с указанием срока хранения
В соответствии с подпунктом 18-1) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» и подпунктом 455) пункта 15 Положения о Министерстве культуры и информации Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан «О некоторых вопросах Министерства культуры и информации Республики Казахстан» от 4 октября 2023 года № 866, ПРИКАЗЫВАЮ:

1) в течение пяти рабочих дней со дня подписания настоящего приказа направление его копии в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Институт законодательства и правовой информации Республики Казахстан» Министерства юстиции Республики Казахстан для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения
Номер пункта
Вид документа (в том числе электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью)
Срок хранения документа
Примечание
1
2
3
4
1. Организация системы управления
1.1. Нормотворческая и распорядительная деятельность
1
Законодательные акты (законы, вносящие изменения и дополнения в Конституцию Республики Казахстан, конституционные законы, кодексы, консолидированные законы, законы, постановления Парламента Республики Казахстан, постановления Сената и Мажилиса Парламента Республики Казахстан)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2
Подзаконные нормативные правовые акты:
1) по месту принятия;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) по месту государственной регистрации
5 лет
Электронные документы*.
3
Проекты законодательных и подзаконных нормативных правовых актов:
1) по месту разработки;
Постоянно
Электронные документы*.
2) по месту согласования;
3 года
Электронные документы*.
3) по месту принятия
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
4
Планы подготовки проектов нормативных правовых актов (перспективные и текущие):
1) по месту утверждения;
5 лет
Электронные документы*.
2) по месту разработки и согласования
3 года
Электронные документы*.
5
Распоряжения Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
6
Поручения Президента Республики Казахстан, Председателей палат Парламента Республики Казахстан и их заместителей, Государственного советника Республики Казахстан, Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан и документы по их исполнению (письма, справки, заключения и другие документы):
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
В случаях, когда ответственными исполнителями являются все государственные органы (организации), указанные в поручении, то в Администрацию Президента Республики Казахстан документы об исполнении поручения предоставляются ими на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) в других организациях
Постоянно
Электронные документы*
7
Поручения Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителей Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителей Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан, Руководителя Аппарата Правительства и его заместителей и документы по их исполнению
Постоянно
Электронные документы*.
8
Поручения руководителей государственных органов и документы по их исполнению
Постоянно
Электронные документы*.
9
Поручения руководства организации структурным подразделениям и документы по их исполнению
5 лет
Электронные документы*.
10
Инициативные предложения, внесенные в государственные органы, документы по их разработке
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
11
Документы о создании специальных экономических зон
Постоянно
Электронные документы*.
12
Ненормативные правовые акты (приказы и распоряжения) руководителя организации:
1) по основной (производственной) деятельности;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) по личному составу (о приеме (назначении, зачислении на учебу), увольнении (отчислении), перемещении;
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
3) по личному составу (о командировках, отпусках, поощрении, повышении квалификации, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, аттестации, получении образования, присвоении званий (чинов), изменении фамилий (отчеств), награждении, оплате труда, премировании, выплатах, пособиях)
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
13
Основания к ненормативным правовым актам руководителя организации и документы к ним
1 год
Электронные документы*. Заявления к ненормативным правовым актам по личному составу – на бумажном носителе.
14
Документы о выполнении ненормативных правовых актов руководителя организации
3 года
Электронные документы*.
15
Протоколы, решения, рекомендации, заключения, стенограммы (аудиовизуальные записи) и документы к ним (справки, заключения, доклады и другие документы):
1) заседаний, созываемых Президентом Республики Казахстан, руководством Администрации Президента Республики Казахстан, заседаний консультативно-совещательных органов при Президенте Республики Казахстан, Конституционного Суда Республики Казахстан, Совета Безопасности Республики Казахстан, Высшего Судебного Совета Республики Казахстан, Совета по управлению Национальным фондом Республики Казахстан, Ассамблеи народа Казахстана;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) заседаний Парламента Республики Казахстан и его палат, постоянных комитетов и комиссий палат Парламента Республики Казахстан, консультативно-совещательных органов при Парламенте Республики Казахстан и его палатах;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
3) заседаний Правительства Республики Казахстан, консультативно-совещательных органов при Правительстве Республики Казахстан, совещаний Премьер-Министра Республики Казахстан и его заместителей, Руководителя Аппарата Правительства Республики Казахстан;
Постоянно
Электронные документы*.
4) заседаний Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, территориальных, окружных и участковых избирательных комиссий;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
5) заседаний республиканских государственных комиссии, общественных советов, постоянных комиссий, коллегий, иных консультативно-совещательных органов;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
6) заседаний сессий маслихата и его органов, постоянных и временных комиссий маслихата;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
7) заседаний Республиканской бюджетной комиссии, бюджетных комиссий области, городов республиканского значения, столицы, района (города областного значения);
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
8) общих собраний акционеров, совета директоров акционерных обществ, учредителей (участников) хозяйственных товариществ;
Постоянно
Электронные документы*.
При наличии соответствующих информационных систем.
9) комиссий, советов, коллегиальных, исполнительных и консультативно-совещательных органов организации;
Постоянно
Электронные документы*.
При наличии соответствующих информационных систем.
10) рабочих групп, временных комиссий организации;
3 года
Электронные документы*.
11) общих собраний (конференций) работников организации;
Постоянно
Электронные документы*.
12) публичных слушаний;
Постоянно
Электронные документы*.
13) собраний (сходов) граждан;
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
14) аппаратных (оперативных) совещаний у руководителя организации;
3 года ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
15) совещаний работников структурных подразделений организации
До минования надобности
Электронные документы*
16
Документы по проведению международных, республиканских, отраслевых съездов, симпозиумов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров, конкурсов, юбилейных, торжественных и других мероприятий
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
17
Нормативные документы по стандартизации и техническому регулированию:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) в других организациях
До замены новыми
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
18
Рекомендации (в том числе методические), указания, памятки
5 лет
Электронные документы*.
19
Проекты рекомендаций (в том числе методических) правил, инструкций, указаний, памяток и документы по их разработке
1 год
Электронные документы*.
20
Переписка с Президентом Республики Казахстан, Председателями палат Парламента Республики Казахстан и их заместителями, Государственным Советником Республики Казахстан, Руководителем Администрации Президента Республики Казахстан
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
21
Переписка с Премьер-Министром Республики Казахстан, заместителями Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителями Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан, Руководителем Аппарата Правительства и его заместителями
Постоянно
Электронные документы*.
22
Переписка с вышестоящими государственными органами, вышестоящими организациями по основным направлениям деятельности
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
23
Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями, территориальными органами и другими организациями по основным направлениям деятельности
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
24
Документы по основной деятельности организации
10 ЭПК
Электронные документы*.
25
Документы по организационным вопросам деятельности организации
5 лет
Электронные документы*.
1.2. Контроль
26
Графики проведения проверок
3 года
Электронные документы*. Полугодовые сводные графики проведения проверок – постоянно.
27
Документы о проведении и результатах государственного контроля и надзора, мерах по устранению выявленных нарушений
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
28
Журналы, книги учета (регистрации) посещений и проверок, ревизий, обследований, их решений, определений, предписаний, актов, заключений
5 лет
Электронные документы*.
29
Запросы депутатов Сената Парламента Республики Казахстан, Мажилиса Парламента Республики Казахстан, местных представительных органов и документы по их рассмотрению
Постоянно
Электронные документы*.
30
Обращения, сообщения, предложения, отклики и запросы физических и юридических лиц, документы по их рассмотрению
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
31
Документы о состоянии работы по рассмотрению обращений, сообщений, предложений, откликов и запросов физических и юридических лиц
5 лет
Электронные документы*.
32
Книги, журналы, карточки (базы данных) учета приема физических лиц, представителей юридических лиц, регистрации и контроля исполнения обращений физических и юридических лиц
5 лет
Электронные документы*.
При наличии соответствующих информационных систем.
33
Документы уполномоченного по этике
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
1.3. Аудит и финансовый контроль
34
Документы о проведении, результатах проведения государственного аудита органами государственного аудита и финансового контроля и мерах по устранению выявленных нарушений
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Для внутренних проверок организации – 5 лет ЭПК.
35
Критерии (система показателей) деятельности организаций, по которым их финансовая, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному аудиту
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
36
Стандарты, методики проведения аудита
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
Электронные документы*
2) в других организациях
До замены новыми
Электронные документы*
37
Договоры оказания аудиторских услуг
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
1.4. Организационные основы управления
38
Перечни по основным направлениям деятельности организации
Постоянно
Электронные документы*. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения перечня.
При наличии соответствующих информационных систем.
39
Документы о государственной (учетной) регистрации (перерегистрации), государственной регистрации внесенных изменений и дополнений в учредительные документы юридических лиц (решение о создании организации, заявление (уведомление) о государственной (учетной) регистрации, учредительные и правоустанавливающие документы, квитанция или иной документ, подтверждающий уплату в бюджет сбора за государственную (учетную) регистрацию юридических лиц, их филиалов (представительств), протоколы и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
40
Документы о снятии с регистрационного учета юридических лиц (заявление о снятии с регистрационного учета, решение, документ, подтверждающий публикацию в официальных печатных изданиях Министерства юстиции информации о ликвидации юридических лиц, порядке и сроках заявления претензий кредиторами, квитанция или иной документ, подтверждающие уплату в бюджет регистрационного сбора за государственную регистрацию прекращения деятельности юридического лица, за исключением юридических лиц, являющихся субъектами малого и среднего предпринимательства и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
41
Документы о постановке на регистрационный учет, регистрации и снятии с учета в органах государственных доходов
5 лет
Электронные документы*. После снятия с регистрационного учета.
42
Свидетельства (акты) на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации (перерегистрации) фирменных наименований, товарных знаков
Постоянно
Электронные документы*.
43
Переписка по вопросам установления прав собственности, владения, пользования имуществом юридических и физических лиц
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
44
Документы на выдачу свидетельства (акта) на право собственности, владения, пользования имуществом
Постоянно
Электронные документы*.
45
Документы по закреплению границ административно-территориальных единиц
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
46
Перечень населенных пунктов
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
47
Документы об адресах, присваиваемых вновь построенным объектам
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
48
Уставы, учредительные договоры, положения о юридических лицах (филиалах, представительствах)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
49
Положения, инструкции, правила (в том числе правила трудового распорядка) организации:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) в других организациях
5 лет
Электронные документы*.
50
Положения о коллегиальных, консультативно-совещательных (экспертных, научных, методических и иных) органах организации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Направленные для сведения и руководства – до минования надобности.
51
Доверенности, выданные руководителем организации на представление интересов организации
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия.
52
Базовая структура местного государственного управления:
1) по месту разработки и подписания;
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
2) в других организациях
До минования надобности
Электронные документы*.
53
Перечни государственных учреждений, территориальных органов и подведомственных организаций
Постоянно
Электронные документы*.
54
Документы о совершенствовании системы управления (планы, обоснования, расчеты и другие документы):
1) по месту разработки и подписания:
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
2) в других организациях
До минования надобности
Электронные документы*.
55
Штатные расписания организации и изменения к ним
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
56
Штатная расстановка (штатно-списочный состав работников)
5 лет
Электронные документы*.
57
Документы о командировании работников организации
5 лет
Электронные документы*.
58
Номенклатура должностей работников
5 лет
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы. После замены новой.
59
Расчеты лимита должностей
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
60
Договоры с членами коллегиальных, исполнительных и других органов юридических лиц
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
61
Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене руководителя юридического лица и должностных, ответственных и материально ответственных лиц
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После смены должностного, ответственного материально ответственного лица.
62
Документы, представляемые структурными подразделениями руководству юридического лица
5 лет
Электронные документы*.
