Об утверждении регламента государственной услуги «Выдача архивных спр…

0 Об утверждении регламента государственной услуги «Выдача архивных справок»

В соответствии с пунктом 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года «О государственных услугах» акимат Северо-Казахстанской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1 1. Утвердить прилагаемый регламент государственной услуги «Выдача архивных справок».

2 2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на курирующего заместителя акима области.

3 3. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

4 Утвержден

постановлением акимата
Северо-Казахстанской области
от «2» июля 2015 года
№236
Регламент государственной услуги «Выдача архивных справок»

1 1. Общие положения

1 1. Государственная услуга «Выдача архивных справок» (далее - государственная услуга) оказывается государственными архивами Северо-Казахстанской области согласно приложению 1 к настоящему регламенту (далее – услугодатель).

Прием заявления и выдача результата оказания государственной услуги осуществляются через:

1 1) канцелярию услугодателя;

2 2) республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Центр обслуживания населения» Комитета связи, информатизации и информации Министерства по инвестициям и развитию Республики Казахстан (далее – ЦОН);

3 3) веб-портал «электронного правительства» www.egov.kz (далее – портал).

2

2. Регламент государственной услуги «Выдача архивных справок» (далее - регламент) разработан на основании стандарта государственной услуги «Выдача архивных справок», утвержденного приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 «Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела».
Государственная услуга оказывается бесплатно физическим и юридическим лицам (далее – услугополучатель)

3 3. Форма оказания государственной услуги: электронная (частично автоматизированная) и (или) бумажная.

4

4. Результат государственной услуги - архивная справка о подтверждении либо ответ об отсутствии следующих сведений социально-правового характера: трудового стажа, размера заработной платы, возраста, состава семьи, образования, награждения, перечисления пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоения ученых степеней и званий, несчастного случая, нахождения на излечении или эвакуации, применения репрессий, реабилитации жертв массовых политических репрессий, службы в Вооруженных Силах, воинских частях и формированиях, проживания в зонах экологического бедствия, пребывания в местах лишения свободы, сведений об актах гражданского состояния, о правоустанавливающих и идентификационных документах.
Форма предоставления результата оказания государственной услуги – бумажная.
На портале выдается уведомление с указанием места и даты получения результата оказания государственной услуги.

2 2. Описание порядка действий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги

5 5. Основанием для начала действия по оказанию государственной услуги является предоставление услугополучателем следующих документов (далее-пакет документов):

1 1) к услугодателю:

документ, подтверждающий полномочия, или нотариально засвидетельствованная доверенность представителя и документ, удостоверяющий личность (представляется для идентификации личности, работник услугодателя воспроизводит электронную копию документа для идентификации личности, после чего возвращает его оригинал услугополучателю);
заполненное заявление по форме, согласно приложению 2 к настоящему регламенту (при наличии к заявлению прилагаются копии документов, подтверждающие запрашиваемые сведения).
Подтверждением принятия услугодателем пакета документов, перечисленный в настоящем подпункте от услугополучателя, является копия заявления услугополучателя со штампом услугодателя, содержащим дату, время приема и номер входящих документов, с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии) лица, принявшего документы;

2 2) в ЦОН:

документ, подтверждающий полномочия, или нотариально засвидетельствованная доверенность представителя и документ, удостоверяющий личность (представляется для идентификации личности, работник ЦОН воспроизводит электронную копию документа для идентификации личности, после чего возвращает его оригинал услугополучателю);
заполненное заявление по форме, согласно приложению 2 к настоящему регламенту (при наличии к заявлению прилагаются копии документов, подтверждающие запрашиваемые сведения).
При приеме документов, перечисленных в настоящем подпункте, услугополучателю выдается расписка о приеме соответствующих документов.
Сведения документов, удостоверяющих личность услугополучателя, услугодатель и работник ЦОН получают из соответствующих государственных информационных систем через шлюз «электронного правительства».
Услугодатель и работник ЦОН получают согласие услугополучателя на использование сведений, составляющих охраняемую законом тайну, содержащихся в информационных системах, при оказании государственных услуг, если иное не предусмотрено законами Республики Казахстан.
В ЦОН выдача готового результата оказания государственной услуги осуществляется на основании расписки о приеме соответствующих документов, при предъявлении удостоверения личности (либо уполномоченного представителя: юридического лица по документу, подтверждающему полномочия; физического лица по нотариально засвидетельственной доверенности).
ЦОН обеспечивает хранение результата оказания государственной услуги в течение 1 (одного) месяца, после чего передает его услугодателю для дальнейшего хранения в течение 1 (одного) года. При обращении услугополучателя по истечении 1 (одного) месяца, по запросу ЦОН услугодатель в течение 10 (десяти) рабочих дней направляет готовый результат оказания государственной услуги в ЦОН для выдачи услугополучателю;

