В соответствии с Законом Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года «О государственных услугах», постановлением Правительства Республики Казахстан от 5 марта 2014 года № 183 «Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела» акимат города Астаны ПОСТАНОВЛЯЕТ:

2. Руководителю Государственного учреждения «Управление архивов и документации города Астаны» произвести государственную регистрацию настоящего постановления в органах юстиции с последующим опубликованием в официальных и периодических печатных изданиях, а также на интернет-ресурсе, определяемом Правительством Республики Казахстан, и на сайте акимата города Астаны.

Утвержден
постановлением акимата
города Астаны
от 3 июля 2014 года
№ 193-1100
Регламент государственной услуги «Выдача архивных справок»

1. Государственная услуга «Выдача архивных справок» (далее – государственная услуга) оказывается уполномоченным органом акимата города Астаны – Государственным учреждением «Управление архивов и документации города Астаны» и Государственным учреждением «Государственный архив города Астаны» (далее - услугодатель).
Прием документов и выдача результатов оказания государственной услуги осуществляются через:

2) Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Центр обслуживания населения» Комитета по контролю автоматизации государственных услуг и координации деятельности центров обслуживания населения Министерства транспорта и коммуникаций Республики Казахстан (далее – ЦОН) по месту жительства;

1) у услугодателя, в ЦОНе – выдача архивной справки по форме согласно приложению 4 к настоящему Регламенту государственной услуги «Выдача архивных справок» (далее – Регламент) либо мотивированного ответа об отказе в оказании государственной услуги в соответствии со статьей 16 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах»;

Форма предоставления результата оказания государственной услуги: электронная и (или) бумажная.

4. Основанием для начала действия по оказанию государственной услуги при обращении услугополучателя (либо его представителя по доверенности) к услугодателю является принятие услугодателем заявления и пакета документов, указанных в пункте 9 Стандарта государственной услуги «Выдача архивных справок», утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 5 марта 2014 года № 183 (далее – Стандарт) от услугополучателя.

3) обработка государственной услуги ответственным исполнителем услугодателя – 13 (тринадцать) календарных дней. В случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также периода более чем за пять лет, услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на 28 (двадцать восемь) календарных дней, о чем сообщается услугополучателю в течение 3 (трех) рабочих дней со дня регистрации документов. Результат действия – подготовка проекта результата государственной услуги;

4) формирование ответственным исполнителем услугодателя результата оказания государственной услуги (архивная справка либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги) и подписание руководителем услугодателя проекта результата государственной услуги – 1 (один) день. Результат действия – ознакомление руководителя услугодателя с результатом государственной услуги и подписание проекта результата государственной услуги;

3) ответственный исполнитель услугодателя осуществляет поиск информации, подготовку проекта результата государственной услуги и передает его руководителю услугодателя – 13 (тринадцать) либо 28 (двадцать восемь) календарных дней, если при оказании государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также периода более чем за пять лет;

условие 1 – при предоставлении услугополучателем неполного пакета документов, согласно перечню, указанному в пункте 9 Стандарта, работник ЦОНа отказывает в приеме документов и выдает расписку по форме, согласно приложению 2 Стандарта;
условие 2 – при соблюдении правильности и полноты заполнения заявления и предоставлении полного пакета документов, работник ЦОНа регистрирует заявление в информационной системе «Интегрированная информационная система центров обслуживания населения» (далее – ИИС ЦОН);

3) процесс 3 – работник ЦОНа сверяет подлинность оригиналов с воспроизведенными электронными копиями документов, после чего возвращает оригиналы документов услугополучателю, вносит соответствующую информацию об услугополучателе и список поданных документов в ИИС ЦОН, выдает услугополучателю расписку о приеме соответствующих документов (5 (пять) минут);

День сдачи пакета документов в ЦОН не входит в срок оказания государственной услуги.
В ЦОНе выдача готового результата государственной услуги осуществляется его работником на основании расписки, при предъявлении документа, удостоверяющего личность и (или) документа, удостоверяющего полномочия доверенного лица (для идентификации личности услугополучателя или доверенного лица).
В случаях, когда услугополучатель не обратился за результатом услуги в указанный срок, ЦОН обеспечивает его хранение в течение одного месяца, после чего передает его услугодателю.
Невостребованный готовый результат государственной услуги в течение трех рабочих дней направляется услугополучателю посредством почтовой связи по указанному в заявлении адресу.
Диаграмма функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги через ЦОН, представлена в приложении 2 к настоящему Регламенту.

условие 1 – при соблюдении услугополучателем правильности и полноты заполнения заявления;
условие 2 – при несоблюдении услугополучателем правильности и полноты заполнения заявления.
Диаграмма функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги через портал, представлена в приложении 3 к настоящему Регламенту.
Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги, а также описание порядка взаимодействия с иными услугодателями и (или) ЦОНом и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражается в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги согласно приложению 5 к настоящему Регламенту.

Приложение 1
к Регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Блок-схема действий при взаимодействии структурных подразделений (работников) услугодателей при оказании государственной услуги

Приложение 2
к Регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Диаграмма функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги через ЦОН

Приложение 3
к Регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Диаграмма функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги через портал
Условные обозначения

Приложение 4
к Регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Выходная форма положительного ответа (архивной справки) на государственную услугу
Архивная справка
Заявитель: __________________________________________________________
(Ф.И.О. физического лица или наименование юридического лица)
Вид архивной справки: _______________________________________________
Период, за который запрашивается справка: ______________________________
____________________________________________________________________
(указывается содержание архивной справки)
Основание: _________________________________________________________
Директор Государственного учреждения «Государственный архив города Астаны»:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(ФИО)
Архивист: ___________________________________________________________
(ФИО)
К справке прилагаются документы: _____________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Приложение 5
к Регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Таблица 1. Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги услугодателем
Таблица 2. Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги ЦОНом
Таблица 3. Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги через портал
Условные обозначения