типовых документов,
образующихся в деятельности
государственных и
негосударственных организаций,
с указанием сроков хранения
В соответствии с подпунктом 2-3) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» ПРИКАЗЫВАЮ:

Приложение к приказу
Министра культуры и спорта
Республиики Казахстан
от 26 января 2015 года
№ 22
Перечень типовых документов,
образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения
Номер пункта
Вид документа
(в том числе электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью )
Срок хранения документа
Примечание
1
2
3
4
1. Организация системы управления
1.1. Нормотворческая и распорядительная деятельность
1
Законодательные акты:
1) по месту разработки, принятия, подписания;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Относящиеся к деятельности организации – постоянно
2
Подзаконные нормативные правовые акты и документы к ним:
1) по месту разработки, подписания (утверждения), государственной регистрации;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Относящиеся к деятельности организации – постоянно
3
Проекты законодательных актов и подзаконных нормативных правовых актов, а также документы к ним (пояснительные записки, справки-обоснования, листы согласования, экспертные заключения, сравнительные таблицы, переписка, справки и другие документы):
1) по месту разработки;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
4
Планы подготовки законодательных актов и подзаконных нормативных правовых актов:
1) по месту разработки, утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
5
Распоряжения Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан:
1) по месту разработки, утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Относящиеся к деятельности организации – постоянно
6
Поручения Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан, руководителей центральных государственных органов, органов местного государственного управления, а также документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и другие документы) по их выполнению
Постоянно
7
Поручения руководства вышестоящей организации, документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и другие документы) по их выполнению
Постоянно
По оперативным вопросам деятельности – 5 лет ЭПК
8
Поручения руководства организации структурным подразделениям, документы (справки, докладные и служебные записки, заключения и другие документы) по их выполнению
5 лет ЭПК
Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа
9
Документы (доклады, обзоры, информации, сводки, справки) по исполнению законодательных актов и подзаконных нормативных правовых актов
Постоянно
10
Инициативные предложения, внесенные в государственные органы, документы (докладные записки, заключения, справки и другие документы) по их разработке
Постоянно
11
Документы (конкурсные заявки, доверенности, соглашения и другие документы) на создание специальных экономических зон
Постоянно
12
Приказы, распоряжения руководителя организации и документы к ним (справки, сводки, информации, докладные записки и другие документы):
1) по основной деятельности (за исключением нормативных правовых приказов);
Постоянно
Направленные для сведения – до минования надобности
2) по личному составу (подтверждающие трудовую деятельность работников), по аттестации, повышению квалификации, присвоению званий (чинов), изменению фамилий, поощрению, награждению, оплате труда, премированию, выплатам, пособиям, отпускам работников с тяжелыми, вредными (особо вредными) и опасными (особо опасными) условиями труда, ежегодным трудовым отпускам, социальным отпускам, длительным зарубежным командировкам, командировкам работников с тяжелыми, вредными (особо вредными) и опасными (особо опасными) условиями труда;
75 лет ЭПК
3) по организационно-распорядительным и административно-хозяйственным вопросам
5 лет
13
Проекты приказов, распоряжений руководителя организации, основания к приказам руководителя организации
1 год
14
Документы (справки, доклады, отчеты, переписка и другие документы) о выполнении приказов, распоряжений руководителя организации
5 лет ЭПК
15
Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы (аудиовизуальные записи) заседаний и документы к ним (справки, заключения, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования и другие документы):
1) коллегиальных, консультативно-совещательных органов организации;
Постоянно
Направленные для сведения – до минования надобности.
2) высшего коллегиального органа, коллегиальных и исполнительного органов хозяйственного товарищества;
Постоянно
3) коллегиального органа управления внебюджетным фондом;
Постоянно
Направленные для сведения – до минования надобности.
Бюллетени голосования – до прекращения деятельности акционерного общества, хозяйственного товарищества, после прекращения – ЭПК
4) постоянных комиссий, советов, консультативно-совещательных (экспертных, научных, методических и иных) органов организации;
Постоянно
Направленные для сведения – до минования надобности
5) рабочих групп, временных комиссий;
5 лет
Оперативных совещаний – 5 лет ЭПК
6) общих собраний работников организации;
Постоянно
Оперативных совещаний – 5 лет ЭПК
7) общих собраний акционеров, учредителей (участников);
Постоянно
Оперативных совещаний – 5 лет ЭПК.
Бюллетени голосования – до прекращения деятельности акционерного общества, хозяйственного товарищества, после прекращения – ЭПК
8) собраний работников структурных подразделений организации;
5 лет
9) публичных слушаний;
Постоянно
Направленные для сведения – до минования надобности
10) собраний (сходов) граждан;
Постоянно
11) аппаратных (оперативных) совещаний у руководителя организации
5 лет
Оперативных совещаний – 5 лет ЭПК
16
Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы, доклады, отчеты, обзоры, прайс-листы, извещения, приглашения, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка и другие документы) по проведению международных, республиканских, отраслевых съездов, симпозиумов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров, конкурсов, юбилейных, торжественных мероприятий и других мероприятий (встреч, приемов, смотров и другие):
1) по месту проведения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Относящиеся к деятельности организации – постоянно
17
Нормативные документы по стандартизации:
1) по месту разработки;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
18
Рекомендации (в том числе методические), инструктаж, указания, памятки:
1) по месту разработки и/или утверждения (согласования);
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
19
Проекты рекомендаций (в том числе методических), инструктажей, указаний, памяток и документы по их разработке (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка)
5 лет
20
Переписка по применению законодательных и подзаконных, нормативных правовых актов правовых актов, рекомендаций (в том числе методических), инструктажей, указаний, памяток
5 лет
21
Переписка с вышестоящими государственными органами, органами местного государственного управления по основным (отраслевым, профильным) направлениям деятельности
Постоянно
22
Переписка с вышестоящей организацией по основным (отраслевым, профильным) направлениям деятельности
5 лет ЭПК
23
Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями, территориальными органами по основным (отраслевым, профильным) направлениям деятельности
5 лет ЭПК
24
Переписка с другими организациями по основным (отраслевым, профильным) направлениям деятельности
5 лет ЭПК
25
Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки) по основной (отраслевой, профильной) деятельности организации
Постоянно
26
Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки и другие документы) по организационным вопросам деятельности организации
5 лет
1.2. Контроль
27
Документы о проведении и результатах проверок деятельности организации (справки, отчеты, акты, докладные записки, предписания, заключения и другие документы):
1) по месту проверки и проверяющем органе;
Постоянно
Для внутренних проверок организации – 5 лет ЭПК
2) направленные для руководства и сведения
До минования надобности
28
Документы о проведении и результатах ревизий, обследований организации (программы, акты, справки, докладные записки и другие документы), за исключением документов периодических аудиторских проверок, бухгалтерских ревизий, предусмотренных пунктом 363 настоящего Перечня:
1) по месту проведения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
29
Заключения органов финансового контроля, ревизионных комиссий, аудиторов
Постоянно
30
Переписка о проведении и результатах проверок, ревизий и обследований выполнении документов, по результатам проверок, ревизий и обследований
5 лет ЭПК
31
Журналы, книги учета проверок, (регистрации) проверок, ревизий, обследований и контроля за выполнением принятых решений, определений, предписаний, актов, заключений
5 лет
32
Протокольные поручения Сената Парламента Республики Казахстан и Мажилиса Парламента Республики Казахстан, местных представительных органов, документы по их выполнению (докладные записки, справки, информации, переписка)
Постоянно
33
Запросы депутатов Сената Парламента Республики Казахстан, Мажилиса Парламента Республики Казахстан, местных представительных органов и документы по их рассмотрению (справки, заключения, обзоры, отчеты, переписка)
Постоянно
34
Документы (постановления, определения, акты прокурорского реагирования, решения, заключения, предписания, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства Республики Казахстан, иных вопросах правового характера
5 лет ЭПК
35
Обращения физических и юридических лиц, документы по их исполнению (справки, сведения, переписка и другие документы):
1) содержащие предложения творческого характера, сведения о серьезных недостатках, фактах коррупции и злоупотреблениях;
Постоянно
2) личного характера;
5 лет ЭПК
В случае неоднократного обращения – 5 лет после по-следнего рассмотрения
3) оперативного характера
5 лет
36
Документы (докладные записки, справки, сводки, сведения, обзоры, аналитические справки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений физических и юридических лиц:
1) по месту составления;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
37
Книги, журналы, карточки (базы данных) учета приема физических лиц, представителей юридических лиц, регистрации и контроля исполнения обращений физических и юридических лиц
5 лет
38
Графики приема физических лиц и представителей юридических лиц руководством организации
3 года
После замены новыми
39
Книги контроля этики государственных служащих
5 лет ЭПК
1.3. Организационные основы управления
40
Государственные перечни (базы данных) по основным направлениям деятельности организации
Постоянно
Состав документов и сведений перечней определяется законодательством Республики Казахстан.
Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения перечня, передаются на постоянное государственное хранения после завершения их ведения
41
Документы (заявления, учредительные и правоустанавливающие документы, сведения об уплате налогов, выписки из перечня, справки, решения, уведомления и другие документы) о государственной регистрации (перерегистрации) юридических лиц, о прекращении деятельности юридического лица
15 лет ЭПК
После прекращения деятельности. Решения – постоянно
42
Документы (заявления, решения, справки, сведения, уведомления и другие документы) о государственной регистрации и прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя
15 лет ЭПК
После прекращения деятельности. Решения – постоянно
43
Свидетельства или справка о регистрации (перерегистрации), статистические карты, свидетельства о присвоении регистрационного номера налогоплательщика юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, разрешения на открытие филиалов, представительств
Постоянно
44
Свидетельства, сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков (знаков обслуживания)
Постоянно
45
Переписка по вопросам установления прав собственности юридических и физических лиц
5 лет ЭПК
После выдачи свидетельства о собственности
46
Документы (постановления, доверенности, заявки, заключения, решения) к свидетельствам, сертификатам
Постоянно
47
Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах
5 лет
48
Сводный перечень объектов государственной собственности, подлежащих разграничению между республиканской и коммунальной собственностью
Постоянно
49
Документы по закреплению границ административно-территориальных единиц (описания границ, схемы, справки, переписка)
Постоянно
50
Списки населенных пунктов:
1) по месту составления;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
51
Документы об адресах, присваиваемых вновь построенным объектам (решения, постановления, справки, сведения, переписка)
Постоянно
52
Документы о реорганизации, переименовании, передислокации организации, передаче из одной системы в другую (постановления, решения, отчеты, справки, докладные записки, акты, заключения, расчеты, переписка и другие документы)
Постоянно
53
Документы (протоколы, акты, балансы, заключения, уведомления, решения судов, переписка и другие документы) о ликвидации организации
Постоянно
Полный состав документов определяется законодательством Республики Казахстан
54
Уставы, учредительные договоры, положения об организациях, в том числе изменения и дополнения к ним:
1) по месту разработки и/или утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
55
Положения о филиалах и представительствах организации
Постоянно
56
Протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, документы к ним (справки, акты и другие документы)
Постоянно
57
Положения о структурных подразделениях организации:
1) по месту утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
58
Положения о коллегиальных, консультативно-совещательных (экспертных, научных, методических и иных) органах организации:
1) по месту разработки и/или утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
59
Проекты уставов, учредительных договоров положений, документы по их разработке (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка)
5 лет ЭПК
60
Доверенности, выданные на осуществление отдельных видов деятельности филиалам, представительствам
Постоянно
61
Доверенности, выданные руководителем организации, на представление интересов организации
3 года
После истечения срока действия
62
Документы (перечень сведений, положения и другие документы) по установлению режима коммерческой, служебной тайны, ограниченного распространения служебной информации
Постоянно
63
Документы (протоколы, эскизы, описания, заявки, уведомления, решения, переписка) о разработке и регистрации символики организации (эмблемы, логотипа, товарного знака, знака обслуживания)
Постоянно
64
Типовые структуры центральных и местных органов государственного управления:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
65
Перечни государственных учреждений - территориальных органов и подведомственных организаций государственного органа:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
3 года
После замены новыми
66
Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления
5 лет ЭПК
67
Списки, перечни подведомственных организаций:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
3 года
После замены новыми
68
Штатные расписания организации, изменения к штатным расписаниям:
1) по месту разработки и/или утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
3 года
После замены новыми
69
Проекты штатных расписаний, документы (справки, предложения, заключения, расчеты, переписка) по их разработке и изменениям в них
5 лет ЭПК
70
Штатная расстановка (штатно-списочный состав работников)
75 лет
71
Документы (программы, технические задания, планы-задания, доклады, справки, отчеты, переписка) о командировках работников организации
5 лет ЭПК
72
Номенклатура должностей:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
73
Расчеты лимита должностей
5 лет ЭПК
74
Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые):
1) по месту разработки и/или утверждения;
Постоянно
Индивидуальных работников – 75 лет
2) в других организациях
До минования надобности
75
Договоры о правах и обязанностях с членами коллегиальных, исполнительных и других органов организации
5 лет ЭПК
После истечения срока действия договора
76
Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене:
1) руководителя организации;
Постоянно
2) должностных, ответственных и материально ответственных лиц
5 лет
После смены должностного, ответственного материально ответственного лица
77
Доверенности на передачу авторских прав
Постоянно
78
Документы (аналитические обзоры, доклады) об основной (отраслевой, профильной) деятельности, представляемые в высшие органы государственной власти, органы местного государственного управления, вышестоящие организации
Постоянно
По оперативно-хозяйственным вопросам – 5 лет
79
Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные и служебные записки, справки, сведения), представляемые структурными подразделениями руководству организации
5 лет ЭПК
80
Документы (справки, докладные и служебные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка и другие документы) об административно-организационной деятельности
5 лет ЭПК
81
Документы (сведения о задачах, функциях, структуре организации, переписка) по разработке и поддержке Web-site (Веб-страниц)
5 лет ЭПК
82
Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, фотофонодокументы, видеодокументы) по истории организации и ее подразделений
Постоянно
83
Документы (заявления, копии учредительных документов, свидетельств, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии платежных документов, опись представленных документов, протоколы, решения, уведомления, документ, подтверждающий наличие лицензии, копии актов проверок) по лицензированию
5 лет ЭПК
Виды документов по отдельным сферам деятельности определяются законодательством Республики Казахстан.