3 3) на портал:

запрос в форме электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) услугополучателя (при наличии прилагаются электронные копии документов, подтверждающие запрашиваемые сведения).
В случае обращения через портал услугополучателю в «личный кабинет» направляется статус о принятии запроса на государственную услугу, а также уведомление с указанием даты, времени и места получения результата оказания государственной услуги.

6 6. Содержание каждого действия, входящего в состав процесса оказания государственной услуги, длительность его выполнения:

1

1) принятие сотрудником канцелярии услугодателя пакета документов услугополучателя и регистрация заявления; выдача сотрудником канцелярии услугодателя услугополучателю копии заявления со штампом услугодателя, содержащим дату, время приема и номер входящих документов, с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии) лица, принявшего документы осуществляется в течение 15 (пятнадцати) минут;

2 2) передача сотрудником канцелярии услугодателя пакета документов руководителю услугодателя для оформления визы осуществляется в течение 15 (пятнадцати) минут;

3 3) оформление визы руководителя услугодателя и передача ответственному специалисту услугодателя осуществляется в течение 4 (четырех) часов;

4 4) поиск ответственным специалистом услугодателя информации и подготовка проекта результата государственной услуги осуществляется в течение 14 (четырнадцати) календарных дней;

в случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также периода более чем за пять лет, услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на тридцать календарных дней, о чем сообщается услугополучателю в течение 3 (трех) рабочих дней со дня регистрации документов;

5 5) направление проекта результата государственной услуги на подпись руководителю услугодателя осуществляется в течение 15 (пятнадцати) минут;

6 6) подписание руководителем услугодателя проекта результата государственной услуги и передача результата государственной услуги специалисту канцелярии услугодателя осуществляется в течение 4 (четырех) часов;

7 7) выдача специалистом канцелярии услугодателя услугополучателю готового результата государственной услуги осуществляется в течение 15 (пятнадцати) минут.

7 7. Результат процедур (действий) по оказанию государственной услуги, который служит основанием для начала выполнения следующей процедуры (действия):

1 1) принятие и регистрация пакета документов услугополучателя;

2 2) получение руководителем услугодателя пакета документов;

3 3) получение ответственным специалистом услугодателя пакета документов с визой руководителя услугодателя;

4 4) проект результата государственной услуги;

5 5) получение руководителем услугодателя проекта результата государственной услуги;

6 6) подписание результата оказания государственной услуги и передача сотруднику канцелярии услугодателя;

7 7) получение услугополучателем готового результата государственной услуги у специалиста канцелярии услугодателя.

3 3. Описание порядка взаимодействия структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги

8 8. Перечень структурных подразделений (работников) услугодателя, которые участвуют в процессе оказания государственной услуги:

сотрудник канцелярии услугодателя;
руководитель услугодателя;
ответственный специалист услугодателя.

9 9. Описание последовательности действий между структурными подразделениями (работниками) услугодателя с указанием длительности каждого действия:

1 1) сотрудник канцелярии услугодателя принимает пакет документов у услугополучателя, регистрирует в течение 15 (пятнадцати) минут и передает пакет документов руководителю услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут;

2 2) руководитель услугодателя накладывает визу и передает ответственному специалисту услугодателя в течение 4 (четырех) часов;

3

3) ответственный специалист услугодателя осуществляет поиск информации, подготовку проекта результата государственной услуги в течение 14 (четырнадцати) календарных дней и направляет проект результата оказания государственной услуги на подпись руководителю услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут;
в случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также периода более чем за пять лет, услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на тридцать календарных дней, о чем сообщается услугополучателю в течение 3 (трех) рабочих дней со дня регистрации документов;

4 4) руководитель услугодателя знакомится с проектом результата государственной услуги, подписывает его и передает сотруднику канцелярии услугодателя в течение 4 (четырех) часов;

5 5) сотрудник канцелярии услугодателя выдает услугополучателю результат государственной услуги в течение 15 (пятнадцати) минут.

4 4. Описание порядка взаимодействия с ЦОНом и (или) иными услугодателями, а также порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги

10 10. Для получения государственной услуги услугополучатель обращается в ЦОН с пакетом документов согласно подпункту 2) пункта 5 настоящего регламента.

11 11. Содержание каждого действия, входящего в состав процесса оказания государственной услуги, длительность его выполнения:

1 1) работник ЦОНа проверяет правильность заполнения заявления и полноту пакета документов, предоставленных услугополучателем в течение 5 (пяти) минут;

в случае предоставления услугополучателем неполного пакета документов работник ЦОНа отказывает в приеме заявления и выдает расписку об отказе в приеме документов по форме, согласно приложению 3 к настоящему регламенту в течение 5 (пяти) минут.
При соблюдении правильности и полноты заполнения заявления и предоставления полного пакета документов работник ЦОНа регистрирует заявление в информационной системе «Интегрированная информационная система для Центров обслуживания населения» (далее – ИИС ЦОН) в течение 5 (пяти) минут;

2 2) работник ЦОНа получает письменное согласие услугополучателя на использование сведений, составляющих охраняемую законом тайну, содержащихся в информационных системах, если иное не предусмотрено законами Республики Казахстан в течение 2 (двух) минут;

3 3) работник ЦОНа идентифицирует личность услугополучателя, вносит соответствующую информацию об услугополучателе и список поданных документов в ИИС ЦОН, выдает услугополучателю расписку о приеме соответствующих документов в течение 3 (трех) минут;

4 4) работник ЦОНа подготавливает пакет документов и направляет его услугодателю через курьерскую или иную уполномоченную на это связь в течение 1 (одного) рабочего дня;

5

5) услугодатель после получения пакета документов проводит необходимую работу по оказанию государственной услуги, подготавливает результат оказания государственной услуги и направляет его через курьерскую или иную уполномоченную на это связь в ЦОН в течение 14 (четырнадцати) календарных дней;
в случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также периода более чем за пять лет, услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на тридцать календарных дней, о чем сообщается услугополучателю в течение 3 (трех) календарных дней со дня регистрации документов;
день сдачи пакета документов в ЦОН не входит в срок оказания государственной услуги;

6 6) работник ЦОНа в срок, указанный в расписке о приеме соответствующих документов, выдает результат оказания государственной услуги услугополучателю в течение 15 (пятнадцати) минут.

В случаях, когда услугополучатель не обратился за результатом услуги в указанный срок, ЦОН обеспечивает его хранение в течение одного месяца, после чего передает его услугодателю для дальнейшего хранения в течение 1 (одного) года. При обращении услугополучателя по истечении 1 (одного) месяца, по запросу ЦОН услугодатель в течение 10 (десяти) рабочих дней направляет готовый результат оказания государственной услуги в ЦОН для выдачи услугополучателю.

12 12. Порядок действий услугодателя и услугополучателя при оказании государственной услуги через портал:

1 1) услугополучатель осуществляет регистрацию (авторизацию) на портале посредством ЭЦП;

2 2) выбор услугополучателем электронной государственной услуги, заполнение полей электронного запроса и прикрепление документов, предусмотренных подпунктом 3) пункта 5 настоящего регламента;

3 3) удостоверение электронного запроса для оказания электронной государственной услуги посредством ЭЦП услугополучателя;

4 4) обработка (проверка, регистрация) электронного запроса услугодателем;

5 5) получение услугополучателем уведомления о статусе электронного запроса и сроке оказания государственной услуги в истории получения государственных услуг личного кабинета услугополучателя;

6 6) подготовка и направление услугодателем в «личный кабинет» услугополучателя результата оказания государственной услуги в форме электронного документа, подписанного ЭЦП руководителя услугодателя;

7 7)получение услугополучателем результата государственной услуги в истории получения государственных услуг личного кабинета услугополучателя.

Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражается в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги согласно приложению 4 к настоящему регламенту

59 Приложение 1

к регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Государственные архивы Северо-Казахстанской области, оказывающие государственную услугу «Выдача архивных справок»
№п/п
Название архива
Адрес архива
Номера телефонов
1
2
3
4
1
Коммунальное государственное учреждение «Северо-Казахстанский Государственный архив» управления культуры, архивов и документации Северо-Казахстанской области акимата Северо-Казахстанской области
150000, Республика Казахстан, Северо-Казахстанская область, город Петропавловск, улица Интернациональная, 1
8(7152)
46-48-19
2
Коммунальное государственное учреждение «Архив по личному составу города Петропавловска» управления культуры, архивов и документации Северо-Казахстанской области акимата Северо-Казахстанской области
150009, Республика Казахстан, Северо-Казахстанская область, город Петропавловск, улица Ярослава Гашека, 40
8(7152)
52-00-81
3
Коммунальное государственное учреждение «Айыртауский районный архив» управления культуры, архивов и документации Северо-Казахстанской области акимата Северо-Казахстанской области
150100, Республика Казахстан, Северо-Казахстанская область, Айыртауский район, село Саумалколь, микрорайон, 2
8(71533)
2-73-42
4
Коммунальное государственное учреждение «Аккайынский районный архив» управления культуры, архивов и документации Северо-Казахстанской области акимата Северо-Казахстанской области
150300, Республика Казахстан, Северо-Казахстанская область, Аккайынский район, село Смирново, улица Народная, 39
8(71532)
2-10-41
5
Коммунальное государственное учреждение «Акжарский районный архив» управления культуры, архивов и документации Северо-Казахстанской области акимата Северо-Казахстанской области
150200, Республика Казахстан, Северо-Казахстанская область, Акжарский район, село Талшик, улица Целинная, 20
8(71546)
2-12-35
6
Коммунальное государственное учреждение «Архив района имени Габита Мусрепова» управления культуры, архивов и документации Северо-Казахстанской области акимата Северо-Казахстанской области
150400, Республика Казахстан, Северо-Казахстанская область, район имени Габита Мусрепова, село Новоишимское, улица Ленина, 2
8(71535)
2-27-04
7
Коммунальное государственное учреждение «Есильский районный архив» управления культуры, архивов и документации Северо-Казахстанской области акимата Северо-Казахстанской области
150500, Республика Казахстан, Северо-Казахстанская область, Есильский район, село Явленка, улица Ленина, 12
8(71543)
2-17-88
8
Коммунальное государственное учреждение «Жамбылский районный архив» управления культуры, архивов и документации Северо-Казахстанской области акимата Северо-Казахстанской области
150600, Республика Казахстан, Северо-Казахстанская область, Жамбылский район, село Пресновка, улица Мира, 8
8(71544)
2-13-70
9
Коммунальное государственное учреждение «Кызылжарский районный архив» управления культуры, архивов и документации Северо-Казахстанской области акимата Северо-Казахстанской области
150700, Республика Казахстан, Северо-Казахстанская область, Кызылжарский район, аул Бесколь, улица Спортивная, д. 2
8(71538)
2-19-67
10
Коммунальное государственное учреждение «Архив района Магжана Жумабаева» управления культуры, архивов и документации Северо-Казахстанской области акимата Северо-Казахстанской области
150800, Республика Казахстан, Северо-Казахстанская область, район Магжана Жумабаева, город Булаево, улица Береговая, 23
8(71531)
2-12-02
11
Коммунальное государственное учреждение «Мамлютский районный архив» управления культуры, архивов и документации Северо-Казахстанской области акимата Северо-Казахстанской области
150900, Республика Казахстан, Северо-Казахстанская область, Мамлютский район, город Мамлютка, улица Ленина 51
8 (71541)
2-18-03
12
Коммунальное государственное учреждение «Тайыншинский районный архив» управления культуры, архивов и документации Северо-Казахстанской области акимата Северо-Казахстанской области
151000, Республика Казахстан, Северо-Казахстанская область, Тайыншинский район, город Тайынша, микрорайон Железнодорожный, 27
8 (71536)
2-50-86
13
Коммунальное государственное учреждение «Тимирязевский районный архив» управления культуры, архивов и документации Северо-Казахстанской области акимата Северо-Казахстанской области
150100, Республика Казахстан, Северо-Казахстанская область, Тимирязевский район, село Тимирязево, улица Шокана Уалиханова, 23
8 (71537)
2-18-35
14
Коммунальное государственное учреждение «Уалихановский районный архив» управления культуры, архивов и документации Северо-Казахстанской области акимата Северо-Казахстанской области
151200, Республика Казахстан, Северо-Казахстанская область, Уалихановский район, село Кишкенеколь, улица Уалиханова, 85
8(71542)
2-11-32
15
Коммунальное государственное учреждение «Архив района Шал акына» управления культуры, архивов и документации Северо-Казахстанской области акимата Северо-Казахстанской области
151300, Республика Казахстан, Северо-Казахстанская область, район Шал акына, город Сергеевка, улица Победы, 32
8 (71534)
2-10-95

60 Приложение 2

к регламенту государственной
услуги «Выдача архивных справок»
__________________________________
__________________________________
(наименование услугодателя)
от ______________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии)
услугополучателя)
Почтовый адрес: __________________
__________________________________
Контактный телефон: ______________
Индивидуальный идентификационный
номер ____________________________
Заявление
Прошу выдать архивную справку о подтверждении одного из следующих сведений:
_________________________________________________________________________________
(трудового стажа, размера заработной платы, возраста, состава семьи, образования,
_________________________________________________________________________________
награждения, перечисления пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоения
_________________________________________________________________________________
ученых степеней и званий,несчастного случаях нахождения на излечении или эвакуации,
_________________________________________________________________________________
применения репрессий, реабилитации, службы в Вооруженных силах, воинских частях и
_________________________________________________________________________________
формированиях, проживания в зонах экологического бедствия, пребывания в местах
_________________________________________________________________________________
лишения свободы, сведений об актах гражданского состояния)
Приложение (при наличии):
1)________________________________________;
2)________________________________________;
3)________________________________________.
Согласен на использование сведений, составляющих охраняемую законом тайну,
содержащихся в информационных системах _______________.
«__» ______________ 20___года _____________ (подпись).

61 Приложение 3

к регламенту государственной
услуги «Выдача архивных справок»
_________________________________
_________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии)
услугополучателя, либо наименование
организации услугополучателя)
_________________________________
_________________________________
(адрес услугополучателя)
Расписка об отказе в приеме документов
Руководствуясь пунктом 2 статьи 20 Закона Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года
«О государственных услугах», отдел № _____ филиала РГП «Центр обслуживания населения»
(указать адрес) отказывает в приеме документов на оказание государственной услуги «Выдача
архивных справок» ввиду представления Вами неполного пакета документов согласно перечню,
предусмотренному стандартом государственной услуги, а именно:
Наименование отсутствующих документов:
1)________________________________________;
2)________________________________________;
3)________________________________________.
Настоящая расписка составлена в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
Фамилия, имя, отчество (при наличии)
работника ЦОН
(подпись)
Исп. фамилия, имя, отчество (при наличии) _____________
Тел.____________________
Получил: фамилия, имя, отчество (при наличии)/ подпись услугополучателя/
«___» _________ 20 __ года

62 А. При оказании государственной услуги через канцелярию услугодателя

Приложение 4
к регламенту государственной
услуги «Выдача архивных справок»
Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги
А. При оказании государственной услуги через канцелярию услугодателя
Б. При оказании государственной услуги через ЦОН
В. При оказании государственной услуги через портал
Условные обозначения: