Об утверждении Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек от 07.12.2015 г. № 374 (Мемлекеттік кітапханалардың кітапхана қорын есепке алу және есептен шығару жөніндегі нұсқаулықты бекіту туралы)

Об утверждении Инструкции
по учету и списанию библиотечного
фонда государственных библиотек
В соответствии с подпунктом 35-5) статьи 7 Закона Республики Казахстан «О культуре» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек.

2. Департаменту по делам культуры и искусства Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа направление копий настоящего приказа для официального опубликования в информационно-правовой системе «Әділет» и периодическом печатном издании на электронном носителе с приложением бумажного экземпляра, заверенного гербовой печатью, для внесения в эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан в электронном виде, удостоверенных электронной цифровой подписью лица, уполномоченного подписывать настоящий приказ, с приложением бумажного экземпляра, заверенного гербовой печатью;

3) после официального опубликования размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

4)  представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1), 2) и 3) настоящего пункта в течение десяти рабочих дней со дня исполнения мероприятиий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие с 1 января 2016 года и подлежит официальному опубликованию.

Утверждена приказом
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 7 декабря 2015 года
№ 374
Инструкция по учету и списанию библиотечного фонда
государственных библиотек

Глава 1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек (далее – Инструкция) детализирует процесс учета и списания библиотечного фонда государственных библиотек, путем учета поступления документов, списания библиотечного фонда.

2. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
1) аудиовизуальный материал – носитель, содержащий изобразительную, звуковую и текстовую информацию, воспроизводимый с помощью технических и электронных средств;
2) печатная продукция – периодические печатные издания, книги, брошюры, альбомы, плакаты, буклеты и иная полиграфическая продукция;
3) библиотечный фонд государственных библиотек (далее –библиотечный фонд) – упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам;
4) периодическое печатное издание – газета, журнал, альманах, бюллетень, приложения к ним, имеющие постоянное название, текущий номер и выпускаемые не реже одного раза в три месяца.

3. Учету и списанию библиотечного фонда подлежат печатные продукции, периодические печатные издания, а также аудиовизуальные материалы.

Глава 2. Учет библиотечного фонда

4. При проведении учета библиотечного фонда количество документов, за исключением газет и аудиовизуальных материалов, измеряются основной единицей – экземпляр.
Единицей измерения количества газет является годовой комплект, составляющий совокупность номеров (выпусков) газет за год.
Единицами измерения количества аудиовизуальных материалов является:
для магнитной фонограммы - кассета, катушка, бобина;
для грампластинок - диск;
для диафильма - рулон;
для диапозитивов и кинофонодокументов - комплект.

5. Учет библиотечного фонда осуществляется путем проведения учета поступлений документов и суммарного учета документов.

6. Учет поступлений библиотечных документов включает в себя следующие процедуры:

1) прием документов.
В ходе приема библиотекой документов, поступивших с сопроводительным письмом или по почте или полученных в дар нарочно, осуществляется сверка на наличие дефектов и (или) расхождений сведений, указанных в сопроводительном письме (при наличии).
При отсутствии дефектов и (или) расхождений, документ принимается для использования в библиотеке и составляется акт о приеме документов по форме, согласно приложению 1 к настоящей Инструкции. Акт о приеме документов составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в подразделении библиотеки, осуществляющем комплектование документов, другой экземпляр передается в бухгалтерию библиотеки.
При обнаружении дефектов у документа, полученного в дар нарочно, документ не принимается, у документа, поступившего с сопроводительным письмом или по почте составляется акт о дефектах по форме, согласно приложению 2 к настоящей Инструкции. Акт о дефектах составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в библиотеке, другой экземпляр направляется в обратный адресат с уведомлением о не возможности принятия документов в связи с обнаруженными расхождениями, дефектами;

2) техническая обработка документов, которая включает в себя наклеивание контрольного листка с указанием сроков возврата и ярлыка на лицевой стороне документа с указанием шифра документа;

3) индивидуальный учет осуществляется путем внесения сведения о поступившем документе в Инвентарную книгу, по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции, присвоения документу и проставления на документе инвентарного номера, печати библиотеки.

7. Инвентарный номер присваивается каждому поступившему документу, за исключением брошюры объемом менее 48 страниц и периодического печатного издания.

8. Присвоенный инвентарный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в библиотечном фонде и не подлежит изменению, исправлению и исключению.

9. После присвоения инвентарного номера, проставляются на лицевой стороне титульного листа документа печать библиотеки и над печатью инвентарный номер.

10. Поступившие брошюры объемом менее 48 страниц учитываются путем составления акта о приеме документов, указанного в подпункте 1) пункта 6 настоящей Инструкции, а периодические печатные издания учитываются путем составления регистрационной карточки периодического печатного издания по форме, согласно приложению 4 к настоящей Инструкции.

11. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из библиотечного фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (счет фактура, накладная, акт).
Суммарный учет включает в себя сбор сведений о составе и величине библиотечного фонда обо всех происходящих в нем изменениях по итогам квартала, календарного года, формой суммарного учета является Книга суммарного учета по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.

Глава 3. Списание библиотечного фонда государственных библиотек

12. Документы, за исключением документов из редкого фонда библиотеки, списываются:

1) в случаях ветхости и дефектности (документы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не подлежащие ремонту и реставрации), устарелости по содержанию (документы, утратившие свою актуальность, научную, культурно-историческую значимость, познавательную и производственную ценность, не пригодные для практического пользования) путем утилизации на основании акта о списании документов по форме, согласно приложению 6 к настоящей Инструкции;

2) в случаях дублетности (не используемые излишние, избыточные экземпляры документов), непрофильности (документы, не соответствующие профилю библиотеки) путем безвозмездной передаче другой государственной библиотеке на основании акта о списании документов. Передача осуществляется путем подписания акта о приеме - передач документов по форме, согласно приложению 7 к настоящей Инструкции в двух экземплярах: один экземпляр остается в библиотеке, другой передается принимающей государственной библиотеке;

3) в случае повреждения при чрезвычайных ситуациях (аварии, стихийного бедствия, пожара и других) на основании документов соответствующих государственных органов;

4) в случае утери путем составления акта об утере документов по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции.

Приложение 1
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда
государственных библиотек
Форма
Утверждаю
____________________________________________
(полное наименование учреждения, должность
фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя)
_______________
(подпись)
«___» __________ 20 ___ года
Акт о приеме документов № ____
Настоящий акт составлен «___» ____________ 20 ___ год в двух экземплярах в составе:
1) ____________________________________________________________________________________;
2) ____________________________________________________________________________________,
( с участием сотрудника, ответственного за прием документов и руководства библиотеки)
о том, что в библиотеку принимаются следующие документы:
№
Автор и заголовок документа
Количество экземпляров
цена документа ( в тенге)
Список прилагаемых документов:
Подписи лиц, составляющих настоящий акт 1)________________________;
2)________________________.
Подписи лица, сдавшего документы: ________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при его наличии), подписи)

Приложение 2
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда
государственных библиотек
Форма
Акт о дефектах №___
Настоящий акт составлен « ___»______________________ 20___ года
1)_____________________________________________________________________________________;
(фамилия, имя, отчество с участием сотрудника, ответственного за прием документов и
руководства библиотеки составляющего акт)
2) ____________________________________________________________________________________,
о том, что при приеме документов: _______________________________________________________
(заголовок документов, наименование (фамилия,
_______________________________________________________________________________________,
имя, отчество (при наличии) отправителя документов)
обнаружено следующее : ________________________________________________________________.
(указываются обнаруженные дефекты документов)
Подписи лиц, составляющих настоящий акт: _______________________.

Приложение 3
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда
государственных библиотек
Форма
Инвентарная книга
Полное наименование библиотеки : ________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
Структурное подразделение библиотеки ____________________________________________________
Дата записи
Номер записи в Книге суммарного учета
Инвентарный номер
Автор и заголовок документа
(том, часть, выпуск, место, год издания)
Цена (указывается цифрами),в тенге
Дата и номер
Примечание
акта о сверке
акта о
списании
1
2
3
4
5
6
7
8
В настоящей Инвентарной книге имеется _____пронумерованных страниц
Дата « » 20___ года
Печать библиотеки

Приложение 4
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда
государственных библиотек
Форма
Регистрационная карточка периодического печатного издания
Наименование газеты/ журнала/ альманаха/ бюллетеня
Год издания
Номера выпусков
Итого:

Приложение 5
к Инструкции по учету и
списанию библиотечного фонда
государственных библиотек
Форма
да­та за­пи­си
по­ряд­ко­вый но­мер за­пи­си
ис­точ­ник по­ступ­ле­ния до­ку­мен­тов, с ука­за­ние но­мер и да­та со­про­во­ди­тель­но­го до­ку­мен­та
все­го по­сту­пи­ло до­ку­мен­тов
по­сту­пив­шие до­ку­мен­ты
Пе­чат­ные про­дук­ции
Пе­ри­о­ди­че­ские пе­чат­ные из­да­ния
ко­ли­че­ство книг
сто­и­мость книг
ко­ли­че­ство бро­шюр
сто­и­мость бро­шюр
все­го ко­ли­че­ство
ко­ли­че­ство жур­на­лы
ко­ли­че­ство га­зет (в го­до­вых ком­плек­тах)
все­го ко­ли­че­ство
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
продолжение таблицы
по­сту­пив­шие до­ку­мен­ты
Аудио­ви­зу­аль­ные ма­те­ри­а­лы
ко­ли­че­ство фо­но­до­ку­мен­тов
ко­ли­че­ство ви­деодо­ку­мен­тов
ко­ли­че­ство фо­то­до­ку­мен­тов
дру­гие
все­го ко­ли­че­ство
13
14
15
16
17
продолжение таблицы
по­сту­пив­шие до­ку­мен­ты
На язы­ках
При­ня­то на ба­ланс все­го до­ку­мен­тов
По со­дер­жа­нию
на ка­зах­ском
на рус­ском
на ино­стран­ном
эк­зем­пля­ров
об­щая сум­ма
есте­ствен­но-на­уч­ная
тех­ни­че­ская, ель­ско­хо­зяй­ствен­ная
ме­ди­ци­на
об­ще­ствен­но-по­ли­ти­че­ская
язы­ко­зна­ние
ли­те­ра­ту­ро­ве­де­ние, ху­до­же­ствен­ная
ис­кус­ство
дру­гие от­рас­ли
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Часть 2 «Списание документов»
да­та за­пи­си
по­ряд­ко­вый но­мер за­пи­си
но­мер, да­та ак­та о спи­са­нии
все­го спи­сан­ных до­ку­мен­тов
Спи­сан­ные до­ку­мен­ты
Ко­ли­че­ство пе­чат­ных про­дук­ций
Ко­ли­че­ство пе­ри­о­ди­че­ских пе­чат­ных из­да­ний
Ко­ли­че­ство аудио­ви­зу­аль­ных ма­те­ри­а­лов
кни­ги
бро­шю­ры
жур­на­лы
га­зе­ты (го­до­вые ком­плек­ты)
фо­но­до­ку­мен­ты
ви­деодо­ку­мен­ты
Фо­то­до­ку­мен­ты
дру­гие
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
продолжение таблицы
Спи­сан­ные до­ку­мен­ты
На язы­ках
При­чи­ны спи­са­ния
на ка­зах­ском
на рус­ском
на ино­стран­ном
при­чи­ны спи­са­ния
13
14
15
16
продолжение таблицы
Спи­сан­ные до­ку­мен­ты
Все­го сня­то с ба­лан­са
По со­дер­жа­нию
эк­зем­пля­ров
об­щая сум­ма
есте­ствен­но-на­уч­ная
тех­ни­че­ская, сель­ско­хо­зяй­ствен­ная
ме­ди­ци­на
об­ще­ствен­но-по­ли­ти­че­ская
зы­ко­зна­ние
ли­те­ра­ту­ро­ве­де­ние, ху­до­же­ствен­ная
ис­кус­ство
дру­гие от­рас­ли
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
Часть 3 «Итоги движения библиотечного фондов»
Пе­ри­од ито­гов дви­же­ния биб­лио­теч­но­го фон­да
Все­го до­ку­мен­тов
Об­щая сто­и­мость до­ку­мен­тов
Дви­же­ние до­ку­мен­тов
Ко­ли­че­ство пе­чат­ных про­дук­ций
Ко­ли­че­ство пе­ри­о­ди­че­ских пе­чат­ных из­да­ний
Ко­ли­че­ство аудио­ви­зу­аль­ных ма­те­ри­а­лов
кни­ги
бро­шю­ры
жур­на­лы
га­зе­ты
фо­но­до­ку­мен­ты
ви­деодо­ку­мен­ты
фо­то­до­ку­мен­ты
дру­гие
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
12
Со­сто­я­ло на 01.01.20__­год
По­сту­пи­ло за квар­тал
Вы­бы­ло за квар­тал
Со­сто­ит на ко­нец квар­та­ла
Со­сто­ит на 31.12.20__ год
продолжение таблицы
Дви­же­ние до­ку­мен­тов
На язы­ках
При­ня­то на ба­ланс
По со­дер­жа­нию
на ка­зах­ском
на рус­ском
на ино­стран­ном
ко­ли­че­ство эк­зем­пля­ров
об­щая сум­ма
естестн­но­на­у­ная
тех­ни­че­ская, сель­ско­хо­зяй­ствен­ная
ме­ди­ци­на
об­ще­ствен­но-по­ли­ти­че­ская
язы­ко­зна­ние
ли­те­ра­ту­ро­ве­де­ние, ху­до­же­ствен­ная
ис­кус­ство
дру­гие от­рас­ли
13
14
15
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26

Приложение 6
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда
государственных библиотек
Форма
Акт о списании документов № ___
Настоящий акт составлен «___» _________ 20___ год в составе председателя и членов
комиссии:____
_________________________________________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности председателя и членов комиссии)
о списании следующих документов:
№
Автор и заголовок документа
Инвентарный номер
Количество
Отрасль документа
Первоначальная стоимость
Остаточная стоимость
на сумму __________ тенге по причине ____________________________________________________
(указать причину списания)
Подписи лиц, составивших настоящий акт 1)________________________;
2)________________________.

Приложение 7
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда
государственных библиотек
Форма
Утверждаю
____________________________________________
(полное наименование учреждения, должность
фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя)
_______________
(подпись)
«___» __________ 20 ___ года
Акт о приеме-передач документов
Настоящий акт составлен «_____ » ________20__ года, в лице ___________________________
____________________ __________________________о том, что с одной стороны передает другой
(фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность)
стороне в лице __________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность)
с баланса ________________________________________________________________________
(полное наименование учреждения)
на баланс_________________________________________________________________________
(полное наименование государственной организации)
следующий (-ие) документ (-ы):
№
Автор и заголовок документа
Инвентарный номер
Количество
Отрасль документа
Первоначальная стоимость
Остаточная стоимость
на сумму (в тенге) _____________________________________________________________________.
Основание: _____________________________________________________________________.
(автор, дата и номер письма, дата и номер акта о списании документа)
Подписи передающей стороны: ________________________
Подписи принимающей стороны: _______________________

Приложение 8
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда
государственных библиотек
Форма
Утверждаю
____________________________________________
(полное наименование учреждения, должность
фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя)
________________
(подпись)
«___» __________ 20 ___ года
Акт об утере документов № ___
Настоящий акт составлен «___» _________ 20___ год в составе:_____________________________
_________________________________________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности лиц, участвующих в составлении акта)
об утере _______________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя утерянного документа учреждения)
следующего (-их) документа (-ов)), принадлежащих учреждению:
Автор, заголовок документа
Инвентарный номер
Цена*
Количество экземпляров
на сумму**____________________________ тенге, по причине ________________________________
Я,________________________________________________________________________________возмещу
(фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя утерянного документа учреждения)
нанесенный материальный ущерб путем восстановления документа*** ______________________.
(подпись пользователя утерянного
документа библиотеки)
Подписи лиц, составивших настоящий акт:____________________________
_____________________________________ принимает взамен следующего (-их) документа (-ов)):
(полное наименование учреждения)
Автор, заголовок документа***
Количество экземпляров
Цена
Подпись пользователя утерянного документа учреждения:______________________
Подписи лиц, составивших настоящий акт: _______________________
Примечание.
* Цена документа указывается согласно акту о приеме документов.
** Сумма определяется в размере рыночной стоимости документа.
*** Документ, являющийся равноценным по содержанию и форме.