В соответствии с Законом Республики Казахстан от 23 января 2001 года «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан» и Законом Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года «О государственных услугах» акимат Жамбылской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1) постановление акимата Жамбылской области от 27 июня 2017 года № 132 «Об утверждении регламента государственной услуги «Выдача архивных справок» (зарегистрировано в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 3494, опубликовано 8 августа 2017 года в эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан в электронном виде);

2) постановление акимата Жамбылской области от 26 апреля 2018 года № 78 «О внесении изменений в постановление акимата Жамбылской области от 27 июня 2017 года № 132 «Об утверждении регламента государственной услуги «Выдача архивных справок» (зарегестрировано в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 3813, опубликовано 18 мая 2018 года в эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан в электронном виде).

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня государственной регистрации в органах юстиции и вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Приложение к постановлению
акимата Жамбылской области
от 21 июня 2019 года № 138
Регламент государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»

1. Государственная услуга «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» (далее – государственная услуга) в соответствии со стандартом государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» утвержденный приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 «Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела» (зарегистрировано в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за №11086) (далее – стандарт) оказывается государственными архивами Жамбылской области (далее – услугодатель), которые указаны в приложении 1 к регламенту.
Прием заявления и выдача результата оказания государственной услуги осуществляются через:

3. Результат оказания государственной услуги – архивная справка о подтверждении сведений социально-правового характера по форме согласно приложению 50 к Формам документов, оформляемых (составляемых) при комплектовании, хранении, учете и использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденным приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62, зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 18392, (далее – Формы) либо копия архивного документа или архивная выписка по форме согласно приложению 51 к Формам, или ответ об отсутствии на хранении у услугодателя запрашиваемых сведений либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги, по основаниям, предусмотренным пунктом 10-1 стандарта.
Форма предоставления результата оказания государственной услуги – электронная или бумажная.
На портале результат оказания государственной услуги направляется в «личный кабинет» услугополучателя в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) уполномоченного лица услугодателя.
В случае обращения через портал для получения результата оказания государственной услуги на бумажном носителе услугополучателю в «личный кабинет» направляется уведомление с указанием места и даты получения результата государственной услуги.

5. Содержание каждой процедуры (действия), входящей в состав процесса оказания государственной услуги, длительность ее выполнения (порядок действий работников структурных подразделений услугодателя при оказании государственной услуги, процедуры (действия) и последовательность их выполнения, в том числе этапы прохождения всех процедур (действий):

в случае неполного пакета документов услугополучателю выдаетя уведомление об отказе в приеме документов. Длительность выполнения – 15 (пятнадцать) минут;
в случае полного пакета документов передача документов сотруднику канцелярии услугодателя. Длительность выполнения – в течение 1 (одного) рабочего дня;

5) рассмотрение документов ответственным исполнителем услугодателя на соответствие требованиям, предусмотренным пунктом 9 стандарта, и подготовка архивной справки, копий архивных документов или архивных выписок либо ответ об отсутствии запрашиваемых сведений. Длительность выполнения – в течение 6 (шести) рабочих дней;

7) выдача подписанной руководителем услугодателя архивной справки, копий архивных документов или архивных выписок либо ответ об отсутствии запрашиваемых сведений услугополучателю при обращении в Государственную корпорацию, а также направление уведомления о готовности архивной справки, копий архивных документов или архивных выписок либо ответ об отсутствии запрашиваемых сведений при обращении на портал. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня.
Срок оказания государственной услуги с момента поступления документов услугодателю из Государственной корпорации, а также при обращении на портал результат оказания государственной услуги выдается в течение 11 (одиннадцати) рабочих дней.
В случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, и (или) периода более чем за 5 (пять) лет услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на 30 (тридцать) календарных дней после истечения срока оказания государственной услуги с последующим уведомлением услугополучателя через Государственную корпорацию или портал о продлении срока в течение 2 (двух) рабочих дней.
В случаях предоставления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 стандарта государственной услуги, и (или) документов с истекшим сроком действия услугодатель отказывает в приеме заявления согласно пункта 10 стандарта.

3) рассмотрение документов ответственным исполнителем услугодателя на соответствие требованиям, предусмотренным пунктом 9 стандарта, и подготовка архивной справки, копий архивных документов или архивных выписок либо ответ об отсутствии запрашиваемых сведений. Длительность выполнения - в течение 6 (шести) рабочих дней;

5) направление подписанной руководителем услугодателя архивной справки, копий архивных документов или архивных выписок либо ответа об отсутствии запрашиваемых сведений услугополучателю при обращении в Государственную корпорацию, а также направление уведомления о готовности архивной справки, копий архивных документов или архивных выписок либо ответа об отсутствии запрашиваемых сведений при обращении на портал. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня.

Услугополучатели для получения государственной услуги при обращении в Государственную корпорацию и (или) к иным услугодателям представляют документы, предусмотренные пунктом 9 стандарта;
При обращении в Государственную корпорацию день приема документов не входит в срок оказания государственной услуги;
Длительность обработки запроса услугополучателя 15 (пятнадцать) минут.

процесс 1 – ввод оператором Государственной корпорации в автоматизированное рабочее место информационной системы для Государственной корпорации логина и пароля (процесс авторизации) для оказания услуги;
процесс 2 – выбор оператором Государственной корпорации услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором Государственной корпорации данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности данные доверенности не заполняются);
процесс 3 – направление запроса через шлюз «электронного правительства» в государственную базу данных «Физические лица»/государственную базу данных «Юридические лица» о данных услугополучателя, а также в единую нотариальную информационную систему –о данных доверенности представителя услугополучателя;
условие 1 – проверка наличия данных услугополучателя в государственной базе данных «Физические лица»/государственной базе данных «Юридические лица», данных доверенности - в единой нотариальной информационной системе;
процесс 4 – формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных услугополучателя в государственной базе данных «Физические лица»/государственную базу данных «Юридические лица», данных доверенности – в единую нотариальную информационную систему;
процесс 5 – заполнение оператором Государственной корпорации формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством электронной цифровой подписи заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание услуги;
процесс 6 – направление электронного документа (запроса услугополучателя), удостоверенного (подписанного) электронной цифровой подписью оператора Государственной корпорации, через шлюз «электронного правительства» в автоматизированное рабочее место услугодателя;
процесс 7 – регистрация электронного документа в автоматизированное рабочее место услугодателя;
условие 2 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов перечню документов, предусмотренных пунктом 9 стандарта, и основания для оказания услуги;
процесс 8 – в случае предоставления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 стандарта, работник Государственной корпорации отказывает в приеме заявления и выдает расписку по форме, согласно приложению 2 к стандарту;
процесс 9 – получение услугополучателем через оператора Государственной корпорации результата государственной услуги.

11. Описание порядка обращения и последовательности процедур (действий) услугодателя и услугополучателя при оказании государственной услуги через веб-портал «электронного правительства», указаны в диаграмме функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги согласно приложению 2 (диаграмма № 2) к регламенту:
услугополучатель осуществляет регистрацию на портале с помощью индивидуального идентификационного номера/бизнес-идентификационного номера и пароля (осуществляется для незарегистрированныхуслугополучателей на портале);
процесс 1 - ввод услугополучателем индивидуального идентификационного номера/бизнес-идентификационного номера и пароля (процесс авторизации) на портале для получения услуги;
условие 1 - проверка на портале подлинности данных о зарегистрированном услугополучателе через индивидуальный идентификационный номер/ бизнес-идентификационный номер и пароль;
процесс 2 - формирование порталом сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных услугополучателя;
процесс 3 - выбор услугополучателем услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение услугополучателем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых копий документов в электронном виде, предусмотренных пунктом 9 стандарта, а также выбор услугополучателем регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи для удостоверения (подписания) запроса;
условие 2 – проверка на портале срока действия регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (индивидуального идентификационного номера/ бизнес-идентификационного номера, указанном в запросе, и индивидуального идентификационного номера/ бизнес-идентификационного номера, указанном в регистрационном свидетельстве электронной цифровой подписи);
процесс 4 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с не подтверждением подлинности электронной цифровой подписи услугополучателя;
процесс 5 - удостоверение запроса для оказания услуги посредством электронной цифровой подписи услугополучателя и направление электронного документа (запроса) через шлюз «электронного правительства» в автоматизированное рабочее место услугодателя для обработки услугодателем;
процесс 6 – регистрация электронного документа в автоматизированное рабочее место услугодателя;
условие 3 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов перечню документов, предусмотренных пунктом 9 стандарта, и основания для оказания услуги;
процесс 7 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;
процесс 8 – получение услугополучателем результата услуги (уведомление о готовности архивной справки в форме электронного документа), сформированного через автоматизированное рабочее место услугодателя. Электронный документ формируется с использованием электронной цифровой подписи уполномоченного лица услугодателя.
Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги, а также описание порядка взаимодействия с иными услугодателями и (или) Государственной корпорацией и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражается в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги согласно приложению 3 к регламенту.

Приложение 1
к регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок,
копий архивных документов или
архивных выписок»
Адреса государственных архивов
№
Наименование учреждения
Адреса
Контактные телефоны
1
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Жамбылской области» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
г.Тараз, улица Болтирик Шешен, 1Б zhambyl_muragat@mail.ru
8(7262) 45-32-75
2
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив города Тараз» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
г.Тараз, улица Телецентр, 3А gor_arhiv1@mail.ru
8 (7262) 54-19-94
3
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Байзакского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Байзакский район, село Сарыкемер, ул.Конаева 138
arhiv_baizak@mail.ru
8 (726-37) 2-16-91
4
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Жамбылского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Жамбылский район, село Аса, улица Абая, 127 Аarhiv_asa@mail.ru
8 (726-33) 2-19-49
5
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Жуалынского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Жуалинский район, село Б.Момышулы, улица Латиканта, 24
аrhiv_jualy@mail.ru
8 (726-35) 2-12-41
6
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Кордайского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Кордайский район, село Кордай, улица Домалакана, 209
arhiv_korday@mail.ru
8 (726-36) 2-23-29
7
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Меркенского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Меркенский район, село Мерке, улица Исмаилова, 193
arhiv2013@mail.ru
8 (726-32) 2-24-16
8
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Мойынкумского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Мойынкумский район, село Мойынкум, улица Кошенова, 10 moiynkum_arhiv@mail.ru
8 (726-42) 2-10-20
9
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Сарысуского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Сарысуский район, село Саудакент, улица Асанова, 11
аrhiv11@mail.ru
8 (726-34) 2-13-44
10
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Т.Рыскуловского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Т.Рыскуовский район, село Кулан, улица ЖибекЖолы, 59
kulan_arhiv@mail.ru
8 (726-31) 4-03-31
11
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Таласского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Таласский район, город Каратау,улицаТохтарова, 4
talasrai_archiv@mail.ru
8 (726-44) 6-01-75
12
Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Шуского района» управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области
Жамбылская область, Шуский район, город Шу, улица Абылайхана, 10
arhivshy@mail.ru
8 (726-43) 2-16-63
Диаграмма № 1 функционального взаимодействия при оказании государственной услуги через АРМ ИС Государственной корпорации

Приложение 2
к регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок, копий
архивных документов или архивных
выписок»
Диаграмма № 2 функционального взаимодействия при оказании государственной услуги через портал
Условные обозначения

Приложение 3
к регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок, копий
архивных документов или архивных
выписок»
Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»
Условные обозначения: