Об утверждении регламента государственной услуги «Выдача архивных спр… — 18.08.2026

0 Об утверждении регламента государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»

В соответствии со статьей 27 Закона Республики Казахстан от 23 января 2001 года «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», пунктом 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года «О государственных услугах», приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 «Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела», зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 11086, акимат Актюбинской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1 1. Утвердить прилагаемый регламент государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок».

2 2. Признать утратившими силу:

1

1) постановление акимата Актюбинской области от 14 мая 2015 года № 147 года «Об утверждении регламента государственной услуги «Выдача архивных справок» (зарегистрированное в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 4356, опубликованное 23 июня 2015 года в информационно-правовой системе нормативных правовых актов Республики Казахстан «Әділет);

2

2) постановление акимата Актюбинской области от 19 апреля 2016 года № 156 «О внесении изменений в постановление акимата Актюбинской области от 14 мая 2015 года № 147 «Об утверждении регламента государственной услуги «Выдача архивных справок» (зарегистрированное в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 4929, опубликованное 23 мая 2016 года в информационно-правовой системе нормативных правовых актов Республики Казахстан «Әділет).

3 3. Государственному учреждению «Управление культуры, архивов и документации Актюбинской области» в установленном законодательством порядке обеспечить:

1 1) государственную регистрацию настоящего постановления в Департаменте юстиции Актюбинской области;

2 2) размещение настоящего постановления на интернет-ресурсеакимата Актюбинской области после его официального опубликования.

4 4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на курирующего заместителя акима Актюбинской области.

5 5. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

10 Утвержден

постановлением акимата
Актюбинской области
от «_____ » ____ 2019 года
№ ______
Регламент государственной услуги
«Выдача архивных справок, копий архивных документов
илиархивных выписок»

1 1. Общие положения

1

1. Государственная услуга «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» (далее – государственная услуга) оказывается коммунальным государственным учреждением «Государственный архив Актюбинской области», его филиалами и районными государственными архивами (далее – услугодатель).
Приемзаявления и выдача результата оказания государственной услуги осуществляются через:

1 1) некоммерческое акционерное общество «Государственнаякорпорация «Правительство для граждан» (далее – Государственная корпорация);

2 2) веб-портал «электронного правительства»www.egov.kz (далее – портал).

2 2. Форма оказания государственной услуги: электронная (частично автоматизированная) и (или) бумажная.

3

3. Результат оказания государственной услуги –архивная справка о подтверждении сведений социально-правового характера по форме согласно приложению 50 к Формам документов, оформляемых (составляемых) при комплектовании, хранении, учете и использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденным приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62, зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативныхправовых актов под № 18392, (далее – Формы) либо копия архивного документа или архивная выписка по форме согласно приложению 51 к Формам,или ответ об отсутствии на хранении у услугодателя запрашиваемых сведений либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги, по основаниям, предусмотренным пунктом 10-1 Стандарта Государственная услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» (далее-Стандарт), утвержденного приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 11086).
Форма предоставления результата оказания государственной услуги – электронная или бумажная.
На портале результат оказания государственной услуги направляется в «личный кабинет» услугополучателя в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) уполномоченного лица услугодателя.
В случае обращения через портал для получениярезультата оказания государственной услуги на бумажном носителе услугополучателю в «личный кабинет» направляется уведомление с указанием места и даты получения результата государственной услуги

2 2. Описание порядка действий структурных подразделений (работников) услугодателя в процесс оказания государственной услуги

4

4. Основанием для начала процедуры (действия) по оказанию государственной услуги при обращении услуполучателя (либо его уполномоченного представителя: юридического лица по документу, подтверждающему полномочия; физического лица по нотариально засвидетельствованной доверенности) является наличие заявления по формесогласно приложению 1 Стандарта с приложением полного пакета документовпредусмотренныхпунктом9 Стандарта.

5 5. Содержание каждой процедуры (действия), входящей в состав процесса оказания государственной услуги, длительность их выполнения:

1 1)сотрудник канцелярии услугодателя принимает документы, регистрирует и направляет документы руководителю услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут.

В случаях представления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 Стандарта, и (или) документов с истекшим сроком действия услугодатель отказывает в приеме заявления.
Результат – прием и передача поступивших документов руководителю услугодателя либо отказ в приеме заявления;

2 2) руководитель услугодателя рассматривает документы и направляет ответственному исполнителю услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут для исполнения.

Результат–направление документов ответственному исполнителю услугодателя;

3 3) Ответственный исполнитель услугодателя в течение 10 (десять) рабочих дней подготавливает результат государственной услуги и передает на подпись руководителю услугодателя.

Результат – направление результата оказанной услуги руководителю услугодателя;
В случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций и (или) периода более чем за5 (пять) лет услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на30 (тридцать) календарных дней после истечения срока оказания государственной услуги, с последующим уведомлением услугополучателя через Государственную корпорацию или портал о продлении срока в течение 2 (двух) рабочих дней;

4 4) руководитель услугодателя ознакомливается, подписывает и направляет результат оказанной услуги сотруднику канцелярии услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут.

Результат – направление результата оказанной услуги сотруднику канцелярии услугодателя;

5 5) сотрудник канцелярии услугодателя регистрирует и направляет уведомление о результате государственной услуги в личный кабинет услугополучателя, в Государственную корпорацию в течение 1 (одного) рабочего дня через курьерскую или иную уполномоченную на это связь;

Результат – направление уведомления о результате государственной услуги в личный кабинет услугополучателя, направление результата оказанной услуги в Государственную корпорацию.

3 3. Описание порядка взаимодействия структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги

6 6. Перечень структурных подразделений (работников) услугодателя, которые участвуют в процессе оказания государственной услуги:

1 1) сотрудник канцелярии услугодателя;

2 2) руководитель услугодателя;

3 3) ответственный исполнитель услугодателя.

7 7. Описание последовательности процедур (действий) между структурными подразделениями (работниками) с указанием длительности каждой процедуры (действия):

Содержание каждой процедуры (действия), входящей в состав процесса оказания государственной услуги, длительность их выполнения:

1 1) сотрудник канцелярии услугодателя принимает документы, регистрирует и направляет документы руководителю услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут.

В случаях представления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 Стандарта, и (или) документов с истекшим сроком действия услугодатель отказывает в приеме заявления.

2 2) руководитель услугодателя рассматривает документы и направляет ответственному исполнителю услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут для исполнения.

3 3) Ответственный исполнитель услугодателя в течение 10 (десять) рабочих дней подготавливает результат государственной услуги и передает на подпись руководителю услугодателя.

В случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций и (или) периода более чем за 5 (пять) лет услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на 30 (тридцать) календарных дней после истечения срока оказания государственной услуги, с последующим уведомлением услугополучателя через Государственную корпорацию или портал о продлении срока в течение 2 (двух) рабочих дней;

4 4) руководитель услугодателя ознакомливается, подписывает и направляет результат оказанной услуги сотруднику канцелярии услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут;

5 5) сотрудник канцелярии услугодателя регистрирует и направляет уведомление о результате государственной услуги в личный кабинет услугополучателя, в Государственную корпорацию в течение 1 (одного) рабочего дня через курьерскую или иную уполномоченную на это связь.

4 4. Описание порядка взаимодействия с Государственной корпорацией«Правительство для граждан» и (или) иными услугодателями, а также порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги

8 8. Описание порядка обращения и последовательности процедур (действий) услугодателя и услугополучателя при оказании услуги через Государственную корпорацию:

1 1) инспектор Государственной корпорации в течение 15 (пятнадцати) минут проводит регистрацию заявления и выдает услугополучателю расписку о приеме документов, указанных в пункте 9 Стандарта и передает полученные документы в накопительный сектор Государственной корпорации.

В случае предоставления услугополучателем неполного пакета документов согласно перечню, предусмотренному пунктом 9 Стандарта, работник Государственной корпорации отказывает в приеме заявления и выдает расписку об отказе в приеме документов по форме согласно приложению 2 к Стандарту;

2 2) накопительный сектор в течение 1 (одного) дня направляет пакет документов услугодателю через курьерскую или иную уполномоченную на это связь;

3 3) сотрудник канцелярии услугодателя принимает документы от сотрудника Государственной корпорации через курьерскую или иную уполномоченную на это связь, региструет и направляет документы руководителю услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут.

4 4) руководитель услугодателя рассматривает документы и направляет ответственному исполнителю услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут для исполнения.

5 5) Ответственный исполнитель услугодателя в течение 10 (десять) рабочих дней подготавливает результат государственной услуги и передает на подпись руководителю услугодателя.

В случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций и (или) периода более чем за 5 (пять) лет услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на 30 (тридцать) календарных дней после истечения срока оказания государственной услуги, с последующим уведомлением услугополучателя через Государственную корпорацию или портал о продлении срока в течение 2 (двух) рабочих дней;

6 6) руководитель услугодателя ознакомливается, подписывает и направляет результат оказанной услуги сотруднику канцелярии услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут;

7 7) сотрудник канцелярии услугодателя региструет и направляет результат оказанной услуги в Государственную корпорацию в течение 1 (одного) рабочего дня через курьерскую или иную уполномоченную на это связь;

8 8) работник Государственной корпорации регистрирует и выдает результат оказания услуги услугодателю (либо его представителю по доверенности) в течение 15 (пятнадцати) минут.

9 9. Описание порядка обращения при оказании государственной услуги через Портал и последовательности процедур (действии) услугодателя и услугополучателя:

услугополучатель осуществляет регистрацию на портале с помощью индивидуального идентификационного номера/бизнес-идентификационного номера и пароля (осуществляется для незарегистрированных услугополучателей на портале);
процесс 1 - ввод услугополучателем индивидуального идентификационного номера/бизнес-идентификационного номера и пароля (процесс авторизации) на портале для получения услуги;
условие 1 - проверка на портале подлинности данных о зарегистрированном услугополучателе через индивидуальный идентификационный номер/бизнес-идентификационный номер и пароль;
процесс 2 - формирование порталом сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных услугополучателя;
процесс 3 - выбор услугополучателем услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение услугополучателем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых копий документов в электронном виде, предусмотренных пунктом 9 Стандарта, а также выбор услугополучателем регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи для удостоверения (подписания) запроса;
условие 2 – проверка на портале срока действия регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (индивидуального идентификационного номера/бизнес-идентификационного номера, указанном в запросе, и индивидуального идентификационного номера/ бизнес-идентификационного номера, указанном в регистрационном свидетельстве электронной цифровой подписи);
процесс 4 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с не подтверждением подлинности электронной цифровой подписи услугополучателя;
процесс 5 - удостоверение запроса для оказания услуги посредством электронной цифровой подписи услугополучателя и направление электронного документа (запроса) через шлюз «электронного правительства» в автоматизированное рабочее место услугодателя для обработки услугодателем;
процесс 6 – регистрация электронного документа в автоматизированное рабочее место услугодателя;
условие 3 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов перечню документов, предусмотренных пунктом 9 Стандарта, и основания для оказания услуги;
процесс 7 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;
процесс 8 – получение услугополучателем результата услуги (уведомление о готовности архивной справки в форме электронного документа), сформированного через автоматизированное рабочее место услугодателя. Электронный документ формируется с использованием электронной цифровой подписи уполномоченного лица услугодателя.

10 Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги

10. Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги отражается приложением 1 к регламенту.
Функциональные взаимодействия информационных систем, задействованных при оказании государственной услуги через Портал приведены диаграммой согласно приложению 2 к настоящему Регламенту.
Приложение 1 к регламенту
государственной услуги
«Выдача архивных справок,
копий архивных документов
или архивных выписок»
Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги
Приложение 2 к регламенту
государственной услуги
«Выдача архивных справок,
копий архивных документов
или архивных выписок»
Функционального взаимодействия при оказании государственной услуги через портал