В соответствии со статьей 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Признать утратившим силу приказ председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 11 августа 2000 года № 47 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 1240).

Утвер­жде­ны
при­ка­зом Ми­ни­стра
куль­ту­ры и ин­фор­ма­ции
Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан
от 6 фев­ра­ля 2013 го­да № 27
Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда

1. Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда (далее – Правила) определяют порядок проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).

4. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда является единой для всех организаций, осуществляющих постоянное, временное хранение документов Национального архивного фонда и осуществляется по архивным фондам, единицам хранения, представляющим собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.

6. Для проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы ежегодно вместе с годовым отчетом о работе представляют в уполномоченный орган в одном экземпляре:

7. Государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан осуществляется государственными и специальными государственными архивами в порядке установленными Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10127), а также ведомственными и частными архивами в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10128).

8. Уполномоченный орган ежегодно к 15 февраля следующего за отчетным годом на основе карточек фондов, представленных Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами и местными исполнительными органами вносит изменения и дополнения в Центральный фондовый каталог.

9. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы один раз в три года вместе с годовым отчетом о работе составляют и представляют в уполномоченный орган сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

к Пра­ви­лам цен­тра­ли­зо­ван­но­го
го­су­дар­ствен­но­го уче­та дан­ных о со­ста­ве
до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да
форма
Кому представляется ___________________________
(наименование получателя)
Кем представляется ____________________________
(наименование отчитывающейся
_______________________________________________
организации)
Паспорт архива ______________________ на 1 января 20__ года
(наименование архива)

№ п/н
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство фон­дов
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния, при­ня­тых на вре­мен­ное хра­не­ние
Все­го
в том чис­ле
вне­сен­ных в опи­си
на го­су­дар­ствен­ном язы­ке
учтен­ных осо­бо цен­ных
1
2
3
4
5
6
7
8
1
До­ку­мен­ты на бу­маж­ной ос­но­ве. Все­го
1.1
Управ­лен­че­ская до­ку­мен­та­ция
1.2
До­ку­мен­ты лич­но­го про­ис­хож­де­ния
1.3
На­уч­но-тех­ни­че­ская до­ку­мен­та­ция
1.4
До­ку­мен­ты по лич­но­му со­ста­ву
2
Ки­но­до­ку­мен­ты
3
Фо­то­до­ку­мен­ты
4
Фо­но­до­ку­мен­ты
5
Ви­деодо­ку­мен­ты
6
Ма­ши­но­чи­та­е­мая до­ку­мен­та­ция
7
Мик­ро­фор­мы на пра­вах под­лин­ни­ка
8
Ито­го
Объем единицы учета
№ п/н
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство еди­ниц уче­та
все­го
в том чис­ле вне­сен­ных в опи­си
1
2
3
4
1
Ки­но­до­ку­мен­ты
2
Фо­но­до­ку­мен­ты
3
Ви­деодо­ку­мен­ты
4
Ма­ши­но­чи­та­е­мая до­ку­мен­та­ция

№ п/н
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния
Объ­ем стра­хо­во­го фон­да
ско­пи­ро­ван­ных для стра­хо­во­го фон­да
име­ю­щих фонд поль­зо­ва­ния
ко­ли­че­ство кад­ров нега­ти­ва
ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния стра­хо­во­го фон­да
1
2
3
4
5
6
1
До­ку­мен­ты на бу­маж­ной ос­но­ве. Все­го
1.1
Управ­лен­че­ская до­ку­мен­та­ция
1.2
До­ку­мен­ты лич­но­го про­ис­хож­де­ния
1.3
На­уч­но-тех­ни­че­ская до­ку­мен­та­ция
1.4
До­ку­мен­ты по лич­но­му со­ста­ву
2
Ки­но­до­ку­мен­ты
3
Фо­то­до­ку­мен­ты
4
Фо­но­до­ку­мен­ты
5
Ви­деодо­ку­мен­ты
6
Ма­ши­но­чи­та­е­мая до­ку­мен­та­ция
7
Мик­ро­фор­мы на пра­вах под­лин­ни­ка
8
Ито­го

Описи, каталоги, базы данных
№ п/н
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство опи­сей (книг уче­та и опи­са­ния)
За­ка­та­ло­ги­зи­ро­ва­но
Со­зда­но баз дан­ных о со­ста­ве и со­дер­жа­нии до­ку­мен­тов
все­го
из них в пол­ном ком­плек­те
Ко­ли­че­ство фон­дов
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния
Ко­ли­че­ство со­став­лен­ных кар­то­чек
Ко­ли­че­ство баз дан­ных
объ­ем в ме­га бай­тах
все­го
из них вклю­чен­ных в ка­та­ло­ги
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
До­ку­мен­ты на бу­маж­ной ос­но­ве. Все­го
1.1
Управ­лен­че­ская до­ку­мен­та­ция
1.2
До­ку­мен­ты лич­но­го про­ис­хож­де­ния
1.3
На­уч­но-тех­ни­че­ская до­ку­мен­та­ция
1.4
До­ку­мен­ты по лич­но­му со­ста­ву
2
Ки­но­до­ку­мен­ты
3
Фо­то­до­ку­мен­ты
4
Фо­но­до­ку­мен­ты
5
Ви­деодо­ку­мен­ты
6
Ма­ши­но­чи­та­е­мая до­ку­мен­та­ция
7
Мик­ро­фор­мы на пра­вах под­лин­ни­ка
8
Ито­го
Справочно-информационные издания
№ п/н
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство
1
2
3
1
Из­дан­ные пу­те­во­ди­те­ли, крат­кие спра­воч­ни­ки по фон­дам
2
Из­дан­ные спра­воч­ни­ки по ад­ми­ни­стра­тив­но-тер­ри­то­ри­аль­но­му де­ле­нию
3
Из­дан­ные спра­воч­ни­ки по ис­то­рии учре­жде­ний
4
Из­дан­ные спра­воч­ни­ки дру­гих ти­пов
5
Все­го из­дан­ных спра­воч­ни­ков

№ п/н
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство
1
2
3
1
Кни­ги и бро­шю­ры
2
Га­зе­ты
3
Жур­на­лы
4
Дру­гие ви­ды пе­чат­ной про­дук­ции

№ п/н
По­ка­за­те­ли
Ко­ли­че­ство
1
2
3
1
Зда­ния ар­хи­ва
2
Спе­ци­аль­ные по­ме­ще­ния
3
При­спо­соб­лен­ные по­ме­ще­ния
4
Сте­пень за­гру­жен­но­сти ар­хи­во­хра­ни­лищ (в про­цен­тах)
5
Осна­щен­ность зда­ний охран­ной сиг­на­ли­за­ци­ей (в про­цен­тах)
6
Осна­щен­ность зда­ний по­жар­ной сиг­на­ли­за­ци­ей (в про­цен­тах)
7
Про­тяж­ность ме­тал­ли­че­ских стел­ла­жей (в по­гон­ных мет­рах)
8
Про­тяж­ность де­ре­вян­ных стел­ла­жей (в по­гон­ных мет­рах)
9
За­кар­то­ни­ро­ва­но до­ку­мен­тов (в еди­ни­цах хра­не­ния)
_____________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
_____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

При­ло­же­ние 2
к Пра­ви­лам цен­тра­ли­зо­ван­но­го
го­су­дар­ствен­но­го уче­та дан­ных о со­ста­ве
до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да
Форма
Карточка фонда
Да­та пер­во­го по­ступ­ле­ния фон­да
Да­та по­лу­че­ния кар­точ­ки фон­да
Ме­сто хра­не­ния фон­да
№ фон­да/ Ка­те­го­рия/ Фор­ма соб­ствен­но­сти
Край­ние да­ты каж­до­го на­зва­ния фон­да
На­зва­ние фон­да
Объ­ем фон­да на 1 ян­ва­ря
Го­ды
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния/до­ку­мен­тов
В том чис­ле неопи­сан­ных еди­ниц хра­не­ния/до­ку­мен­тов
име­ю­щих стра­хо­вые ко­пии еди­ниц хра­не­ния
Оборотная сторона карточки фонда
На­зва­ние опи­си, ан­но­та­ция до­ку­мен­тов
На­ча­ло го­да
Ко­нец го­да
На­зва­ние опи­си, ан­но­та­ция до­ку­мен­тов
На­ча­ло го­да
Ко­нец го­да
Прежний № ___________ фонда
Примечание __________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись
руководителя
_____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон
исполнителя
Дата
Место для печати

При­ло­же­ние 3
к Пра­ви­лам цен­тра­ли­зо­ван­но­го
го­су­дар­ствен­но­го уче­та дан­ных о со­ста­ве
до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да
Форма
__________________________________________________________
(наименование государственного архива, музея, библиотеки)
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов
на 1 января 20___ года
№ п/н
№ фон­да
Ка­те­го­рия
На­зва­ние фон­дов
По­сту­пи­ло
Вы­бы­ло
Об­щее ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния в фон­де на 1 ян­ва­ря ___ го­да
При­ме­ча­ние
На­зва­ние опи­си, ан­но­та­ция до­ку­мен­тов
Го­ды
На­зва­ние опи­си, ан­но­та­ция до­ку­мен­тов
Го­ды
Вне­сен­ных в опи­си еди­ниц хра­не­ния
Не вне­сен­ных еди­ниц хра­не­ния/ до­ку­мен­тов
Име­ю­щих стра­хо­вые ко­пии еди­ниц хра­не­ния
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Всего за ____ поступило ____ фондов _____ единиц хранения/документов;
выбыло _____ фондов ______ единиц хранения/документов;
созданы страховые копии на __________ единиц хранения.
На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числятся с № __ по №
___ номеров фондов,
в том числе номеров, числящихся в наличии __ фондов _
единиц хранения,
номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых
использовались и номер занимать нельзя) _____,
утраченных __________ фондов,
свободных номеров __________.
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись
руководителя
__________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон
исполнителя
Дата
Место для печати

При­ло­же­ние 4
к Пра­ви­лам цен­тра­ли­зо­ван­но­го
го­су­дар­ствен­но­го уче­та дан­ных о со­ста­ве
до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да
Форма
Учетные сведения по фондовому каталогу
на 1 января 20___ года
№ п/н
На­име­но­ва­ние ар­хи­ва
Пер­вый и по­след­ний но­ме­ра фон­дов по спис­ку фон­дов
Ко­ли­че­ство фон­дов по пас­пор­ту на 1 ян­ва­ря
Ко­ли­че­ство кар­то­чек в фон­до­вом ка­та­ло­ге
Ко­ли­че­ство сво­бод­ных но­ме­ров фон­дов
При­ме­ча­ние
Все­го
На фон­ды, хра­ня­щи­е­ся в ар­хи­ве
На фон­ды, вклю­чен­ных в со­став объ­еди­нен­но­го ар­хив­но­го фон­да (ра­нее ис­поль­зо­ван­ных) и пе­ре­дан­ные фон­ды
На утра­чен­ные фон­ды
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
___________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись
руководителя
___________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон
исполнителя
Дата
Место для печати

При­ло­же­ние 5
к Пра­ви­лам цен­тра­ли­зо­ван­но­го
го­су­дар­ствен­но­го уче­та дан­ных о со­ста­ве
до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да
Форма
Кому представляется __________________________________
(официальное наименование
_____________________________________________________
государственного архива и его почтовый адрес)
Кем представляется __________________________________
(официальное наименование
_____________________________________________________
отчитывающейся организации и его почтовый адрес)
_____________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)
Сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования
государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря 20__ года

№ п/н
На­име­но­ва­ние по­ка­за­те­лей
Ко­ли­че­ство
Ко­ли­че­ство штат­ных ра­бот­ни­ков
Ко­ли­че­ство со­гла­со­ван­ных с ар­хив­ны­ми учре­жде­ни­я­ми
Ко­ли­че­ство по­ме­ще­ний для хра­не­ния до­ку­мен­тов
Ко­ли­че­ство ор­га­ни­за­ций пол­но­стью под­го­то­вив­ших до­ку­мен­ты к пе­ре­да­че на по­сто­ян­ное хра­не­ние
Но­мен­кла­ту­ры дел
Ин­струк­ции, пра­ви­ла по де­ло­про­из­вод­ству
1
2
3
4
5
6
7
8
1
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции про­фи­ля ком­плек­то­ва­ния го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вов
2
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции про­фи­ля ком­плек­то­ва­ния го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вов
3
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции про­фи­ля ком­плек­то­ва­ния рай­он­ных, го­род­ских ар­хи­вов
4
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции про­фи­ля ком­плек­то­ва­ния рай­он­ных, го­род­ских ар­хи­вов
5
Объ­еди­нен­ные ве­дом­ствен­ные ар­хи­вы