После прекращения действия лицензии. Протоколы, решения, документы, подтверждающие наличие лицензии – постоянно
84
Лицензии и их дубликаты
Постоянно
85
Базы данных, перечни, реестры, журналы лицензий
Постоянно
86
Переписка по вопросам лицензирования
5 лет ЭПК
87
Документы (заявления, справки, выписки из перечня, копии учредительных документов, документы о проверке соответствия определенному виду деятельности, копии лицензий, представления, протоколы, решения, экспертные заключения, отчеты, акты) по аттестации, аккредитации
5 лет ЭПК
После прекращения аккредитации. Протоколы, решения – постоянно
88
Документы о прохождении аккредитации, аттестации, в том числе перечни
Постоянно
89
Положения об аккредитации организаций, осуществляющих аттестацию организаций:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
90
Журналы, книги регистрации выдачи документов о прохождении аккредитации, аттестации аттестатов
5 лет
91
Переписка по вопросам аттестации, аккредитации
5 лет ЭПК
92
Документы (декларации о соответствии, изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы исследований, испытаний, экспертные заключения, решения) по сертификации
10 лет ЭПК
У заявителя – 3 года ЭПК после истечения срока действия сертификата.
Протоколы, решения – постоянно
93
Сертификаты соответствия
Постоянно
У заявителя – 3 года ЭПК после истечения срока действия сертификата
94
Договоры добровольного подтверждения соответствия
10 лет ЭПК
После истечения срока действия договора
95
Перечень объектов, подлежащих сертификации:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новым
96
Перечень выданных сертификатов соответствия
Постоянно
Состав документов и сведений, содержащихся в перечне, определяется законодательством Республики Казахстан.
Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения перечня, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
97
Переписка по вопросам сертификации
5 лет ЭПК
98
Перечни акционеров, выписки из перечня акционеров
Постоянно
99
Перечни владельцев ценных бумаг
Постоянно
100
Списки аффилированных лиц
Постоянно
101
Списки лиц, имеющих право на дивиденды, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров
Постоянно
102
Доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров
Постоянно
При отсутствии подлинника
103
Документы (сертификаты, свидетельства о регистрации акций, акты) о приеме-передаче акций (пакетов акций)
Постоянно
104
Обязательное предложение о приобретении акций открытого общества, а также иных эмиссионных ценных бумаг, конвертируемых в акции открытого общества с прилагаемыми документами
5 лет ЭПК
По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества
105
Конкурирующее предложение в отношении соответствующих ценных бумаг с прилагаемыми документами
5 лет ЭПК
По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества
106
Документы о праве требования выкупа ценных бумаг
5 лет
По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества
107
Документы о ценных бумагах
5 лет
По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества
108
Договоры о продаже-покупке акций
Постоянно
109
Передаточные распоряжения, подтверждающие передачу пакета акций
Постоянно
110
Журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из перечня акционеров
Постоянно
111
Положения о долевой собственности
Постоянно
112
Отчеты эмитента:
1) за 1 квартал финансового (отчетного) года;
Постоянно
2) за 2-4 кварталы финансового (отчетного) года
5 лет
При отсутствии отчета за 1 квартал – постоянно
113
Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров и другие документы) по акционированию
5 лет ЭПК
114
Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и/или дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг
Постоянно
115
Сообщения, содержащие информацию, подлежащую раскрытию на рынке ценных бумаг
3 года
В случае возникновения споров, разногласий, уголовных и судебных разбирательств – сохраняются до вынесения окончательного решения
116
Отчеты профессиональных участников рынка ценных бумаг о внесении изменений в сведения об организации и об участии в судебных процессах, ответчиком в которых выступила организация:
1) по месту составления;
Постоянно
2) по месту представления
3 года
117
Документы по делам о банкротстве
Постоянно
Полный состав видов документов определяется законодательством Республики Казахстан. По завершении работы документы передаются в архивный фонд ликвидированной организации в соответствующий государственный архив
118
Документы по делам реабилитации
Постоянно
Полный состав видов документов определяется законодательством Республики Казахстан.
119
Документы (распоряжения, заявки, планы продаж, списки, договоры купли-продажи, отчеты независимых оценщиков, переписка) о продаже имущества активов должника и другие документы
Постоянно
Движимого имущества (мебель, автотранспорт, оргтехника и другое имущество) – 5 лет ЭПК
1.4. Правовое обеспечение деятельности организации и производство по делам
об административных правонарушениях
120
Документы (постановления, определения, акты, решения, протоколы, заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера
5 лет ЭПК
О нарушениях, повлекших возбуждение уголовных дел и судебных раз-бирательств – постоянно
121
Документы (исковые заявления, доверенности, акты, ходатайства, протоколы и другие документы) представляемые в правоохранительные органы, суды
5 лет
После вынесения окончательного решения
122
Договоры, соглашения об оказании юридических услуг
5 лет ЭПК
После истечения срока действия договора, соглашения
123
Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов
5 лет ЭПК
124
Документы (протоколы, акты, предписания, переписка и другие документы) по административным правонарушениям
5 лет
125
Документы (программы, расписания занятий, тесты, протоколы) по правовому всеобучу работников организации
5 лет
126
Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка и другие документы) об организации и состоянии правовой работы
5 лет ЭПК
127
Переписка по правовым вопросам, в том числе о разъяснении норм законодательства
3 года
128
Документы по протекционно-исковой работе (картотеки, книги, журналы, и другие документы)
5 лет ЭПК
После вынесения последнего решения
129
Базы данных (справочные, полнотекстовые):
1) по законодательным актам и подзаконным нормативным правовым актам;
До замены новыми
По месту разработки законодательных актов и подзаконных нормативных правовых актов – постоянно
2) по нормативным документам (инструкциям, правилам) организации
Постоянно
130
Книги записей юридических консультаций
3 года
1.5. Документационное обеспечение и организация хранения документов
131
Перечни документов с указанием сроков хранения:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
132
Типовые и примерные номенклатуры дел:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
133
Номенклатуры дел организации (сводные), классификаторы дел и документов:
1) по месту разработки и/или утверждения;
Постоянно
Номенклатуры дел структурных подразделений – до замены новыми, но не ранее 3 лет после передачи дел в ведомственный (частный) архив организации или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
2) в других организациях
До замены новыми
134
Табель форм документов, применяемых в организации:
1) по месту составления;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
135
Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и других документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения
3 года
После утверждения
136
Документы (докладные и служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты и другие документы) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения
1 год
После снятия с контроля
137
Списки адресов обязательной рассылки документов
3 года
После замены новыми
138
Переписка о нарушении правил пересылки документов
1 год
139
Акты о выделении к уничтожению:
1) испорченных, неиспользованных экземпляров печатно-бланочной продукции с изображением Государственного герба Республики Казахстан;
3 года
2) печатей, штампов с изображением Государственного герба Республики Казахстан;
3 года
3) средств защиты документов
3 года
140
Планы мероприятий по охране коммерческой и иной охраняемой законом тайны в организации
5 лет
После замены новыми
141
Документы (списки, заявки, заключения) по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации
5 лет
После снятия с учета
142
Документы (списки, обязательства, расписки) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (конфиденциального характера, коммерческой и иной охраняемой законом тайны)
5 лет
После снятия грифа (пометы) ограничения
143
Справки, сводки, сведения о документообороте в организации
1 год
144
Переписка по вопросам документирования, управления документацией и архивного хранения документов
5 лет
145
Реестры, списки на отправленные документы
1 год
146
Книги, карточки, журналы регистрации и контроля (электронные данные в автоматизированной информационной системе):
1) законодательных актов и подзаконных нормативных правовых актов;
Постоянно
Хранятся в организации. Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
2) приказов, распоряжений руководителя организации по основной (профильной) деятельности;
Постоянно
3) приказов, распоряжений руководителя организации по личному составу;
75 лет
Хранятся в организации. Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата.
О дисциплинарных взысканий, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутриреспубликанских и зарубежных командировках – 5 лет
4) приказов, распоряжений руководителя организации по организационно-распорядительным и административно-хозяйственным вопросам;
5 лет
5) входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью;
5 лет
6) исполнения документов;
3 года
7) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры;
3 года
8) аудиовизуальных документов;
3 года
Хранятся в организации. Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
9) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов
1 год
147
Переписка об утверждении, изготовлении печатно-бланочной продукции, печатей и штампов с изображением Государственного герба Республики Казахстан
3 года
148
Журналы, книги учета и выдачи:
1) печатно-бланочной продукции с изображением Государственного герба Республики Казахстан;
5 лет
2) печатей, штампов с изображением Государственного герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски;
5 лет
3) перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами и других товаров;
5 лет
4) отдельных листов, чертежей, специальных блокнотов, фотонегативов, фотоотпечатков, магнитных лент, кино и видеопленок, аудиокассет
До минования надобности
149
Целевые программы, концепции информатизации, документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и другие документы) к ним
Постоянно
150
Паспорта информатизации организации
Постоянно
151
Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка и другие документы) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрения современных информационных технологий
5 лет ЭПК
152
Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой
5 лет
153
Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота
5 лет
154
Договоры о проектировании, разработке, внедрении, эксплуатации, сопровождении, совершенствованию автоматизированных систем и программных продуктов
5 лет ЭПК
155
Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии технических средств, по установке технических средств и программ, о проведении ремонтных работ технических средств
5 лет
156
Программные продукты (комплексы)
Постоянно
157
Распорядительная и эксплуатационно-техническая документация (инструкции, руководства и другая документация) обслуживающему персоналу и пользователям информации по защите информации:
1) по месту разработки и/или утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
3 года
После замены новыми
158
Базы данных информационных систем
В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу
159
Договоры, соглашения об информационном обмене
5 лет
После истечение срока действия договора, соглашения
160
Документы (акты, заключения, справки, переписка) о состоянии защиты информации в организации
10 лет ЭПК
161
Схемы организации криптографической защиты конфиденциальной информации
До минования надобности
162
Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию
До замены новыми
163
Акты об уничтожении средств криптографической защиты информации и машинных носителей с ключевой информацией
5 лет
164
Перечни работ по резервному копированию информации
10 лет ЭПК
165
Журналы учета электронных носителей информации, программно-технических средств защиты информации от несанкционированных действий, накопителей на жестких дисках, предназначенных для работы с конфиденциальной информацией
5 лет
166
Журналы поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов
5 лет
167
Сертификаты ключа подписи
Постоянно
В форме электронного документа хранятся не менее 5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей подписей
168
Документы (заявления об изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи, заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа электронной цифровой подписи и другие документы) о создании и аннулировании электронной цифровой подписи
15 лет ЭПК
169
Журнал (перечни, реестр) учета выданных регистрационных свидетельств, подтверждающих соответствие электронной цифровой подписи:
1) по месту выдачи;
Постоянно
2) в других организациях
5 лет
170
Регламенты работы (взаимодействия) удостоверяющих центров:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
5 лет
После замены новыми
171
Договоры, соглашения между удостоверяющим центром и владельцем регистрационных свидетельств, подтверждающих соответствие электронной цифровой подписи
15 лет ЭПК
172
Переписка о регистрационных свидетельствах, подтверждающих соответствие электронной цифровой подписи
5 лет
173
Документы (заявки, заявления, уведомления, табели и другие документы) о регистрационных свидетельствах, подтверждающих соответствие электронной цифровой подписи
15 лет
174
Акты сдачи в эксплуатацию рабочих мест со средствами электронной цифровой подписи
Постоянно
175
Акты о выполнении работы по установке и настройке комплектов средств электронной цифровой подписи
15 лет ЭПК
176
Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения
Постоянно
Состав документов и сведений, содержащихся в Своде (Каталоге), определяется законнодательством Республики Казахстан.
Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения Свода (Каталога), передаются на постоянное государственное хранения после завершения их ведения
177
Дела архивных фондов ведомственного (частного) архива организации (исторические справки, листы архивных фондов, завершенных в делопроизводстве, акты приема-передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях дел, акты проверок наличия и состояния дел и другие документы, отражающие работу с архивным фондом)
Постоянно
На постоянное государственное хранение передаются при ликвидации организации без правопреемников
178
Документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки архивных фондов, листы архивных фондов, карточки архивных фондов, паспорта ведомственных (частных) архивов организаций, государственных, специальных государственных архивов, реестры описей дел) архивного учета
Постоянно
На постоянное государственное хранение передаются при ликвидации организации без правопреемников
179
Описи дел:
1) постоянного хранения (утвержденные);
Постоянно
Структурных подразделений – 3 года после утверждения экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа, республиканского государственного архива Республики Казахстан годового раздела сводной описи дел.
Неутвержденные – до минования надобности
2) по личному составу;
Постоянно
3) временного хранения
3 года
После уничтожения дел
180
Топографические указатели
1 год
После замены новыми
181
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами
5 лет
182
Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи документов и дел (изъятия документов и дел), описей во временное пользование
3 года
После возвращения документов.
Для актов выдачи дел во временное
пользование другим организациям – 5 лет ЭПК
183
Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
5 лет
184
Архивные справки, копии архивных документов, выписки из архивных документов, выданные по запросам физических и юридических лиц, документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним
5 лет
185
Договоры с местными исполнительными органами, республиканскими государственными архивами о сотрудничестве в области документирования, управления документацией и архивного хранения документов
5 лет ЭПК
После истечения срока действия договора
186
Документы об экспертизе ценности документов приватизируемой организации, ликвидируемой организации
Постоянно
187
Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:
1) почтовых отправлений;
3 года
2) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях;
3 года
3) бланков строгой отчетности;
3 года
4) машинописных, компьютерных, копировальных работ;
1 год
5) выдачи дел во временное пользование;
3 года
После возвращения всех дел
6) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности
1 год
188
Книги, журналы учета:
1) электронных носителей;
5 лет
После списания. При условии проведения проверки, ревизии
2) выдачи электронных дисков;
5 лет
3) паролей;
5 лет
После замены пароля
4) ключевых носителей;
5 лет
После замены ключа
5) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации;
5 лет
6) копирования баз данных;
До минования надобности
7) технических средств защиты
5 лет
После списания. При условии проведения проверки, ревизии
189
Книги, журналы учета:
1) экземпляров (копий) документов, содержащих сведения конфиденциального характера;
3 года
После снятия грифа (пометки) ограничения доступа
2) электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера
До минования надобности
2. Прогнозирование и планирование
2.1. Организация и методика прогнозирования и планирования
190
Перечни показателей и форм к разработке проектов планов:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
191
Переписка об организации и методике прогнозирования и планирования
5 лет
2.2. Прогнозирование
192
Система государственного планирования в Республике Казахстан:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
193
Послания Президента Республики Казахстан, государственные, отраслевые (секторальные), региональные программы, стратегии, концепции социально-экономического и научно-технического развития:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
194
Проекты посланий Президента Республики Казахстан, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития
1) по месту разработки;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
195
Переписка о разработке посланий Президента Республики Казахстан, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития
5 лет ЭПК
196
Планы мероприятий по реализации посланий Президента Республики Казахстан, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
197
Проекты планов мероприятий по реализации посланий Президента Республики Казахстан, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ социально-экономического и научно-технического развития:
1) по месту разработки;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
198
Документы (доклады, отчеты, информации, справки, расчеты, переписка, таблицы и другие документы) по разработке, корректировке и выполнению государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития
Постоянно
199
Индикативные планы социально-экономического развития Республики Казахстан, областей, города республиканского значения, столицы, планы развития национальных компаний и крупных государственных предприятий:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
200
Проекты индикативных планов социально-экономического развития Республики Казахстан, областей, города республиканского значения, столицы, проекты планов развития национальных компаний и крупных государственных предприятий:
1) по месту разработки;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
201
Документы (доклады, отчеты, информации, справки, расчеты, таблицы, переписка и другие документы) по разработке, корректировке и выполнению индикативных планов социально-экономического развития Республики Казахстан, областей, города республиканского значения, столицы, планов развития национальных компаний и крупных государственных предприятий
Постоянно
202
Прогнозы (перспективные планы, программы) деятельности и развития организаций
Постоянно
203
Концепции, доктрины развития отрасли, организаций:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
204
Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации, документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы и другие документы) к ним
10 лет ЭПК
205
Меморандум центрального государственного органа на очередной финансовый год
Постоянно
В других организациях – до минования надобности
206
Лимиты расходов администраторов бюджетных программ, лимиты на новые инициативы
Постоянно
2.3. Текущее планирование
207
Планы экономического и социального развития организации:
1) по месту разработки и/или утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
208
Бизнес-планы, документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и другие документы) к ним
Постоянно
209
Годовые планы организаций, документы к ним (пояснительные записки, обоснования, технико-экономические показатели, таблицы, справки, расчеты, графики, переписка):
1) по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности;
Постоянно
В других организацииях – до минования надобности
2) по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности
5 лет
210
Проекты годовых планов, бизнес-планов
5 лет
211
Государственные заказы
Постоянно
212
Планы, программы мероприятий по отдельным направлениям деятельности (ликвидация последствий чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, проведение срочных видов работ и другим направлениям), утвержденные руководством организации
Постоянно
213
Оперативные планы по всем направлениям деятельности организации
До минования надобности
214
Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию
5 лет
215
Планы структурных подразделений организации:
1) годовые;
5 лет
При отсутствии сводного годового плана организации – постоянно
2) полугодовые;
5 лет
3) квартальные;
3 года
4) месячные
1 год
216
Индивидуальные планы работников
1 год
217
Документы (графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов, бизнес-планов
5 лет
218
Документы (докладные записки, справки, сведения, расчеты, переписка) об изменении годовых планов организации
Постоянно
219
Аналитические записки (анализы) о выполнении планов организации:
1) перспективных, годовых;
Постоянно
2) полугодовых, квартальных
5 лет
При отсутствии годовых – постоянно
220
Документы (аналитические записки, справки, сведения и другие документы) об итогах социально-экономического развития организации
Постоянно
221
Переписка по вопросам планирования
5 лет
2.4. Ценообразование
222
Прейскуранты, ценники, тарифы на товары, работы и услуги:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
3 года
После замены новыми
223
Перечень субъектов государственной монополии и сфер, в которых данные субъекты занимают монопольное положение
Постоянно
Состав документов и сведений, содержащихся в перечне, определяется законодательством Республики Казахстан.
Хранятся в организации, исполняющей функции хранения перечня, передается на постоянное государственное хранение после завершения его ведения
224
Анализы, справки, расчеты по прогнозированию цен и тарифов на товары, работы и услуги
Постоянно
225
Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, корректировке и применении цен, тарифов на товары, работы и услуги:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
3 года
После замены новыми
226
Сводные расчетные данные о результатах проверок обоснованности цен, тарифов на товары, работы и услуги, на которые применяются регулируемые государством цены и тарифы:
1) по месту проверки и в проверяющей организации;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
227
Документы (экспертные заключения, расчеты, справки, обоснования, решения) по согласованию цен, тарифов на имущество, товары, работы и услуги
5 лет ЭПК
228
Ценовые соглашения между производителями и поставщиками
5 лет
После истечения срока действия соглашения
229
Протоколы согласования цен, тарифов на имущество, товары, работы и услуги
5 лет ЭПК
230
Протоколы заседаний тиражно-калькуляционной комиссии
5 лет
231
Переписка по вопросам ценообразования
5 лет ЭПК
232
Переписка о разработке, применении и изменении тарифов
5 лет ЭПК
233
Переписка с иностранными организациями о тарифах
15 лет ЭПК
234
Заявки на утверждение тарифов субъектов естественных монополий
3 года
235
Уведомления субъектов естественных монополий по проведенным тендерам и закупу стратегических товаров
1 год
236
Инвестиционные программы субъектов естественных монополий
3 года ЭПК
3. Финансирование, кредитование
237
Единая бюджетная классификация Республики Казахстан:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новой
238
Сводная бюджетная роспись (бюджетная роспись) на текущий финансовый год и плановый период:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новой
239
Бюджетная смета бюджетного учреждения:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новой
240
Паспорта бюджетных программ
Постоянно
241
Лимиты бюджетных обязательств:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
242
Сводный план финансирования по обязательствам
Постоянно
В других организациях – до минования надобности
243
Сводный план поступлений и финансирования по платежам
Постоянно
В других организациях – до минования надобности
244
Индивидуальные планы финансирования по обязательствам и платежам
Постоянно
245
Планы поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ, услуг)
Постоянно
В других организациях – до минования надобности
246О
Отчеты о результатах мониторинга реализации бюджетных программ
Постоянно
В других организациях – до минования надобности
247
Справки об изменении сводной бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
248
Справки о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств, предельных объемах финансирования, доведенных получателю бюджетных средств, администратору источников финансирования дефицита бюджета, участвующему во внутриведомственной реорганизации:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
249
Финансовые планы перспективные:
1) по месту разработки и/или утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
250
Планы (бюджеты) организации:
финансовый (баланс доходов и расходов), финансирования и кредитования, валютный, материальных балансов, капитальных вложений, по труду и заработной плате, использования фондов организации, прибыли, образования, распределении и использования фондов организации, накопления и расходования оборотных средств и другие:
1) сводные годовые;
Постоянно
В других организациях – до минования надобности
2) годовые;
Постоянно
3) квартальные;
5 лет
При отсутствии годовых – постоянно
4) месячные
1 год
При отсутствии годовых и квартальных – постоянно
251
Проекты планов (бюджетов) организации
5 лет
252
Выписки из соответствующих лицевых счетов, приложения к выпискам из лицевых счетов, отчеты о состоянии лицевых счетов с приложением платежных документов
5 лет
253
Документы (уведомления, справки, реестры, заявки, извещения и другие документы) по поступлениям в республиканский или местные бюджеты
5 лет
При условии завершении проверки (ревизии)
254
Документы (данные, сведения, отчеты) мониторинга качества финансового менеджмента:
1) годовые;
Постоянно
2) квартальные
5 лет
При отсутствии годовых – постоянно
255
Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)
5 лет ЭПК
256
Документы (ходатайства, экономические расчеты, инвестиционные проекты, гранты, таблицы, заключения) о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности
Постоянно
257
Планы (сметы) капитальных вложений организации:
1) годовые;
Постоянно
2) квартальные;
5 лет
При отсутствии годовых – постоянно
3) месячные
3 года
При отсутствии годовых и квартальных – постоянно
258
Отчеты о выполнении планов капитальных вложений организации:
1) годовые;
Постоянно
2) квартальные;
5 лет
При отсутствии годовых – постоянно
3) месячные
3 года
При отсутствии годовых и квартальных – постоянно
259
Документы (заключения, справки, отчеты) о выделении дополнительных капиталовложений и их перераспределении
Постоянно
260
Переписка о капитальных вложениях
5 лет ЭПК
261
Отчеты и анализы отчетов о финансировании капитального строительства
1) годовые;
Постоянно
2) квартальные
5 лет
262
Сметы на реконструкцию и ремонт зданий и сооружений
10 лет
Сметы на реконструкцию и ремонт зданий и сооружений-памятников архитектуры, находящихся под охраной государства – постоянно
263
Казначейские уведомления, расходные расписания, реестры расходных расписаний
5 лет
264
Казначейские разрешения, разрешения министерств, агентств Республики Казахстан, нижестоящего распорядителя бюджетных программ, межминистерские (межведомственные)
5 лет
265
Экономические нормативы финансового обеспечения и их распределения, расчеты к ним
5 лет
266
Переписка об экономических нормативах
5 лет
267
Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры:
1) по месту разработки и/или утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
268
Годовые сметы (доходов и расходов) организации, бюджетного учреждения по приносящей доход деятельности, сведения о сметных назначениях
Постоянно
Административно-хозяйственных расходов – 5 лет
269
Планы доходов и финансирования расходов по получаемым от реализации платных услуг
Постоянно
270
Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансовом обеспечении всех направлений деятельности
5 лет ЭПК
271
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов (исполнения бюджетов) организации: финансового, финансирования и кредитования, валютного,материальных балансов, капитальных вложений, по труду и заработной плате, прибыли,
образования, распределения и использования фондов организации, накопления и расходования оборотных средств и другие:
1) сводные годовые;
Постоянно
В других организациях – до минования надобности
2) годовые;
Постоянно
3) квартальные;
5 лет
При отсутствии годовых – постоянно
4) месячные
1 год
При отсутствии годовых и квартальных – постоянно
272
Оперативные отчеты по освоению средств республиканского (местного) бюджета
5 лет
273
Документы (проекты договоров, справки, переписка) по согласованию совершения крупных сделок национальными компаниями, крупными республиканскими государственными предприятиями
5 лет ЭПК
274
Отчеты по распределению государственных заказов (контрактов):
1) по месту проведения аукциона или конкурса;
Постоянно
2) в представляющей организации
5 лет
275
Сведения о заключенных государственных контрактах (их изменении), об исполнении (прекращении действия) государственных, контрактов
Постоянно
276
Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины
5 лет ЭПК
277
Документы (отчеты, справки, докладные записки, информации) о финансировании аппарата управления организации
Постоянно
278
Документы (планы, обоснования, расчеты, переписка) о совершенствовании финансирования аппарата управления организации
5 лет ЭПК
279
Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды
5 лет ЭПК
280
Документы (планы, справки, докладные записки, информации, отчеты) о финансировании отраслей, организаций, субъектов малого и среднего предпринимательства
Постоянно
281
Документы (положения, справки, расчеты, докладные записки, заключения) о формировании фондов организации и их расходовании
5 лет ЭПК
282
Переписка об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих, расчетных, бюджетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций
5 лет
283
Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов
5 лет
284
Переписка с банками по неоплаченным счетам и по отказам банков в оплате счетов
3 года
285
Договоры банковского счета
5 лет
После истечения срока действия договора
286
Срочные финансовые донесения, оперативные отчеты и сведения
1 год
287
Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по вопросам кредитования
5 лет ЭПК
288
Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства, документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств
5 лет ЭПК
После полного исполнения обязательств, списания задолженностей по обязательству или иным основаниям
289
Кредитные планы, расчеты к ним:
1) годовые;
Постоянно
2) квартальные;
5 лет
3) месячные
3 года
290
Инвестиционные предложения:
1) принятые;
Постоянно
2) не принятые
До минования надобности
291
Документы по разработке бюджетных инвестиционных проектов (инвестиционные предложения, экспертные заключения, технико-экономические обоснования и другие)
Постоянно
292
Документы по мониторингу реализации бюджетных инвестиционных проектов (акты, заключения, справки, отчеты и другие)
Постоянно
293
Документы (ходатайства, экономические расчеты, инвестиционные проекты, гранты, таблицы, заключения) о кредитовании и инвестиционной деятельности
Постоянно
294
Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по кредитованию
5 лет ЭПК
295
Сводные ведомости по открытым кредитам
Постоянно
296
Отчеты о расходовании кредитов:
1) годовые;
Постоянно
2) квартальные;
5 лет
3) месячные
1 год
297
Переписка по вопросам кредитования, состояния и использования кредитных ресурсов
5 лет ЭПК
298
Переписка о кредитовании инвестиционных программ
5 лет ЭПК
299
Переписка о размещении акций, вкладов
5 лет
300
Переписка о начислении дивидендов
5 лет
301
Заявки на получение кредитов
1 год
После погашения кредитов
302
Переписка о нормах обязательных резервов
5 лет
303
Переписка по вопросам разъяснения порядка финансового обеспечения бюджетных инвестиций
5 лет
304
Переписка по освоению открытых кредитов
5 лет ЭПК
305
Сведения о расходовании кредитов:
1) годовые;
Постоянно
2) квартальные;
3 года
3) месячные
1 год
306
Расходные кассовые расписания и уведомления о кредитах
5 лет
307
Кассовые планы:
1) годовые;
5 лет
2) квартальные;
3 года
3) месячные
1 год
308
Отчеты по кассовым планам
5 лет
4. Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
309
Формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
310
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и другие документы):
1) сводная годовая (консолидированная);
Постоянно
2) годовая;
Постоянно
3) квартальная;
5 лет
При отсутствии годовых – постоянно
4) месячная
1 год
При отсутствии годовых, квартальных – постоянно
311
Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки):
1) годовая;
Постоянно
2) квартальная;
5 лет
При отсутствии годовых – постоянно
3) месячная
1 год
При отсутствии годовых, квартальных – постоянно
312
Бюджетная отчетность администраторов бюджетных программ (о результатах бюджетного мониторинга, об исполнении планов поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ и услуг), о поступлении и расходовании денег от спонсорской и благотворительной помощи, о дебиторской задолженности, о кредиторской задолженности, о реализации стратегического плана, о реализации бюджетных программ):
1) годовая;
Постоянно
2) квартальная, полугодовая
5 лет
313
Бюджетная отчетность организаций (об исполнении планов поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ, услуг), о поступлении и расходовании денег от спонсорской и благотворительной помощи, о дебиторской задолженности, о кредиторской задолженности):
1) годовая;
Постоянно
2) квартальная, полугодовая
5 лет
314
Классификатор нарушений, выявляемых на объектах государственного финансового контроля
До минования надобности
315
Документы о результатах внешнего государственного финансового контроля (акты, заключения, представления, отчеты и другие)
Постоянно
316
Документы о результатах внутреннего государственного финансового контроля (акты, заключения, представления, отчеты и другие)
5 лет ЭПК
По итогам комплексного контроля – постоянно
317
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки, приложения к ним
Постоянно
318
Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности
5 лет ЭПК
319
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности
Постоянно
320
Отчеты об исполнении смет:
1) сводные годовые;
Постоянно
2) годовые;
Постоянно
3) квартальные
5 лет
При отсутствии годовых – постоянно
321
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:
1) годовые;
Постоянно
2) полугодовые, квартальные
5 лет
322
Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам
Постоянно
323
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности
5 лет
324
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и другие документы)
5 лет
325
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (книга «Журнал-главная», журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки) и другие регистры)
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
326
Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета
5 лет
327
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, книги учета покупок-продаж, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты, переписка и другие документы)
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
328
Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
329
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий
5 лет
330
Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями
5 лет
После проведения взаиморасчетов
331
Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах
1 год
332
Документы (счета, справки, переписка и другие документы) по финансовым вопросам благотворительной деятельности
5 лет ЭПК
333
Документы (заявления, поручения, переписка) о валютных операциях (покупка, продажа)
5 лет ЭПК
334
Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами
Постоянно
335
Отчеты о платежах и поступлениях валюты:
1) сводные годовые;
Постоянно
2) годовые;
Постоянно
3) квартальные;
3 года
При отсутствии годовых – постоянно
4) месячные
1 год
При отсутствии годовых, квартальных – постоянно
336
Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей
10 лет
После закрытия счета
337
Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки
5 лет
338
Отчеты по драгоценным металлам
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
339
Гарантийные письма
5 лет
После окончании срока гарантии
340
Переписка о выдаче и возврате ссуд
5 лет
После погашения ссуды
341
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности
5 лет ЭПК
342
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов
5 лет
После замены новым
343
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах
Постоянно
344
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в республиканский (местный) бюджет, внебюджетные фонды, задолженности по ним
5 лет ЭПК
345
Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новым
346
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам
5 лет ЭПК
347
Отчеты в налоговые органы:
1) годовые;
Постоянно
2) квартальные
5 лет
В случае отсутствия годового четвертый квартал –постоянно
348
Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами
5 лет
349
Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями
5 лет
После погашения налогов
350
Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей
5 лет
351
Документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства
5 лет
352
Реестры расчета земельного налога
5 лет
353
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования:
1) годовые;
Постоянно
2) квартальные
5 лет
При отсутствии годовых – постоянно. С нарастающим итогом за 4 квартал – постоянно
354
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию
Постоянно
355
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов
5 лет ЭПК
356
Декларации государственных служащих о годовом совокупном доходе, активах и имуществе
5 лет
357
Справки о сдаче государственными служащими деклараций о годовом совокупном доходе, активах и имуществе
5 лет
358
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов
5 лет ЭПК
359
Документы (решения, справки, отчеты, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам
5 лет ЭПК
360
Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период
5 лет
361
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения
Постоянно
362
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, аудиторских проверок в том числе, проверке кассы, правильности взимания налогов и других проверок
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
363
Критерии (система показателей) деятельности организаций, по которым их финансовая, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному аудиту:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
364
Стандарты, методики проведения аудита:
1) по месту разработки;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
365
Планы аудита (общие):
1) по месту разработки и/или утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
366
Программы аудита (общие):
1) по месту разработки и/или утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
367
Договоры оказания аудиторских услуг
5 лет
После истечения срока действия договора
368
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности
5 лет ЭПК
При условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – постоянно
369
Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах
5 лет
370
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях
5 лет ЭПК
371
Положения об оплате труда и премировании работников:
1) по месту разработки и/или утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
5 лет
После замены новыми
372
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, специальных государственных и иных пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе, аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат
5 лет
При отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
При условии проведения проверки (ревизии)
373
Лицевые карточки, счета работников
75 лет ЭПК
374
Переписка о выплате заработной платы
5 лет
375
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате специальных государственных и иных пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи
5 лет
376
Исполнительные листы работников (исполнительные документы)
До минования надобности
Не менее 5 лет
377
Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков
До минования надобности
Не менее 5 лет
378
Лицевые счета акционеров
5 лет
После перехода права собственности на акции. При условии проведения проверки (ревизии)
379
Ведомости на выдачу дивидендов
75 лет
380
Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках
5 лет
После выплаты компенсации
381
Документы (карты учета, правоустанавливающие документы, решения, акты) по ведению перечня государственного имущества
Постоянно
382
Документы (распоряжения, перечни, акты) по передаче имущества из республиканской собственности в коммунальную собственность, из коммунальной собственности в республиканскую собственность
Постоянно
383
Документы (списки имущества, акты, соглашения) о порядке установления долевой собственности между собственниками имущества и его разделе
Постоянно
384
Документы (предписания, акты, судебные иски, переписка) о порядке востребования имущества из чужого незаконного владения
15 лет ЭПК
После окончательного судебного решения
385
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств
5 лет.
При условии проведения проверки (ревизии)
386
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий
Постоянно
387
Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации
5 лет
388
Документы (заявки, акты оценки, переписка и другие документы) по продаже движимого имущества
10 лет ЭПК
После продажи
389
Документы (справки, акты, сведения, решения и другие документы) о возврате конфискованного имущества реабилитированных граждан
Постоянно
390
Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)
Постоянно
391
Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц
Постоянно
392
Документы о передаче прав на движимое и недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс), сдаче, списании материальных ценностей (акты, расчеты, переписка)
5 лет
393
Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
394
Договоры, соглашения
5 лет
Не указанные в пунктах настоящего Перечня.
После истечения срока действия договора, соглашения
395
Протоколы разногласий по контрактам, договорам, соглашениям, договорам-намерениям
5 лет ЭПК
После истечения срока действия договора
396
Договоры подряда с юридическими лицами
5 лет
После истечения срока действия договора
397
Договоры проката
5 лет
После истечения срока действия договора
398
Договоры ренты
Постоянно
399
Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам
5 лет
После истечения срока действия договора
400
Договоры-поручения
5 лет
После истечения срока действия договора
401
Договоры найма
5 лет
После истечения срока действия договора
402
Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности
5 лет
После истечения срока действия договора
403
Документы (заявления, заключения страховщика, переписка) по страховой деятельности
5 лет
После истечения срока действия договора
404
Договоры по лизингу имущества организации
Постоянно
405
Документы (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка) по лизингу имущества организации
Постоянно
406
Договоры по залогу имущества организации
10 лет
После истечения срока действия договора. Документы по залогу недвижимого имущества – постоянно
407
Документы (расчеты стоимости имущества, акты, переписка) по залогу имущества организации
10 лет
После истечения срока действия договора. Документы по залогу недвижимого имущества – постоянно
408
Паспорта сделок
Постоянно
409
Переписка по вопросам оказания платных услуг
5 лет
410
Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям
5 лет ЭПК
После истечения срока действия договора, соглашения
411
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:
1) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной (профильной) деятельности организации;
5 лет ЭПК
После истечения срока действия договора, контракта, соглашения
2) по трудовым договорам, договорам подряда;
5 лет
При отсутствии лицевых счетов – 75 лет
3) по хозяйственным, операционнымдоговорам, соглашениям
5 лет
После истечения срока действия договора, контракта, соглашения
412
Договоры о полной материальной ответственности материально ответственного лица
5 лет
После увольнения материально-ответственного лица
413
Образцы подписей материально ответственных лиц
До минования надобности
Не менее 5 лет
414
Книги, журналы, карточки учета:
1) ценных бумаг;
Постоянно
2) поступления валюты;
5 лет ЭПК
При условии проведения проверки (ревизии)
3) регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества, в том числе акций;
Постоянно
4) договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами;
5 лет ЭПК
После истечения срока действия договора, контракта, соглашения
5) основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств;
5 лет ЭПК
После ликвидации основных средств
6) договоров, актов о приеме-передаче имущества;
Постоянно
7) расчетов с организациями;
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
8) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений);
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
9) погашенных векселей на уплату налогов;
5 лет
После погашения налога. При условии проведения проверки (ревизии)
10) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость;
5 лет
С даты последней записи. При условии проведения проверки (ревизии)
11) хозяйственного имущества (материальных ценностей);
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
12) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и другие);
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
13) подотчетных лиц;
5 лет
14) исполнительных листов;
5 лет
15) сумм доходов и подоходного налога работников;
5 лет
16) депонированной заработной платы;
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
17) депонентов по депозитным суммам;
5 лет
18) доверенностей
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
415
Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности:
1) по месту разработки и/или утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
3 года
После замены новыми
416
Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности
5 лет
417
Заказы на бланки документов учета и отчетности
1 год
4.2. Отчетность, статистический учет и статистическая отчетность
418
Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных) и текущих программ, планов, годовых планов, анализы отчетов:
1) сводные годовые и с большей периодичностью;
Постоянно
2) годовые и с большей периодичностью;
Постоянно
3) полугодовые;
5 лет
При отсутствии годовых – постоянно
4) квартальные;
3 года
5) месячные
1 год
При отсутствии годовых, полугодовых – постоянно
419
Отчеты по оценке реализации государственных, отраслевых программ и стратегических планов развития отрасли:
1) годовые;
Постоянно
2) полугодовые;
5 лет
При отсутствии годовых – постоянно
3) квартальные;
3 года
4) месячные
1 год
При отсутствии годовых, полугодовых – постоянно
420
Отчеты филиалов, представительств, дочерних предприятий:
1) сводные годовые;
Постоянно
2) годовые;
Постоянно
3) квартальные;
3 года
4) месячные
1 год
421
Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации), документы (информации, докладные записки и другие документы) к ним:
1) сводные годовые и с большей периодичностью;
Постоянно
2) годовые и с большей периодичностью;
Постоянно
3) полугодовые;
5 лет
При отсутствии годовых – постоянно
4) квартальные;
5 лет
5) месячные
1 год
При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных – постоянно
422
Документы (доклады, аналитические таблицы и справки, статистические бюллетени) об итогах деятельности организации
Постоянно
423
Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации), документы (информации, докладные записки и другие документы) к ним, отчеты структурных подразделений:
1) сводные годовые и с большей периодичностью;
5 лет
2) годовые и с большей периодичностью;
5 лет
3) полугодовые;
5 лет
4) квартальные;
3 года
5) месячные
1 год
424
Документы (таблицы, расчеты, справки) о составлении сводных статистических отчетов, сведений
5 лет
425
Оперативные статистические отчеты, сведения, сводки о выполнении планов организации, ее структурных подразделений
До минования надобности
426
Отчеты о работе структурных подразделений организации:
1) годовые;
5 лет
2) квартальные
3 года
При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации – постоянно
3) месячные
1 год
427
Индивидуальные отчеты работников
1 год
428
Журналы учета передаваемых статистических данных
5 лет
429
Вспомогательные книги по оперативному и статистическому учету и отчетности
1 год
430
Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности
5 лет
431
Бланки форм статистической отчетности (систематизированный комплект):
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
5. Имущественные отношения
432
Кадастры недвижимого имущества, природных ресурсов, карты балльности почвы и другие документы (таблицы, перечни), свидетельствующие о степени ценности недвижимого имущества:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
433
Свидетельства о регистрации имущества организации
Постоянно
434
Переписка о государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним
Постоянно
435
Генеральные доверенности на право управления имуществом
Постоянно
436
Документы (акты, протоколы, справки, заключения) по подтверждению имущественного правопреемства юридических лиц
Постоянно
437
Переписка о подтверждении имущественного правопреемства юридических лиц
Постоянно
438
Документы (акты, решения, договоры) о передаче имущества в доверительное управление доверительному управляющему
Постоянно
439
Документы (акты, решения, договоры, контракты и другие документы) о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации
Постоянно
440
Документы (акты инвентаризации имущества, бухгалтерские балансы, перечни долгов организации и другие) о продаже имущественных комплексов (предприятий, зданий, сооружений) юридическим лицам
Постоянно
441
Переписка о передаче имущества в доверительное управление доверительному управляющему
10 лет ЭПК
442
Переписка о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации
10 лет ЭПК
443
Переписка о продаже юридическим лицам имущественных комплексов
Постоянно
444
Документы (программы, переписка, справки) по государственному мониторингу земель
5 лет ЭПК
445
Документы (ходатайства, выписки из земельного кадастра, копии решений акимов и другие документы) о переводе земельных участков из одной категории в другую
Постоянно
446
Заключения о возможности выкупа земельных участков
Постоянно
447
Документы (постановления, распоряжения, схемы, планы и другие документы) по оформлению земельных участков в собственность и в землепользование
Постоянно
448
Переписка по земельным вопросам
5 лет ЭПК
449
Документы (договора, акты, планы и другие документы) по оформлению земельных участков в землепользование
Постоянно
450
Похозяйственные книги и алфавитные книги хозяйств
Постоянно
451
Документы (постановления, перечни имущества, акты, расчеты, выписки из перечня и другие документы) о принудительном отчуждении имущества для государственных нужд
Постоянно
452
Документы (обращения, судебные иски и другие документы) по опротестованию собственником решений по отчуждению его имущества
5 лет ЭПК
После вынесения окончательного решения
453
Документы (постановления, решения, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства и другие документы) о приватизации
Постоянно
Полный комплект документов определяется законодательством Республики Казахстан
454
Программы, планы приватизации республиканского и коммунального имущества
Постоянно
Направленные для сведения – до минования надобности
455
Перечни, акты инвентаризации подлежащего приватизации имущественного комплекса республиканского или коммунального предприятия
Постоянно
456
Перечень объектов, не подлежащих приватизации в составе имущественного комплекса республиканского или коммунального предприятия
Постоянно
457
Предложения республиканских и коммунальных организаций (предприятий) о приватизации своего имущества в текущем году с обоснованием и расчетами
Постоянно
458
Журнал по приватизации имущества
Постоянно
459
Переписка по вопросам приватизации
5 лет ЭПК
460
Акты (свидетельства) на владение имуществом
Постоянно
461
Завещания
Постоянно
462
Договоры дарения
Постоянно
463
Договоры мены
5 лет
После истечения срока действия договора
464
Отчеты об оценке имущества организации
Постоянно
465
Отчеты о мониторинге деятельности организации
Постоянно
466
Документы (постановления, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства) о разгосударствлении организации
Постоянно
467
Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров и другие документы) по акционированию
Постоянно
468
Паспорта зданий, сооружений и оборудования
5 лет ЭПК
Паспорта зданий и соружений – памятников архитектуры – постоянно.
После ликвидации здания, соружения, списания оборудования
469
Документы (справки, информации, перечни, договоры и другие документы) о передаче зданий, помещений в республиканскую, коммунальную собственность
Постоянно
470
Переписка о передаче зданий, помещений в государственную собственность
5 лет ЭПК
471
Документы (справки, информации, перечни и другие документы) о передаче, приобретении зданий, помещений в собственность организации
Постоянно
472
Документы (акты, справки, технические паспорта, кадастровые планы жилья) о переводе помещений в жилые и нежилые
Постоянно
473
Документы (планы, копии учредительных документов заявителя и другие документы) о прекращении права постоянного бессрочного пользования, пожизненного, наследуемого владения земельными участками
Постоянно
474
Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду), документы (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы жилья, схемы, расчеты) к ним
Постоянно
475
Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации договоров об аренде зданий, помещений, земельных участков
Постоянно
476
Документы (заявки, анкеты, предложения, копии учредительных документов, платежные документы), представляемые на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества
Постоянно
477
Опись документов, представляемых на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий, иных объектов республиканской и коммунальной собственности:
1) по месту проведения
5 лет
После проведения торгов (аукциона, конкурса)
2) в других организациях
До минования надобности
478
Документы (заявки, предложения, уведомления о намерениях, платежные документы) об организации торгов (аукционов, конкурсов) по продаже республиканского или коммунального имущества
Постоянно
479
Протоколы торгов (аукционов, конкурсов) по купле-продаже земельных участков, зданий, иных объектов республиканской и коммунальной собственности:
1) по месту проведения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
После проведения торгов. У победителя торгов – до ликвидации организации
480
Договоры о купле-продаже земельных участков, зданий, иных объектов республиканской и коммунальной собственности, документы (проектно-изыскательское заключение, разрешение на строительство и другие документы) к ним
Постоянно
481
Документы (свидетельства о включении в перечень, карты учета, базы данных и другие документы) об учете владения, пользования, распоряжения имуществом
Постоянно
482
Карты, сведения об объекте учета владения, пользования, распоряжения земельными участками, зданиями, помещениями и другим имуществом
Постоянно
483
Переписка о сдаче и приеме зданий, помещений в аренду
5 лет ЭПК
484
Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность
Постоянно
485
Документы (отчеты, информации, сведения) об использовании республиканской и коммунальной собственности
Постоянно
486
Справки и акты проверок о поступлении в бюджет средств от приватизации
Постоянно
487
Переписка об учете и управлении республиканской и коммунальной собственностью
5 лет ЭПК
488
Переписка об оценке государственного имущества
5 лет ЭПК
В уполномоченом государственном органе по управлению государственным имуществом – постоянно
489
Переписка об инвентаризации государственного имущества
5 лет
В уполномоченом государственном органе по управлению государственным имуществом – постоянно
490
Переписка о передаче имущества в республиканскую, коммунальную собственность
5 лет ЭПК
491
Переписка о разгосударствлении и реструктуризации объектов государственной собственности
Постоянно
492
Документы (заявления, справки, расчеты и акты оценки стоимости, решения и другие документы) о приватизации жилья
Постоянно
493
Паспорта оборудования
5лет ЭПК
После списания оборудования
6. Трудовые отношения
6.1. Трудоустройство
494
Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников
5 лет ЭПК
495
Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников
5 лет ЭПК
496
Документы (справки, информации) о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий граждан
5 лет ЭПК
497
Направления, уведомления на (о) трудоустройство (е)
4 года
498
Предложения органов местного государственного управления о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Республике Казахстан
Постоянно
499
Переписка о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Республике Казахстан
5 лет ЭПК
500
Переписка по вопросам трудоустройства
5 лет
6.2. Организация труда и служебной деятельности
501
Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о совершенствовании процессов труда
5 лет ЭПК
502
Документы (нормативы численности, доклады, справки, расчеты, информации) о совершенствовании структуры аппарата управления
Постоянно
503
Перечни профессий:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
504
Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
505
Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки и другие документы) об организации труда при совмещении профессий
Постоянно
506
Журналы учета работников, совмещающих должности
До минования надобности
Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет
507
Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) о прогнозировании повышения производительности труда
5 лет ЭПК
508
Коллективные договоры, соглашения, заключаемые между сторонами социального партнерства
Постоянно
509
Переписка о ходе заключения коллективных договоров
3 года
510
Документы (протоколы, анализы, справки, акты, предписания) о проверке выполнении условий коллективных договоров, соглашений, заключаемые между сторонами социального партнерства
Постоянно
511
Документы (заявления, протоколы заседаний, решения, переписка) о разрешении трудовых споров согласительными комиссиями
5 лет ЭПК
512
Документы (решения, перечень разногласий, предложения, информации) по забастовочному движению
Постоянно
513
Документы (отчеты, справки, служебные записки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю
5 лет ЭПК
Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет
514
Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров
5 лет ЭПК
515
Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о нарушениях трудовой дисциплины
3 года
516
Документы (сводки, сведения, докладные записки, балансы рабочего времени) об учете продолжительности рабочего времени
3 года
517
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
5 лет
Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет
518
Анализ эффективности труда сотрудников и структурных подразделений:
1) сводные годовые;
Постоянно
2) квартальные
3 года
519
Оценочные листы сотрудников по эффективности труда и качества работы
1 год
6.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
520
Нормы труда (нормы времени, выработки, обслуживания, численности, нормированные задания, единые и типовые нормы):
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
521
Нормы выработки и расценок:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
Временные нормы выработки и расценок 3 года – после замены новыми
2) в других организациях
До замены новыми
522
Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок
5 лет ЭПК
523
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, Квалификационный справочник должностей служащих:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
524
Перечни должностей политических государственных служащих, категории и перечни должностей административных государственных служащих, перечни должностей гражданских служащих, квалификационные справочники должностей руководителей, специалистов и других работников:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
525
Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
526
Переписка о внесении дополнений и изменений в тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки
5 лет
527
Тарификационные ведомости (списки)
75 лет
528
Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, форм денежного содержания
5 лет ЭПК
529
Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы
5 лет ЭПК
530
Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий
5 лет ЭПК
531
Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы
5 лет
532
Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
533
Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности
75 лет
534
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников
5 лет
535
Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения
5 лет
6.4. Охрана труда
536
Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы и другие документы) об аттестации рабочих мест по условиям труда
45 лет ЭПК
При тяжелых, вредных и опасных условий труда – 75 лет
537
Акты, предписания по технике безопасности, документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении
5 лет ЭПК
538
Комплексные планы улучшения условий, охраны труда, техники безопасности и санитарно-оздоровительных мероприятий
Постоянно
539
Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий, охраны труда, техники безопасности и санитарно-оздоровительных мероприятий
5 лет ЭПК
540
Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности
Постоянно
541
Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности
5 лет ЭПК
542
Планы мероприятий по улучшениюусловий труда работников
5 лет
543
Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда
5 лет ЭПК
544
Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин иподростков
5 лет ЭПК
545
Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
546
Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
547
Списки работников, работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда
75 лет
548
Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов
Постоянно
549
Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий
75 лет
550
Документы (акты, заключения, справки и другие документы), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия груда
75 лет ЭПК
551
Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций
5 лет ЭПК
552
Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций
До замены новыми
553
Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
554
Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций
5 лет ЭПК
555
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний
75 лет ЭПК
556
Договоры страхования работников от несчастных случаев
5 лет
После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 лет
557
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности
5 лет
558
Протоколы аттестации по технике безопасности
5 лет
559
Журналы, книги учета:
1) профилактических работ по технике безопасности;
10 лет
2) инструктажа по технике безопасности;
10 лет
3) проведения аттестации по технике безопасности
5 лет
560
Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации и другие документы) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности
5 лет ЭПК
561
Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев
5 лет
562
Сведения об авариях и несчастных случаях
5 лет ЭПК
Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами – постоянно
563
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий
Постоянно
564
Переписка об авариях и несчастных случаях
5 лет ЭПК
565
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях:
1) по месту происшествия;
75 лет ЭПК
Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно
2) в других организациях
5 лет
566
Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства
75 лет ЭПК
567
Документы (доклады, анализы и другие документы) о травматизме и профессиональных заболеваниях
10 лет ЭПК
568
Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению
5 лет ЭПК
569
Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда
75 лет ЭПК
570
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием
3 года
При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условий труда акты, заключения – 75 лет
571
Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием:
1) по месту составления и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
3 года
После замены новыми
572
Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания
1 год
573
Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда
5 лет ЭПК
574
Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации
5 лет ЭПК
575
Журналы учета исполнения постановлений о штрафах
3 года
После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале
576
Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил
3 года
577
Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий
3 года
578
Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
579
Переписка о проведении медицинских осмотров работников
5 лет
580
Анкеты обследования условий труда работников
5 лет ЭПК
7. Кадровое обеспечение
7.1. Прием, перемещение и увольнение работников
581
Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами
Постоянно
582
Переписка о приеме, проверке, распределении, перемещении, учете кадров
5 лет ЭПК
583
Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников организации
5 лет ЭПК
584
Переписка о переводе работников в другие организации
3 года
585
Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты и другие документы) по формированию резерва работников
5 лет ЭПК
586
Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год
Постоянно
587
Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел
75 лет
588
Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
3 года
После замены новыми
589
Трудовые договоры, контракты
75 лет минус возраст работника
Хранятся в составе личных дел
590
Личные дела (заявления, автобиографии, копии и выписки из указов, постановлений, приказов, распоряжений, копии личных документов, копии договоров о пенсионном обеспечении, характеристики, резюме, листки по учету кадров, анкеты, послужные списки, аттестационные листы и другие документы):
1) политических государственных служащих;
Постоянно
2) руководителей организаций республиканского, областного уровней, уровней города республиканского значения и столицы;
Постоянно
3) работников, имеющих высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени;
Постоянно
4) работников, в том числе административных государственных и гражданских служащих
75 лет минус возраст работника ЭПК
591
Личные карточки работников, в том числе временных работников
75 лет минус возраст работника
ЭПК
592
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, резюме и другие документы) лиц, не принятых на работу
3 года
После изъятия личных документов
593
Подлинные личные документы (трудовые книжки, аттестаты, удостоверения, свидетельства, трудовые договоры)
До востребования
Невостребо-ванные – не менее 50 лет
(невостребованные трудовые книжки – 10 лет после достижения работником общеустановленного пенсионного возраста)
594
Документы (справки, докладные записки, служебные записки, выписки из приказов, заявления и другие документы), не вошедшие в состав личных дел
5 лет
595
Документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных
75 лет ЭПК
596
Акты приема-передачи личных дел государственных и гражданских служащих при переходе на другую работу
75 лет
597
Командировочные удостоверения
5 лет
После возвращения из командировки
598
Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировании работников
5 лет ЭПК
Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 лет ЭПК
599
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность
Постоянно
600
Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты, отзывы) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность
75 лет минус возраст работника
Хранятся в составе личных дел
601
Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности
3 года
602
Переписка о прохождении государственной и гражданской службы
5 лет
603
Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников
5 лет
604
Приходно-расходные книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
50 лет
605
Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа работников
15 лет
606
Протоколы заседаний дисциплинарных комиссий (советов), документы к ним (решения, предложения, запросы, объяснения, поручения, рекомендации, переписка и другие документы)
Постоянно
607
Документы (заявления, протоколы, решения, докладные и служебные записки и другие документы) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов
5 лет ЭПК
После урегулирования конфликта
608
Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и другие документы) о фактах обращения в целях склонения государственных и гражданских служащих к совершению коррупционных правонарушений
Постоянно
609
Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных и гражданских служащих к совершению коррупционных правонарушений, об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными и гражданскими служащими
5 лет ЭПК
610
Документы (заявления, служебные записки, заключения и другие документы) о служебных проверках государственных и гражданских служащих
Постоянно
611
Списки:
1) инженерно-технических работников с высшим и средним специальным образованием;
75 лет
2) молодых специалистов с высшим и средним специальным образованием;
10 лет
3) лиц, защитивших диссертации и получивших ученые степени;
До минования надобности
4) кандидатов на выдвижение по должности;
5 лет
5) лиц, прошедших аттестацию;
5 лет
6) участников, инвалидов Великой Отечественной войны и лиц, приравненных к ним;
Постоянно
7) военнообязанных;
3 года
8) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий;
Постоянно
9) работников;
75 лет
10) обучающихся без отрыва от производства;
5 лет
11) работников, ушедших на пенсию;
5 лет
12) лиц, выезжающих за границу
5 лет
612
Переписка об оформлении командировок
5 лет
613
Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз
5 лет
614
Переписка об учете призыва и отсрочек от призыва военнообязанных
3 года
615
Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе
5 лет
616
Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе
5 лет
617
Графики предоставления отпусков
1 год
618
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину
3 года
619
Книги, журналы, карточки учета:
1) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений;
75 лет
2) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним;
75 лет
3) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
5 лет
4) лиц, подлежащих воинскому учету;
3 года
5) отпусков;
5 лет
6) работников, направленных в командировки;
75 лет
7) регистрации прибытия и выезда работников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Республики Казахстан, международные организации;
5 лет
8) выдачи командировочных удостоверений
5 лет
7.2. Установление квалификации работников
620
Протоколы заседаний, постановления (решения) аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий, документы (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования) к ним
15 лет ЭПК
На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 лет ЭПК
621
Аттестационные заключения, документы к ним (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации), не вошедшие в состав личных дел
75 лет
622
Заявления о несогласии с решениями аттестационных, квалификационных комиссий, документы (справки, заключения) об их рассмотрении
5 лет ЭПК
623
Квалификационные требования:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
624
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников:
1) по месту разработки;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
625
Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах
5 лет
626
Списки членов аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий
5 лет
627
Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала
75 лет
628
Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов
5 лет
629
Журналы регистрации выдачи дипломов, удостоверений, свидетельств о присвоении квалификационной категории
5 лет
630
Графики проведения аттестации, установления квалификации
1 год
7.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников
631
Документы (доклады, справки, расчеты, докладные записки, переписка и другие документы) о подготовке, переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации
5 лет ЭПК
632
Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников организации
5 лет
633
Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые):
1) по месту разработки;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
634
Учебные планы, программы, задания:
1) по месту разработки;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
635
Учебно-методические пособия:
1) по месту разработки;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
636
Списки рекомендованных учебников, методических и учебных пособий, учебных фильмов
1 год
После замены новыми
637
Стенограммы лекций преподавателей
10 лет ЭПК
638
Курсовые и контрольные работы слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
1 год
639
Переписка об организации работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
3 года
640
Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературы, учебными фильмами
3 года
641
Планы повышения квалификации работников:
1) по месту составления и утверждения;
5 лет
2) в других организациях
До минования надобности
642
Отчеты о выполнении планов повышении квалификации работников
5 лет
643
Договоры о повышении квалификации работников
5 лет
После истечения срока действия договора
644
Графики работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
3 года
645
Журналы учета занятий учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
1 год
646
Книги учета контрольных работ
3 года
647
Книги, журналы учета посещения занятий слушателями учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
1 год
648
Ведомости учета часов работы преподавателей
5 лет
При отсутствии лицевых счетов – 75 лет
649
Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов
3 года
После замены новыми
650
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов
1 год
651
Документы (представления, списки характеристики, переписка) о начислении стипендий обучающимся работникам
5 лет
652
Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики, переписка) об организации и проведении практики и стажировки слушателей
5 лет ЭПК
653
Документы (планы, сведения, переписка) об организации и проведении учебно-производственных экскурсий
1 год
654
Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
5 лет
После окончания обучения
655
Списки лиц, окончивших учебные заведения (организации), осуществляющих повышение квалификации работников
5 лет
656
Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
5 лет
7.4. Награждение
657
Документы (представления, ходатайства, наградные листы, выписки из указов, постановлений и другие документы) о представлении к награждению государственными наградами Республики Казахстан, ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий:
1) в награждающих организациях;
Постоянно
2) в представляющих организациях
75 лет ЭПК
658
Журналы учета выдачи государственных и ведомственных наград
Постоянно
659
Документы (выписки из решений, постановлений) о награждении иностранными орденами и медалями
Постоянно
660
Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций
75 лет ЭПК
661
Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных, документы (заявления, справки, решения) к ним:
1) в награждающих организациях;
Постоянно
2) в других организациях
75 лет ЭПК
662
Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным и ведомственным наградам утраченных
Постоянно
663
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий
5 лет ЭПК
664
Протоколы вручения государственных и ведомственных наград
Постоянно
665
Документы (рекомендации, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
666
Документы (представления, ходатайства, переписка) о лишении государственных наград
75 лет
8. Экономические, научные, культурные связи
8.1. Организация экономических, научных и культурных связей
667
Уставы, положения о международных организаций (объединений), членом которых является организация
Постоянно
668
Распорядительные документы (циркуляры, рекомендации и другие документы) международных организаций, членом которых является организация
Постоянно
669
Переписка об участии в деятельности международных организаций
5 лет ЭПК
670
Указания (задания) специалистам, принимающим участие в работе международных организаций (объединений)
Постоянно
671
Документы (справки, заявления, докладные записки, переписка) о вступлении в международные организации (объединения)
Постоянно
672
Документы (протоколы, решения, доклады, справки) об экономических, научных, культурных и иных связях с другими организациями
Постоянно
673
Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей международных и казахстанских организаций
5 лет ЭПК
674
Инструкции (указания, задания, рекомендации) представителям организации по ведению встреч (переговоров)
5 лет ЭПК
675
Документы (протоколы встреч (переговоров), тексты выступлений, записи бесед) о приеме представителей международных и казахстанских организаций
Постоянно
676
Документы (доклады, справки, информации, сведения, отчеты) о проведении встреч (переговоров) с представителями международных и казахстанских организаций
5 лет ЭПК
677
Журналы, карточки учета посещений организации представителями международных организаций
5 лет ЭПК
8.2. Осуществление экономических, научных и культурных связей
678
Контракты, договоры, соглашения, договоры-намерения об экономических, научных, культурных и иных связях, документы (особые условия, протоколы разногласий, обоснования, правовые заключения и другие документы) к ним
Постоянно
679
Документы (списки приглашенных, протоколы, доклады) о проведении научных и культурных конференций, семинаров и встреч
Постоянно
680
Документы (проекты, предложения, заключения, справки, сведения, информации, расчеты, переписка) о подготовке контрактов, договоров, соглашений
10 лет ЭПК
681
Документы (акты, технико-экономические обоснования, заключения, справки, сведения) о целесообразности сотрудничества
Постоянно
682
Книги регистрации соглашений, договоров, контрактов об экономических, научных, культурных и иных связях организации
Постоянно
683
Программы (прогнозы, планы) экономических, научных, культурных и иных связей:
1) по месту разработки;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
684
Документы (предложения, переписка, рекомендации, расчеты) о разработке планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества
10 лет ЭПК
685
Документы (докладные записки, справки, сведения) о выполнении планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества
Постоянно
686
Документы (программы, планы, отчеты) об инновационной деятельности организации
Постоянно
687
Отчеты специалистов об участии в работе международных организаций (конгрессов, сессий, пленумов, форумов)
Постоянно
688
Переписка с зарубежными организациями по вопросам внешнеэкономической деятельности
15 лет ЭПК
689
Переписка с казахстанскими организациями по вопросам внешнеэкономической деятельности
5 лет ЭПК
690
Документы (информационные письма, сообщения, вырезки из газет и другие документы) об экономическом, научно-техническом, культурном и иных видах сотрудничества
5 лет ЭПК
691
Конъюнктурные обзоры по экспортно-импортным поставкам
Постоянно
692
Документы (заключения, акты, справки, технико-экономические обоснования, разрешения, переписка) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов
10 лет ЭПК
693
Переписка об экспортных и импортных поставках:
1) с зарубежными организациями;
15лет ЭПК
2) с вышестоящими организациями;
10 лет ЭПК
3) с другими организациями
5 лет ЭПК
694
Договоры с организациями об обслуживании делегаций, выезжающих в зарубежные командировки
5лет ЭПК
После истечения срока действия договора
695
Документы (программы, планы, акты, протоколы, переписка) об обучении, стажировке иностранных специалистов в Республике Казахстан и казахстанских специалистов за рубежом
5 лет ЭПК
696
Контракты на обучение, стажировку иностранных специалистов в Республике Казахстан и казахстанских специалистов за рубежом
5лет ЭПК
После истечения срока действия контракта
9. Информационное обслуживание
9.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
697
Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты) об информационной деятельности, маркетинге
5 лет ЭПК
698
Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинге
5 лет
699
Аналитические обзоры по основным (профильным) направлениям деятельности организации:
1) по месту разработки;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
700
Информационные обзоры (доклады)
До минования надобности
701
Переписка со средствами массовой информации по освещению основных (профильных) направлений деятельности организации
5 лет
702
Критические отзывы, опровержения недостоверных сведений о деятельности организации
5 лет ЭПК
703
Программы маркетинговых исследований организации
Постоянно
704
Документы (сводные таблицы и графики (мониторинги) движения цен на рынке, справки, доклады, сведения и другие документы) о маркетинговых исследованиях
5 лет ЭПК
705
Документы (анкеты, тесты, интервью и другие документы) об оперативном анализе потребности в товарах, работах, услугах
До минования надобности
706
Переписка об аккредитации представителей средств массовой информации
3 года
707
Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах:
1) на материалы, изданные за рубежом;
3 года
2) на материалы, изданные в Республике Казахстан
1 год
708
Переводы информационных статей из иностранных изданий
До минования надобности
709
Переписка о переводе иностранной литературы
1 год
710
Заявки на переводы статей из иностранных книг, журналов
1 год
711
Книги, журналы регистрации научно-технической информации
5 лет
712
Документы (заявки, планы, акты, справки, перечни, переписка) о комплектовании и работе справочно-информационных служб организации
3 года
713
Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных
До минования надобности
714
Классификаторы технико-экономической и социальной информации:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
715
Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу
1 год
После получения подписной литературы
716
Акты проверки справочно-информационных служб организации
1 год
После следующей проверки
717
Акты списания книг и периодических изданий
10 лет
После проверки справочно-информационных служб организации
718
Документы (книги учета справочно-информационных изданий, картотека периодических изданий, формуляры, карточки, журналы, списки, каталоги, базы данных) учета материалов справочно-информационных служб организации
До ликвида-ции справоч-но-информа-ционных служб организации
719
Договоры об информационном обслуживании
5 лет
После истечения срока действия договора
720
Документы (справки, сводки, сведения, отчеты) об учете использования научно-технической информации
3 года
9.2. Распространение информации, реклама
721
Информационные издания (бюллетени, информационные листки, сообщения и письма, каталоги, списки, справочники, сборники и другие издания):
1) по месту разработки;
До ликвидации организации
2) в других организациях
До минования надобности
722
Статьи, тексты телерадиопередач, брошюры, диаграммы, фотофонодокументы, видеодокументы по научно-технической информации
До минования надобности
Фотофонодокументы, видеодокументы – 5 лет ЭПК
723
Документы (тематико-экспозиционные планы, планы размещения экспонатов, схемы, описания, характеристики экспонатов, каталоги, путеводители, проспекты, альбомы, буклеты, списки участников, доклады, справки, отзывы, отчеты, информации и другие документы) об участии организации в выставках, ярмарках, презентациях
Постоянно
724
Документы (планы-проспекты, макеты, сценарии) об организации встреч с представителями общественности с целью их ознакомления с деятельностью организации
5 лет ЭПК
725
Документы (дипломы, свидетельства, аттестаты, грамоты) о награждении организации за участие в выставках
Постоянно
726
Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций
5 лет ЭПК
727
Документы (программы, планы, тексты лекций, справки, сведения) о проведении на выставке, ярмарке, презентации лекций, бесед и других мероприятий
5 лет ЭПК
728
Журналы учета проведения экскурсий по выставкам
3 года
729
Переписка о проведении на выставке, ярмарке, презентации лекций, бесед и других мероприятий
3 года
730
Договоры (контракты) о размещении и выпуске рекламы
5 лет
После истечения срока действия договора (контракта)
731
Документы (заявки, переписка) о размещении и выпуске рекламы
3 года
732
Документы (буклеты, плакаты, фотофонодокументы, видеодокументы, информации) по рекламной деятельности организации
До минования надобности
733
Сообщения, статьи, разъяснения (изложение официальной позиции) организации по вопросам её деятельности
5 лет ЭПК
734
Документы (коммерческие предложения, прайс-листы, анкеты, образцы (модули) текста рекламы, «www» страницы в интернете) об оперативной рекламной деятельности
До минования надобности
735
Переписка о научно-информационных изданий, подготовке радио и телепередач, выпуске киноинформации
3 года
С зарубежными организациями – 5 лет ЭПК
736
Переписка о тираже издания
1 год
737
Переписка об охране авторских прав
5 лет ЭПК
738
Заявки организации на издание литературы
3 года
739
Документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки и другие документы) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на интернет-сайте
5 лет ЭПК
740
Информации о требованиях к формам представления и размещения информации на официальном сайте
3 года
После замены новыми
741
Документы (информации, отчеты, пресс-релизы, проекты докладов, выступлений, фотофонодокументы, видеодокументы) о деятельности организации, подготовленные пресс-службой
5 лет ЭПК
742
Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка и другие документы) о размещении информации на интернет-сайте организации
5 лет ЭПК
743
Переписка об учете, движении и использовании информации
5 лет
744
Переписка об оперативной рекламной деятельности
3 года
745
Переписка с издательствами и типографиями о производстве печатной продукции
5 лет
10. Закупка товаров, работ и услуг,
материально-техническое обеспечение деятельности
10.1. Закупка товаров, работ и услуг
746
Планы закупок товаров, работ и услуг, изменения и дополнения к плану
Постоянно
747
Типовая конкурсная (тендерная аукционная) документация (технические спецификации, сведения о квалификации, заявки, типовые договоры и другие) для подготовки заявок и участия в открытом и закрытом конкурсах (тендерах, аукционах) по закупкам товаров, работ и услуг:
1) по месту разработки;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
748
Конкурсная (тендерная, аукционная) документация, предоставляемая организатором конкурса (тендера, аукциона) потенциальным поставщикам для участия в конкурсе (тендере, аукционе) по закупкам товаров, работ и услуг:
1) в организации – организаторе конкурса конкурса (тендера, аукциона);
10 лет ЭПК
2) в организации – победителе конкурса конкурса (тендера, аукциона);
10 лет ЭПК
3) в других организациях – участниках конкурса конкурса (тендера, аукциона)
5 лет
749
Предписания, постановления об устранении выявленных нарушений законодательства Республики Казахстан о закупках товаров, работ и услуг и принятии мер ответственности к должностным лицам, допустившим нарушения
5 лет
750
Уведомления о фактах предоставления потенциальным поставщиком недостоверной информации по квалификационным требованиям
3 года
751
Документы (объявления, приглашения, заявки, извещения, уведомления и другие документы) по осуществлению закупок, проведению квалификационного отбора потенциальных поставщиков товаров, работ и услуг
5 лет
752
Документы (запросы, разъяснения, уведомления о неявке потенциальных поставщиков, протоколы встреч с потенциальными поставщиками товаров, работ и услуг) по разъяснению положений конкурсной (тендерной) документации
5 лет
753
Журналы регистрации:
1) лиц, получивших конкурсную документацию;
5 лет
2) заявок на участие в конкурсе;
5 лет
3) конкурсных ценовых предложений;
5 лет
4) поступления ценовых предложений;
5 лет
5) временной передачи заявок потенциальных поставщиков товаров, работ и услуг конкурсной комиссии, экспертной комиссии (эксперту)
5 лет
754
Протоколы заседаний конкурсной (тендерной, аукционной) комиссии и документы к ним (экспертные заключения на предмет соответствия предлагаемых потенциальным поставщиком товаров, работ и услуг требованиям конкурсной (тендерной, аукционной) документации, перечни научных проектов, рекомендованных к финансированию, особые мнения членов конкурсной комиссии, экспертов и другие документы)
Постоянно
755
Протоколы заседаний конкурсной комиссии по проведению квалификационного отбора потенциальных поставщиков товаров, работ и услуг
5 лет
756
Заявки, заявления о внесении изменений и дополнений потенциальных поставщиков на участие в конкурсе (тендере) закупок товаров, работ и услуг:
1) организации-победителя конкурса;
10 лет ЭПК
2) организаций, принявших участие в конкурсе;
5 лет
3) отклоненные конкурсной (тендерной) комиссией
5 лет
757
Заявления потенциальных поставщиков о внесении изменений и дополнений в заявку на участие в конкурсе (тендере) закупок товаров, работ и услуг:
1) организации-победителя конкурса;
10 лет ЭПК
2) организаций, принявших участие в конкурсе;
5 лет
3) отклоненные конкурсной (тендерной) комиссией
5 лет
758
Ценовые предложения потенциальных поставщиков закупок товаров, работ и услуг:
1) организации-победителя;
10 лет
2) организаций, принявших участие в конкурсе или сопоставлении ценовых предложений;
5 лет
3) отклоненные конкурсной (тендерной) комиссией, организатором закупок товаров, работ и услуг;
5 лет
4) предоставленные по истечении времени, установленного в протоколе о допуске к участию в конкурсе
3 года
759
Заявления, уведомления потенциальных поставщиков об отзыве заявки на участие в конкурсе (тендере) закупок товаров, работ и услуг
3 года
760
Уведомления об отсутствии членов конкурсной (тендерной) комиссии, секретаря комиссии и решения о внесении изменений в состав конкурсной (тендерной) комиссии, смене секретаря комиссии
3 года
761
Банковская гарантия обеспечения исполнения договора о закупках
5 лет
После истечения срока договора
762
Уведомления (объявления) об организации-победителе конкурса
3 года
763
Информации об итогах закупок товаров, работ и услуг способом из одного источника (прямых закупок)
3 года
764
Исковые заявления о признании потенциального поставщика недобросовестным участником закупок товаров, работ и услуг
3 года
765
Заявки потенциальных поставщиков на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг способом из одного источника
3 года
766
Протоколы об итогах закупок товаров, работ и услуг способом из одного источника (прямых закупок)
5 лет
767
Договоры о закупках товаров, работ и услуг:
1) способом конкурса;
10 лет ЭПК
После истечения срока действия договора
2) способом запроса ценовых предложений;
5 лет
3) из одного источника (прямых закупок
5 лет
768
Перечни квалифицированных потенциальных поставщиков товаров, работ и услуг, реестр отечественных товаропроизводителей
До минования надобности
769
Заявления заказчиков, организаторов электронных закупок на регистрацию в системе электронных закупок
3 года
770
Регистрационные карточки-заявления потенциальных поставщиков на регистрацию в системе электронных закупок
3 года
771
Договоры о регистрации потенциальных поставщиков в информационной системе электронных закупок
5 лет
После истечения срока действия договора
772
Перечень недобросовестных поставщиков товаров, исполнителей работ, услуг
Постоянно
Состав документов и сведений, содержащихся в перечне, определяется законодательством Республики Казахстан.
Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения перечня, передаются на постоянное государственное хранения после завершения их ведения
773
Переписка по закупкам товаров, работ и услуг
5 лет
10.2. Снабжение деятельности
774
Особые условия поставки продукции и материалов:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
775
Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности
5 лет
776
Договоры контрактации
5 лет
После истечения срока действия договора
777
Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции
5 лет
778
Документы (заявки, заказы, наряды, графики отгрузки, диспетчерские журналы, записи поручений, сводки, сведения и другие документы) о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции
5 лет
779
Комплектовочные ведомости
1 год
780
Спецификации на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования
5 лет
Импортного оборудования – до окончания эксплуатации
781
Таможенные декларации (экземпляр участника внешнеэкономической деятельности)
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
782
Журналы учета материалов (сырья), продукции и оборудования, отправляемых потребителям
5 лет
783
Документы (акты, рекламации, заключения, справки) о качестве поступающих (отправляемых) материалов (сырья), продукции, оборудования
5 лет ЭПК
784
Гарантийные талоны на продукцию, технику, оборудование
1 год
После истечения срока гарантии
785
Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов (сырья), продукции, оборудования
5 лет
786
Документы (распоряжения, наряды, требования, накладные) об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
10.3. Организация хранения материально-имущественных ценностей
787
Нормативы складских запасов
3 года
После замены новыми
788
Договоры хранения (складского хранения)
5 лет
После истечения срока действия договора
789
Документы (уведомления, карточки учета материально-имущественных ценностей (движимого имущества), кладовые и амбарные книги, складские свидетельства, требования, наряды, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты) об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах
5 лет
После списания материально-имущественных ценностей (движимого имущества). При условии проведения проверки (ревизии)
790
Переписка об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах
5 лет
791
Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении материально-имущественных ценностей (движимого имущества)
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
792
Книги учета распоряжений на отпуск товаров и продукции со складов
5 лет
793
Книги учета и списания тары
1 год
794
Нормы естественной убыли, отходов продуктов:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
5 лет
После замены новыми
795
Переписка об организации хранения материально-имущественных ценностей (движимого имущества)
3 года
796
Пропуска на вывоз товаров и материалов со складов
3 года
11. Административно-хозяйственные вопросы
11.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка
797
Правила внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации
1 год
После замены новыми
798
Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка
1 год
799
Документы (акты, докладные и служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт
1 год
800
Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт
3 года
801
Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним
1 год
802
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей
1 гол
803
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни
1 год
804
Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников
1 год
805
Списки, книги адресов и телефонов
1 год
После замены новыми
806
Переписка о предоставлении мест в гостиницах
1 год
807
Переписка о сроках и размере арендной платы
5 лет
11.2. Эксплуатация зданий, помещений
808
Документы (информации, акты, заключения, докладные и служебные записки, справки, переписка) по вопросам охраны объектов культурного наследия
Постоянно
809
Документы (протоколы, описи, акты) об инвентаризации зданий и строений
Постоянно
810
Переписка с архитектурными инспекциями о паспортизации зданий и сооружений
5 лет ЭПК
811
Договоры о страховании зданий, сооружений
5 лет
После истечения срока действия договора
812
Документы (полисы, соглашения, переписка) о страховании зданий, сооружений
5 лет
После истечения срока страхования
813
Планы размещения организации
3 года
После замены новыми
814
Переписка о предоставлении помещений организации
5 лет ЭПК
815
Переписка о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией
5 лет ЭПК
816
Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта
5 лет ЭПК
817
Документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений и другие документы) по выбору управляющих компаний
5 лет ЭПК
После перевыборов управляющей компании
818
Переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии
3 года
819
Документы (заявки, акты, переписка) о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений
3 года
820
Документы (акты, объявления, справки, измерение испытаний воздуха) о загрязнении окружающей среды организациями и учреждениями
5 лет
821
Договоры энергоснабжения
5 лет
После истечения срока действия договора
822
Документы (заявки, отчеты, переписка) о топливно-энергетических ресурсах и водоснабжении
3 года
823
Договоры коммунального обслуживания организации
5 лет
После истечения срока действия договора
824
Переписка о коммунальном обслуживании организации
1 год
825
Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий
3 года
826
Журналы учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий, сооружений
3 года
11.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
827
Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств
5 лет
После истечения срока действия договора
828
Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации, развитии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта
5 лет ЭПК
829
Договоры по автострахованию
5 лет
После истечения срока действия договора
830
Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами
3 года
831
Договоры о передаче автотранспорта материально ответственному лицу и организации
3 года
832
Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах
3 года
833
Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств
5 лет
После истечения срока действия договора
834
Переписка о перевозке грузов
3 года
835
Заявки на перевозку грузов
1 год
836
Нормативы загрузки транспортных средств
1 год
После замены новыми
837
Условия по перевозке грузов:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
838
Документы (акты, заключения, донесения, протоколы) аварийных комиссий
10 лет ЭПК
Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно
839
Переписка о безопасности движения различных видов транспорта
3 года
840
Переписка об авариях и дорожно-транспортных происшествиях
5 лет
841
Журналы учета дорожно-транспортных происшествий
10 лет ЭПК
842
Технические характеристики транспортных средств
1 год
После списания транспортных средств
843
Паспорта транспортных средств
До списания транспорт-ных средств
844
Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств
3 года
После списания транспортных средств
845
Документы (заявки, акты, сведения, графики обслуживания, переписка) о ремонте транспортных средств
3 года
846
Журналы учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств
1 года
847
Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей
1 год
После проведения проверки (ревизии)
848
Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию
1 год
После проведения проверки (ревизии)
849
Путевые листы
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
850
Журналы диспетчерские
3 года
851
Книги, журналы учета путевых листов
5 лет
852
Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий
5 лет
853
Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации
5 лет ЭПК
854
Документы (доклады, справки, сведения) по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи
5 лет ЭПК
855
Переписка о состоянии внутренней связи
5 лет
856
Разрешения на установку и использование средств связи
1 год
После окончания эксплуатации средств связи
857
Переписка с операторами сотовой связи об организации связи
5 лет
858
Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи
5 лет ЭПК
После истечения срока действия договора
859
Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации
3 года
860
Схемы линий внутренней связи организации
До замены новыми
861
Акты ввода в эксплуатацию линий связи
1 год
После снятия линий связи
862
Документы (ведомости, акты, контрольные листы, сводки, рапорты) об учете повреждений, технического осмотра и ремонта средств связи
1 год
После устранения неполадок
863
Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего и капитального ремонта
3 года
После проведения ремонта
864
Журналы учета заявлений о повреждении средств связи
3 года
865
Картотеки, книги учета средств связи
5 лет
866
Книги учета записи дежурных на телефонных стациях
1 год
867
Книги регистрации междугородных телефонных разговоров
1 год
11.4. Обеспечение безопасности организации
868
Документы (планы, отчеты, докладные и служебные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации
5 лет ЭПК
869
Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки и другие документы) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям
5 лет ЭПК
870
Приказы начальника гражданской обороны объекта
5 лет ЭПК
871
Планы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации
До замены новыми
872
Планы-схемы действий личного состава при чрезвычайных ситуациях в случае, если немедленная эвакуация из здания невозможна
До замены новыми
873
Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации
3 года
874
Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях
3 года
После переаттестации или окончания эксплуатации
875
Перечень опасных веществ, отходов производства и потребления, отдельных видов продукции
Постоянно
876
Журналы регистрации инструктажа по пожарной безопасности
3 года
877
Отчеты о пожарах:
1) годовые;
Постоянно
2) квартальные
5 лет
При отсутствии годовых – постоянно
878
Акты о пожарах
5 лет ЭПК
С человечес-кими жертвами – постоянно
879
Переписка о выявлении причин пожаров
5 лет ЭПК
880
Переписка о предупредительных мерах от стихийных бедствий
5 лет
881
Документы (протоколы, акты, справки, сведения, докладные и служебные записки) о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, возникновении пожаров, перевозке ценностей
5 лет ЭПК
882
Документы (планы, отчеты, справки, сводки) постоянно действующих пожарно-технических комиссий
5 лет ЭПК
883
Журналы учета, списки формирований гражданской обороны
1 год
884
Книги учета имущества подразделений гражданской обороны
5 лет
885
Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря
3 года
886
Списки противопожарного оборудования и инвентаря
3 года
После замены новыми
887
Списки, графики дежурных по организациям
1 год
888
Списки эвакуируемых работников и членов их семей
1 год
После замены новыми
889
Документы (планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) об улучшении технической и противопожарной укрепленности организации
5 лет ЭПК
890
Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, специальных хранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них
5 лет
891
Договоры об охранной деятельности
5 лет
После истечения срока действия договора
892
Схемы дислокации постов охраны
1 год
После замены новыми
893
Отчеты об устройстве и эксплуатации технических средств охраны
3 года
894
Книги, карточки, акты учета наличия, движения и качественного состояния оружия, боеприпасов и спецсредств
Постоянно
895
Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия
5 лет
896
Документы (акты, справки, докладные и служебные записки, заключения, переписка) по вопросам пропускного режима организации
5 лет
897
Образцы подписей служебных удостоверений
До минования надобности
Не менее 5 лет
898
Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей
1 год
899
Документы (акты, справки, докладные записки, списки, графики) по оперативным вопросам охраны организации
1 год
12. Социально-жилищные вопросы
12.1. Социальные вопросы
900
Комплексные программы социальной защиты населения:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
901
Переписка по вопросам государственного социального страхования
5 лет
902
Договоры страхования работников от несчастных случаев
5 лет
После истечения срока действия договора
903
Списки физических лиц (работников) и платежные поручения по перечислению обязательных пенсионных взносов
75 лет
В банках – 5 лет
904
Карточки учета, ведомости (базы данных) по учету обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды
75 лет
905
Списки физических лиц (работников) и платежные поручения по перечислению обязательных социальных отчислений
75 лет
В банках – 5 лет
906
Карточки учета, ведомости (базы данных) по учету обязательных социальных отчислений
75 лет
В банках – 5 лет
907
Документы (справки, заявления, решения, переписка и другие документы) по вопросам социальной защиты работников
5 лет ЭПК
908
Договоры страхования (перестрахования) по обязательному медицинскому обслуживанию работников и документы, влияющие на изменения данных договоров
5 лет
После истечения срока действия договора
909
Листки нетрудоспособности
5 лет
910
Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности
5 лет
911
Протоколы заседаний комиссии о назначении социальных пособий по временной нетрудоспособности
5 лет
912
Правила по подготовке документов и назначению пенсий работникам:
1) по месту разработки и утверждения;
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
913
Списки работников, уходящих на льготную пенсию
75 лет
914
Списки лиц, имеющих право на дополнительные выплаты (адресную социальную помощь)
До замены новыми
915
Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест)
5 лет
916
Журналы, книги учета:
1) выданных полисов медицинского страхования;
3 года
После последней записи
2) выдачи удостоверений реабилитированным гражданам
Постоянно
917
Договоры с медицинскими страховыми организациями
5 лет
После истечения срока действия договора
918
Переписка со страховыми организациями по обязательному медицинскому страхованию
5 лет
919
Медицинские полисы
До замены новыми
920
Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников
5 лет
После истечения срока действия договора
921
Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников
3 года
922
Документы (списки, планы-графики, переписка) о периодических медицинских осмотрах работников врачами-консультантами отдельных специальностей
3 года
923
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки
3 года
924
Документы (заявки, требования, накладные, ведомости) о получении путевок
3 года
925
Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря
1 год
926
Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря
1 год
927
Списки детей работников организации
До замены новыми
928
Документы (заявления, справки, переписка) о предоставлении мест в детских дошкольных и школьных учреждениях
5 лет
929
Документы (акты приема-передачи ценных вещей, обязательства, отчеты и другие документы) о благотворительной деятельности
Постоянно
930
Списки физических лиц, организаций-объектов благотворительности
5 лет ЭПК
931
Переписка о благотворительной деятельности
5 лет ЭПК
12.2. Жилищно-бытовые вопросы
932
Журналы регистрации жилого фонда
Постоянно
933
Протоколы заседаний жилищных комиссий при аппаратах акимов, документы (заявления, списки, справки и другие документы) к ним
Постоянно
934
Документы (докладные записки, справки, переписка) о предоставлении, распределении жилой площади работникам
5 лет
После предоставления жилой площади
935
Книги учета работников бюджетных организаций, нуждающихся в жилой площади
10 лет
После предоставления жилой площади
936
Справки с места работы, о занимаемой должности и размере заработной платы, выданные работникам организаций
5 лет
937
Книги учета работников, нуждающихся в служебной жилой площади
5 лет
После предоставления жилой площади
938
Документы (акты, сведения, заключения) об обследовании жилищно-бытовых условий работников
5 лет
После предоставления жилой площади
939
Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, аренде и обмене жилых помещений
5 лет ЭПК
После истечения срока действия договора
940
Книги регистрации документов по передаче жилых помещений в собственность граждан и учета приватизированной жилой площади
Постоянно
941
Книги, журналы (базы данных) регистрации:
1) заявлений на приватизацию жилья;
Постоянно
2) договоров на приватизацию жилья;
Постоянно
3) выдачи договоров на приватизацию жилья
Постоянно
942
Переписка о вселении, выселении и продлении сроков пользования жилой площадью
5 лет ЭПК
943
Документы (охранные свидетельства, заявления, переписка и другие документы) о бронировании жилой площади
5 лет
После окончания бронирования
944
Документы (заявления, справки, договоры, акты и другие документы) на приватизацию жилья
Постоянно
945
Документы (заявления, копии свидетельств о рождении, постановления) по отчуждению жилой площади несовершеннолетних (продажа, обмен жилой площади)
Постоянно
946
Карточки учета закрепления жилой площади за несовершеннолетними детьми
3 года
После достижения совершеннолетия
947
Договоры купли-продажи, дарения жилых помещений работникам организации
Постоянно
948
Договоры о сохранении права пользования за временно отсутствующим нанимателем жилой площади
5 лет
После снятия брони
949
Документы (заявления, характеристики жилой площади, справки и другие документы) по сохранению права пользования за временно отсутствующим нанимателем жилой площади
5 лет
После возвращения нанимателя
950
Договоры пожизненного содержания с иждивением
Постоянно
951
Документы (сведения, справки, переписка) об аренде, дарении, завещании, купле-продаже жилых помещений работникам организации
5 лет ЭПК
952
Ордера на право пользования жилой площадью, корешки ордеров, планы квартир
Постоянно
953
Книги учета выдачи ордеров на жилую площадь
Постоянно
954
Переписка о выселении граждан из служебных, самовольно занятых помещений
5 лет
После освобождения жилой площади
955
Переписка о выселении граждан из служебных помещений, признанных аварийными
5 лет
После предоставления жилой площади
956
Книги регистрации жильцов (домовые, поквартирные книги)
Постоянно
Передаются на хранение в государственные архивы после сноса дома
957
Протоколы правлений кооперативов собственников квартир
Постоянно
958
Лицевые счета квартиросъемщиков
5 лет
После замены новыми
959
Договоры на обслуживание жилых помещений, находящихся в собственности организации
5 лет
После истечения срока действия договора
960
Документы (предписания, акты, переписка и другие документы) по вопросам санитарного состояния и благоустройства территорий дворов
5 лет
961
Переписка о коммунальном обслуживании жилой площади, находящейся в собственности организации
1 год
962
Документы (копии извещений, сведения, расчеты, ведомости, справки) о квартирной плате
5 лет
При условии проведения
963
Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка и другие документы) об организации питания работников
3 года
964
Документы (докладные записки, справки, информации, переписка) о коллективном садоводстве и огородничестве
5 лет
965
Протоколы заседаний правлений садоводческих товариществ, документы (заявления, решения, представления) к ним
5 лет ЭПК
12.3. Организация досуга
966
Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, фотофонодокументы, видеодокументы) об организации досуга работников
5 лет ЭПК
967
Документы (доклады, планы, схемы, карты, и другие документы) по туристической инфраструктуре города, района
5 лет ЭПК
968
Документы (постановления, решения, протоколы, положения, программы, сценарии) о проведении культурно-массовых, в том числе, благотворительных мероприятий
Постоянно
969
Документы (сметы, списки, отчеты, информации, справки, отчеты, переписка) о проведении культурно-массовых, в том числе, благотворительных мероприятий
5 лет ЭПК
970
Переписка об организации чтения лекций, докладов, бесед, проведения экскурсий для работников
1 год
971
Документы (списки, переписка) о проведении и участии в смотрах, конкурсах самодеятельного творчества
5 лет ЭПК
972
Сценарии, тематические планы проведения вечеров, концертов, творческих встреч
5 лет ЭПК
973
Документы (справки, сводки, списки, программы, таблицы, протоколы, переписка) о проведении и участии в спортивных и оздоровительных мероприятиях
5 лет
974
Ведомости на выдачу спортивного инвентаря и спортивной формы
5 лет
975
Документы (заявки, разнарядки, переписка) о подготовке и оборудовании площадок и помещений для занятия физкультурой и спортом
3 года
976
Журналы учета, расписания работы секций, групп, кружков
1 год
977
Документы (анкеты, справки, списки) туристов, выезжающих в зарубежные страны
3 года
978
Переписка об организации зарубежных путешествий, туров
3 года
13. Деятельность первичных профсоюзных и иных
общественных объединений
13.1. Организация деятельности
979
Документы (протоколы, доклады, постановления, решения, резолюции, перечни участников и другие документы) о проведении общих, отчетно-выборных конференций, собраний
Постоянно
980
Документы (докладные записки, справки, календарные планы, отчеты, переписка и другие документы) об организации и проведении отчетно-выборных кампаний, общественных мероприятий
5 лет ЭПК
981
Документы (бюллетени голосования, списки кандидатов, выдвинутых в новый состав руководства и другие документы) о выборах руководящих органов первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
В течение срока полномочия
982
Планы реализации критических замечаний и предложений, высказанных в адрес первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
Постоянно
983
Документы (заявления, заявки, списки, акты, справки, переписка) о приеме в члены первичной профсоюзной организации (общественного объединения), перечисления членских взносов, оказании материальной помощи, получении, аннулировании членских билетов
3 года
984
Ведомости учета членских взносов и пожертвований
5 лет
985
Документы (акты, справки, отчеты переписка) о получении и расходовании государственных субсидий
Постоянно
986
Документы (договоры, соглашения, переписка) о финансировании деятельности первичной профсоюзной организации (общественного объединения) сторонними организациями и частными лицами
Постоянно
987
Переписка о задолженности, порядке уплаты членских взносов и расходовании средств первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
3 года
988
Учетные карточки членов первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
До снятия с учета
989
Перечень освобожденных должностей по первичной профсоюзной организации (общественному объединению)
Постоянно
990
Списки и карточки учета освобожденных работников первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
75 лет
991
Книги, журналы учета выдачи членских билетов и учетных карточек
3 года
992
Образцы членских билетов
Постоянно
993
Эскизы символики и атрибутики
Постоянно
994
Отчеты о количестве полученных и израсходованных билетов, бланков
3 года
13.2.Осуществление деятельности первичных профсоюзных
и иных общественных объединений
995
Документы (акты, докладные записки, программы, регламенты, протоколы, тексты выступлений, справки, переписка и другие документы) об осуществлении основных направлений деятельности первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
5 лет ЭПК
996
Планы совместных действий первичных профсоюзных организаций (общественных объединений) по реализации общественных начинаний
Постоянно
997
Документы (планы мероприятий, отчеты, переписка) по участию работников организации в добровольных формированиях (постах экологического контроля, добровольной службы спасения, группах по реставрации памятников культуры и тому подобное) общереспубликанского и местного уровня
5 лет ЭПК
998
Документы (заявки, протоколы, программы, списки, обращения и другие документы) о проведении митингов, демонстраций, забастовок и других общественных мероприятий
Постоянно
999
Совместные решения первичной профсоюзной организации и работодателя о регулировании социально-трудовых отношений в организации
Постоянно
1000
Документы (списки, переписка) об участии первичной профсоюзной организации (общественного объединения) в проведении республиканских и местных выборов, референдумов, опросов
Постоянно
1001
Документы (анкеты, инструкции, отчеты, аналитические справки, переписка) по социологическим опросам населения
Постоянно
1002
Документы (акты, докладные записки, справки) об осуществлении контроля за исполнением условий заключенных соглашений, коллективных договоров, соблюдением работодателями, должностными лицами законодательства о труде, использованием средств фондов, формируемых за счет страховых взносов
5 лет ЭПК
1003
Документы (протоколы, стенограммы, резолюции, постановления) руководящих органов первичной профсоюзной организации (общественного объединения) – комитетов, советов, бюро, правлений, секций, групп
Постоянно
1004
Документы (мандаты, подписные, опросные листы, информации, переписка и другие документы) о делегировании членов первичной профсоюзной организации (общественного объединения) на республиканские, международные форумы
5 лет
1005
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
5 лет
1006
Документы (дневники работы, стенгазеты, бюллетени, молнии, плакаты, листки) о деятельности групп, секций первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
5 лет ЭПК
1007
Графики дежурств членов добровольных обществ
1 год
1008
Информационные документы (листовки, брошюры, листы, фотофонодокументы и видеодокументы) о деятельности первичной профсоюзной организации (общественного объединения)
5 лет ЭПК
Примечания:
Отметка «До минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» – экспертно-проверочная комиссия означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и может передаваться в государственные архивы или храниться в организациях, не являющихся источниками комплектования. В последнем случае в номенклатурах дел вместо отметки «ЭПК» применяется отметка «ЭК» – экспертная комиссия, «ЦЭК» – центральная экспертная комиссия.