63
Документы об административно-организационной деятельности организации
3 года
Электронные документы*.
64
Документы по истории организации и ее подразделений
Постоянно
Электронные документы*.
65
Документы по лицензированию и их дубликаты
5 лет ЭПК
Электронные документы*. Виды документов по отдельным сферам деятельности определяются законодательством Республики Казахстан. После прекращения действия лицензии.
66
Базы данных, перечни, реестры, журналы регистрации лицензий, разрешений и уведомлений
Постоянно
Электронные документы*. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения баз данных, перечней, реестров.
67
Правила оказания государственных услуг
Постоянно
Электронные документы*.
68
Документы по мониторингу оказания государственных услуг
10 лет ЭПК
Электронные документы*.
69
Документы о прохождении аккредитации
5 лет ЭПК
Электронные документы*. После прекращения аккредитации. Протоколы, решения – постоянно.
70
Положения об аккредитации юридического лица, осуществляющего аттестацию организаций
Постоянно
Электронные документы*.
71
Журналы, книги регистрации выдачи документов о прохождении аккредитации
5 лет
Электронные документы*.
72
Документы по сертификации
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия сертификата.
73
Документы по вопросам проведения процедур сертификации соответствия и декларации о соответствии
10 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После истечения срока действия сертификата.
74
Договоры добровольного подтверждения соответствия
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
75
Реестр выданных сертификатов соответствия и декларации о соответствии
10 лет
Электронные документы*.
76
Реестр держателей акций обществ, выписки из реестра
Постоянно
Электронные документы*.
77
Перечни владельцев ценных бумаг
Постоянно
Электронные документы*.
78
Перечни аффилированных лиц
Постоянно
Электронные документы*.
79
Списки лиц, имеющих право на дивиденды, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
80
Доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После участия в собрании.
81
Документы о приеме-передаче акций (пакетов акций)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
82
Обязательное предложение о приобретении акций акционерного общества, а также иных эмиссионных ценных бумаг, конвертируемых в акции акционерного общества с прилагаемыми документами
5 лет ЭПК
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы. По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества.
83
Конкурирующее предложение в отношении ценных бумаг с прилагаемыми документами
5 лет ЭПК
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы. По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества.
84
Документы о праве требования выкупа ценных бумаг
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества.
85
Документы по операциям с акциями и другими ценными бумагами
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Находящиеся в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества.
86
Договоры о продаже-покупке акций и других ценных бумаг
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
87
Передаточные распоряжения, подтверждающие передачу пакета акций и других ценных бумаг
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
88
Журналы, книги учета операций с акциями и другими ценными бумагами, выдачи выписок из перечня акционеров
5 лет
Электронные документы*.
89
Положения о долевой собственности
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
90
Отчеты эмитента:
1) за 1 квартал финансового (отчетного) года;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) за 2-4 кварталы финансового (отчетного) года
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При отсутствии отчетов за 1 квартал – постоянно.
91
Документы по акционированию
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
92
Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и/или дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
93
Сообщения, содержащие информацию, подлежащую раскрытию на рынке ценных бумаг
3 года
Электронные документы*. В случае возникновения споров, разногласий, уголовных и судебных разбирательств – сохраняются до вынесения окончательного решения.
94
Отчеты профессиональных участников рынка ценных бумаг о внесении изменений в сведения об организации и об участии в судебных процессах, ответчиком в которых выступила организация:
1) по месту составления;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) по месту представления
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
95
Документы по делам о банкротстве
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Полный состав видов документов определяется законодательством Республики Казахстан. По завершении работы документы передаются ликвидационной комиссией в архивный фонд ликвидированной организации в соответствующий государственный архив.
96
Документы по делам реабилитации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Полный состав видов документов определяется законодательством Республики Казахстан.
97
Документы о продаже имущества, активов организации-должника
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Движимого имущества (мебель, автотранспорт, оргтехника и другое имущество) – 5 лет ЭПК.
98
Документы по вопросам государственно-частного партнерства
Постоянно
Электронные документы*.
1.5. Правовое обеспечение деятельности организации и производство по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях
99
Документы о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
100
Документы, представляемые в правоохранительные органы, суды
5 лет
Электронные документы*. После вынесения окончательного решения.
101
Судебные акты по административным, гражданским, уголовным, административным делам и делам об административных правонарушениях
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
102
Акты правоохранительных органов
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
103
Переписка с государственными органами, судами по вопросам правового обеспечения
5 лет
Электронные документы*.
104
Договоры, соглашения об оказании юридической помощи
5 лет ЭПК
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы. После истечения срока действия договора, соглашения.
105
Документы по проведению правовой экспертизы проектов правовых актов
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
106
Документы по административным правонарушениям
5 лет
Электронные документы*.
107
Документы по проведению правового обучения в организации
3 года
Электронные документы* .
108
Документы об организации и состоянии правовой работы
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
109
Переписка по правовым вопросам и разъяснению норм законодательства
3 года
Электронные документы*.
110
Документы по судебным делам
5 лет ЭПК
Электронные документы*. После вынесения окончательного решения.
111
Документы по претензионно-исковой работе
5 лет ЭПК
Электронные документы*. После вынесения окончательного решения.
1.6. Документационное обеспечение и организация хранения документов
112
Отраслевой перечень документов с указанием сроков хранения
Постоянно
Электронные документы*.
113
Типовые (примерные) номенклатуры дел
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
114
Номенклатура дел организации
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы. Номенклатуры дел структурных подразделений – до замены новыми, но не ранее 3 лет после передачи дел в ведомственный (частный) архив организации или уничтожения учтенных по номенклатуре дел.
115
Акты о выделении к уничтожению:
1) испорченных, неиспользованных экземпляров печатно-бланочной продукции с изображением Государственного Герба Республики Казахстан;
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан;
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
3) средств защиты документов;
1 год
Электронные документы*.
4) дел, журналов (книг) и картотек учета;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
5) документов и других документальных материалов с пометками «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и несекретно;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
6) документов и других документальных материалов с грифами «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно»
10 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
116
Документы (переписка, планы мероприятий, учет, хранение и обращение с документами, вопросы размещения режимных помещений и их оборудования, оформления и представления допуска и доступа к сведениям особой важности, допуска к ознакомлению с документами, введения в эксплуатацию режимного помещения) по вопросам защиты государственных секретов в государственных и негосударственных организациях
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Для допуска и доступа к сведениям особой важности – после увольнения работника.
Для документов о введении в эксплуатацию режимного помещения – после исключения помещения из перечня режимных помещений
117
Документы о рассекречивании и продлении сроков засекречивания носителей сведений, составляющих государственные секреты
30 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
118
Документы по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После снятия с учета.
119
Документы лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После увольнения работника.
120
Документы о совершенствовании документационного обеспечения управления, проектировании, разработке, внедрении, эксплуатации, сопровождении, совершенствовании автоматизированных систем и программных продуктов
5 лет
Электронные документы*.
121
Переписка по вопросам документационного обеспечения управления документацией и архивного хранения документов
5 лет
Электронные документы*.
122
Книги, карточки, журналы регистрации (электронные регистрационно-контрольные формы в автоматизированной информационной системе):
1) законодательных актов и подзаконных нормативных правовых актов;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Хранятся в организации. Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата.
2) ненормативных правовых актов (приказов и распоряжений) руководителя организации по основной (производственной) деятельности;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Хранятся в организации. Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата.
3) ненормативных правовых актов (приказов и распоряжений) руководителя организации по личному составу (о приеме (назначении, зачислении на учебу), увольнении (отчислении), перемещении, аттестации, получении образования, присвоении званий (чинов), изменении фамилий (отчеств), награждении, оплате труда, премировании, выплатах, пособиях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий);
75 лет ЭПК
Электронные документы*. Хранятся в организации. Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если используется в качестве научно-справочного аппарата.
4) ненормативных правовых актов (приказов и распоряжений) руководителя организации по личному составу (командировках, отпусках, поощрении, повышении квалификации, наложении и снятии дисциплинарных взысканий за исключением дисциплинарных взысканий, дискредитирующих государственную службу)
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
5) входящих, исходящих и внутренних документов;
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
6) исполнения документов;
3 года
Электронные документы*.
7) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры;
3 года
Электронные документы*.
8) аудиовизуальных документов;
3 года
Электронные документы*. Хранятся в организации. Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если используются в качестве научно-справочного аппарата.
123
Заявки на изготовление печатно-бланочной продукции, печатей и штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан
3 года
Электронные документы*.
124
Журналы, книги учета и выдачи:
1) печатно-бланочной продукции с изображением Государственного Герба Республики Казахстан;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
3) перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами и других товаров;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
4) отдельных листов, чертежей, специальных блокнотов, фотонегативов, фотоотпечатков, магнитных лент, кино- и видеопленок, аудиокассет
До минования надобности
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
125
Документы о состоянии, установке, проведении ремонтных работ технических средств и программ
5 лет
Электронные документы*.
126
Документы по отнесению информации к категориям доступа, условия хранения и использования информации, составляющей коммерческую тайну
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После снятия ограничения доступа к сведениям.
127
Нормативная (распорядительная) и эксплуатационно-техническая документация по защите информации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
128
Перечни режимных помещений
До минования надобности
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
129
Журнал учета утрат секретных документов (изделий) и фактов разглашения секретных сведений
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
130
Журнал учета журналов, картотек и законченных производством дел, документов, полученных, для подписания руководством и рассылку тих адресатам
1 год
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы. После списания всех зарегистрированных материалов
131
Журнал (карточка) учета машинных носителей информации
5 лет
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы. После списания после списания зарегистрированных носителей
132
Журнал учета договоров на проведение совместных и других работ с использованием сведений составляющих государственные секреты
5 лет
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
133
Документы по сопровождению, развитию баз данных информационных систем
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
134
Документы о состоянии защиты информации в организации
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
135
Схемы организации криптографической защиты конфиденциальной информации
До минования надобности
Электронные документы*.
136
Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию
До замены новыми
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
137
Акты об уничтожении средств криптографической защиты информации и машинных носителей с ключевой информацией
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
138
Перечни работ по резервному копированию информации
10 лет ЭПК
Электронные документы*.
139
Журналы, книги учета:
1) электронных носителей информации, программно-технических средств защиты информации от несанкционированных действий, накопителей на жестких дисках, предназначенных для работы с конфиденциальной информацией;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
3) выдачи дел во временное пользование;
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
4) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности;
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
5) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После замены ключа.
6) копирования баз данных
До минования надобности
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
140
Сертификаты ключей электронных цифровых подписей
Постоянно
Электронные документы*.
141
Документы о создании и аннулировании электронной цифровой подписи
Постоянно
Электронные документы*.
142
Журналы (перечни, реестры) учета выданных регистрационных свидетельств, подтверждающих соответствие электронной цифровой подписи
Постоянно
Электронные документы*.
143
Документы архивного учета (списки архивных фондов, листы архивных фондов, паспорта ведомственных (частных) архивов организаций, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты приема-передачи на государственное хранение и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. На постоянное государственное хранение передаются при ликвидации организации без правопреемников.
144
Описи дел:
1) постоянного хранения (утвержденные);
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) по личному составу;
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После уничтожения дел.
3) временного хранения (до 10 лет);
3 года
Электронные документы*. После уничтожения дел.
4) временного хранения (свыше 10 лет)
3 года
Электронные документы*. После уничтожения дел.
145
Документы учета выдачи документов и дел (изъятия документов и дел), описей во временное пользование
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям – 5 лет ЭПК.
146
Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов
5 лет
Электронные документы*.
При наличии соответствующих информационных систем.
147
Архивные справки, копии архивных документов, выписки из архивных документов, выданные по запросам физических и юридических лиц, документы к ним
5 лет
Электронные документы*.
148
Книги, журналы учета:
1) экземпляров (копий) документов, содержащих сведения конфиденциального характера;
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После снятия грифа (пометки) ограничения доступа .
2) электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера
До минования надобности
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2. Прогнозирование и планирование
2.1. Прогнозирование
149
Документы Системы государственного планирования в Республике Казахстан (Стратегия развития Казахстана до 2050 года, Стратегический план развития Республики Казахстан на 10 лет, Прогнозная схема территориально-пространственного развития страны, Стратегия национальной безопасности Республики Казахстан, Прогноз социально-экономического развития, государственные программы, правительственные программы, стратегические планы государственных органов, программы развития территорий, стратегии развития национальных управляющих холдингов, национальных холдингов и национальных компаний с участием государства в уставном капитале)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
150
Послания Президента Республики Казахстан, государственные, отраслевые (секторальные), региональные программы, стратегии, концепции социально-экономического и научно-технического развития
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
151
Проекты посланий Президента Республики Казахстан
5 лет
Электронные документы*.
152
Проекты государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития
5 лет
Электронные документы*.
153
Переписка о разработке посланий Президента Республики Казахстан, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
154
Планы мероприятий по реализации посланий Президента Республики Казахстан (Общенационального плана нации), государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
155
Проекты планов мероприятий по реализации посланий Президента Республики Казахстан, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ социально-экономического и научно-технического развития
Постоянно
Электронные документы*.
156
Документы по разработке, корректировке и выполнению государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
157
Планы социально-экономического развития Республики Казахстан, областей, городов республиканского значения, столицы, планы развития национальных компаний и республиканских государственных предприятий и акционерных обществ с участием государства
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
158
Проекты планов социально-экономического развития Республики Казахстан, областей, городов республиканского значения, столицы, проекты планов развития национальных компаний, республиканских государственных предприятий и акционерных обществ с участием государства:
1) по месту разработки;
Постоянно
Электронные документы*.
2) по месту согласования
5 лет
Электронные документы*.
159
Документы по корректировке и выполнению стратегических, операционных планов социально-экономического развития Республики Казахстан, областей, городов республиканского значения, столицы, планов развития национальных компаний, республиканских государственных предприятий и акционерных обществ с участием государства
Постоянно
Электронные документы*.
160
Прогнозы (перспективные планы, программы) деятельности и развития организаций
Постоянно
Электронные документы*.
161
Концепции, доктрины развития отрасли, организаций:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) по месту согласования
5 лет
Электронные документы*.
162
Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации, документы к ним
10 лет ЭПК
Электронные документы*.
163
Меморандум центрального государственного органа на очередной финансовый год
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему Электронные документы.
164
Лимиты расходов администраторов бюджетных программ, лимиты на новые инициативы
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
165
Переписка об организации и методике прогнозирования и планирования
5 лет
Электронные документы*.
2.2. Текущее планирование
166
Планы экономического и социального развития организации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
167
Бизнес-планы, документы к ним (технико-экономические обоснования, заключения, расчеты и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
168
Годовые планы организаций, документы к ним (записки, обоснования, технико-экономические показатели и другие документы):
1) по основным для данной организации направлениям деятельности;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности
5 лет
Электронные документы*.
169
Проекты годовых планов и документы по их разработке
5 лет
Электронные документы*.
170
Государственные заказы:
1) по месту проведения;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Полный комплект документов определяется законодательством Республики Казахстан.
2) в представляющей организации
5 лет
Электронные документы*.
171
Планы, программы мероприятий по ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, проведение срочных видов работ и другим направлениям
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
172
Документы по налоговому планированию
5 лет
Электронные документы*.
173
Планы структурных подразделений организации:
1) годовые;
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии сводных годовых – постоянно.
2) полугодовые;
1 год
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
3) квартальные;
1 год
Электронные документы*. При отсутствии годовых и полугодовых – постоянно.
4) месячные
1 год
Электронные документы*. При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – постоянно.
174
Оперативные планы по всем направлениям деятельности организации
До минования надобности
Электронные документы* .
2.3. Ценообразование
175
Прейскуранты, ценники, тарифы на товары, работы и услуги
Постоянно
Электронные документы*.
176
Документы по прогнозированию, разработке, корректировке и применении цен, тарифов на товары, работы и услуги
Постоянно
Электронные документы*.
177
Сводные расчетные данные о результатах проверок обоснованности цен, тарифов на товары, работы и услуги, на которые применяются регулируемые государством цены и тарифы
Постоянно
Электронные документы*.
178
Документы по согласованию цен, тарифов на имущество, товары, работы и услуги
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
179
Ценовые соглашения между производителями и поставщиками
5 лет
Электронные документы*. После истечения срока действия соглашения.
180
Протоколы заседаний тарифно-калькуляционной комиссии
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
181
Переписка с иностранными организациями о тарифах
15 лет ЭПК
Электронные документы*.
182
Заявки на утверждение тарифов субъектов естественных монополий
3 года
Электронные документы*.
183
Уведомления субъектов естественных монополий по проведенным тендерам и закупу стратегических товаров
1 год
Электронные документы*.
184
Инвестиционные программы субъектов естественных монополий
3 года ЭПК
Электронные документы*.
3. Финансирование, кредитование
185
Единая бюджетная классификация Республики Казахстан
Постоянно
Электронные документы*.
186
Сводный план финансирования по обязательствам, сводный план поступлений и финансирования по платежам
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
187
Бюджетная заявка
5 лет ЭПК
Электронные документы*. При наличии соответствующей электронной системы.
188
Бюджетные программы (подпрограммы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
189
Лимиты бюджетных обязательств
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
190
Индивидуальные планы финансирования по обязательствам и платежам государственных учреждений
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
191
Планы поступлений и расходов денег от реализации государственными учреждениями товаров (работ, услуг)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
192
Отчеты о результатах мониторинга реализации бюджетных программ
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
193
Справки о внесении изменений в сводные планы поступлений, сводный план финансирования по платежам, сводный план финансирования по обязательствам
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
194
Перспективные финансовые планы
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
195
Планы (бюджеты) организации: финансовый (баланс доходов и расходов), финансирования и кредитования, валютный, материальных балансов, капитальных вложений, по труду и заработной плате, использования фондов организации, прибыли, образования, распределении и использования фондов организации, накопления и расходования оборотных средств и другие:
1) сводные годовые, годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) квартальные;
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
3) месячные
1 год
Электронные документы*. При отсутствии квартальных, годовых – постоянно.
196
Проекты планов (бюджетов) организации
5 лет
Электронные документы*.
197
Выписки из соответствующих лицевых счетов, приложения к выпискам из лицевых счетов, отчеты о состоянии лицевых счетов с приложением платежных документов
5 лет
Электронные документы*.
198
Документы по поступлениям в республиканский или местные бюджеты
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
199
Документы по мониторингу качества финансового менеджмента:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) квартальные
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
200
Документы о разработке и изменении финансовых планов
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
201
Документы о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
202
Планы (сметы) бюджетных инвестиционных проектов организации:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) квартальные;
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
3) месячные
3 года
Электронные документы*. При отсутствии годовых, квартальных – постоянно.
203
Отчеты о выполнении планов бюджетных инвестиционных проектов организации:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) квартальные;
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
3) месячные
3 года
Электронные документы*.
При отсутствии годовых, квартальных – постоянно.
204
Документы о выделении дополнительных бюджетных инвестиционных проектов и их перераспределении
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
205
Переписка о бюджетных инвестиционных проектах
5 лет ЭПК
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
206
Отчеты и анализы отчетов о финансировании бюджетных инвестиционных проектов:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) квартальные
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
207
Сметы на реконструкцию и ремонт зданий и сооружений
10 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Сметы на реконструкцию и ремонт зданий и сооружений-памятников архитектуры, находящихся под охраной государства – постоянно.
208
Казначейские уведомления, расходные расписания, реестры расходных расписаний
5 лет
Электронные документы*.
209
Казначейские разрешения, разрешения министерств, агентств Республики Казахстан, нижестоящего распорядителя бюджетных программ, межминистерские (межведомственные)
5 лет
Электронные документы*.
210
Переписка об экономических нормативах
5 лет
Электронные документы*.
211
Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры
Постоянно
Электронные документы*.
212
Годовые сметы (доходов и расходов) организации, бюджетного учреждения по приносящей доход деятельности, сведения о сметных назначениях
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Административно-хозяйственных расходов – 5 лет.
213
Планы доходов и финансирования расходов по получаемым от реализации платных услуг
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
214
Документы о финансовом обеспечении всех направлений деятельности
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
215
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов (исполнения бюджетов) организации: финансового, финансирования и кредитования, валютного, материальных балансов, капитальных вложений, по труду и заработной плате, прибыли, образования, распределения и использования фондов организации, накопления и расходования оборотных средств и другие:
1) сводные годовые, годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) квартальные;
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
3) месячные
1 год
Электронные документы*. При отсутствии годовых, квартальных – постоянно.
216
Оперативные отчеты по освоению средств республиканского (местного) бюджета
5 лет
Электронные документы*.
217
Документы по согласованию совершения крупных сделок национальными компаниями, акционерными обществами с участием государства
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
218
Отчеты по распределению государственных заказов (контрактов):
1) по месту проведения аукциона или конкурса;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) в представляющей организации
5 лет
Электронные документы*
219
Сведения о заключенных государственных контрактах (их изменении), об исполнении (прекращении действия) государственных, контрактов
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
220
Документы о соблюдении финансовой дисциплины (акты, записки, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
221
Документы о финансировании и совершенствовании финансирования аппарата управления организации
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему Электронные документы.
222
Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
223
Документы о финансировании отраслей, организаций, субъектов малого и среднего предпринимательства
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
224
Документы о формировании фондов организации и их расходовании
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
225
Переписка об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих, расчетных, бюджетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций
5 лет
Электронные документы*.
226
Документы об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов
3 года
Электронные документы*.
227
Переписка с банками по неоплаченным счетам и по отказам банков в оплате счетов
5 лет
Электронные документы*.
228
Договоры банковского счета
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
229
Документы по вопросам кредитования
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
230
Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства, документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После полного исполнения обязательств, списания задолженностей по обязательству или иным основаниям.
231
Договора гарантий, заключаемые в рамках мер поддержки специального фонда развития частного предпринимательства
10 лет ЭПК
Электронные документы*.
232
Отчеты по планируемым поступлениям по кредитам:
1) годовые;
5 лет
Электронные документы*.
2) квартальные;
3 года
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
3) месячные
1 год
Электронные документы*. При отсутствии годовых, квартальных – постоянно.
233
Инвестиционные предложения:
1) принятые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) не принятые
До минования надобности
Электронные документы*.
234
Документы по разработке проектов государственно-частного партнерства, в том числе концессии
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
235
Документы по разработке бюджетных инвестиционных проектов:
1) по месту разработки и утверждения;
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) в других организациях
До минования надобности
Электронные документы*.
236
Документы по разработке бюджетных инвестиций посредством формирования и (или) увеличения уставного капитала юридического лица
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
237
Документы по мониторингу и по оценке реализации бюджетных инвестиционных проектов
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
238
Документы по мониторингу и по оценке реализации бюджетных инвестиций посредством формирования и (или) увеличения уставного капитала юридического лица (акты, заключения, справки, отчеты и другие документы)
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
239
Документы по мониторингу и по оценке реализации проектов государственно-частного партнерства, в том числе концессии
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
240
Документы о кредитовании и инвестиционной деятельности
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
241
Отчеты о реализации республиканских бюджетных программ на соответствующий год:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) квартальные;
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
3) месячные
1 год
Электронные документы*. При отсутствии годовых, квартальных – постоянно.