№ п/н
На­име­но­ва­ние по­ка­за­те­лей
Все­го еди­ниц хра­не­ния
Ко­ли­че­ство до­ку­мен­тов по­сто­ян­но­го сро­ка хра­не­ния (в еди­ни­цах хра­не­ния)
Ко­ли­че­ство до­ку­мен­тов по лич­но­му со­ста­ву (в еди­ни­цах хра­не­ния)
Ко­ли­че­ство об­ра­зу­ю­щих­ся в те­че­нии го­да де­ла по­сто­ян­но­го сро­ка хра­не­ния (в еди­ни­цах хра­не­ния)
Вне­сен­ных в опи­си
Хра­ня­щи­е­ся сверх уста­нов­лен­но­го сро­ка
Все­го
Вне­сен­ных в опи­си
Утвер­жден­ных экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей ар­хив­но­го учре­жде­ния
Утвер­жден­ных экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей ар­хив­но­го учре­жде­ния
1
2
3
4
5
6
7
8
1
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие управ­лен­че­скую до­ку­мен­та­цию про­фи­ля ком­плек­то­ва­ния го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вов
2
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие управ­лен­че­скую до­ку­мен­та­цию про­фи­ля ком­плек­то­ва­ния го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вов
3
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие управ­лен­че­скую до­ку­мен­та­цию про­фи­ля ком­плек­то­ва­ния рай­он­ных, го­род­ских ар­хи­вов
4
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие управ­лен­че­скую до­ку­мен­та­цию про­фи­ля ком­плек­то­ва­ния рай­он­ных, го­род­ских ар­хи­вов
5
Управ­лен­че­ская до­ку­мен­та­ция, хра­ня­ща­я­ся в объ­еди­не­ни­ях ве­дом­ствен­но­го ар­хи­ва

№ п/н
Ви­ды ор­га­ни­за­ций
Ко­ли­че­ство по­ме­ще­ния для хра­не­ния до­ку­мен­тов
Ко­ли­че­ство штат­ных со­труд­ни­ков
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния вне­сен­ных в опи­си
Ко­ли­че­ство до­ку­мен­тов хра­ня­щих­ся сверх уста­нов­лен­но­го сро­ка (в еди­ни­цах хра­не­нии)
Все­го еди­ниц хра­не­ния
утвер­жден­ных экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей ар­хив­но­го учре­жде­ния
1
2
3
4
5
6
7
1
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции
2
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции

№ п/н
Ви­ды ор­га­ни­за­ций
Ко­ли­че­ство ор­га­ни­за­ций, со­сто­я­щих на уче­те в ар­хив­ном учре­жде­нии
Ко­ли­че­ство по­ме­ще­ния для хра­не­ния до­ку­мен­тов
Ко­ли­че­ство штат­ных со­труд­ни­ков
Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния вне­сен­ных в опи­си
Ко­ли­че­ство хра­ня­щих­ся сверх уста­нов­лен­но­го сро­ка (в еди­ни­цах хра­не­нии)
утвер­жден­ных экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей ар­хив­но­го учре­жде­ния
1
2
3
4
5
6
7
1
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие ки­но­до­ку­мен­ты
2
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие ки­но­до­ку­мен­ты
3
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие фо­то­до­ку­мен­ты
4
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие фо­то­до­ку­мен­ты
5
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции хра­ня­щие фо­но­до­ку­мен­ты
6
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие фо­но­до­ку­мен­ты
7
Го­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие ви­деодо­ку­мен­ты
8
Него­су­дар­ствен­ные ор­га­ни­за­ции, хра­ня­щие ви­деодо­ку­мен­ты
________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати