС – Единая нотариальная информационная система.

2 2. Порядок деятельности услугодателя по оказанию электронной государственной услуги

6 6. Пошаговые действия и решения услугодателя через ПЭП (диаграмма № 1 функционального взаимодействия при оказании услуги) приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту:

1 1) потребитель осуществляет регистрацию на ПЭП с помощью ИИН/БИН и пароля (осуществляется для незарегистрированных потребителей на ПЭП);

2 2) процесс 1 – ввод потребителем ИИН/БИН и пароля (процесс авторизации) на ПЭП для получения услуги;

3 3) условие 1 – проверка на ПЭП подлинности данных о зарегистрированном потребителе через ИИН/БИН и пароль;

4 4) процесс 2 – формирование ПЭПом сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных потребителя;

5

5) процесс 3 – выбор потребителем услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение потребителем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых копий документов в электронном виде, указанные в пункте 11 Стандарта, а также выбор потребителем регистрационного свидетельства ЭЦП для удостоверения (подписания) запроса;

6 6) условие 2 – проверка на ПЭП срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (между ИИН/БИН указанным в запросе, и ИИН/БИН указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП);

7 7) процесс 4 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с не подтверждением подлинности ЭЦП потребителя;

8 8) процесс 5 – удостоверение запроса для оказания услуги посредством ЭЦП потребителя и направление электронного документа (запроса) через ШЭП в АРМ РШЭП для обработки услугодателем;

9 9) процесс 6 – регистрация электронного документа в АРМ РШЭП;

10 10) условие 3 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных потребителем документов, указанных в Стандарте и основаниям для оказания услуги;

11 11) процесс 7 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах потребителя;

12 12) процесс 8 – получение потребителем результата услуги (уведомление о готовности архивной справки в форме электронного документа), сформированный АРМ РШЭП. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП уполномоченного лица услугодателя.

7 7. Пошаговые действия и решения услугодателя (диаграмма № 2 функционального взаимодействия при оказании услуги) приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту:

1 1) процесс 1 – ввод сотрудником услугодателя в АРМ РШЭП ИИН/БИН и пароля (процесс авторизации) для оказания услуги;

2 2) процесс 2 – выбор сотрудником услугодателя услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод сотрудником услугодателя данных потребителя;

3 3) процесс 3 – направление запроса через ШЭП/РШЭП в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ о данных потребителя;

4 4) условие 1 – проверка наличия данных потребителя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ;

5 5) процесс 4 – формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных потребителя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ;

6 6) процесс 5 – заполнение сотрудником услугодателя формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание услуги;

7 7) процесс 6 – регистрация электронного документа в АРМ РШЭП;

8 8) условие 2 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных документов, указанных в Стандарте и основаниям для оказания услуги;

9 9) процесс 7 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах потребителя;

10 10) процесс 8 – получение потребителем результата услуги (архивной справки) сформированной АРМ РШЭП. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП уполномоченного лица услугодателя.

8 8. Пошаговые действия и решения услугодателя через ЦОН (диаграмма № 3) функционального взаимодействия при оказании услуги приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту:

1 1) процесс 1 – ввод оператора Центра в АРМ ИС ЦОН логина и пароля (процесс авторизации) для оказания услуги;

2

2) процесс 2 – выбор оператором Центра услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором Центра данных потребителя, а также данных по доверенности представителя потребителя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности-данные доверенности не заполняются);

3 3) процесс 3 – направление запроса через ШЭП в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ о данных потребителя, а также в ЕНИС – о данных доверенности представителя потребителя;

4 4) условие 1 – проверка наличия данных потребителя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;

5 5) процесс 4 – формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных потребителя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;

6 6) процесс 5 – заполнение оператором Центра формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных потребителем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введҰнных данных) запроса на оказание услуги;

7 7) процесс 6 - направление электронного документа (запроса потребителя) удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора Центра через ШЭП в АРМ РШЭП;

8 8) процесс 7 – регистрация электронного документа в АРМ РШЭП;

9 9) условие 2 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных потребителем документов, указанных в Стандарте и основаниям для оказания услуги;

10 10) процесс 8 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах потребителя;

11 11) процесс 9 – получение потребителем через оператора Центра результата услуги (архивной справки).

9 9. Способ проверки получателем статуса исполнения запроса по электронной государственной услуге: на ПЭП в разделе "История получения услуг", а также при обращении в МИО или ЦОН.

10 10. Номер контактного телефона для получения информации об электронной государственной услуге, также в случае необходимости оценки (в том числе обжалования) их качества: 8(7112) 50-90-27, по телефону саll–центра Портала: (1414).

3 3. Описание порядка взаимодействия в процессе оказания электронной государственной услуги

11 11. Перечень СФЕ, которые участвуют в процессе оказания электронной государственной услуги:

Сотрудник МИО;
Сотрудник ЦОН.

12 12. Текстовое табличное описание последовательности действий СФЕ с указанием срока выполнения каждого действия приведено в приложении 1 к настоящему Регламенту.