242
Переписка по вопросам бюджетного кредитования, состояния и использования кредитных ресурсов
5 лет
Электронные документы*.
243
Переписка о кредитовании инвестиционных программ
5 лет
Электронные документы*.
244
Переписка о размещении акций, вкладов
5 лет
Электронные документы*.
245
Переписка о начислении дивидендов
5 лет
Электронные документы*.
246
Заявки на получение кредитов:
1) одобренные;
5 лет ЭПК
Электронные документы*. После погашения кредитов.
2) отклоненные
1 год
Электронные документы*.
247
Переписка о нормах обязательных резервов
5 лет
Электронные документы*.
248
Переписка по вопросам разъяснения порядка финансового обеспечения бюджетных инвестиций
5 лет
Электронные документы *.
249
Переписка по освоению действующих бюджетных кредитов
5 лет
Электронные документы*.
250
Отчеты по погашению бюджетных кредитов:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) квартальные;
3 года
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
3) месячные
1 год
Электронные документы*. При отсутствии годовых, квартальных – постоянно.
4. Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
251
Годовые отчеты об исполнении республиканского бюджета, местных бюджетов
Постоянно
Электронные документы*.
252
Формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
253
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств и другие документы):
1) сводная годовая (консолидированная), годовая;
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
2) полугодовая, квартальная;
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовой – постоянно.
3) месячная
1 год
Электронные документы*.
При отсутствии годовой, полугодовой, квартальной – постоянно.
254
Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки):
1) годовая;
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
2) квартальная;
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовой – постоянно.
3) месячная
1 год
Электронные документы*. При отсутствии годовой, квартальной – постоянно.
255
Отчеты об исполнении планов поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ, услуг), поступлении и расходовании денег от спонсорской и благотворительной помощи республиканского бюджета, исполнении планов поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ, услуг), поступлении и расходовании денег от спонсорской и благотворительной помощи местных бюджетов, кредиторской и дебиторской задолженностях государственного, республиканского и местных бюджетов, достижении прямых и конечных показателей бюджетных программ, целевых индикаторов стратегических планов государственных органов:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) квартальные, полугодовые
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
256
Бюджетная отчетность организаций (об исполнении планов поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ, услуг), поступлении и расходовании денег от спонсорской и благотворительной помощи, дебиторской и кредиторской задолженности):
1) годовая;
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
2) квартальная, полугодовая
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовой – постоянно.
257
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки, приложения к ним
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
258
Аналитические документы к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
259
Документы о рассмотрении и утверждении годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
260
Отчеты об исполнении смет:
1) сводные годовые, годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) квартальные
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
261
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) полугодовые, квартальные
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
262
Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
263
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности
5 лет
Электронные документы*.
264
Документы учетной политики
5 лет
Электронные документы*.
265
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (книга «Журнал-главная», журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки) и другие регистры)
5 лет
Электронные документы*. При условии проведения проверки (ревизии).
266
Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета
5 лет
Электронные документы*.
267
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей
5 лет
Электронные документы*. При условии проведения проверки (ревизии).
268
Утвержденные лимиты, фонды заработной платы
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
269
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, выплате отпускных и выходных пособий
5 лет
Электронные документы*.
270
Документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После проведения взаиморасчетов.
271
Переписка о приобретении хозяйственного инвентаря, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах
1 год
Электронные документы *.
272
Документы по финансовым вопросам благотворительной деятельности
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
273
Документы о валютных операциях (покупка, продажа)
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
274
Документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
275
Отчеты о платежах и поступлениях валюты:
1) сводные годовые, годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) квартальные;
3 года
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
3) месячные
1 год
Электронные документы*.
При отсутствии годовых, квартальных – постоянно.
276
Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей
10 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
После закрытия счета.
277
Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на заграничные командировки
5 лет
Электронные документы*.
278
Отчеты по драгоценным металлам
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
279
Гарантийные письма
5 лет
Электронные документы*.
После окончания срока действия гарантии.
280
Переписка о выдаче и возврате ссуд
5 лет
Электронные документы *.
После погашения ссуды.
281
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
282
Перечень лиц, имеющих право подписи на первичных учетных документах
5 лет
Электронные документы*. После замены новым.
283
Свидетельства о постановке на учет в органах государственных доходов
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
284
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в республиканский (местный) бюджет, внебюджетные фонды, задолженности по ним
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
285
Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды
Постоянно
Электронные документы*.
286
Документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
287
Отчеты в органах государственных доходов:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) квартальные
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых четвертый квартал – постоянно.
288
Документы об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После погашения налогов.
289
Документы об оплате, размене, приеме-передаче векселей
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
290
Документы по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства
5 лет
Электронные документы*.
291
Реестры расчета земельного налога
5 лет
Электронные документы*.
292
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального медицинского страхования:
1) годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) квартальные
5 лет
Электронные документы*.
При отсутствии годовых – постоянно.
С нарастающим итогом за четвертый квартал – постоянно.
293
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
294
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
В составе годовых бухгалтерских отчетов – постоянно.
295
Декларации государственных служащих о годовом совокупном доходе, активах и имуществе
5 лет
Электронные документы*.
296
Справки о сдаче государственными служащими деклараций о годовом совокупном доходе, активах и имуществе
5 лет
Электронные документы*.
297
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов, наложенных на организацию взысканиях, штрафах
5 лет ЭПК
Электронные документы *.
298
Документы о реструктуризации задолженности по страховым взносам
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
299
Документы по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период
5 лет
Электронные документы*.
300
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
301
Документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, аудиторских проверок, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и других проверок
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
302
Документы о выявленных фактах недостачи, растратах, хищениях
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
303
Положения об оплате труда и премировании работников
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
304
Документы о получении заработной платы и других выплат (сводные расчетные (расчетно-платежные), ведомости (табуляграммы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
305
Ведомости начисления заработной платы
75 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
306
Переписка о выплате заработной платы
5 лет
Электронные документы*.
307
Документы о выплате специальных государственных и иных пособий, оплате листков нетрудоспособности и материальной помощи
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После прекращения выплат.
308
Исполнительные листы работников
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
309
Документы об оплате учебных отпусков
5 лет
Электронные документы*.
310
Лицевые счета акционеров
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После перехода права собственности на акции. При условии проведения проверки (ревизии) .
311
Ведомости на выдачу дивидендов
75 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
312
Документы по ведению перечня государственного имущества
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
313
Документы по передаче государственного недвижимого и движимого имущества из одного вида государственной собственности в другой
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Перечни и другие документы – электронные документы.
314
Документы об инвентаризации активов, обязательств
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии) .
315
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
316
Документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
317
Документы по продаже движимого имущества (договоры, заявки, акты оценки, переписка и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После продажи имущества.
318
Документы по продаже недвижимого имущества
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После продажи имущества. Правоустанавливающие документы – постоянно.
319
Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
320
Документы о передаче прав на движимое и недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс), сдаче, списании материальных ценностей
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После передачи прав. Документы о передаче прав на недвижимое имущество – постоянно.
321
Документы о сдаче, списании материальных ценностей
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
322
Документы о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
323
Договоры, соглашения
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Не указанные в пунктах настоящего Перечня. После истечения срока действия договора, соглашения.
324
Протоколы разногласий по контрактам, договорам, соглашениям, договорам-намерениям
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
325
Договоры подряда с юридическими лицами
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
326
Договоры аренды
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
327
Договоры проката
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
328
Договоры ренты
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
329
Договоры возмездного оказания услуг
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
330
Договоры-поручения
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
331
Договоры найма, договоры купли-продажи
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора
332
Договоры страхования имущественной и гражданско-правовой ответственности и документы к ним
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
333
Договоры по лизингу имущества организации и документы к ним
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
334
Договоры по залогу имущества организации и документы к ним
10 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора Документы по залогу недвижимого имущества – постоянно.
335
Паспорта сделок
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
336
Переписка по вопросам оказания платных услуг
5 лет
Электронные документы*.
337
Документы о приеме выполненных работ по договорам, контрактам, соглашениям
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора, контракта, соглашения.
338
Договоры о полной материальной ответственности материально ответственного лица
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После увольнения материально-ответственного лица.
339
Образцы подписей материально ответственных лиц
До минования надобности
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
340
Книги, журналы, карточки учета:
1) ценных бумаг;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) поступления валюты;
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При условии проведения проверки (ревизии).
3) регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества, в том числе акций;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
4) договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами;
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора, контракта, соглашения.
5) основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств;
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После ликвидации основных средств.
6) договоров, актов о приеме-передаче имущества;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
7) расчетов с организациями;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
8) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений);
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
9) погашенных векселей на уплату налогов;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После погашения налога. При условии проведения проверки (ревизии).
10) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
11) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и другие);
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
12) материально ответственных лиц;
5 лет
Электронные документы*.
13) исполнительных листов;
5 лет
Электронные документы*.
14) депонированной заработной платы;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
15) депонентов по депозитным суммам;
5 лет
Электронные документы*.
16) доверенностей
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
341
Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности
10 лет ЭПК
Электронные документы*.
342
Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности
5 лет
Электронные документы*.
4.2. Отчетность, статистический учет и статистическая отчетность
343
Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных) и текущих программ, планов, годовых планов, анализы отчетов:
1) сводные годовые, годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) полугодовые;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При отсутствии годовых – постоянно.
3) квартальные;
3 года
Электронные документы*. При отсутствии годовых, полугодовых – постоянно.
4) месячные
1 год
Электронные документы*. При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – постоянно.
344
Отчеты по оценке реализации государственных, отраслевых программ и стратегических планов развития отрасли:
1) сводные годовые, годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) полугодовые;
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При отсутствии годовых – постоянно.
3) квартальные;
3 года
Электронные документы*. При отсутствии годовых и полугодовых – постоянно .
4) месячные
1 год
Электронные документы*. При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – постоянно.
345
Отчеты, сведения и таблицы по статистике государственного финансирования:
1) сводные годовые, годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) полугодовые;
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
3) квартальные;
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовых, полугодовых – постоянно.
4) месячные
1 год
Электронные документы*. При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – постоянно.
346
Документы об итогах деятельности организации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
347
Статистические отчеты и таблицы по всем направлениям и видам деятельности (для данной организации) и документы к ним:
1) сводные годовые, годовые;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) полугодовые;
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
3) квартальные;
3 года
Электронные документы*. При отсутствии годовых и полугодовых – постоянно
4) месячные
1 год
Электронные документы*. При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – постоянно.
348
Индивидуальные количественные и (или) качественные данные по физическому или юридическому лицу и данные похозяйственного учета, формируемые административными источниками, за исключением первичных статистических данных:
1) годовые;
Постоянно
Электронные документы*.
2) полугодовые;
5 лет
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
3) квартальные;
3 года
Электронные документы*. При отсутствии годовых и полугодовых – постоянно.
4) месячные
1 год
Электронные документы*. При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – постоянно.
349
Оперативные статистические отчеты
До минования надобности
Электронные документы*.
350
Отчеты по выполнению Системы государственного планирования в Республике Казахстан
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
351
Отчеты о работе структурных подразделений организации:
1) годовые;
5 лет
Электронные документы*.
2) квартальные;
1 год
Электронные документы*.
3) месячные
1 год
Электронные документы*.
352
Индивидуальные отчеты работников организации
1 год
Электронные документы*.
353
Журналы учета передаваемых статистических данных
3 года
Электронные документы*.
354
Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности
5 лет
Электронные документы*.
