О смотре на лучшую постановку формирования и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу в архивных учреждениях и организациях области, посвященном 80-летию архивной службы Мангистау от 27.03.2003 г. № 68 (Маңғыстау мұрағат қызметiнiң 80 жылдығына арналған, облыстық мұрағат мекемелерi мен ұйымдарындағы Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарды қалыптастыру мен сақталуын қамтамасыз етудiң үздiк жолға қойылуына байқау өткiзу туралы)

О смотре на лучшую постановку формирования и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу в архивных учреждениях и организациях области, посвященном 80-летию архивной службы Мангистау
В рамках празднования 30-летия области и 40-летия города Актау, в соответствии с Законами Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" от 22 декабря 1998 года N 326 и "О местном государственном управлении в Республике Казахстан" от 23 января 2001 года N 148 , а также в целях изучения полноты состава документов Национального архивного фонда по Мангистауской области, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Казахстана, и обеспечения их сохранности акимат области ПОСТАНОВЛЯЕТ :

1. Провести областной смотр на лучшую постановку формирования и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу в архивных учреждениях и организациях области, посвященный 80-летию архивной службы Мангистау, с 1 апреля по 1 ноября 2003 года.

2. Утвердить Правила проведения смотра на лучшую постановку формирования и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу в архивных учреждениях и организациях области, посвященного 80-летию архивной службы Мангистау, согласно приложения 1.

3. Создать и утвердить областную комиссию по проведению смотра на лучшую постановку формирования и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу в архивных учреждениях и организациях области, посвященного 80-летию архивной службы Мангистау (далее Областная комиссия), согласно приложения 2.

4. Мангистаускому областному отделу архивов и документации, акимам городов и районов принять соответствующие меры по организации и проведению смотра на местах.

5. Расходы произвести в пределах средств, предусмотренных планом финансирования архивной службы области на 2003 год по бюджетной программе 261-30-30.

6. Мангистаускому областному отделу архивов и документации (Утебаева М.М.) в ходе смотра обеспечить оказание предприятиям, учреждениям и организациям необходимой методической и консультативной помощи по организации документирования, обеспечения сохранности документов и своевременной передаче их на государственное хранение, а также принятие мер по улучшению условий хранения документов архивными учреждениями области.

7. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата акима области Макежанова С.А.

Приложение 1
Утверждено
постановлением акимата
Мангистауской области
от 27 марта 2003 года N 68
ПРАВИЛА
проведения смотра на лучшую постановку
формирования и обеспечения сохранности документов
Национального архивного фонда и по личному
составу в архивных учреждениях и организациях области, посвященного 80-летию архивной службы Мангистау

1. Цель и задачи смотра

1. Смотр проводится в государственных органах и иных организациях, документы которых подлежат включению в состав Национального архивного фонда, а также в филиалах государственного архива Мангистауской области.

2. Цель проведения смотра - изучение условий для более полного формирования и лучшего обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу, совершенствование процессов документирования и управления документацией, повышение качества управленческого труда, установление единых подходов в работе с документами, обеспечение реализации прав и законных интересов граждан.

3. Основные задачи смотра:
2. Цель проведения смотра - изучение условий для более полного формирования и лучшего обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу, совершенствование процессов документирования и управления документацией, повышение качества управленческого труда, установление единых подходов в работе с документами, обеспечение реализации прав и законных интересов граждан.

1) комплексное изучение документов Национального архивного фонда и по личному составу, находящихся на государственном и ведомственном (частном) хранении;

2) проведение в соответствии с действующими законодательными, нормативными и правовыми актами процессов документирования и хранения документов;

3) унификация состава и форм документов, повышение их качества;

4) выявление недостатков в обеспечении сохранности документов и осуществление практических мероприятий по их устранению;

5) выработка предложений по улучшению организации документирования и обеспечению сохранности документов;

6) внедрение государственного языка в документационный процесс;

7) интенсификация работы служб управления документацией на базе рациональной организации труда и внедрения новейших технических средств.

4. Для организации и проведения смотра акимами городов и районов создаются городские и районные комиссии из числа руководящих работников организаций, архивных учреждений.

5. Победителям областного смотра присуждаются премии с вручением дипломов акима области по следующим трем номинациям :

1) Лучший по организации документирования и обеспечения сохранности документов среди предприятий, учреждений и организации;

2) Лучший по обеспечению условий хранения документов и организации внутриведомственного контроля среди филиалов государственного архива Мангистауской области;

3) Лучший по организации работы с документами и ведению архивного дела среди государственных органов.