13 13. Диаграммы, отражающие взаимосвязь между логической последовательностью действий (в процессе оказания электронной государственной услуги) СФЕ в соответствии с их описаниями, приведены в приложении 2 (диаграммы № 1, 2, 3) к настоящему Регламенту.

14 14. В приложениях 3-5 к настоящему Регламенту приведены формы, шаблоны бланков в соответствии с которыми должен быть представлен результат оказания электронной государственной услуги.

15 15. Результаты оказания электронной государственной услуги потребителям измеряются показателями качества и доступности в соответствии с приложением 6 к настоящему Регламенту.

16 16. Требования, предъявляемые к процессу оказания электронной государственной услуги потребителям:

1 1) конфиденциальность (защита от несанкционированного получения информации);

2 2) целостность (защита от несанкционированного изменения информации);

3 3) доступность (защита от несанкционированного удержания информации и ресурсов);

4 4) сохранность документов, которые потребитель не получил в установленные сроки.

17 Таблица 2. Описание действий СФЕ через услугодателя

17. Технические условия оказания электронной государственной услуги: наличие компьютера, выход в Интернет, авторизация ПЭП, наличие ЭЦП пользователя.
Приложение 1
к Регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"
Таблица 1. Описание
действий СФЕ через ПЭП
1
№ действия (хода, потока работ)
1
2
3
4
2
Наименование СФЕ
Потре-
битель
ПЭП
Потре-
битель
ПЭП
3
Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание
Автори-
зуется на ПЭП по ИИН и пароля
Формирует сообщение об отказе в связи с имеющи-
мися наруше-
ниями в данных потре-
бителя
Выбирает услугу и формирует данные запроса, выбором потре-
бителя ЭЦП
Формирует сообщение об отказе в связи с имеющи-
мися наруше-
ниями в данных потре-
бителя ЭЦП
4
Форма завершения (данные, документ организационно–
распорядительное решение)
Отобра-
жение уведом-
ления об успешном формиро-
вании запроса
Форми-
рование сообщения об отказе в запра-
шиваемой электрон-
ной государ-
ственной услуге
Маршру-
тизация запроса
Форми-
рование сообщения об отказе в запра-
шиваемой электрон-
ной государ-
ственной услуге
5
Сроки исполнения
30 секунд – 1 минута
30 секунд
1,5 минуты
1,5 минуты
6
Номер следующего действия
2 – если есть на-
рушения в данных потре-
бителя; 3 – если автори-
зация прошла успешно
4 - если есть нарушения в данных потре-
бителя; 5 – если нарушений нет
продолжение таблицы
1
№ действия (хода, потока работ)
5
6
7
8
2
Наименование СФЕ
Потре-
битель
АРМ РШЭП
АРМ РШЭП
АРМ РШЭП
3
Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание
Удосто-
верение (подпи-
сание) посред-
ством ЭЦП потре-
бителя и направ-
ление запроса в АРМ РШЭП
Регист-
рация документа
Форми-
рование сообщения об отказе в связи с имеющи-
мися нару-
шениями в докумен-
тах пот-
ребителя
Получение потре-
бителем резуль-
тата услуги (уведом-
ление о готов-
ности архивной справки в форме электрон-
ного до-
кумента)
4
Форма завершения (данные, документ организационно–
распорядительное решение)
Маршру-
тизация запроса
Регист-
рация запроса с присвое-
нием номера заявлению
Форми-
рование мотиви-
рованного отказа
Отобра-
жение выходного документа
5
Сроки исполнения
30 секунд – 1 минута
1 минута
30 секунд
15 дней
6
Номер следующего действия
7 - если есть нарушения в данных потре-
бителя; 8 – если нарушений нет
Таблица 2. Описание действий
СФЕ через услугодателя
1
№ действия (хода, потока работ)
1
2
3
4
2
Наименование СФЕ
Услуго-
датель
Услуго-
датель
Улуго-
датель
ГБД ФЛ/
ГБД ЮЛ
3
Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание
Автори-
зуется на АРМ РШЭП через ИИН и пароля
Выбор сотруд-
ником услуго-
дателя услуги
Направ-
ление запроса о данных потре-
бителя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ
Форми-
рование сообщения об от-
сутствии данных ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ
4
Форма завершения (данные, документ организационно–
распорядительное решение)
Регист-
рация запроса в системе с прис-
воением номера заяв-
лению
Отобра-
жение уведом-
ления об успешном форми-
ровании запроса
Маршру-
тизация запроса
Форми-
рование мотиви-
рованного отказа
5
Сроки исполнения
10–15 секунд
10 секунд
1,5 минуты
10-15 секунд
6
Номер следующего действия
4 – если есть на-
рушения; 5 – если нарушений нет
продолжение таблицы
1
№ действия (хода, потока работ)
5
6
7
8
2
Наименование СФЕ
Услуго-
датель
АРМ РШЭП
АРМ РШЭП
АРМ РШЭП
3
Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание
Запол-
нение формы запроса с прикре-
плением сканиро-
ванных доку-
ментов и удосто-
верением ЭЦП
Регист-
рация документа
Формирует сообщение об отказе в связи с имеющи-
мися на-
рушениями в доку-
ментах потре-
бителя
Получение потре-
бителем резуль-
тата услуги
4
Форма завершения (данные, документ организационно–
распорядительное решение)
Маршру-
тизация запроса
Регист-
рация запроса с присвое-
нием номера заявлению
Форми-
рование мотиви-
рованного отказа
Форми-
рование резуль-
тата услуги (архивной справки)
5
Сроки исполнения
10-15 секунд
1,5 минуты
1,5 минуты
15 дней
6
Номер следующего действия
7 – если есть на-
рушения; 8 – если нарушений нет
Таблица 3. Описание
действий СФЕ через ЦОН
1
№ действия (хода, потока работ)
1
2
3
4
2
Наименование СФЕ
АРМ ИС ЦОН
Оператор Центра
Оператор Центра
ГБД ФЛ/ ГБД ЮЛ, ЕНИС
3
Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание
Автори-
зуется оператор Центра по логину и паролю
Выбирает услугу и формирует данные запроса
Направ-
ление запроса в ГБД ФЛ/ ГБД ЮЛ, ЕНИС
Формирует сообщение о невоз-
можности получения данных в связи с отсутст-
вием данных потре-
бителя
4
Форма завершения (данные, документ организационно–
распорядительное решение)
Регист-
рация запроса в системе с прис-
воением номера заяв-
лению
Отобра-
жение уведом-
ления об успешном форми-
ровании запроса
Маршру-
тизация запроса
Форми-
рование мотиви-
рованного отказа
5
Сроки исполнения
30 секунд – 1 минута
30 секунд
1,5 минуты
1,5 минуты
6
Номер следующего действия
4 - если есть нарушения в данных потре-
бителя; 5 – если нарушений нет
продолжение таблицы
1
5
6
7
8
9
2
Оператор Центра
Оператор Центра
АРМ РШЭП
АРМ РШЭП
АРМ РШЭП
3
Заполнение запроса с прикрепление к форме запроса необходимых документов и удостоверение ЭЦП
Направ-
ление документа удостове-
ренного (подпи-
санного) ЭЦП
Регист-
рация документа
Форми-
рование сообщения об отказе в услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах потребителя
Получение потре-
бителем резуль-
тата услуги
4
Отображение уведомления об успешном формировании запроса
Маршру-
тизация запроса
Регист-
рация запроса с присвое-
нием номера заявлению
Форми-
рование мотиви-
рованного отказа
Форми-
рование резуль-
тата услуги (архивной справки)
5
30 секунд – 1 минута
1 минута
1 минута
30 секунд – 1 минута
15 дней
6
8 – если есть на-
рушения; 9 – если нарушений нет
Приложение 2
к Регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"
Диаграмма № 1 функционального
взаимодействия при оказании электронной
государственной услуги через ПЭП
Диаграмма № 2 функционального
взаимодействия при оказании электронной
государственной услуги через услугодателя
Диаграмма № 3 функционального
взаимодействия при оказании электронной
государственной услуги через ИС ЦОН
Условные обозначения:
Сообщение начальное
Сообщение завершающее
Сообщение промежуточное
Простые события завершающие
Ошибка
Информационная система
Процесс
Условие
Поток управления
Поток сообщений
Электронный документ, представляемый конечному потребителю
Приложение 3
к Регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"
Экранная форма анкеты-заявления
на электронную государственную услугу
Приложение 4
к Регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"
Выходная форма положительного ответа
при обращении об оказании электронной
государственной услуги через ПЭП
Приложение 5
к Регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"
Выходная форма отрицательного ответа
при обращении об оказании электронной
государственной услуги через ПЭП
Документ сформирован системой электронного правительства
Уникальный номер
Дата выдачи
Кому: _______________________
(Ф.И.О. потребителя)
Адрес: ______________________
(почтовый адрес потребителя)
Доводим до вашего сведения, что в__________________________
___________________________________________________________
(Наименование государственного учреждения, ___________________________________________________________
выдавшего отказ в предоставлении информации)
данных о __________________________________________________
(Краткое изложение сути запрошенных потребителем
___________________________________________________________
сведений, по которым выдается отказ
________________________________________________не имеется.
в предоставлении информации)
Причина отказа:____________________________________________
(выбор одного из двух вариантов:
___________________________________________________________
"документы по запрашиваемой организации на
___________________________________________________________
государственное хранение не поступали"
___________________________________________________________
или "в документах организации запрашиваемые данные
___________________________________________________________
не обнаружены ввиду неполного состава документов")
__________________________________ ________________________
(наименование должности (Ф.И.О. руководителя
руководителя госучреждения) госучреждения)
__________________________________ ________________________
(наименование должности исполнителя) (Ф.И.О. исполнителя)
Приложение 6
к Регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"
Форма анкеты для определения
показателей электронной государственной
услуги: "качество" и "доступность"
____________________________________________
(наименование услуги)

1 1. Удовлетворены ли Вы качеством процесса и результатом оказания электронной государственной услуги?

1 1) не удовлетворен;

2 2) частично удовлетворен;

3 3) удовлетворен.

2 2. Удовлетворены ли Вы качеством информации о порядке оказания электронной государственной услуги?

1 1) не удовлетворен;

2 2) частично удовлетворен;

3 3) удовлетворен.