В соответствии со статьей 27 Закона Республики Казахстан от 23 января 2001 года № 148 «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», статьей 9-1 Закона Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года № 107 «Об административных процедурах», Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года № 221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» и постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 июля 2011 года № 842 «О внесении изменений и дополнений в постановления Правительства Республики Казахстан от 30 декабря 2009 года № 2315 «О внесении изменения и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 30 июня 2007 года № 561 и об утверждении стандартов государственных услуг» и от 20 июля 2010 года № 745 «Об утверждении реестра государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам» акимат области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

постановлением акимата области
от 25 октября 2011 года
№ 360
Регламент государственной услуги «Выдача архивных справок»

3. Государственная услуга «Выдача архивных справок» оказывается Актюбинским областным государственным архивом, его филиалами и районными государственными архивами (далее - Архив) по месту жительства потребителя, перечень адресов архивных учреждений области указан в приложении 1 к Стандарту государственных услуг «Выдача архивных справок», утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 30 декабря 2009 года № 2315 (далее – Стандарт).
Также государственная услуга предоставляется через центры обслуживания населения ЦОН на альтернативной основе (далее – Центр). Адреса центров указаны в приложении 2 к Стандарту.

частично автоматизированная

Полная информация о порядке оказания государственной услуги и необходимых документах располагается на портале электронного Правительства: http://www.е.gov.kz, интернет-ресурсе Министерства связи и информации Республики Казахстан: http://www.mci.gov.kz, в официальных источниках информации, информационных досках и стендах в местах оказания государственной услуги.

в помещении Архива по месту проживания потребителя, где имеются столы, стулья, информационные стенды с перечнем необходимых документов и регламентом работы, предусмотрены условия для обслуживания потребителей с ограниченными возможностями;
в помещении Центра располагаются справочное бюро, кресла, информационные стенды с образцами заполненных бланков, предусмотрены условия для обслуживания потребителей с ограниченными возможностями.
Помещение Архива и Центра соответствуют санитарно-эпидемиологическим нормам, требованиям к безопасности зданий, в том числе пожарной безопасности, режим помещения - свободный.

При оказании государственной услуги через Центр прием документов осуществляется посредством «окон», на которых размещается информация о предназначении и выполняемых функциях "окон", а также указываются фамилия, имя, отчество и должность инспектора Центра.
Инспектор Центра осуществляет проверку полноты документов, регистрацию в журнале и передачу документов инспектору накопительного отдела.
Инспектор накопительного отдела Центра осуществляет сбор документов, составление реестра и отправку в архив.
Центром доставка заявлений с прилагаемыми документами в архив осуществляется в день приема данных заявлений не менее 2 раз посредством специальной связи.
Архив после получения документов из Центра осуществляет их проверку, регистрирует поступившие документы в книге (журнале) регистрации запросов физических и юридических лиц.
Исполненные (готовые) документы из архива поступают в Центр не позднее одного рабочего дня до истечения срока выдачи, указанного в расписке о приеме соответствующих документов.
Подтверждением принятия всех необходимых документов служит регистрация документов, предоставленных для получения услуги в книге регистрации, с указанием установленной даты получения потребителем государственной услуги.
При приеме документов через Центр потребителю выдается расписка о приеме соответствующих документов с указанием:
номера и даты заявления;
вида запрашиваемой государственной услуги;
количества и названий приложенных документов;
даты, времени и места выдачи документов;
фамилии, имени, отчества инспектора Центра принимавшего заявление на оформление документов.
Выдача архивной справки или письменного ответа об отказе в предоставлении государственной услуги потребителю осуществляется:
при обращении в Архив посредством личного посещения потребителя (доверенного лица), либо направляется по почте или в центр;
при личном обращении в Центр посредством «окон» ежедневно, на основании расписки в указанный в ней срок.

Приложение 1
к регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Таблица 1. Описание действий СФЕ
Действия основного процесса (хода, потока работ)
1
№ действия (хода, потока работ)
1
2
3
2
Наименование СФЕ
СФЕ 1.
Специалист архива
СФЕ 2.
Специалист архива
СФЕ 3.
Руководитель архива
3
Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание

2) подписание ответа на запрос заявителя
4
Форма завершения (данные, документы)
Выдача архивной справки, либо мотивированного ответа об отказе в предоставлении услуги
Архивная справка, либо мотивированный ответ об отказе в предоставлении услуги
Архивная справка, либо мотивированный ответ об отказе в предоставлении услуги
5.
Сроки исполнения
5-15 минут
15 дней, в исключительных случаях – 30 дней (архивная справка), 3 дня (при мотивированном отказе в предоставлении услуги).
5-15 минут
Таблица 2. Варианты использования. Основной процесс.
Основной процесс (ход, поток работ)
СФЕ 1.
Специалист архива
СФЕ 2.
Специалист архива
СФЕ 3.
Руководитель архива
Действие № 1
Прием документов, регистрация их в журнале регистрации и указание даты получения государственной услуги
Действие № 2
Проставление номера фонда, по которому необходимо просмотреть документы, выдача запроса исполнителю для подготовки ответа
Действие № 3
Рассмотрение запроса: анализ тематики обращения, поиск и просмотр соответствующих документов, подготовка ответа по имеющимся сведениям
Действие № 4
Направление руководителю архива на подпись результаты ответа на запрос
Действие № 5
Подписание исполненного запроса
Действие № 6
Отправка ответа заявителю (лично в руки или почтовым сообщением)
Таблица 3. Варианты использования. Альтернативный процесс.
Альтернативный процесс (ход, поток работ)
СФЕ 1. Специалист архива
СФЕ 2 Руководитель архива
Действие № 1
Прием документов, регистрация их в журанле регистрации и указание даты получения государственной услуги
Действие № 2
Проверка данных о наличии документов по запрашиваемым сведениям, подготовка мотивированного ответа об отказе в предоставлении услуги и направление письменного ответа на подпись руководителю архива
Действие № 3
Рассмотрение ответа на мотивацию отказа в предоставлении услуги и подписание его
Действие № 4
Доведение сведений об отказе в предоставлении услуги заявителю
Приложение 2
к регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Схема функционального взаимодействия
Процесс оказания государственной услуги (хода, потока работы)
СФЕ 1. Специалист архива
СФЕ 2. Специалист архива
СФЕ 3. Руководитель архива
О-1.
Прием документов, регистрация их в журнале регистрации и указание даты получения государственной услуги (5-15 мин.).
О-2.
Выдача запроса на исполнение специалисту архива, направление руководителю архива для подписи результаты ответа на запрос (5-15 мин.).
О-4.
Отправка ответа на запрос заявителю лично в руки или почтовым сообщением (5-15 мин.).
А-1.
Выдача письменных обоснований об отказе в предоставлении услуги заявителю (3 дня).
О-3.
Исполнение запроса:
анализ тематики обращения, поиск и просмотр документов, подготовка письменного ответа (архивная справка) заявителю по имеющимся сведениям (15 дней, в исключительных случаях - 30 дней).
О-5.
Рассмотрение результатов ответа на запрос заявителя (архивная справка либо мотивированный отказ в предоставлении услуги) и подписание его (5-15 мин.).