2. Критерии оценки смотра

6. Документирование:

1) наличие утвержденных инструкций по делопроизводству, ведение делопроизводства в соответствии с инструкциями;

2) состав, унификация и стандартизация;

3) наличие номенклатуры дел и оперативное хранение дел;

4) деятельность службы управления документацией, работа экспертной комиссии;

5) контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях, подведомственных организациях;

6) создание и формирование электронного документооборота;

7) мероприятия по повышению квалификации работников по делопроизводству;

7. Обеспечение сохранности документов:

1) Выполнение постановления акимата области от 29 мая 2002 года N№123 "О ходе выполнения Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" и мерах по улучшению сохранности документов;

2) работа филиала государственного архива Мангистауской области и ведомственного (частного) архива;

3) кадровое обеспечение (штатная численность, квалификация работников, их общеобразовательный уровень);

4) регулярность и качество проведения научно-технической обработки документов, соблюдение сроков передачи их на государственное хранение;

5) ведение учета на стадии государственного и ведомственного хранения;

6) материально-техническое оснащение архивов (наличие специально оборудованного или приспособленного помещения для хранения документов);

7) научное и практическое использование документов.

3. Меры поощрения

8. По трем номинациям устанавливаются премии в следующих размерах:

1) по номинации «Лучший по организации документирования и
обеспечения сохранности документов» устанавливаются четыре премии, из них:
1 место - 30000 тенге;
2 место - 25000 тенге;
3 место - 20000 тенге.

2) по номинации «Лучший по обеспечению условий хранения документов и организации внутриведомственного контроля» устанавливаются две премии, из них:
1 место - 30000 тенге;
2 место - 25000 тенге.

2) по номинации «Лучший по организации работы с документами и ведению архивного дела» устанавливаются две премии, из них:
1 место - 30000 тенге;
2 место - 25000 тенге.

9. Призовой фонд расходуется на поощрение (премирование, ценные подарки и т.п.) работников архивных учреждений и делопроизводственных служб предприятий, учреждений и организаций.

4. Подведение итогов

10. Мангистауский областной отдел архивов и документации, акимы районов и городов представляют претендентов на присуждение премии и дипломов акима области в Областную комиссию до 10 ноября 2003 года.

11. На заседании Областной комиссии рассматриваются представленные материалы и большинством голосов при наличии не менее 2/3 состава комиссии принимается решение о присуждении премий и дипломов акима области, которое протоколируется. В случае равенства голосов принятым считается решение, за которое проголосовал председатель Областной комиссии.

12. По представленным Областной комиссией материалам премии и дипломы победителям областного смотра присуждаются решением акима области.

13. Итоги смотра рекомендуется осветить в средствах массовой информации и обсудить на расширенных совещаниях в учреждениях и организациях, наметить практические мероприятия по закреплению достигнутых результатов и устранению недостатков в совершенствовании процессов документирования и управления документацией, и обеспечения сохранности документов.

Приложение 2
Утверждено
постановлением акимата
Мангистауской области
от 27 марта 2003 года N 68
СОСТАВ
областной комиссии по проведению смотра на лучшую
постановку формирования и обеспечения сохранности
документов Национального архивного фонда и по личному
составу в архивных учреждениях и организациях области,
посвященного 80-летию архивной службы Мангистау
Тулегенов Амирбек Бекбасарович
Утебаева Макташ Мукановна
Плющай Надежда Эдуардовна
заместитель руководителя аппарата акима области, председатель комиссии
начальник областного отдела архивов и документации, заместитель председателя комиссии
главный специалист областного отдела архивов и документации, секретарь комиссии
Члены комиссии:
Аманов Аяган Рамазанович
Атагазиева Бактыгуль Сапаровна
Долматов Петр Алексеевич
Косымбай Мандайлы
Нуржанова Фатима Калабаевна
Рзаханов Аскар Киикбаевич
директор областного государственного архива
заместитель начальника областного управления юстиции (по согласованию)
главный редактор газеты «Огни Мангистау
главный редактор газеты «Мангистау»
главный специалист отдела информационного обеспечения аппарата акима области
директор Департамента внутренней политики Мангистауской области