355
Бланки форм статистической отчетности
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
5. Имущественные отношения
356
Кадастры недвижимого имущества, природных ресурсов, карты балльности почвы и документы, свидетельствующие о степени ценности недвижимого имущества
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
357
Свидетельства о государственной регистрации прав на недвижимое имущество
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
358
Переписка о государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним
Постоянно
Электронные документы*.
359
Генеральные доверенности на право управления имуществом
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия доверенности.
360
Документы по подтверждению имущественного правопреемства юридических лиц
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
361
Переписка о подтверждении имущественного правопреемства юридических лиц
5 лет
Электронные документы*.
362
Документы о передаче имущества в доверительное управление доверительному управляющему
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия доверенности.
363
Документы о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия доверенности.
364
Документы о продаже имущественных комплексов физическим и юридическим лицам
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
365
Документы по государственному мониторингу земель
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
366
Документы о переводе земельных участков из одной категории в другую
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
367
Заключения о возможности выкупа земельных участков
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
368
Договоры, акты по оформлению земельных участков в собственность и/или в землепользование и документы к ним
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
369
Похозяйственные книги и алфавитные книги хозяйств
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
370
Документы о принудительном отчуждении имущества для государственных нужд
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
371
Документы по опротестованию собственником решений по отчуждению его имущества
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После вынесения окончательного решения.
372
Документы о приватизации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Полный комплект документов определяется законодательством Республики Казахстан.
373
Программы, планы приватизации республиканского и коммунального имущества
Постоянно
Электронные документы*.
374
Перечни, акты инвентаризации подлежащего приватизации предприятия как имущественного комплекса
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
375
Перечень объектов, не подлежащих приватизации в составе предприятия как имущественного комплекса
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
376
Предложения республиканских и коммунальных организаций (предприятий) о приватизации имущества
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
377
Журналы учета и регистрации приватизации имущества
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
378
Акты (свидетельства) на владение имуществом
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
379
Завещания
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы .
380
Договоры дарения движимого имущества
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
381
Договоры дарения недвижимого имущества
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
382
Договоры обмена
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
383
Отчеты об оценке имущества организации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
384
Отчеты о мониторинге деятельности организации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
385
Паспорта зданий и сооружений – памятников градостроительства и архитектуры
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Не относящиеся к памятникам архитектуры – 5 лет ЭПК. После ликвидации здания (сооружения).
386
Документы о купле-продаже недвижимого имущества, передаче в республиканскую, коммунальную собственность
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
387
Документы о купле-продаже, передаче, приобретении недвижимого имущества в собственность организации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
388
Документы о переводе помещений в категорию жилых и нежилых
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
389
Документы о прекращении права постоянного и временного пользования наследуемого владения земельными участками
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
390
Договоры, соглашения о приеме и сдаче недвижимого имущества в аренду (субаренду) и документы к ним:
1) документы по недвижимому и движимому государственному имуществу, переданному во владение и/ (или) пользование иностранному государству на основании международного договора (совместные документы, вытекающие из реализации международного договора, протокола, приказа, решения, акты, инвентаризационные описи, переписка и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора (соглашения).
391
Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации договоров об аренде зданий, помещений, земельных участков
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При наличии соответствующих информационных систем.
392
Документы, представляемые на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий и сооружений, другого недвижимого имущества
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
393
Опись имущества, земельных участков, зданий, сооружений и иных объектов, выставленных на торги (аукционы, конкурсы)
5 лет
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы. После проведения торгов (аукциона, конкурса).
394
Документы об организации торгов (аукционов, конкурсов) по продаже республиканского, коммунального имущества
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
395
Протоколы торгов (аукционов, конкурсов) по купле-продаже земельных участков, зданий, сооружений, иных объектов республиканской и коммунальной собственности
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
396
Переписка об учете и управлении республиканской и коммунальной собственностью
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
397
Документы о приватизации жилья
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
398
Паспорта оборудования
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После списания оборудования.
6. Трудовые отношения
6.1. Организация труда и служебной деятельности
399
Документы о совершенствовании процессов труда
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
400
Документы о совершенствовании системы управления персоналом
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
401
Документы о профессиональной пригодности работников
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
402
Документы об организации труда при совмещении профессий
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
403
Документы о прогнозировании повышения производительности труда
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
404
Коллективные договоры, соглашения, заключаемые между сторонами социального партнерства
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
405
Документы о проверке выполнения условий коллективных договоров, соглашений, заключаемых между сторонами социального партнерства
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
406
Документы о разрешении трудовых споров согласительными комиссиями
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
407
Документы по забастовочному движению
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
408
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
409
Документы о нарушениях трудовой дисциплины
3 года
Электронные документы*.
410
Документы об учете продолжительности рабочего времени
3 года
Электронные документы*.
411
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
5 лет
Электронные документы*. Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет.
412
Анализ эффективности труда сотрудников и структурных подразделений:
1) сводные годовые;
Постоянно
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
2) квартальные
Постоянно
Электронные документы*. При отсутствии годовых – постоянно.
413
Оценочные листы сотрудников по эффективности труда и качества работы
1 год
Электронные документы*.
6.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
414
Нормы труда (нормы времени, выработки, обслуживания, численности, расценок, нормированные задания, единые и типовые нормы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
415
Нормы выработки и расценок
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Временные нормы выработки и расценок - 3 года после замены новыми.
416
Документы о разработке норм выработки и расценок
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
417
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, Квалификационный справочник должностей служащих
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
418
Реестр должностей политических государственных служащих, категории и реестр должностей административных государственных служащих
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
419
Реестр гражданских служащих
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
420
Тарификационные ведомости (списки)
15 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
421
Документы о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, форм денежного содержания
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
422
Документы по соблюдению правил нормирования труда, по расходованию фонда заработной платы
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
423
Документы об оплате труда, выплате денежного содержания и исчислении стажа работы работникам
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
424
Документы о премировании работников
5 лет
Электронные документы*.
425
Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения
5 лет
Электронные документы*.
6.3. Охрана труда
426
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.
427
Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
428
Комплексные планы улучшения условий, охраны труда, техники безопасности и санитарно-эпидемиологических мероприятий и документы по их исполнению
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
429
Документы о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда (акты, справки, записки и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
430
Документы о состоянии условий и применении труда женщин и подростков
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
431
Список работ, на которых запрещается применение труда работников, не достигших восемнадцатилетнего возраста
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
432
Перечень профессий с вредными и (или) опасными условиями труда, тяжелых работ
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
433
Списки работников, работающих на производстве с вредными и (или) опасными условиями труда, тяжелых работах
45 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
434
Документы о причинах заболеваемости работников организаций
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
435
Акты расследования профессиональных заболеваний (отравлений)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
436
Договоры страхования работников от несчастных случаев при исполнении ими трудовых (служебных) обязанностей
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
437
Документы об обучении работников технике безопасности
5 лет
Электронные документы*.
438
Протоколы аттестации по технике безопасности
5 лет
Электронные документы*.
439
Журналы, книги учета (электронные базы данных):
1) профилактических работ по технике безопасности;
5 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих баз данных.
2) инструктажа по технике безопасности;
5 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих баз данных.
3) проведения аттестации по технике безопасности
5 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих баз данных.
440
Сведения об авариях и несчастных случаях
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами – постоянно.
441
Журналы регистрации несчастных случаев, связанных с трудовой деятельностью, и иных повреждений здоровья на производстве
45 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
442
Документы о несчастных случаях, связанных с трудовой деятельностью
45 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно.
443
Документы о травматизме, профессиональных заболеваниях (отравлениях) и мерах по их устранению
10 лет ЭПК
Электронные документы*.
444
Документы об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой и другими средствами индивидуальной защиты, лечебно-профилактическим питанием
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
445
Журналы учета исполнения постановлений о штрафах
3 года
Электронные документы*. После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале.
446
Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарно-гигиенических норм и правил
3 года
Электронные документы*.
447
Переписка о проведении профилактических и санитарно-гигиенических мероприятий, медицинских осмотров работников
3 года
Электронные документы*.
448
Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
449
Анкеты обследования условий труда работников
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
7. Кадровое обеспечение
7.1. Трудоустройство
450
Документы о наличии, движении, комплектовании, использовании работников
5 лет
Электронные документы*.
451
Документы о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников
5 лет
Электронные документы*.
452
Документы о представлении квоты вакантных рабочих мест для слабозащищенных категорий граждан
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
453
Предложения организаций о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Республике Казахстан
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
454
Переписка по вопросам трудоустройства
5 лет
Электронные документы*.
7.2. Прием, перемещение и увольнение работников
455
Документы о состоянии и проверке работы с кадрами
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
456
Переписка о приеме, проверке, распределении, перемещении, учете кадров
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
457
Документы по формированию резерва работников
5 лет
Электронные документы*.
458
Сведения о составе работников, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
459
Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
460
Правовые акты (положения, инструкции) о персональных данных работников
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
461
Трудовые договоры, контракты
75 лет
Электронные документы*.
При наличии соответствующих информационных систем.
462
Личные дела (заявления, автобиографии, копии и выписки из указов, постановлений, приказов, распоряжений, копии личных документов, копии договоров о пенсионном обеспечении, характеристики, резюме, листки по учету кадров, трудовые договоры, анкеты, послужные списки, аттестационные листы и другие документы):
1) политических государственных служащих;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) руководителей организаций областей, городов республиканского значения, столицы;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
3) работников, имеющих высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
4) работников, в том числе административных государственных и гражданских служащих
75 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
463
Личные карточки работников, в том числе временных работников
75 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
464
Документы лиц, не принятых на работу
До минования надобности
Электронные документы*.
465
Подлинные личные документы
До востребования
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Невостребованные – не менее 50 лет (невостребованные трудовые книжки – 10 лет после достижения работником общеустановленного пенсионного возраста).
466
Документы, не вошедшие в состав личных дел (справка о сдаче декларации, справка 075, сведения об отсутствии динамического наблюдения наркологических больных и больных с психическими поведенческими расстройствами)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
467
Заявления работников о согласии на обработку персональных данных
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
468
Акты приема-передачи личных дел государственных и гражданских служащих при переходе на другую работу
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
469
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность и документы к ним
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
470
Переписка о прохождении государственной и гражданской службы
5 лет
Электронные документы*.
471
Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников
5 лет
Электронные документы*.
472
Приходно-расходные книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
5 лет
Электронные документы*.
473
Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа работников и документы к ним
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
474
Протоколы заседаний дисциплинарных комиссий (советов) и документы к ним (решения, объяснения, рекомендации и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
475
Документы по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов (заявления, протоколы, записки и другие документы)
5 лет ЭПК
Электронные документы*. После урегулирования конфликта.
476
Документы о фактах обращения в целях склонения государственных и гражданских служащих к совершению коррупционных правонарушений, об осуществлении государственными и гражданскими служащими иной оплачиваемой деятельности
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
477
Документы о служебных проверках государственных и гражданских служащих
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
478
Списки (электронные базы данных):
1) инженерно-технических работников с высшим и средним специальным образованием;
75 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
2) молодых специалистов с высшим и средним специальным образованием;
5 лет
Электронные документы*.
3) лиц, защитивших диссертации и получивших ученые степени;
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
4) кандидатов на выдвижение по должности;
5 лет
Электронные документы*.
5) лиц, прошедших аттестацию;
3 года
Электронные документы*.
6) ветеранов Великой Отечественной войны и лиц, приравненных к ним;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
7) военнообязанных;
3 года
Электронные документы*.
8) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
9) работников;
75 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
10) обучающихся без отрыва от производства
5 лет
Электронные документ*.
479
Заявки по оформлению и получению иностранных виз
5 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
480
Переписка об учете призыва и отсрочек от призыва военнообязанных, по вопросам военного учета с органами военного управления
3 года
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
481
Документы по бронированию граждан, пребывающих в запасе
5 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
482
Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
483
Графики предоставления отпусков
1 год
Электронные документы*.
484
Документы о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину
3 года
Электронные документы*.
485
Книги, журналы, карточки учета (электронные базы данных):
1) приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
75 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
2) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений;
75 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
3) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним;
75 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
4) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
5 лет
Электронные документы*.
5) лиц, подлежащих воинскому учету;
3 года
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
6) регистрации прибытия и выезда работников и членов их семей, направленных в заграничные представительства и учреждения Республики Казахстан, международные организации;
5 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
7.3. Установление квалификации работников
486
Протоколы заседаний, постановления (решения) аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий и документы к ним
15 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 лет ЭПК.
487
Квалификационные требования
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
488
Документы по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников
5 лет
Электронные документы*.
489
Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах
5 лет
Электронные документы*.
490
Списки членов аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий
5 лет
Электронные документы*.
491
Документы по тарификации персонала
75 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
492
Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов
5 лет
Электронные документы*.
493
Журналы регистрации выдачи дипломов, удостоверений, свидетельств о присвоении квалификационной категории
5 лет
Электронные документы*.
494
Графики проведения аттестации, установления квалификации
1 год
Электронные документы*.
7.4. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников
495
Документы о подготовке, переподготовке, обучении вторым профессиям, повышении квалификации работников организации
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
496
Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
497
Учебные планы, программы, задания, учебно-методические пособия, списки рекомендованных учебников, методических и учебных пособий, учебных фильмов
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
498
Курсовые и контрольные работы слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
1 год
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
499
Переписка об организации работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
3 года
Электронные документы*.
500
Документы об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературой и учебными фильмами
3 года
Электронные документы*.
501
Документы по повышению квалификации (планы, отчеты, договоры о повышении квалификации работников, графики работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников)
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
502
Книги учета контрольных работ слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
3 года
Электронные документы*.
503
Книги, журналы (электронные базы данных) учета посещения занятий слушателями учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
1 год
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
504
Ведомости учета часов работы преподавателей
5 лет
Электронные документы*.
505
Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов
3 года
Электронные документы*. После замены новыми.
506
Документы о проведении занятий, консультаций, зачетов
1 год
Электронные документы*.
507
Документы о начислении стипендий обучающимся работникам
5 лет
Электронные документы*.
508
Документы об организации и проведении практики и стажировки слушателей
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
509
Документы об организации и проведении учебно-производственных экскурсий
1 год
Электронные документы*.
510
Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
5 лет
Электронные документы*. После окончания обучения.
511
Списки лиц, окончивших учебные заведения (организации), осуществляющие повышение квалификации работников
5 лет
Электронные документы*.
512
Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
5 лет
Электронные документы*.
7.5. Награждение
513
Документы о представлении к награждению государственными наградами Республики Казахстан, ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий:
1) в награждающих организациях;
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) в представляющих организациях
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
514
Журналы (электронные базы данных) учета выдачи государственных и ведомственных наград
Постоянно
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
515
Документы, подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
516
Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных и документы к ним
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
517
Журналы (электронные базы данных) учета выдачи дубликатов документов к утраченным государственным и ведомственным наградам
Постоянно
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
518
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
519
Протоколы вручения государственных и ведомственных наград
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
520
Документы о лишении государственных наград
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
8. Экономические, научные, культурные связи
8.1. Организация экономических, научных и культурных связей
521
Уставы, положения международных организаций (объединений), членом которых является организация
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
522
Нормативные (распорядительные) документы международных организаций, членом которых является организация
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
523
Планы, программы, проекты соглашений, протоколы, решения, записи бесед, аналитическая информация, биографические справки, ноты, письма по подготовке, проведению и итогам саммитов, форумов, съездов, конференций, межгосударственных визитов официальных лиц и делегаций, выборов в органы международных организаций
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
524
Документы о сотрудничестве Республики Казахстан с иностранными государствами, международными организациями в области внешней политики, различных областях экономики, сельского хозяйства, права, военном сотрудничестве, социальной сфере, гуманитарном взаимодействии
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
525
Указания (задания) специалистам, принимающим участие в работе международных организаций (объединений)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
526
Документы о вступлении в международные организации (объединения) (справки, заявления, записки, переписка и другие документы)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
527
Документы по организации протокола взаимодействия Республики Казахстан с иностранными государствами
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
528
Документы об организации приема и пребывания представителей международных и казахстанских организаций
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
529
Инструкции (указания, задания, рекомендации) представителям организации по ведению встреч (переговоров)
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
530
Документы о проведении встреч (переговоров) с представителями международных и казахстанских организаций
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
531
Документы по вопросам усыновления (удочерения) иностранными гражданами детей-граждан Республики Казахстан и постановке их на консульский учет
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
532
Документы по оформлению, перерегистрации и уничтожению, а также журналы (электронные базы данных) учета выдачи дипломатических и служебных паспортов
5 лет
Электронные документы*.
533
Документы по оформлению, выдаче и продлению виз, выдаче справок по легализации, истребованию документов
3 года
Электронные документы*.
534
Журналы (электронные базы данных) регистрации выдачи виз
3 года
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем .
535
Справки, записки, переписка по проведению консультаций, подписанию конвенций и соглашений по консульским вопросам, назначению Генеральных консулов (Консулов), по работе с дипломатическими представительствами, аккредитованными в Республике Казахстан
10 лет
Электронные документы*.
536
Аналитическая информация, обзоры средств массовой информации, графики визитов, аккредитация, отчеты об имиджевой деятельности Республики Казахстан в странах аккредитации
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
537
Документы по разрешению на использование воздушного пространства
5 лет
Электронные документы*.
538
Документы по вопросам подтверждения гражданства, личности, судебно-следственных дел, взаимодействия с казахскими диаспорами и выдаче справок, свидетельств, консульского учета (копии личных документов, заявления, прошения, решения, протоколы, ноты, письма и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
539
Журналы (электронные базы данных), карточки учета посещений организации представителями международных организаций
5 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
8.2. Осуществление экономических, научных и культурных связей
540
Контракты, договоры, соглашения, договоры-намерения об экономических, научных, культурных и иных связях и документы к ним
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
541
Документы о проведении научных и культурных конференций, семинаров и встреч
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
542
Аудиовизуальные документы об организации и проведении научных, экономических, культурных и иных мероприятий
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
543
Документы о подготовке контрактов, договоров, соглашений
10 лет ЭПК
Электронные документы*.
544
Документы о целесообразности сотрудничества
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
545
Книги регистрации соглашений, договоров, контрактов о научно-техническом, экономическом, культурном и иных видах сотрудничества
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
546
Программы (прогнозы, планы) об экономическом, научно-техническом, культурном, иных видах сотрудничества и документы по их выполнению
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
547
Отчеты специалистов об участии в работе международных организаций
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
548
Переписка по вопросам внешнеэкономической деятельности
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
549
Конъюнктурные обзоры по экспортно-импортным поставкам
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
550
Переписка о целесообразности экспортных и импортных поставок
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
551
Договоры с организациями об обслуживании делегаций, выезжающих в зарубежные командировки
3 года
Электронные документы*. После истечения срока действия договора.
552
Документы об обучении, стажировке иностранных специалистов в Республике Казахстан и казахстанских специалистов за рубежом
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
9. Информационное обслуживание
9.1. Сбор (получение), распространение информации, маркетинг, реклама
553
Документы об информационной деятельности, маркетинге
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
554
Информационные (аналитические) обзоры по основным направлениям деятельности организации
Постоянно
Электронные документы*.
555
Переписка со средствами массовой информации по освещению основных направлений деятельности организации
5 лет
Электронные документы*.
556
Переписка по отзывам и опровержениям недостоверных сведений о деятельности организации и документы к ним
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
557
Документы о потребности в научно-информационных материалах
3 года
Электронные документы*.
558
Переписка о переводе иностранной литературы
1 год
Электронные документы*.
559
Документы о комплектовании и работе справочно-информационных служб организации
3 года
Электронные документы*.
560
Акты проверки справочно-информационных служб организации
3 год
Электронные документы*. После следующей проверки.
561
Акты списания книг и периодических изданий
3 года
Электронные документы*. После проведения проверки.
562
Книги, картотеки, каталоги учета материалов справочно-информационных служб организации
До минования надобности
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
563
Договоры, соглашения об информационном обслуживании, обмене
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора (соглашения).
564
Документы об учете использования научно-технической информации
3 года
Электронные документы*.
565
Информационные издания
До минования надобности
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
566
Статьи, тексты телерадиопередач, брошюры, диаграммы, фотофонодокументы, видеодокументы, освещающие деятельность организации
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
567
Документы об участии организации в выставках, ярмарках, презентациях, встречах
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
568
Журналы (электронные базы данных) учета проведения экскурсий по выставкам
3 года
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
569
Переписка с издательствами и типографиями о производстве печатной продукции и тираже издания
3 года
Электронные документы*.
570
Рукописи известных общественно-политических деятелей, деятелей литературы, искусства, культуры, науки, техники, производства, а также получившие общественное признание и удостоенные премий
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
9.2. Информатизация
571
Документы по разработке и поддержке Веб-сайтов (web-site), Веб-порталов (web-portal), прочих интернет-ресурсов
5 лет ЭПК
Электронные документы* .
572
Переписка по вопросам развития информационных систем
5 лет ЭПК
Электронные документ*.
573
Целевые программы, концепции информатизации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
574
Документы к целевым программам, концепциям информатизации
Постоянно
Электронные документы*.
575
Паспорта информатизации организации
Постоянно
Электронные документы*.
576
Договоры о проектировании, разработке, внедрении, эксплуатации, сопровождении, совершенствованию автоматизированных систем и программных продуктов
5 лет ЭПК
Электронные документы*. После истечения срока действия договора.
577
Переписка о регистрационных свидетельствах, подтверждающих соответствие электронной цифровой подписи
5 лет
Электронные документы*.
578
Документы о регистрационных свидетельствах, подтверждающих соответствие электронной цифровой подписи
Постоянно
Электронные документы*.
579
Акты сдачи в эксплуатацию автоматизированных рабочих мест со средствами электронной цифровой подписи
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
580
Акты о выполнении работы по установке и настройке комплектов средств электронной цифровой подписи
15 лет ЭПК
Электронные документы*.
581
Договоры, соглашения об информационном обмене
5 лет
Электронные документы*. После истечения срока действия договора, соглашения.
582
Документы об учете использования научно-технической информации
3 года
Электронные документы* .
583
Документы по вопросам в сфере информатизации
10 лет ЭПК
Электронные документы*.
584
Документы по вопросам сопровождения сервисной модели информатизации
5 лет
Электронные документы*.
585
Документы по вопросам соответствия требованиям информационной безопасности информационных систем
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
10. Закупка товаров, работ и услуг, материально-техническое обеспечение деятельности
10.1. Закупка товаров, работ и услуг
586
Годовые планы закупок товаров, работ и услуг, изменения и дополнения к ним
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. В организациях, осуществляющих закупку товаров, работ и услуг с применением особого порядка – 5 лет ЭПК.
587
Предварительные годовые планы закупок товаров, работ и услуг
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
588
Годовые отчеты о выполнении планов закупок товаров, работ и услуг
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
589
Типовая конкурсная (тендерная, аукционная) документация (технические спецификации, сведения о квалификации, заявки, типовые договоры и другие) для подготовки заявок и участия в конкурсах (тендерах, аукционах) по закупкам товаров, работ и услуг
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы. В организациях, осуществляющих закупку товаров, работ и услуг с применением особого порядка – 5 лет ЭПК.
590
Конкурсная (тендерная, аукционная) документация, предоставляемая организатором конкурса (тендера, аукциона) потенциальным поставщикам для участия в конкурсе (тендере, аукционе) по закупкам товаров, работ и услуг (техническая спецификация или проектно-сметная документация):
1) в организации – организаторе конкурса (тендера, аукциона);
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
2) в организации – победителе конкурса (тендера, аукциона);
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
3) в других организациях – участниках конкурса (тендера, аукциона)
3 года
Электронные документы*.
591
Предписания, постановления об устранении выявленных нарушений законодательства Республики Казахстан о закупках товаров, работ и услуг и принятии мер ответственности к должностным лицам, допустившим нарушения
3 года
Электронные документы*.
592
Уведомления о фактах предоставления потенциальным поставщиком недостоверной информации по квалификационным требованиям
3 года
Электронные документы*.
593
Уведомления об установлении факта нарушения потенциальным поставщиком требований законодательства Республики Казахстан о закупках товаров, работ и услуг
3 года
Электронные документы*.
594
Замечания к проекту конкурсной документации
3 года
Электронные документы*.
595
Запросы о разъяснении положений конкурсной документации и документы по их рассмотрению
3 года
Электронные документы*.
596
Протоколы предварительного обсуждения проекта конкурсной (тендерной, аукционной) документации и документы к ним
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
597
Протоколы об итогах закупок товаров, работ и услуг способом конкурса и документы к ним
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
598
Экспертные заключения о соответствии товаров, работ и услуг технической спецификации
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
599
Документы по осуществлению закупок, проведению квалификационного отбора потенциальных поставщиков товаров, работ и услуг
5 лет
Электронные документы*.
600
Журналы (электронные базы данных) регистрации:
1) лиц, получивших конкурсную документацию;
5 лет
Электронные документы*.
При наличии соответствующих информационных систем.
2) заявок на участие в конкурсе;
5 лет
Электронные документы*.
3) конкурсных ценовых предложений;
5 лет
Электронные документы*.
4) поступления ценовых предложений;
5 лет
Электронные документы*.
5) временной передачи заявок потенциальных поставщиков товаров, работ и услуг конкурсной комиссии, экспертной комиссии (эксперту)
5 лет
Электронные документы*.
601
Протоколы заседаний конкурсной комиссии по проведению квалификационного отбора потенциальных поставщиков товаров, работ и услуг
5 лет
Электронные документы*.
602
Заявки, заявления потенциальных поставщиков на участие в конкурсе (тендере) закупок товаров, работ и услуг:
1) организации-победителя конкурса;
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
2) организаций, принявших участие в конкурсе;
3 года
Электронные документы*.
3) отклоненные конкурсной (тендерной) комиссией
3 года
Электронные документы*.
603
Заявления потенциальных поставщиков о внесении изменений и дополнений в заявку на участие в конкурсе (тендере) закупок товаров, работ и услуг:
1) организации-победителя конкурса;
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
2) организаций, принявших участие в конкурсе;
5 лет
Электронные документы*.
3) отклоненные конкурсной (тендерной) комиссией
5 лет
Электронные документы*.
604
Ценовые предложения потенциальных поставщиков закупок товаров, работ и услуг:
1) организации-победителя закупок;
5 лет
Электронные документы*.
2) организаций, принявших участие в закупках или сопоставлении ценовых предложений;
3 года
Электронные документы*.
3) отклоненные конкурсной (тендерной) комиссией, организатором закупок товаров, работ и услуг;
3 года
Электронные документы*.
4) предоставленные по истечении времени, установленного в протоколе о допуске к участию в закупках
3 года
Электронные документы*.
605
Заявления, уведомления потенциальных поставщиков об отзыве заявки на участие в конкурсе (тендере) закупок товаров, работ и услуг
3 года
Электронные документы*.
606
Извещения об отказе в осуществлении закупок товаров, работ и услуг
3 года
Электронные документы*.
607
Уведомления об отсутствии членов конкурсной (тендерной) комиссии, секретаря комиссии и решения о внесении изменений в состав конкурсной (тендерной) комиссии, смене секретаря комиссии
3 года
Электронные документы*.
608
Банковские гарантии обеспечения исполнения договоров о закупках
5 лет
Электронные документы*. После истечения срока договора.
609
Уведомления (объявления) об организации-победителе конкурса
3 года
Электронные документы*.
610
Информации об итогах закупок товаров, работ и услуг способом из одного источника (прямых закупок)
3 года
Электронные документы*.
611
Исковые заявления о признании потенциального поставщика недобросовестным участником закупок товаров, работ и услуг
3 года
Электронные документы*.
612
Заявки потенциальных поставщиков на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг способом из одного источника
3 года
Электронные документы*.
613
Протоколы об итогах закупок товаров, работ и услуг способом из одного источника (прямых закупок)
5 лет
Электронные документы*.
614
Договоры о закупках товаров, работ и услуг:
1) способом конкурса;
5 лет ЭПК
Электронные документы*. После истечения срока действия договора.
2) способом запроса ценовых предложений;
5 лет
Электронные документы*. После истечения срока действия договора.
3) способом из одного источника (прямых закупок)
5 лет
Электронные документы*. После истечения срока действия договора.
615
Перечни квалифицированных потенциальных поставщиков товаров, работ и услуг, реестр отечественных товаропроизводителей
До минования надобности
Электронные документы*.
616
Заявления заказчиков, организаторов электронных закупок на регистрацию в системе электронных закупок
3 года
Электронные документы*.
617
Регистрационные карточки-заявления потенциальных поставщиков на регистрацию в системе электронных закупок
3 года
Электронные документы*.
618
Договоры о регистрации потенциальных поставщиков в информационной системе электронных закупок
5 лет
Электронные документы*. После истечения срока действия договора.
619
Переписка по закупкам товаров, работ и услуг
5 лет
Электронные документы*.
10.2. Снабжение деятельности
620
Особые условия поставки продукции и материалов (сырья)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
621
Документы о потребности (поставке) в материалах (сырье), оборудовании, продукции по вопросам материально-технического обеспечения деятельности
5 лет
Электронные документы*.
622
Договоры контрактации
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
623
Спецификации на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования
5 лет
Электронные документы*. Импортного оборудования – до окончания эксплуатации.
624
Таможенные декларации
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
625
Журналы (электронные базы данных) учета материалов (сырья), продукции и оборудования, отправляемых потребителям
5 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
626
Документы о качестве поступающих (отправляемых) материалов (сырья), продукции, оборудования
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
627
Гарантийные талоны на продукцию, технику, оборудование
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока гарантии.
628
Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов (сырья), продукции, оборудования
5 лет
Электронные документы*.
629
Документы об отпуске товаров и отгрузке продукции со складов
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
10.3. Организация хранения материально-имущественных ценностей
630
Нормативы складских запасов
3 года
Электронные документы*. После замены новыми.
631
Договоры хранения
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
632
Документы об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После списания материально-имущественных ценностей (движимого имущества). При условии проведения проверки (ревизии).
633
Документы о складском хранении материально-имущественных ценностей (движимого имущества)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
634
Книги (электронные базы данных) учета распоряжений на отпуск товаров и продукции со складов
5 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
635
Книги (электронные базы данных) учета и списания тары
1 год
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
636
Нормы естественной убыли, отходов продуктов
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
637
Переписка об организации хранения материально-имущественных ценностей (движимого имущества)
3 года
Электронные документы*.
638
Пропуска на вывоз (ввоз) товаров и материалов (сырья)
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
11. Административно-хозяйственные вопросы
11.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка
639
Документы о нарушении правил внутреннего распорядка
1 год
Электронные документы*.
640
Документы о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт
1 год
Электронные документы*.
641
Книги (электронные базы данных) регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт
3 года
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
642
Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
643
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
644
Документы о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
11.2. Эксплуатация зданий, помещений
645
Документы по вопросам охраны объектов культурного наследия
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
646
Документы об инвентаризации зданий и строений
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
647
Переписка с государственными архитектурно-строительными инспекциями о паспортизации зданий и сооружений
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
648
Договоры о страховании зданий, сооружений и документы к ним
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
649
Планы размещения организации
3 года
Электронные документы*. После замены новыми.
650
Переписка о предоставлении помещений организации
5 лет
Электронные документы*.
651
Документы о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
652
Документы о выборе управляющих компаний
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После перевыборов управляющей компании.
653
Документы о загрязнении окружающей среды организациями
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
654
Договоры энергоснабжения
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора .
655
Документы о топливно-энергетических ресурсах и водоснабжении
3 года
Электронные документы*.
656
Документы о подготовке зданий, сооружений к отопительному сезону и предупредительных мерах от стихийных бедствий
3 года
Электронные документы*.
657
Журналы (электронные базы данных) учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий, сооружений
3 года
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
11.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
658
Договоры обязательного страхования гражданско-правовой ответственности владельцев транспортных средств и по автострахованию
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
659
Документы об организации, развитии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
660
Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами
3 года
Электронные документы*.
661
Договоры о передаче автотранспорта материально ответственному лицу и организации
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
662
Документы об определении потребности организации в транспортных средствах
3 года
Электронные документы*.
663
Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
664
Переписка о перевозке грузов
3 года
Электронные документы*.
665
Заявки на перевозку грузов
1 год
Электронные документы*.
666
Условия по перевозке грузов
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
667
Документы по безопасности движения различных видов транспорта
10 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
668
Журналы (электронные базы данных) учета дорожно-транспортных происшествий
5 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
669
Технические характеристики транспортных средств
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После списания транспортных средств.
670
Технические паспорта транспортных средств
До списания транспортных средств
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
671
Документы о техническом состоянии и списании транспортных средств
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После списания транспортных средств.
672
Документы о ремонте транспортных средств
3 года
Электронные документы*.
673
Журналы (электронные базы данных) учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств
1 год
Электронные документы*.
При наличии соответствующих информационных систем.
674
Документы о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После проведения проверки (ревизии).
675
Документы о выходе автомобилей на линию
1 год
Электронные документы*. После проведения проверки (ревизии).
676
Путевые листы
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
677
Журналы (электронные базы данных) диспетчерские
3 года
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
678
Книги, журналы (электронные базы данных) учета путевых листов
5 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
679
Документы о развитии средств связи и их эксплуатации
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
680
Документы по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
681
Переписка о состоянии внутренней связи
5 лет
Электронные документы*.
682
Разрешения на установку и использование средств связи
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
683
Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
684
Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации
3 года
Электронные документы*.
685
Схемы линий внутренней связи организации
До замены новыми
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
686
Акты ввода в эксплуатацию линий связи
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После снятия линий связи.
687
Документы об учете повреждений, технического осмотра и ремонта средств связи
1 год
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После устранения неполадок.
688
Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего и капитального ремонта
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После проведения ремонта.
689
Журналы (электронные базы данных) учета заявлений о повреждении средств связи
3 года
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
690
Картотеки, книги (электронные базы данных) учета средств связи
5 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
11.4. Обеспечение безопасности организации
691
Документы об организации общей и противопожарной охраны режимных организаций
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
692
Документы об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
693
Приказы начальника гражданской обороны объекта
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
694
Планы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации
До замены новыми
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
695
Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в помещениях
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После переаттестации или окончания эксплуатации.
696
Перечень опасных веществ, отходов производства и потребления, отдельных видов продукции
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
697
Журналы регистрации инструктажа по пожарной безопасности
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
698
Документы (переписка, акты) о выявлении причин пожаров
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
С человеческими жертвами – постоянно.
699
Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций
5 лет
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
700
План-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций
До замены новыми
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
701
Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
702
Документы о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, возникновении пожаров, перевозке ценностей
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
703
Журналы (электронные базы данных) учета, списки формирований гражданской обороны
1 год
Электронные документы*.
При наличии соответствующих информационных систем.
704
Книги (электронные базы данных) учета имущества подразделений гражданской обороны
5 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
705
Документы (переписка, списки) о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря
3 года
Электронные документы*.
Для списков – после замены новыми
706
Списки, графики дежурных по организациям
1 год
Электронные документы*
707
Документы об улучшении технической и противопожарной укрепленности организации, об устройстве и эксплуатации технических средств (планы, отчеты, акты и другие документы)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
708
Книги, журналы (электронные базы данных) приема (сдачи) под охрану режимных помещений, специальных хранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них, учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств
1 год
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
709
Договоры об охранной деятельности
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
710
Документы по дислокации постов охраны (схема, переписка по вопросам пропускного и внутриобъектового режима организации)
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Схемы дислокации постов охраны обновляются ежегодно
711
Книги, карточки, акты учета наличия, движения и качественного состояния оружия, боеприпасов и спецсредств
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
712
Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия
5 лет
Электронные документы*.
713
Документы по оперативным вопросам охраны организации
1 год
Электронные документы*.
12. Социально-жилищные вопросы
12.1. Социальные вопросы
714
Комплексные программы социальной защиты населения
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
715
Переписка по вопросам государственного социального страхования
5 лет
Электронные документы*.
716
Договоры страхования работников от несчастных случаев
5 лет
Электронные документы*. После истечения срока действия договора.
717
Списки физических лиц (работников) и платежные поручения (счета к оплате) по перечислению обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
718
Списки физических лиц (работников) и платежные поручения (счета к оплате) по перечислению обязательных социальных отчислений
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
719
Списки физических лиц (работников) и платежные поручения (счета к оплате) по перечислению взносов по обязательному медицинскому страхованию
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
720
Карточки учета, ведомости (базы данных) по учету обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды, единый накопительный пенсионный фонд
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При наличии соответствующих информационных систем.
721
Карточки учета, ведомости (базы данных) по учету обязательных социальных отчислений
75 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
При наличии соответствующих информационных систем.
722
Карточки учета, ведомости (базы данных) по учету взносов по обязательному социальному медицинскому страхованию
5 лет
Электронные документы*.
При наличии соответствующих информационных систем.
723
Документы по вопросам социальной защиты работников (справки, заявления, решения, переписка и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
724
Договоры страхования (перестрахования) по обязательному медицинскому обслуживанию работников и документы, влияющие на изменения данных договоров
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
725
Листки нетрудоспособности
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
726
Книги, журналы (электронные базы данных) регистрации листков нетрудоспособности
5 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
727
Правила по подготовке документов и назначению пенсий работникам
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
728
Списки (электронные базы данных) работников, уходящих на льготную пенсию
5 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем После выхода на пенсию.
729
Списки лиц, имеющих право на дополнительные выплаты (адресную социальную помощь)
До замены новыми
Электронные документы*.
730
Журналы, книги (электронные базы данных) учета выданных полисов медицинского страхования, удостоверений реабилитированным гражданам
3 года
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
731
Договоры с медицинскими страховыми организациями
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
732
Документы (договора, переписка, путевки) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Для договоров – после истечения срока действия договора
733
Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря
1 год
Электронные документы*.
734
Документы о благотворительной деятельности
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
735
Списки физических лиц, организаций-объектов благотворительности
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
12.2. Жилищно-бытовые вопросы
736
Журналы (электронные базы данных) регистрации жилого фонда
Постоянно
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
737
Протоколы заседаний жилищных комиссий и документы к ним
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
738
Книги (электронные базы данных) учета работников организаций, нуждающихся в жилой площади
10 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем После предоставления жилой площади.
739
Книги, журналы (электронные базы данных) учета выданных справок с места работы о занимаемой должности и размере заработной платы
5 лет
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
740
Документы об обследовании жилищно-бытовых условий работников
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После предоставления жилой площади.
741
Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, аренде и обмене жилых помещений
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
742
Книги (электронные базы данных) регистрации документов по передаче жилых помещений в собственность граждан и учета приватизированной жилой площади
Постоянно
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
743
Книги, журналы (электронные базы данных) регистрации:
1) заявлений на приватизацию жилья;
Постоянно
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
2) договоров на приватизацию жилья;
Постоянно
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
3) выдачи договоров на приватизацию жилья
Постоянно
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем
744
Переписка о вселении, выселении и продлении сроков пользования жилой площадью
5 лет ЭПК
Электронные документы*.
745
Документы о бронировании жилой площади
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После окончания бронирования.
746
Документы на приватизацию жилья
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
747
Документы по отчуждению жилой площади несовершеннолетних
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
748
Карточки учета закрепления жилой площади за несовершеннолетними детьми
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После достижения совершеннолетия.
749
Договоры купли-продажи, дарения жилых помещений работникам организации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
750
Договоры о сохранении права пользования за временно отсутствующим нанимателем жилой площади
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После снятия брони.
751
Документы по сохранению права пользования за временно отсутствующим нанимателем жилой площади
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После возвращения нанимателя.
752
Договоры пожизненного содержания с иждивением
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
753
Документы об аренде, дарении, завещании, купле-продаже жилых помещений работникам организации
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
754
Переписка о выселении граждан из служебных, самовольно занятых помещений и помещений, признанных аварийными
5 лет
Электронные документы*. После освобождения жилой площади.
755
База данных регистрации граждан
Постоянно
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
756
Протоколы заседаний правлений кооперативов собственников квартир
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
757
Лицевые счета квартиросъемщиков
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После замены новыми
758
Договоры на обслуживание жилых помещений, находящихся в собственности организации
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.
759
Документы по вопросам содержания зданий, прилегающих территорий, помещений в надлежащем техническом и санитарно-гигиеническом состоянии
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
760
Переписка о коммунальном обслуживании жилой площади, находящейся в собственности организации
3 года
Электронные документы*.
761
Документы о квартирной плате
5 лет
Электронные документы*.
762
Документы о коллективном садоводстве и огородничестве
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
763
Протоколы заседаний правлений садоводческих товариществ, документы к ним
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
13. Деятельность первичных профсоюзных и иных общественных объединений
764
Документы о проведении общих, отчетно-выборных конференций, собраний
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
765
Документы об организации и проведении отчетно-выборных кампаний, общественных мероприятий
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
766
Документы о выборах руководящих органов первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
В течение срока полномочий
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
767
Планы реализации критических замечаний и предложений, высказанных в адрес первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
768
Документы о приеме в члены первичной профсоюзной организации (общественного объединения), перечисления членских взносов, оказании материальной помощи, получении, аннулировании членских билетов
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
769
Ведомости учета членских взносов и пожертвований
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
770
Документы о получении и расходовании государственных субсидий профсоюзных (общественных) организаций
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
771
Переписка о задолженности, порядке уплаты членских взносов и расходовании средств первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
3 года
Электронные документы*.
772
Учетные карточки членов первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
До снятия с учета
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
773
Перечень освобожденных должностей по первичной профсоюзной организации (общественному объединению)
Постоянно
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
774
Списки и карточки учета освобожденных работников первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
75 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
775
Книги, журналы (электронные базы данных) учета выдачи членских билетов и учетных карточек
3 года
Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем.
776
Образцы членских билетов, эскизы символики и атрибутики
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
777
Отчеты о количестве полученных и израсходованных бланков билетов
3 года
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
778
Документы об осуществлении основных направлений деятельности первичной профсоюзной организации (общественного объединения) (программы, регламенты, протоколы и другие документы)
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
779
Планы совместных действий первичных профсоюзных организаций (общественных объединений) по реализации общественных начинаний
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
780
Документы по участию работников организации в добровольных формированиях (постах экологического контроля, добровольной службы спасения, группах по реставрации памятников культуры) общереспубликанского и местного уровня
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
781
Документы о проведении митингов, демонстраций, забастовок и других общественных мероприятий
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
782
Совместные решения первичной профсоюзной организации и работодателя о регулировании социально-трудовых отношений в организации
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
783
Документы об участии первичной профсоюзной организации (общественного объединения) в проведении республиканских и местных выборов, референдумов, опросов
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
784
Документы по социологическим опросам населения
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
785
Документы об осуществлении контроля за исполнением условий заключенных соглашений, коллективных договоров, соблюдением работодателями, должностными лицами законодательства о труде, использованием средств фондов, формируемых за счет страховых взносов
5 лет ЭПК
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
786
Документы руководящих органов первичной профсоюзной организации (общественного объединения) – комитетов, советов, бюро, правлений, секций, групп
Постоянно
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
787
Документы о делегировании членов первичной профсоюзной организации (общественного объединения) на республиканские, международные форумы
5 лет
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
788
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
5 лет
Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
Примечания:
*При отсутствии системы электронного документооборота документы оформляются на бумажном носителе.
Документы, направленные для сведения и руководства в работе, хранятся до минования надобности.
Отметка «До минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» – экспертно-проверочная комиссия означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и может передаваться в государственные архивы или храниться в организациях, не являющихся источниками комплектования. В последнем случае в номенклатурах дел вместо отметки «ЭПК» применяется отметка «ЭК» – экспертная комиссия, «ЦЭК» – центральная экспертная комиссия.
В организациях, не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан, документы со сроком хранения «Постоянно» хранятся до ликвидации организации.
Документы, содержащие государственные секреты и конфиденциальные сведения, хранятся в соответствии с Законами Республики Казахстан от 24 ноября 2015 года «Об информатизации» и от 15 марта 1999 года «О государственных секретах».
Для учета документов, формирующихся в организации, и не включенных в настоящий Перечень, государственными органами, осуществляющими руководство соответствующей отраслью (сферой) государственного управления или негосударственными организациями, разрабатывают отраслевые (ведомственные) перечни документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения и согласовывается с уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.
Для удобства в работе с Перечнем используется указатель видов документов.
ОГЛАВЛЕНИЕ
1. Организация системы управления
1.1. Нормотворческая и распорядительная деятельность
6
1.2. Контроль
12
1.3. Аудит и финансовый контроль
12
1.4. Организационные основы управления
13
1.5. Правовое обеспечение деятельности организации и производство по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях
24
1.6. Документационное обеспечение и организация хранения документов
25
2. Прогнозирование и планирование
2.1. Прогнозирование
35
2.2. Текущее планирование
37
2.3. Ценообразование
39
3. Финансирование, кредитование
40
4. Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
50
4.2. Отчетность, статистический учет и статистическая отчетность
68
5. Имущественные отношения
72
6. Трудовые отношения
6.1. Организация труда и служебной деятельности
80
6.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
81
6.3. Охрана труда
82
7. Кадровое обеспечение
7.1. Трудоустройство
86
7.2. Прием, перемещение и увольнение работников
86
7.3. Установление квалификации работников
92
7.4. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников
93
7.5. Награждение
94
8. Экономические, научные, культурные связи
8.1. Организация экономических, научных и культурных связей
96
8.2. Осуществление экономических, научных и культурных связей
98
9. Информационное обслуживание
9.1. Сбор (получение), распространение информации, маркетинг, реклама
99
9.2. Информатизация
101
10. Закупка товаров, работ и услуг, материально-техническое обеспечение деятельности
10.1. Закупка товаров, работ и услуг
102
10.2. Снабжение деятельности
107
10.3. Организация хранения материально-имущественных ценностей
109
11. Административно-хозяйственные вопросы
11.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка
110
11.2. Эксплуатация зданий, помещений
111
11.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
113
11.4. Обеспечение безопасности организации
117
12. Социально-жилищные вопросы
12.1. Социальные вопросы
120
12.2. Жилищно-бытовые вопросы
124
13. Деятельность первичных профсоюзных и иных общественных объединений
128